公司后勤服務保障管理辦法.doc

公司后勤服務保障管理辦法第一章 總 則第一條 為進一步規(guī)范公司后勤管理工作，做好后勤服務保障，特制定本辦法。第二條 后勤服務管理的原則：（一）健全管理制度，加強后勤服務管理。（二）規(guī)范工作行為，提高工作效率。（三）降低非生產費用，保證生產經營需要。第二章 職 責第三條 公司辦公室是后勤服務保障管理的歸口管理部門。（一）負責公司領導公務活動安排、公務接待、內外聯系及出差的日常服務工作。（二）負責公司辦公用固定資產的管理和辦公及生活設備（用品）的統計、購買和發(fā)放管理；負責公司本部報刊征訂工作。（三）負責公司綜合性大型會議的會務組織工作，做好本部召開的專業(yè)會議的組織協調工作。（四）負責公司本部的防火、防盜、衛(wèi)生及節(jié)能降耗管理工作。（五）負責公司本部的后勤服務保障工作。第三章 辦公及生活設備(用品)管理制度第四條 職 責（一）辦公室是公司辦公用品及施工項目部辦公生活設備（用品）的歸口管理部門，負責調配、采購（不含項目部自購部分）、發(fā)放、回收等工作，監(jiān)控公司各部及施工項目部辦公生活設備（用品）使用情況，并對工程竣工后，項目部移交的辦公生活設備（用品）情況提出考核意見。（二）公司各部及施工項目部是辦公生活設備（用品）的使用部門，負責辦公生活設備（用品）的日常管理保養(yǎng)及維護。（三）工程部負責項目部辦公生活設備（用品）需求計劃審核及回收管控。（四）財務部負責辦公生活設備（用品）費用的監(jiān)控及其被考核價值的評估。第五條 分 類（一）低值易耗：1、辦公用品類：簽字筆、筆芯、鉛筆、圓珠筆、膠水、軟抄本、墨水、復寫紙、印泥、回形針、資料袋、皮擦、刀片、電池（7#、5#）、文件盒、檔案袋、便簽本、文稿紙、紙杯（公用接待用）信封、訂書針、復印紙、財務專用紙、裝訂條卡、會議記錄本等。2、生活類：廚房用具、床上用品、常規(guī)藥品及防暑保暖用品等（二）一般耐用品辦公用品類：計算器、鼠標、優(yōu)盤、鍵盤、打印墨盒、訂書機等。（三）高值耐用品1、辦公設備類：電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、攝（照）像機、電視機、電風扇等。2、辦公家具類：包括辦公桌椅、會議桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾及室內非電器類較大型的辦公陳設等。3、生活用具類：包括冷柜、消毒柜、微波爐、飲水機、凈水器、洗衣機、熱水器、床等。第六條 辦公及生活設備（用品）計劃（一）辦公用品計劃表：由各部門、隊、班在每季度第一個月5日前提交辦公用品需求計劃，按照公司辦公用品需求計劃表格式附表1，交由工程部審核，辦公室復核，分管領導批準，報辦公室匯總后，報總經理批準。（二）辦公生活設備（用品）計劃表：由施工項目部根據公司有關制度規(guī)定和項目的具體情況，對項目所在地辦公、居住情況進行查勘，按照公司施工項目部辦公生設備（用品）配置標準（附表1）編制施工項目部辦公生活設備(用品)需求計劃表（附表2），交工程部審核，公司分管副總批準，報辦公室進行利庫。第七條 辦公用品及生活設備（用品）采購（一）辦公室編制公司第 季度辦公用品統計采購表（附件2），報公司總經理審批簽字后，并在一周類完成采購工作。（二）辦公室編制生活設備（用品）采購計劃表（附件3），報公司總經理審批簽字，按照公司相關制度實施采購，并在半個月類完成。（三）對臨時急需或應急的辦公用品及生活設備（用品），由各部門、隊、班、施工項目部經理提出申請，經公司分管理領導審核，報總經理批準后，方可購置。 第八條 辦公及生活設備（用品）發(fā)放、領用、管理、維護（一）辦公室所采購的辦公用品一周類到貨，電話通知各部門、隊、班，同時請指定專人負責辦公用品領用、發(fā)放工作。（二）辦公室編制xxx項目部辦公生活設備(用品)領?。ㄒ平唬┑怯洷恚ǜ奖?），項目部經理或經辦人據實簽字領取。辦公室、施工項目部應根據此表建立管理臺帳，定期或不定期盤點，查對賬物相符。（三）本著“誰使用誰管理誰維護”的原則，項目部經理是辦公生活設備(用品)使用及管理的責任人，項目部應設專人負責辦公生活設備(用品)日常管理和維護。