江蘇電信協(xié)同辦公OA系統(tǒng)白皮書

協(xié)同辦公 統(tǒng) 產(chǎn)品白皮書 江蘇省電信有限公司 協(xié)同辦公 品白皮書 第 2 頁共 24 頁 目 錄 第一章 概述 . 3 述 . 3 同軟件標準 . 3 同辦公 統(tǒng)帶來的收益 . 5 第二章 協(xié)同辦公 統(tǒng)產(chǎn)品介紹 . 6 計理念 . 6 精確管理為中心思想的管理軟件 . 6 重以人文本的核心設(shè)計理念 . 9 調(diào)功能簡單易用的整體設(shè)計理念 . 10 張界面簡約美觀的設(shè)計風(fēng)格 . 10 系架構(gòu) . 10 能介紹 . 信息顯示區(qū) . 公文管理 . 公共信息 . 12 線交流 . 13 人辦公 . 14 政辦公 . 19 力資源 . 22 作流程 . 23 閱信息管理 . 23 統(tǒng)管理 . 23 用介紹 . 24 協(xié)同辦公 品白皮書 第 3 頁共 24 頁 第一章 概述 述 公自動化 （ 稱 將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術(shù)革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。 通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過 統(tǒng)所實 施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。 過去，計算機所帶來的 辦公自動化 僅僅是提高了個人工作的效率，幫助 文字處理、電子報表，以及進行簡單的人事管理、財務(wù)管理等。 而現(xiàn)在所說的 辦公自動化 ， 是經(jīng)歷了文字處理工具、 統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同系統(tǒng)等各階段，不斷發(fā)展和完善起來的協(xié)同辦公平臺，是 以網(wǎng)絡(luò)為依托， 在企業(yè)內(nèi)部 實現(xiàn)順暢 的信息交流。在這種模式下， 整個 企業(yè)成為一個大辦公室， 而企業(yè)的各業(yè)務(wù) 部門成為企業(yè) 信息流中的一個環(huán)節(jié)， 不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的 組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上 進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可以迅速 收集、 綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策 ，提高企業(yè)的執(zhí)行力和 團隊 的整體工作 效率 ， 增強 企業(yè)的實力 和 綜合 競爭力 。 同軟件標準 隨著中國經(jīng)濟的快速增長及信息化建設(shè)的發(fā)展，作為 企業(yè) 信息化建設(shè)基礎(chǔ)的 件，成為許多企業(yè)的首要選擇，希望借助于 件 進一步 規(guī)范管理，提高 辦公 效率。 但是企業(yè)如何在市面上眾多的 品中，選擇適于自己企業(yè)特點和管理特色的軟件，幫助解決企業(yè)存在的問題呢 ？ 為企業(yè)的基礎(chǔ)管理軟件 ,存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計算機應(yīng)用水平參差不齊等問題，并且企業(yè) 發(fā)展中的 管理變革、業(yè)務(wù)重組等都對 應(yīng)商提出了較高的要求。用戶在選擇 時候不僅僅要求產(chǎn)品功能契合自身需求，性能穩(wěn)定、成熟， 應(yīng)商具有很強的實力以及專業(yè)性， 還需要 設(shè)計、實施、使用上都符合協(xié)同軟件行業(yè)的標準，這樣才能使用戶在應(yīng)用軟件過程中得到一定的收益和保障。 協(xié)同軟件標準包含 三 大 標準 類別 ： 產(chǎn)品理念 標準 協(xié)同辦公 品白皮書 第 4 頁共 24 頁 協(xié)同軟件 是一個基礎(chǔ)管理軟件，必須 融合了 先進的管理思想，并且這種管理思想可以廣泛推廣，迅速 普及， 推動企業(yè)管理的發(fā)展和進步。 產(chǎn)品功能 標準 協(xié)同軟件 需要解決企業(yè)發(fā)展過程中管理和辦公的各種問題，因此 僅需要滿足用戶當前的各種需 求，并且要求能夠提供大量的可定制元素來滿足用戶日后增加的個性化需求，適應(yīng)用戶企業(yè)管理的變化。 