XX消毒科技有限公司費用報銷和支付結(jié)算管理辦法.doc

LT/GL- 費用和支付結(jié)算管理辦法 A版 控制標志： XX消毒科技有限公司制度 編號：LT/GLCZ-04 控制序號： 費用報銷和支付結(jié)算管理辦法 （A版 討論稿） 撰稿：XXX 審核：XXX 批準：XXX XXXX-01-08日頒發(fā) XXXX-01- 日實施1 目的加強財務(wù)資金管理，規(guī)范費用報銷標準和支付結(jié)算程序，合理控制費用支出，提高資金使用效率，防止呆壞帳發(fā)生。2 適用范圍本辦法規(guī)定了差旅費、公務(wù)招待費、車輛燃修費等費用的報銷標準，以及發(fā)票追索、貨款支付、費用報銷、支票領(lǐng)用、個人借款的一般程序和規(guī)則。實行責(zé)任制考核的部門，不適應(yīng)本辦法?？偟膱箐N原則：公司的一切報銷單據(jù)原則上必須有兩位股東以上簽字，方可報銷。3 差旅費3.1差旅費可細分為交通費、出差補助費和住宿費。城市間往返的交通費據(jù)實報銷（含附加費、保險費），出差補助費和住宿費實行定額包干，在規(guī)定標準內(nèi)憑單據(jù)報銷，超標支出部分由出差人員個人自理。具體報銷標準見下表:項目出差地區(qū)員工中層高層區(qū)間交通交通工具硬座、硬臥、乘船三等艙，緊急情況下可乘座動車組二等艙硬座、硬臥、乘船三等艙，動車組二等艙據(jù)實報銷住宿費北京、上海、廣東、海南及經(jīng)濟特區(qū)150180210福建、浙江、蘇南、天津、大連、重慶及各省會城市、沿海開放城市100130160其它地區(qū)80100120出差補助北京、上海、廣東、海南及經(jīng)濟特區(qū)607080福建、浙江、蘇南、天津、大連、重慶及各省會城市、沿海開放城市506070其他地區(qū)405060XX市內(nèi)出差人員不適用上表標準。3.2交通費3.2.1從嚴控制出差人員乘坐飛機，因工作需要確需乘坐的，須經(jīng)總經(jīng)理批準。3.2.2出差人員乘坐火車，從當日晚8時至次日晨7時乘坐6小時以上的，或連續(xù)乘坐超過12小時的，可按規(guī)定等級購買火車硬、軟臥鋪票。到省外出差，可乘坐可躺式長途客車。3.2.3公司公務(wù)用車駕駛員在XX市內(nèi)出車，無出車補助；出車到濰坊市內(nèi)XX以外地區(qū)，出車補助按20元/人.天執(zhí)行；出車到濰坊青島地區(qū)以外，出車補助按30元/人.天執(zhí)行。3.2.4如員工陪同上級領(lǐng)導(dǎo)出差，其乘坐交通工具標準可參照陪同領(lǐng)導(dǎo)標準，費用已經(jīng)統(tǒng)一據(jù)實報銷的，不再享受其他補貼。3.2.5不在公司附近居住的員工，經(jīng)批準可視情況報銷定額交通費。按月結(jié)算建議：每六個月報銷一次往返車票。3.2.6出差人員外出期間，因游覽或非工作需要的參觀而發(fā)生的費用，均由個人自理。3.2.7交通費定額計算公式：（離開目的地日期-到達目的地日期）定額標準。3.3住宿費3.3.1出差人員途經(jīng)濰坊地區(qū)以內(nèi)以及距公司200公里以內(nèi)的，一律不準住宿。3.3.2到本人家庭所在地出差住在家中或客戶、關(guān)系單位等提供住宿時，公司不再報銷住宿費。3.3.3經(jīng)公司批準參加各種培訓(xùn)、會議，集中食宿的，憑培訓(xùn)通知及組織部門的收款收據(jù)據(jù)實報銷，不再報銷其它費用。培訓(xùn)機構(gòu)不安排食宿的，按照出差標準給予報銷。3.3.4住宿費定額計算公式：（離開目的地日期-到達目的地日期）補助標準。3.4 出差補助3.4.1 出差補助包括出差期間的市內(nèi)交通費、伙食補助費、長途電話費和公雜費。3.4.2 出差期間報銷招待費的，每報銷一次扣減半天的出差補助。出差在半個工作日內(nèi)返回的，無出差補助。3.4.3出差補助計算公式：（回到出發(fā)地日期-離開出發(fā)地日期）補助標準。3.5 報銷程序3.5.1員工報銷時需填制“費用報銷單”，并且規(guī)范粘貼原始單據(jù)。3.5.2當月所有報銷費用必須在次月5日前報銷完，超過時間一律不再給予報銷，自負責(zé)任（含高管在內(nèi)）3.5.3由本人填寫差旅費報銷單考勤負責(zé)人驗證財務(wù)部預(yù)審總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準財務(wù)部審核報銷經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款。