第九條 辦公及生活設備（用品）的移交和收回（一）工程竣工后，施工項目部撤場前，對本項目部領取和使用的辦公生活設備(用品)中的耐用品進行清理、檢查，按照xxx項目部辦公生活設備(用品)領?。ㄒ平唬┑怯洷恚ǜ奖?）逐項填寫清楚，遇有毀損、被盜、丟失的，要注明原由，或提供書面說明。（二）施工項目部（移交人）按照公司安排，在規(guī)定時間內，向辦公室（接收人）進行移交，雙方在xxx項目部辦公生活設備(用品)交接登記表上簽字確認。（三）辦公室對收回的辦公生活設備(用品)進行再利用甄別和維修，建立辦公生活設備(用品)利庫管理臺賬（附表5），以期達到重復利用，節(jié)約成本的目的。第十條 辦公及生活設備（用品）的處理和考核（一）非人為原因出現損壞或故障根據實際情況由辦公室統一安排修理。人為原因追究至相關項目部并進行原件折舊后凈值的30%60%賠償。（二）對無法修復決定報廢的辦公生活設備(用品)，由辦公室填寫辦公生活設備(用品)報廢申請表（附件6），注明名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項，經公司總經理簽字后，按照有關規(guī)定進行處理。（三）經查發(fā)現有辦公生活設備(用品)中耐用品丟失（包括在運輸過程中），按丟失原件折舊后凈值的100%處罰責任部門或責任人。（四）經查發(fā)現相關方在辦公生活設備(用品)管理中，未建立臺賬或使用的各種表格、臺帳記錄不全的，處罰責任部門或責任人50500元。第四章 接待工作制度第十一條 對外接待范圍（一）上級領導（包括上級部門領導）、甲方、業(yè)主、設計、監(jiān)理和地方政府的人員，公司經營管理活動所必須接待的單位、部門和人員。（二）領導安排需要接待的其他人員。（三）各部門需要接待的人員。第十二條 對外接待原則對外接待應遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密、廉政”的原則。（一）平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待，熱情周到。一般情況下，按級職對等陪同接待，特殊情況可高規(guī)格接待。（二）對口原則。綜合型接待時，由各職能部門對口配合接待。（三）周到原則。接待程序應銜接周密，重要客人和重大接待活動，應事前擬定接待計劃，確定好接待規(guī)格。接待人員要著裝整潔，注意公司形象，做到既誠懇、熱心、細致，又把握分寸。（四）保密原則。既要積極向來賓宣傳公司實力，又要注意保守公司的商業(yè)秘密和國家機密。重要的接待活動要有記錄。（五）節(jié)約原則。節(jié)儉實在，杜絕浪費，注意實效，體現地方特色。（六）廉政原則。嚴格執(zhí)行黨中央和中央紀委、國務院和上級關于加強廉政建設的有關規(guī)定以及財經紀律和規(guī)定規(guī)程，在接待工作中遵廉從簡。第十三條 接待規(guī)格的確定一類：由公司主要領導出面接待。適用于上級機關領導、地方政府和其他企事業(yè)單位來員洽商重要事宜及公司領導有特別要求的接待，由辦公室具體負責安排接待。二類：適用于上級機關一般性來客及對外經營工作有直接聯系的所有對象，由對口部門負主責，辦公室協助安排接待。三類：一般性接待。適用于經常性業(yè)務往來，由對口部門具體負責安排接待。第十四條 接待內容和程序（一）接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。（二）接待程序主要是：確定接待類別及主責部門；制定詳細接待計劃；按計劃組織實施。計劃內容包括：接送站（機）時間、車輛安排、陪同人員、責任人、住宿地點；早餐、中餐、晚餐時間、地點及陪同人員；活動內容及陪同人員。一類：由辦公室負責制定詳細接待計劃，明確各個環(huán)節(jié)的責任人，按計劃組織接待工作。二類：由對口部門負責制定詳細接待計劃，明確需要辦公室協助的接待環(huán)節(jié)，確定責任人，按計劃組織接待工作。三類：由對口部門負責制定詳細接待計劃，確定責任人，按計劃組織接待工作。第五章 出入門管理制度第十五條 職責（一）辦公室為公司員工出入公司的歸口管理部門，負責工作牌的發(fā)放。（二）物資部為物資出入公司的歸口管理部門，負責物資出門條的辦理。