產(chǎn)品應(yīng)用 標準 協(xié)同軟件 的應(yīng)用存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計算機應(yīng)用水平參差不齊等問題， 因為要求 應(yīng)商 提供全面的用戶培訓(xùn)和規(guī)范的售后服務(wù)， 促使 軟件實施 成功。 協(xié)同軟件 標準： 易推廣 具有 先進的 管理 思想指導(dǎo)設(shè)計， 能夠貼近 各行各業(yè)的中小企業(yè)實際 需求， 產(chǎn)品設(shè)計注重實用性及通用性 ，使得管理明晰，更加適合市場經(jīng)濟下中小企業(yè)的內(nèi)部管理。 產(chǎn)品已經(jīng)通過多家客戶的使用，具有成熟、穩(wěn)定性， 減少客戶推廣階段的風(fēng)險。 以用戶為本的使用向?qū)В髽I(yè)內(nèi)部無需進行大規(guī)模的培訓(xùn)，便可輕松推廣項目。 易 實施 提供方便 的權(quán)限分配方式， 能夠 高效的進行權(quán)限設(shè)置，精確的掌握人員擁有權(quán)限情況。 提供 快速簡易的圖形化流程設(shè)置，滿足流程定制多種需求。 易學(xué)習(xí) 根據(jù)不同工作崗位提供 系統(tǒng)操作指南，更加針對 性 的指導(dǎo)使用系統(tǒng)。 提供 細致詳 盡的系統(tǒng)管理員手冊，無需專業(yè)人士也可維護功能強大的系統(tǒng)。 每個系統(tǒng)頁面具有獨立的幫助，更有針對性的指導(dǎo)使用。 易使用 采用 友好的辦公界面， 符合中國人的辦公習(xí)慣，簡單 易用。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 5 頁共 24 頁 各功能模塊使用向?qū)幪幙梢姡?采用 靈活的交互方式，簡單易操作。 零 維護 系統(tǒng)提供方便、易操作的數(shù)據(jù)更新、管理工具， 減輕管理員負擔(dān)，實現(xiàn)輕松管理維護。 同辦公 統(tǒng) 帶來的收益 協(xié)同辦公 從產(chǎn)品設(shè)計理念到產(chǎn)品功能、使用、實施都符合協(xié)同軟件標準的協(xié)同管理平臺。 應(yīng)用了協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng) ，會給客戶帶來什么樣的收益呢？ 建立統(tǒng)一工作平臺，提升員工辦公效率 能幫助企業(yè)建立一個統(tǒng)一整合的工作平臺， 可以打破時間、空間的限制，讓企業(yè)的所有員工可以在世界的任何地方、任何時間都能夠在一個統(tǒng)一的工作平臺完成日常的工作，大大地提高了辦公效率。 優(yōu)化工作流程，提升企業(yè)反應(yīng)速度 對企業(yè)而言，業(yè)務(wù)流程始終是創(chuàng)造價值最核心的要素之一，通過工作流作紐帶，能將各個 業(yè)務(wù) 部門甚至上下游廠商之間連成一個整體，責(zé)權(quán)分明，大大提高了工作效率。不僅如此， 本 作流系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對流程進行不斷的優(yōu)化改造， 找出流程中的瓶頸，避免人 為因素的干擾， 提升公司的競爭力。 協(xié)同能力增強，提升企業(yè)執(zhí)行力 在傳統(tǒng)的管理模式下，團隊協(xié)作不好，領(lǐng)導(dǎo)不知道下邊在干什么，成員不知道其他人在做什么。有了 協(xié)同辦公 后，領(lǐng)導(dǎo)可以非常清 楚的知道員工的工作情況 ，可以根據(jù)具體情況知道工作，團隊成員之間協(xié)作也可以更加緊密，大大提升了企業(yè)的執(zhí)行力。 科學(xué)有效的人 力資源 管理，提升 員工對企業(yè)滿意度 提供了一個科學(xué)、靈活的人力資源管理應(yīng)用系統(tǒng)，企業(yè)可根據(jù)自身的特點和人事制度進行靈活配置，幫助企業(yè)對人員進行全面而有效的管理，提高企業(yè)員工的工作能力，改進和提高管理人員的管理能 力和成效，從而提高組織整體的工作方法和工作效能，完善人力資源管理機制。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 6 頁共 24 頁 第二章 協(xié)同辦公 統(tǒng) 產(chǎn)品 介紹 計理念 精確管理為中心思想的管理軟件 協(xié)同辦公 臺 以精確管理思想為核心，是精確管理思想的實現(xiàn)工具和手段。精確管理思想總結(jié)中國傳統(tǒng)文化，通過精確的分析人在組織中所有共有的行為缺陷，采用科學(xué)了方法來規(guī)避這種行為缺陷。精確管理總結(jié)了企業(yè)基礎(chǔ)管理中的八個問題與八個現(xiàn)象，通過解決這些問題與現(xiàn)象，來提高企業(yè)基礎(chǔ)管理的有效性，增強企業(yè)實力。 