4 公務(wù)招待費和會議費4.1對公務(wù)招待費和會議費采取預(yù)算控制與領(lǐng)導(dǎo)審批控制相結(jié)合的辦法。公司根據(jù)各部門的實際需要，核定公務(wù)招待費預(yù)算定額。當月定額若有節(jié)余可結(jié)轉(zhuǎn)下月使用，年底統(tǒng)算。4.2 各部門因公需接待用餐時，應(yīng)填寫公務(wù)接待申請單（見附表1），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、報總經(jīng)理批準后送企管部留存。在市區(qū)內(nèi)接待的由企管部安排在集團所屬酒店，市區(qū)以外的可自選地點用餐。未經(jīng)申請擅自安排招待客人的，一律不予報銷。4.3企管部負責(zé)建立公務(wù)接待臺賬，隨時掌握各部門的預(yù)算定額使用情況，當月預(yù)算定額不得超支。若遇有臨時性任務(wù)，需增加招待費的，由接待部門事前提出追加預(yù)算申請，報總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)企管部核增。企管部應(yīng)按部門逐筆登記招待費，每月30日前公示各部門招待費定額使用情況。4.4 為公司提供技術(shù)指導(dǎo)或服務(wù)的外協(xié)人員，事先約定由公司提供食宿的，由公司根據(jù)實際情況，確定其工作餐標準，自行用餐；如需陪餐，按公務(wù)接待審批程序辦理。4.5 因公務(wù)接待需贈送禮品的，納入部門招待費定額內(nèi)管理，參照本條審批程序執(zhí)行。4.6公務(wù)接待未超過批準金額的，按實際發(fā)生額報銷；超出批準金額的部分，企管部不得登記、財務(wù)部不予報銷。4.7 報銷程序：取得正規(guī)招待費或會議費發(fā)票部門負責(zé)人簽字企管部與留存的用餐審批單核實并登記總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準財務(wù)部審核付款經(jīng)辦人簽字或收款單位開具收據(jù)領(lǐng)款。5 車輛燃修費5.1 公司公務(wù)用車以及享受車輛補貼的員工私人車輛，實行預(yù)算定額管理。公司核定各車輛的油耗及修理保養(yǎng)費定額，根據(jù)定額控制費用。5.2 企管部應(yīng)按車號建立車輛燃修費登記臺賬，逐筆登記每輛車的油耗、保養(yǎng)和修理費。企管部于每月末前登記里程表讀數(shù)，對車輛用油、保養(yǎng)、修理費均按行駛里程進行量化考核。私車公用的，只按百公里70元給予補貼，不再報銷過路費及過橋費、停車費等。5.3 車輛因公外出發(fā)生的過路費、過橋費和停車費，經(jīng)核實后可據(jù)實報銷；駕駛員違反交通規(guī)則繳納的罰款，公司不予報銷。5.4 公司公務(wù)用車發(fā)生責(zé)任安全交通事故，根據(jù)情節(jié)及損失大小，給予駕駛員實際凈損失額(毛費用額-保險理賠額)10%-30%的罰款。5.5 公司公務(wù)用車的保險費，由企管部統(tǒng)一辦理。公司高層管理人員私車公用的，可由公司負擔(dān)80%的車輛保險費。5.6 公司高層管理人員私車公用的，每行駛5000公里由公司負擔(dān)例行保養(yǎng)費用的80%。5.7 報銷程序：取得正規(guī)發(fā)票企管部登記車輛燃修費臺賬，確認未超預(yù)算定額并簽字總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準財務(wù)部審核付款經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款。6 通信費6.1 公司享受手機補貼的員工實行定額控制，月定額標準如下：部門電話費定額備注總經(jīng)理據(jù)實報銷經(jīng)理200部門主要負責(zé)人中層100崗位主要負責(zé)人其他報銷電話費員工50經(jīng)理辦公會審批特殊情況的話費報銷須經(jīng)理辦公會研究批準。6.2 員工當月手機費用在定額以內(nèi)的憑發(fā)票據(jù)實報銷，超過定額的，按定額報銷。7 發(fā)票追索7.1 發(fā)票追索實行終身負責(zé)制，誰簽約、誰采購、誰負責(zé)發(fā)票的追索。