（三）車隊為車輛出入公司的歸口管理部門，負責車輛出門證的發(fā)放。（四）保安人員負責公司人員、車輛、物資出入管理的執(zhí)行和檢查工作。（五）人員、車輛、物資出入門時的當事人應主動出示工作牌、物資出門條、車輛出入證或辦理出入門手續(xù)，并自覺接受保安人員檢查。第十六條 車輛出入門管理（一）凡進入公司車輛，應依次停放在規(guī)定的停車區(qū)域和車位，不得隨意停放。公司內禁止車輛鳴笛、超車和高速行使，車輛出入公司時，應減速慢行，并自覺服從保安人員調度。（二） 因公用車，使用人應在門衛(wèi)室填寫車輛出勤登記表或出示車輛出門證，方可開車離開公司。（三）外來車輛原則上不允許在公司過夜，若需過夜需向辦公室申請、公司領導審批，方可在公司停車過夜，絕不允許司乘人員與車輛一起在公司內過夜。（四）出公司的車輛須接受保安人員對車輛貨箱和車內的例行檢查，車輛中如載運物資時，須按第6條規(guī)定辦理，提供物資出門條經執(zhí)勤保安人員檢查核準后方可出公司。第十七條 物資出入門管理（一）送貨車輛，工程分包商、協作廠商及其他業(yè)務上往來的廠商或個人攜帶的工具、機器、物品等，應于進入公司時在門衛(wèi)室辦理會客登記表，離開公司時，保安人員憑登記表核對無誤后方可放行。（二）外來人員提交的收件人為本公司或本公司員工的物品、信函、文件等應由保安人員代為保管，并在門衛(wèi)室收發(fā)登記表上做好登記，及時通知相關人員領取。（三）公司所有物資（包含工器具、成品、材料、廢舊物資、員工的大件私人物品等）出門必須開具物資出門條，經保安人員檢查核準以后方可放行。（四物資出門條辦理流程：1、經辦人到物資部辦理物資出門條，填寫相關內容，經辦部門負責人簽字，保安人員驗單、放行。2、夜間或節(jié)假日期間等特殊情況物資出門，須電話征得分管領導同意，方可放行，事后三個工作日內補辦手續(xù)。3、保安人員負責對攜出公司物品的清點、檢查和登記及收存相關單據，不符合出門手續(xù)的一律不得放行，保安人員有權詢問或扣留。第十八條 考核以上規(guī)定如有違反，根據情節(jié)輕重，將處以502000元的罰款。第六章 公共場所及辦公室衛(wèi)生、“5S”管理制度第十九條 公共場所及辦公室衛(wèi)生、5S管理要求和標準（一）整理要求1、辦公桌上沒有與工作無關物品放置；2、工作中的相關文件、記錄分類標識，填寫清楚，整齊放置；3、地面沒有紙屑、雜物等；4、私人物品放在抽屜，盡量不放貴重物品；5、電腦、電器等的電源線都束好，不雜亂無章拋落在地上。6、下班最后走的員工關閉各自辦公區(qū)域電腦、照明、空調開關。（二）整頓要求1、檔案柜貼有標簽，文件柜內的物品分類擺放好，文件夾應標有目錄，方便查找，文具應擺放整齊，不得擺放其他物品；文件柜頂不得放置其他物品；2、從座位上起立時，動作要輕，離位時，將椅子輕輕推回原位，以保持辦公區(qū)的安靜和整潔；3、通道上不可放置物品；4、按門上標識進行推、拉門進出。（三）清掃要求1、地面無灰塵,無碎屑、紙屑等雜物；2、桌面文具、文件擺放整齊有序；3、墻角、電腦等下面為重點清掃區(qū)，保持干凈；4、地面上沾染的贓物及時清洗干凈。（四）清潔要求1、公司公共區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、閱覽室和領導辦公室環(huán)境衛(wèi)生由公司安排的保潔人員打掃。做到：辦公和會議桌椅無灰塵、無污垢；地面無垃圾、污垢、積水等；樓梯和走廊玻璃圍欄無污垢、保持明凈；綠化帶要求隨時清掃殘枝落葉；洗手間洗手臺，面盆干凈；衛(wèi)生間無異味，墻面及地面無污漬及痰漬。2、個人辦公區(qū)域衛(wèi)生各自負責。做到：辦公桌椅、地面保持無灰塵、無污垢；桌面文具、文件擺放整齊有序；桌面物品都是必需品；傳真機、復印機內紙張齊備；電源、線路、開關、插座沒有異?，F象出現；電腦及其它辦公設施干凈無塵。（五）素養(yǎng)要求1、嚴格遵守公司各項規(guī)章制度；2、按時上下班并打卡，無遲到、早退、曠工等不良現象；3、著裝整齊得體，不穿奇裝異服，不著拖鞋短褲；4、會議、培訓時手機應關機或設為震動；5、團結并尊重同事，保持經常溝通，互幫互助； 6、節(jié)約資源，下班離開辦公室前應關閉所有電源。