企業(yè) 基礎(chǔ) 管理的八個問題： 量化問題 講當前很多企業(yè) 的管理信息量化不充分，有一些老板不同意這一講法。他們認為他們對自己企業(yè)的情況如數(shù)家珍，清清楚楚。其實他們對這一講法有兩層誤解。第一層誤解是他所講的如數(shù)家珍，是一些他的企業(yè)中本來就是以量化形式存在的數(shù)據(jù)，這當然很清楚。但企業(yè)運營中有很多非量化的、模糊的管理信息，這些信息如何來量化；第二層誤解是企業(yè)中相關(guān)職能部門掌握的量化的信息，在我們企業(yè)的各個職能部門是不是都能及時獲取。這才是我們指的量化的問題。 計劃問題 在企業(yè)的管理中，還存在一種比較普遍的問題，那就是計劃不夠，或者即使做過計劃但也不是有根有據(jù)的。有一句話 最能表達這一意思 “船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過去總能隨機應(yīng)變，所以做規(guī)劃、做計劃的習(xí)慣沒有養(yǎng)成，這其實是中國文化的一部分，所以大家共同“對付”計劃，并據(jù)此創(chuàng)造出“計劃沒有變化快”之說。 積累問題 許多企業(yè)在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基礎(chǔ)上進步，不是在前人的經(jīng)驗中進步。時間對我們這么重要，就在于她能使我們不斷地積累，這樣我們才能在一段時間以后達到或超越對手，獲得應(yīng)有的尊重。但是，我們現(xiàn)行的習(xí)慣是原地踏步多，在昨天的基礎(chǔ)上進步少，在前人的基礎(chǔ)上進步少。 有限與無限問題 我們認為：一個人也 好，一個單位、一個社會也好，你的資源總是有限的，你工作的意義就是在這樣 協(xié)同辦公 品白皮書 第 7 頁共 24 頁 有限的資源之上創(chuàng)造出更大的價值。有限論對當今社會有很大的指導(dǎo)、提醒的價值。有限論清楚地告訴每一個人、每一個社會團體，資源都是有限的，千萬不要試圖將自己定義到無限中去。但實際生活中我們卻經(jīng)常自覺與不自覺地將自己定義到無限之中。 創(chuàng)新問題 很多人認為創(chuàng)新是在空白之處產(chǎn)生的新思想，是砸碎一個舊世界，創(chuàng)造一個新世界，這是對創(chuàng)新的誤解。要是這樣的話，這不是創(chuàng)新，這是搗亂，這是標新立異，對社會的進步?jīng)]有什么正面的價值。創(chuàng)新應(yīng)該是對現(xiàn)有有限資源的改進與 改善，是 5%的進步，我們應(yīng)該鼓勵的是這樣的創(chuàng)新。在創(chuàng)新這個問題上，無論是我們企業(yè)，還是我們社會，我們都付出過巨大的代價，但是目前并沒有產(chǎn)生大家共同認可的創(chuàng)新概念，社會還在時時為之付出更大的代價。 還創(chuàng)新以本來的面目，創(chuàng)新原本就應(yīng)該是改善與改進，是 5%的變化，積小變以求大變。對社會是以最小的資源換來最大的效益，這才是我們企業(yè)特別應(yīng)該追求的。 過程與結(jié)果問題 我們認為，過程決定結(jié)果，結(jié)果應(yīng)是過程的必然反映。通過對企業(yè)管理的研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展就是企業(yè)在總結(jié)與歸納自己的獨有過程，這是企業(yè)價值最大的方面。企業(yè)也只有 有了自己獨有的過程，才能更健康地運行在社會之中。我們要的是我們的員工在我們現(xiàn)有過程基礎(chǔ)上的實踐與研究，去創(chuàng)新與改進我們的過程?！斑^程論”否定了我們急功近利式的企業(yè)行為，鼓勵我們大家踏實地專注每一項基本的工作，持之以恒，在不斷地總結(jié)、積累以前經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，成為我們專有的過程。我們只有不斷地創(chuàng)造并遵循自己專有的過程，在未來的競爭中才能保持競爭力，并由此來影響社會的發(fā)展。 控制問題 我們認為，企業(yè)應(yīng)使自己的所有行為盡可能處于“閉環(huán)狀態(tài)”運行，使我們能隨時隨地地掌控運行狀態(tài)。我們現(xiàn)行的企業(yè)行為中，多數(shù)運行狀態(tài)為開環(huán) 的，是不受控的。因此，在當前快速發(fā)展的社會過程之中，我們必須要解決企業(yè)管理中的開環(huán)問題，讓我們更多地做到事前指導(dǎo)，避免問題的發(fā)生。 遞減問題 人們更多的是在談?wù)撊绾翁岣邎?zhí)行力，怎么樣解決執(zhí)行力，但沒有反問，為什么有執(zhí)行力問題，是什么原因?qū)е聢?zhí)行力出問題的，難道說我們現(xiàn)代企業(yè)中的中、下層工作人員天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作嗎？