企業(yè)檔案管理制度.doc

精品文檔公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章 檔案歸檔第四條 歸檔范圍(一) 通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報(bào)資料等。(二) 工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。(三) 合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。(四) 設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。(五) 員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。(六) 計(jì)量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。(七) 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八) 供應(yīng)商檔案。(九) 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十) 檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗(yàn)單等；(十二) 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三) 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。(十四) 驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、QC設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。(十五) 行政類文件： l 行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；l 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；l 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等；l 人事任命、勞動糾紛等；l 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；l 所有加蓋公章的文件復(fù)印件；l 在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。第五條 歸檔時(shí)間(一) 各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(二) 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔；(三) 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(四) 計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(五) 供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六) 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；(七) 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(八) 驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(九) 其他文件每周一集中歸檔一次。(十) 未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第六條 歸檔份數(shù)(一) 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。(二) 使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。第七條 歸檔要求(一) 由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。(二) 對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。(三) 文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。(四) 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。第八條 歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。第三章 檔案的收集與整理第九條 檔案的收集(一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。(三) 收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。第十條 檔案的整理(一) 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。(二) 檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：GM/ 01 *7、8、9位代表流水號001999。 5、6位為檔案柜號。 3、4位為二級分類的編號。 1、2位為一級分類的英文縮寫。第四章 檔案建檔第十一條 分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立檔案明細(xì)臺賬。第十二條 檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。第五章 檔案使用和歸還第十六條 檔案使用(一) 文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記薄，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。(二) 借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。(三) 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。(四) 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查；(五) 外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫檔案借出登記薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。(六) 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第十七條 檔案歸還(一) 檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在檔案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。(二) 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。(三) 檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。第十八條 檔案保管與檢查(一) 公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。(二) 每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案員共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫檔案清查記錄。(三) 檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第六章 檔案保管期限和銷毀第十九條 檔案保管期限序號一級分類二級分類保管期限1通用管理GM01證書；02部門職責(zé)、崗位職責(zé)；03手冊；04注冊申報(bào)資料；05其他注冊申報(bào)資料永久保存；其他資料生新廢舊，原件保存五年。2工程基建CE01設(shè)計(jì)文件、圖紙；02會議記錄；03招投標(biāo)文件；04造價(jià)；05工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）；06工程驗(yàn)收；07工程報(bào)批資料；08其他永久保存。3合同Ct01原輔料采購；02設(shè)備采購；03工程基建；04 技術(shù)轉(zhuǎn)移 ；05委托合同；06設(shè)計(jì)合同；07其他合同永久保存。4設(shè)備檔案EA01公用系統(tǒng)；02物料、倉庫等輔助設(shè)備 ；03生產(chǎn)部設(shè)備；04工程部設(shè)備；05 QC部設(shè)備設(shè)備運(yùn)行資料保存八年，其他資料在設(shè)備報(bào)廢一年后銷毀。5員工培訓(xùn)ET01培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)；02內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告；03離職人員培訓(xùn)檔案；04個(gè)人培訓(xùn)檔案個(gè)人培訓(xùn)檔案員工離職一年后銷毀，其他培訓(xùn)資料保存五年。6計(jì)量CM01化測類；02力質(zhì)類；03溫濕度類；04壓力類；05熱工類；06長度類；07計(jì)時(shí)類；08流量類；09其他類保存八年。7產(chǎn)品檔案PF01產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)；02技術(shù)轉(zhuǎn)移資料；03產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄；04質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；05留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料；06產(chǎn)品質(zhì)量回顧；07變更情況；08產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告(含送檢或抽檢）；09產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料；10其他資料產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、工藝規(guī)程、空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)生新廢舊，原件保存五年；其他資料保存八年。技術(shù)轉(zhuǎn)移資料永久保存。8供應(yīng)商檔案SA有業(yè)務(wù)聯(lián)系的合格供應(yīng)商永久保存；不再作為供應(yīng)商后保存一年。9質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)Sc01原料；02輔料；03中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品；04成品(僅現(xiàn)行版)；05包裝材料；06其他生新廢舊，之后原件保存五年。10檢驗(yàn)方法TM01原料；02輔料；03中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品；04成品；05包裝材料；06其他生新廢舊，之后原件保存五年。11記錄Rc除批記錄以外的所有記錄。與穩(wěn)定性、驗(yàn)證有關(guān)的記錄保存八年；其他記錄保存五年。12批記錄BPR批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。保存至有效期后一年（未規(guī)定有效期則保留五年）。13標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程SOP生新廢舊，之后原件保存五年。14驗(yàn)證文件QV01驗(yàn)證主計(jì)劃；02廠房及公用系統(tǒng)；03生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證；04 QC設(shè)備驗(yàn)證；05工程部設(shè)備驗(yàn)證；06方法驗(yàn)證；07工藝驗(yàn)證；08清潔驗(yàn)證。長期保存至產(chǎn)品、設(shè)備、方法等失效后一年。15行政類文件Ad01行政法規(guī)文件；02公文類；03各類證照、證書；04人事類；05固定資產(chǎn)類；06音像、光盤、照片記錄類。人事類、固定資產(chǎn)類文件按其有效期來判定保管期限，其他文件永久保存。第二十條 檔案的銷毀(一) 對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫檔案銷毀申請表，并制作檔案銷毀清冊，包括：本單位和卷宗的簡短