第二十條 檢查與考核（一）定期檢查。每周四由公司辦公室牽頭，各部門、隊、班輪流抽調一名員工代表，組成檢查小組，對公共區(qū)域、辦公室及納入綜合管理的附屬設施（庫房、隊庫房等）進行檢查。（二）不定期檢查。由公司辦公室牽頭、各部室抽調人員組成臨時檢查小組不定期對公共區(qū)域、辦公區(qū)及納入綜合管理的附屬設施（庫房、隊庫房等）進行檢查，對不符合項要求立即整改。第二十一條 處罰與獎勵（一）處罰：根據檢查小組人員簽字對檢查出的不符合項 20.00元/項進行處罰；（二）獎勵：每次對5S管理推行小組評選出的最優(yōu)給予50.00元獎勵。第二十二條 5S專項資金管理（一）5S專項資金由獎勵資金和處罰資金組成，獎勵資金用于獎勵每周得分第一部室，處罰資金用于開展5S管理活動及合理化建議專項獎勵。（二）5S專項資金由公司辦公室負責日常管理。第七章 附 則第二十三條 本辦法由公司辦公室負責解釋。第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起實施。辦公用品需要計劃表部門： 第 季度序號物品名稱規(guī)格單位計劃數批準數備注分管理領導： 辦公室： 部門負責人： 制表人：公司第 季度辦公用品采購統計表 年 月 日序號物品名稱規(guī)格單位計劃數批準數單價合計部門（隊、班）總經理批準： 部門負責人： 匯總人：公司第 季度辦公用品采購統計表 年 月 日序號物品名稱規(guī)格單位計劃數批準數單價合計部門（隊、班）總經理批準： 部門負責人： 匯總人：（部、隊、班）第 季度辦公用品領用表 序號物品名稱規(guī)格單位數量簽字時間備注公司施工項目部辦公生設備（用品）配置標準序號設備名稱規(guī)格單位計劃數備注資產管理部門一、耐用品（辦公設備、家具及生活用具）1電腦臺式臺2辦公室2打印機臺1彩打辦公室3打印復印一體機DocuCentre S1810臺1辦公室4投影儀套1小型便攜式辦公室5照相機臺1500萬像素以上辦公室6便攜式DV臺1500萬像素以上辦公室7移動硬盤500G個2辦公室8辦公桌1.50.8套5辦公室9會議桌套1采用辦公桌組合辦公室10辦公椅把12辦公室11塑料板凳把20辦公室12文件柜個2鐵皮柜辦公室13文件架套3角鋼厚度不小于3mm辦公室14洗衣機臺1 建議就近購買辦公室15冰柜/冰箱臺1 建議就近購買辦公室16電視機臺1 建議就近購買辦公室17消毒柜臺1 建議就近購買辦公室18布衣柜個4 建議就近購買辦公室19電風扇普通小型式個5 建議就近購買辦公室20飲水機常規(guī)臺1辦公室21插線板子彈頭（5.4米長）個6辦公室22床1.2m*2m套4 折疊式項目部二、低值易耗品（辦公生活衛(wèi)生用品）1便利貼本10辦公室2粘鉤單個個10辦公室3鉛筆2B支10辦公室4橡皮個4辦公室5中性筆黑色盒40.5mm辦公室6中性筆紅色盒20.5mm辦公室7中性筆芯黑色盒40.5mm辦公室10A4打印紙箱270g辦公室11A3打印紙包170g辦公室12雙面膠普通個4辦公室13座牌個10辦公室14起釘器個2辦公室15訂書機中號個2辦公室17筆記本中本5辦公室18美工刀把4辦公室19剪刀把2辦公室20膠水支4辦公室21透明膠大卷3辦公室23印泥盒2辦公室25白板1m*0.8m個1配白板筆紅白各2支辦公室26床上用品套4 三件套項目部27被褥套裝套4 鋪蓋和墊絮、枕芯項目部28棕墊1.2m*2m套4 項目部29廚房用具碗、盤子、碟子、筷子、湯匙等套數量根據項目部人數配備項目部30高壓鍋個1 數量根據項目部人數配備項目部31電飯煲個1 數量根據項目部人數配備項目部32炒鍋個1 數量根據項目部人數配備項目部33蒸鍋個1 數量根據項目部人數配備項目部34溫度計把2辦公室35醫(yī)藥箱個2辦公室36藥品用于防蚊蟲、防蛇、防螞蝗、防暑、防感冒、防拉肚子的藥品各若干辦公室施工項目部辦公生設備（用品）需求計劃表項目部名稱：需求時間：序號設備名稱規(guī)格單位計劃數批準數利庫數備注一、耐用品（辦公設備、家具及生活用具）123456二、低值易耗品（辦公生活衛(wèi)生用品）1236分管副總意見辦公室意見項目部負責人工程部意見注：項目部編制需求計劃工程部審核公司分管副總經理批準