我的研究是否定的。企業(yè)中的員工總體來說是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。問題的根本在于遞減的問題，在于基層不能夠全面，有效地了解企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，不能清楚為什么干 ，也不清楚如何干。 企業(yè) 基礎(chǔ) 管理的八種現(xiàn)象： 協(xié)同辦公 品白皮書 第 8 頁共 24 頁 被動現(xiàn)象 管理中的被動現(xiàn)象表現(xiàn)在，人的地位越高，權(quán)限越大，越是被動。在初創(chuàng)企業(yè)的時候，我們還能做到非常主動，所有的管理信息都能真實的得到。但公司辦大后，要獲得企業(yè)運行中的實際數(shù)據(jù)就變得越來越困難，越來越被動，受制的因素越來越多，想了解某地公司某人的一件工作變得十分困難，而不是像想象那樣，了解公司內(nèi)部信息因為權(quán)利增大而變得更容易。正因為這一現(xiàn)象的普遍性及解決的困難性，所以我們分析下來，這一現(xiàn)象是目前管理問題中首要現(xiàn)象，要能做到我們位子越高，掌握的信息越全面與主動，我們的工作主要精力是花費在核實、分析、研究信息，做出新的決策上來，這樣就能實現(xiàn)主動管理了。 黑箱現(xiàn)象 黑箱現(xiàn)象是被動現(xiàn)象的產(chǎn)物，我們的各級領(lǐng)導(dǎo)因為被動現(xiàn)象的存在，對管轄范圍內(nèi)的事件運行過程掌握得不夠、不充分，就使得過程對領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的，領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知結(jié)果而不了解過程，由于存在黑箱，就屏蔽了領(lǐng)導(dǎo)的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進了黑箱的形成，人為的為過程設(shè)置更多的屏障，使得一個簡單的過程變的十分復(fù)雜。久而久之，由于領(lǐng)導(dǎo)對過程的不了解，還形成了目前這種認為過程本該就是如此復(fù)雜的結(jié)論，使得我們的管理效 率十分低下，而且過程之中因黑箱的存在，各種不利因素還得到生長，腐敗由此產(chǎn)生。 隨意現(xiàn)象 隨意現(xiàn)象表現(xiàn)在我們各層的管理人員身上，因為我們沒有周密的計劃，也因為聰明，我們會在問題來到時隨意的行使我們的權(quán)力，造成混亂與浪費。君不見很多單位經(jīng)常是同一件工作，因為領(lǐng)導(dǎo)的隨意布置而有幾個人在做，還存在著幾個人爭奪同一資源而出現(xiàn)矛盾的普遍情況。要結(jié)束隨意現(xiàn)象，難度在于要改變我們多數(shù)人的工作習(xí)慣，輔助他的手段要可操作并實用，這才能消除這一現(xiàn)象，提高我們的工作效率。 十二月現(xiàn)象 我們管理中十二月現(xiàn)象普遍存在的原因，是由于我們 管理輔助手段的落后，有限論在這里產(chǎn)生了作用。十二月現(xiàn)象講，我們有些員工平時工作業(yè)績平平，特別是非量化的工作崗位，往往到年終工作突擊表現(xiàn)一下，領(lǐng)導(dǎo)在年終考評時，因其精力有限，他只能記住眼前的工作情況，這樣對這類員工還是關(guān)懷有加，不斷表揚。這一現(xiàn)象不僅普遍存在，而且危害性很大，他使得我們單位中出現(xiàn)大家模仿的情況，最終使得我們的工作效率平時很難提高，還無有效的手段進行調(diào)節(jié)，要解決這一現(xiàn)象就要求我們必須改變管理手段、改進考核方式、縮短考核周期。 振臂一呼現(xiàn)象 由于我們?nèi)狈τ行У墓芾硎侄?，對各層的工作實際完成情況缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致振臂一呼現(xiàn)象非常普遍。振臂一呼現(xiàn)象是指領(lǐng)導(dǎo)總是喜歡、表揚與提拔那些呼應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號召，口頭堅決支持、保證完成領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的 協(xié)同辦公 品白皮書 第 9 頁共 24 頁 人。由于領(lǐng)導(dǎo)無法以有效的手段來確認這些呼應(yīng)者以前所呼應(yīng)的工作完成的情況，還會在不同的場合表揚這些人，久而久之就形成了這一管理現(xiàn)象。很多人不是在工作上下功夫，不是及時提出不同的意見，而是在呼應(yīng)上做文章，長期下來，整個管理層是你應(yīng)付我，我應(yīng)付他，少了踏實，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。 人性中的高估現(xiàn)象 我們的人性中存在著一 種本能的對自己高估的現(xiàn)象，有一種案例可以很好的說明這一點，我們十個人坐下來吃飯，喝酒時大家總是互相歉讓，都不愿多喝；喝完后，你如果發(fā)張紙條，讓每人將自己喝的酒寫出來，你會發(fā)現(xiàn)，最后統(tǒng)計出來，這個數(shù)字要遠遠大于實際喝掉酒的數(shù)量。由于這種現(xiàn)象是人本能的反映，這對我們企業(yè)管理帶來極大的挑戰(zhàn)，人人都會認為自己做得多，得到的少，人人都會認為企業(yè)分配不公、不合理，員工的工作積極性受到挫傷。 天高皇帝遠現(xiàn)象 隨著企業(yè)的發(fā)展，跨地區(qū)設(shè)置分支機構(gòu)，項目點分布在全國各地的情況已經(jīng)十分普遍，目前缺少行之有效的對分支機構(gòu)的管理手段 ，這就形成了天高皇帝遠的現(xiàn)象，往往這些誰也管不到的地方問題成堆，到頭來危及整個企業(yè)的生命。 本位主義現(xiàn)象 本位主義是人類的一種心理現(xiàn)象，人類總是以自我為中心的，人類的能力都是在以自我為中心的基礎(chǔ)上向外延伸的， 人類的所見所聞都以自己為出發(fā)點的。 本位主義在一個企業(yè)中的表現(xiàn)還有其隱藏性，它不象社會上部門的本位主義，表現(xiàn)出不顧甚至損害國家和社會利益，一眼能識破，在一個企業(yè)中它往往以企業(yè)利益為幌子，來強調(diào)部門的利益。 協(xié)同辦公 依據(jù)多年為客戶實施信息化辦公的經(jīng)驗，從廣泛的用戶中抽象出通用模型，自主研發(fā)的性價 比高的產(chǎn)品化軟件，致力于解決中小企業(yè)發(fā)展中遇到的管理問題而，能夠幫助中小企業(yè)實現(xiàn)工作有序可控，員工快樂工作。 重以人文本的核心設(shè)計理念 協(xié)同辦公 品 從界面到功能無處不融入了人性化的設(shè)計理念，特別注重功能的實用性與操作的簡便性。隨時隨地您都可以得到貼心提示與幫助，讓您在高效辦公之余品味其中的樂趣。 領(lǐng)導(dǎo)高效管理，一切盡在掌握之中。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 10 頁共 24 頁 員工快樂工作，充分展現(xiàn)自我價值。 系統(tǒng)管理員輕松維護，減少工作壓力。 快樂工作每一天從這里開始。 調(diào)功能簡單易用的整體設(shè)計理念 協(xié)同辦公 品 經(jīng)過充分 的需求調(diào)研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業(yè)辦公的實用功能，功能通用、強大而不失細膩。 功能通用：對功能細節(jié)存在的合理性進行分析，每一個功能模塊都有耐人尋味的細節(jié)。 操作方式簡潔：界面風(fēng)格、操作模式統(tǒng)一，學(xué)會使用一個模塊的操作就會使用其它模塊的操作。 流程 簡潔清晰 ：其獨特的魅力滿足中小企業(yè)發(fā)展階段的管理需求，提升企業(yè)核心競爭力。 張界面簡約美觀的設(shè)計風(fēng)格 清新簡約的界面設(shè)計風(fēng)格，樸質(zhì)中見高貴，簡約中見深遠。淡藍色為主調(diào)的界面色彩搭配消除您久坐電腦旁的那份疲勞，錯落有致的窗口布局，不僅給人趣味 和新穎感，而且消除了界面信息負載量過大的擁擠感。 系架構(gòu) 系統(tǒng)的開發(fā)及運行結(jié)構(gòu)基于后臺數(shù)據(jù)庫的三層架構(gòu)，即 務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。在三層架構(gòu)基礎(chǔ)上，采用 上服務(wù)容器的體系架構(gòu)，支持各層之間的松耦合， 協(xié)同辦公 品白皮書 第 11 頁共 24 頁 從而做到服務(wù)到業(yè)務(wù)流程可配置和可重構(gòu)。 協(xié)同辦公 開放性、標準化為準則，采用組件式、分層次、服務(wù)提供者 /使用者間定義接口（ 容錯等設(shè)計思想，保證整個應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和可 擴展性。同時在數(shù)據(jù)交換格式上支持 準，使系統(tǒng)功能最優(yōu)化，同時將整體系統(tǒng)內(nèi)部在技術(shù)上的相互依賴性減至最低。 能介紹 息顯示區(qū) 信息顯示區(qū)是新聞、通知、待閱、待辦、溫馨提示、伙伴動態(tài)、日程等各類信息的綜合顯示區(qū)域，用戶能夠快速查看需要處理的工作信息， 以達到提高工作效率的目的。用戶還可 隨意拖拽， 輕松定制個性化的信息顯示區(qū)。 文管理 公文管理是企業(yè)協(xié)同辦公的重要組成部分。它是隨著信息化的發(fā)展和各分支機構(gòu)之間互聯(lián)互通的需求而誕生的。公文管理通過實現(xiàn)跨機構(gòu)、部門的電子公文交換， 提升公文處理速度，提高工作效率，幫助企 協(xié)同辦公 品白皮書 第 12 頁共 24 頁 業(yè)實現(xiàn)收發(fā)文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 收文管理 收文管理能夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等所有環(huán)節(jié)，并將已經(jīng)完成的文件歸入檔案管理模塊。收文管理流程采用自定義，并能對流程進行跟蹤和控制。系統(tǒng)提供 式的在線編輯、附件上傳功能，可以與 文檔編輯工具進行嵌入整合，可以進行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看 信息顯示區(qū) 中的待辦事宜即可進行日常 收文辦理。 發(fā)文管理 發(fā)文管理根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，實現(xiàn)公文網(wǎng)上自動流轉(zhuǎn)來完成發(fā)文實際輸過程中的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等環(huán)節(jié)，已完成的文件可歸入檔案管理中。流程采用自定義的方式，可滿足企業(yè)中單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟⒍嗳藢徟蝗苏J可即生效、主辦 /協(xié)辦等多種公文流程需求，并能對流程進行跟蹤和催辦跳轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)辦理的工作效率。 請示管理 請示 管理 通過自定義的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人事、請假、費用請示等等內(nèi)部事項的請示，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，并支持審批過程尋呼和短 信通知。 公文檔案 公文檔案提供公文歸檔、檔案管理的功能， 公文文件在審批處理結(jié) 束后可歸檔到指定檔案室，檔案管理員可對已歸檔文件再進行統(tǒng)一管理 ，其他用戶可以對檔案進行檢索、借閱，降低檔案管理人員的工作強度，使枯燥的檔案管理變得輕松高效。 共信息 提供 新聞、通知、期刊、知識和規(guī)章制度的發(fā)布和管理，使企業(yè)的信息、 知識 能夠 快速傳播和轉(zhuǎn)移，并 能夠 對 公共 信息進行有效的控制和管理。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 13 頁共 24 頁 新聞管理 新聞管理對企業(yè)新聞的發(fā)布、查詢、設(shè)置進行管理， 可以發(fā)布新聞、快訊，并且支持新聞審批后發(fā)布且可指定接收人員，達到新聞的精 確發(fā)布和有效管理。 通知管理 通知管理對企業(yè)各種通知的發(fā)布、查詢、設(shè)置進行管理，支持 通知 審批后發(fā)布且可指定接收人員， 同時發(fā)布人可查看接收人是否查看通知，實現(xiàn)通知 的精確發(fā)布和有效管理。 電子期刊 電子期刊是對企業(yè)期刊的發(fā)布、查詢、設(shè)置進行管理，支持審批后發(fā)布且可指定接收人員。 規(guī)章制度 規(guī)章制度對企業(yè)規(guī)章制度的發(fā)布、查詢、設(shè)置進行管理，支持規(guī)章制度審批后發(fā)布且可指定接收人員。 知識共享 知識共享 為企業(yè)提供信息與知識共享、發(fā)布的平臺 ， 將企業(yè)中的各種信息積聚在一起，達到知識的共享，并推 送至企業(yè)的所有員工實現(xiàn)知識的 利用、創(chuàng)新，周而復(fù)始，使知識成為企業(yè)創(chuàng)造價值、不斷發(fā)展的源泉。 線交流 網(wǎng)絡(luò)尋呼 網(wǎng)絡(luò)尋呼是 本 用戶提供的一種非常方便的內(nèi)部溝通工具。它結(jié)合了 件、短信等優(yōu)點，同時克服了電話不可重現(xiàn)、即時通訊工具不可管理及短信輸入困難等缺點，不僅為企業(yè)節(jié)省大量的費用，而且使企業(yè)溝通管理更加方便快捷。 網(wǎng)絡(luò)尋呼是一個開放的溝通體系，在任何地方都能將任何選中的文本發(fā)送尋呼，達到信息及時共享交流的目的。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 14 頁共 24 頁 可以查看人員是否在線，進行在線實時交流，還可以將信息發(fā)送至離線人員手機中，對方可以直接用手機回復(fù) 短信至系統(tǒng)中，實現(xiàn)離線交流、信息及時傳遞的目的。 同時克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領(lǐng)導(dǎo)隨時查看到信息傳遞的過程，解決了管理中因信息不統(tǒng)一而遇到的扯皮現(xiàn)象同時，領(lǐng)導(dǎo)也可及時發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，以便給下屬相應(yīng)的指導(dǎo)或幫助。 網(wǎng)上調(diào)查 企業(yè)中經(jīng)常需要進行各種問題的投票調(diào)查，通過調(diào)查結(jié)果數(shù)據(jù)幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)內(nèi)部信息。 協(xié)同辦公 統(tǒng) 即提供了這種方式滿足了企業(yè)的需要，并可以通過調(diào)查問卷的結(jié)果自動統(tǒng)計并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析數(shù)據(jù)提供幫助。 個人建議 企業(yè)的員工可以通過個人建議 匿名或署名 提出自己對企業(yè)的建議，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)收集員工的建議持續(xù)改善管理。 內(nèi)部論壇 內(nèi)部論壇為企業(yè)提供一個自由交流、溝通、討論的空間，可以根據(jù)需要設(shè)立專門區(qū)域進行討論發(fā)言，進行咨詢、解答和收集意見等。 網(wǎng)絡(luò)會議 通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)起會議，包括會議議題、會議參與人員、時間，并通過網(wǎng)絡(luò)尋呼發(fā)送到相關(guān)人員工作桌面，同時還可以與手機短信進行綁定。同時可以對歷史會議記錄進行查詢。 人辦公 我的便簽 在日常工作中我們經(jīng)常會有臨時的事情需要記錄，通常都是隨手記錄在本子或是紙上。這樣就會造成 協(xié)同辦公 品白皮書 第 15 頁共 24 頁 記錄沒有時間、記錄丟失，或者記錄不能 整理查詢等問題。我的便簽就是為解決這些問題的而設(shè)計的，不僅能夠避免信息的流失，而且也為實現(xiàn)無紙辦公提供了解決辦法，節(jié)約了大量的能源。 工作日記 工作日記為 企業(yè)員工提供記錄工作結(jié)果和工作心得的一種方式，方便企業(yè)員工記錄當天的工作情況和心得，以及工作中出現(xiàn)的問題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達到了沉淀工作經(jīng)驗，為自己和企業(yè)不斷的積累知識的目的。 日程安排 日程安排可以協(xié)助企業(yè)員工根據(jù)自己的工作時間將工作進行條理的安排，并且對重要的事宜預(yù)先設(shè)置提醒時間，即可通過系統(tǒng)消息提醒，也可以通過短信進行提醒， 使工作變得井井有條，而不是雜亂無章，讓員工都能夠“快樂工作”。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 16 頁共 24 頁 計劃總結(jié) 企業(yè)內(nèi)部根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定一個明確的企業(yè)目標，并層層布置，通過計劃總結(jié)按年、季、月逐步分解成企業(yè)計劃、分支機構(gòu)或部門計劃、個人計劃，再通過計劃的執(zhí)行完成企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。企業(yè)員工還能根據(jù)每段周期的工作情況的總結(jié)，分析計劃與實際工作的差距，找出影響計劃實現(xiàn)的因 素，從而制定下一段周期的工作計劃，使之更貼近自己的工作實際情況。這樣將個人計劃總結(jié)與企業(yè)目標計劃控制結(jié)合在一起，大大地增加企業(yè)的執(zhí)行力和競爭力。 我的任務(wù) 企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要給 員工布置任務(wù)，但實際工作中有很多任務(wù)布置后就沒有下文，無法追蹤、監(jiān)控，使得企業(yè)執(zhí)行力減弱，整體工作效率降低。我的任務(wù)即可解決此問題，杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生。通過我的任務(wù)能夠讓日常工作中的任務(wù)安排有跡可循、善始善終，對任務(wù)的布置、執(zhí)行、匯報、檢查進行全過程的管理，而且領(lǐng)導(dǎo)也可以了解到任務(wù)的執(zhí)行進度和情況，并可隨時對員工進行指導(dǎo)和批示，幫助任務(wù)的完滿完成。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 17 頁共 24 頁 工作委托 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)比較繁忙或者經(jīng)常需要出差，在不方便上網(wǎng)或者沒有時間處理工作的時候，可以通過工作委托將一些審批工作在設(shè)置的時間段內(nèi)委托給其他人員來協(xié)助處 理，不用影響企業(yè)內(nèi)部正常的工作流轉(zhuǎn)。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 18 頁共 24 頁 網(wǎng)絡(luò)硬盤 企業(yè)員工可以通過網(wǎng)絡(luò)硬盤上傳、下載文件，并靈活設(shè)置不同文件夾的權(quán)限共享給企業(yè)其他的員工，不僅方便企業(yè)內(nèi)部的信息共享，也方便員工無論何時何地都有一個可移動的網(wǎng)絡(luò)硬盤。 個人信息 供企業(yè)員工修改自己的電話、電子信箱、密碼、個人格言和個性簽名。 我的短語 用戶可通過我的短語建立個人短語庫，方便在系統(tǒng)應(yīng)用中通過快捷鍵調(diào)用短語庫中的內(nèi)容，不用多次重復(fù)輸入，提高個人工作效率。 通訊錄 信息時代的來臨，不僅要求我們高效的工作，更要求我們迅速有效的溝通，傳統(tǒng)的通訊錄模 式已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代化多元的溝通方式。通訊錄不僅能夠保存聯(lián)系人的信息， 還能 記錄 用戶與聯(lián)系人的聯(lián)系信息及時間等， 其分類管理以及搜索功能能夠快速方便的對通訊錄進行管理和查找。同時通訊錄與網(wǎng)絡(luò)尋呼、短信平臺實現(xiàn)緊密的結(jié)合，方便用戶對各類聯(lián)系信息的管理。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 19 頁共 24 頁 每日提示 為了方便用戶對系統(tǒng)的熟練掌握，每日提示提供了系統(tǒng)功能及快捷菜單等的詳細介紹， 用戶每次進入系統(tǒng)時即可查看提示信息幫助學(xué)習(xí)使用。 政辦公 車輛管理 對企業(yè)的車輛及用車的全程進行跟蹤管理，實現(xiàn) 車輛預(yù)定，防止車輛申請的沖突，方便對企業(yè)車輛及私車公 用進行管理。 用品管理 通過對 企業(yè) 的各種用品進行登記、歸屬、使用及倉庫進行管理，使用品的管理落到實處。具有用品領(lǐng)用審批功能，解決審批流程問題，加快辦公效率。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 20 頁共 24 頁 會議管理 對企業(yè)的會議室、投影儀等會議相關(guān)資源進行有效地管理，解決資源使用沖突和參會人員時間沖突，減少人力、物力的浪費。會議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會人員，并對參會人員對通知信息的查看、反饋進行跟蹤。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 21 頁共 24 頁 圖書管理 企業(yè)中的各種圖書繁多，但缺乏專業(yè)人員對圖書進行分門別類的管理，導(dǎo)致圖書查找不便、歸屬不明、容易丟失，圖書管理 即可解決這樣的問題。通過從圖書登記入庫開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實保證公司資產(chǎn)不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。豐富了公司的企業(yè)文化，使員工有更強烈的學(xué)習(xí)和上進心態(tài)。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 22 頁共 24 頁 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)是公司重要的組成部分，對其進行有效的管理是非常重要的。資產(chǎn)管理模塊通過對資產(chǎn)整個生命周期實行全程的控管，改變了傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理中的很多弊端，如