7.2 公司企管部、銷售部、基建、采購部等辦理采購進貨、工程建設(shè)業(yè)務(wù)的單位及承辦人，在采購業(yè)務(wù)發(fā)生前，要提出索取發(fā)票的具體要求，合同執(zhí)行中必須嚴格按照本辦法的有關(guān)規(guī)定和程序進行發(fā)票的索取、審核、傳遞和登記，努力爭取貨、票同步進入公司。7.3 供貨商提供的發(fā)票必須符合會計和稅收政策的規(guī)定，發(fā)票開具的內(nèi)容必須與提供的商品、勞務(wù)相符，銷貨單位名稱必須與本公司入庫單、付款單據(jù)上的記載一致。7.4 設(shè)備及大宗原材料的采購，付款額達到合同總額60以上時，須在接（提）貨的同時索取發(fā)票。由本公司帶款提貨的，提貨人為發(fā)票追索的責(zé)任人；由供方送貨的，采購聯(lián)系人為發(fā)票追索的責(zé)任人。7.5 常用物資的采購，應(yīng)于每月結(jié)賬日前將當月送貨匯總開具發(fā)票，做到當月收貨，當月收票，當月入帳。分管該定點供貨商的業(yè)務(wù)人員為發(fā)票追索的責(zé)任人。7.6 運輸、儲存、機械、維修、外協(xié)加工等勞務(wù)，應(yīng)于結(jié)算前開出發(fā)票，并應(yīng)同時提供勞務(wù)清單。業(yè)務(wù)聯(lián)系人為發(fā)票追索的責(zé)任人。7.7 基建工程、安裝項目的發(fā)票，由簽約人負責(zé)索取。自工程或項目竣工之日起，責(zé)任人應(yīng)督促施工單位在三個月內(nèi)提報決算，在批準決算的同時索取發(fā)票。 7.8 錢貨兩清的采購業(yè)務(wù)，必須在付款的同時取得采購發(fā)票。以匯款郵寄方式進行的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)在貨到之日起一個月內(nèi)取得發(fā)票。付款人或匯款申請人為發(fā)票追索的責(zé)任人。7.9 收購加工產(chǎn)品時，應(yīng)按照稅務(wù)部門有關(guān)規(guī)定填寫收購發(fā)票，跨省收購加工產(chǎn)品的，要取得當?shù)囟悇?wù)部門代開的發(fā)票。7.10 支付給個人的勞務(wù)費、收購加工產(chǎn)品等，原則上應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，確實無法取得正式發(fā)票的，必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)確認，方可按本辦法支付資金。 7.10 考核7.10.1 責(zé)任人違反上述規(guī)定，不按時追回發(fā)票，每月扣罰發(fā)票金額的0.5，直到收回發(fā)票時止。造成發(fā)票無法追回的，一次性扣罰責(zé)任人發(fā)票金額的10。取得的發(fā)票金額少于實際支付金額，又未按時追回的，從責(zé)任人工資中扣回平帳。7.10.2 財務(wù)部要在每月15日前提報發(fā)票追索清單。相關(guān)人員要加強對超限期發(fā)票的跟催，確實無法在限期內(nèi)追回的，責(zé)任人每月以書面說明原因報企管部，由企管部落實獎懲。不按時報出發(fā)票追索清單，不按本辦法規(guī)定收取罰款，一次罰款20-50元。8 貨款支付8.1 通常情況下，公司統(tǒng)一采購和項目建設(shè)根據(jù)預(yù)算進度以及合同、協(xié)議安排付款，于每月11日、25日集中支付。具體程序是：分管業(yè)務(wù)人員提出申請預(yù)算管理員核實無誤后匯總上報財務(wù)總監(jiān)安排用款計劃提交總經(jīng)理審批財務(wù)部據(jù)以填寫支付審批表支付貨款收款單位開具收據(jù)收款，公司出納憑支付審批表付款。8.2 計劃外的付款，由分管業(yè)務(wù)人員填寫支付審批表提出申請分管領(lǐng)導(dǎo)簽字總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準后支付。計劃外付款金額超過10萬元的，須事后向經(jīng)理辦公會通報。8.3 金額在2000元以上的貨款，原則上采用轉(zhuǎn)帳方式支付；辦理支票、匯票、電匯或網(wǎng)上支付貨款時，收款人名稱與發(fā)票出票人名稱必須一致；支付現(xiàn)金的，收款人單位必須出具收款收據(jù)，并由經(jīng)辦人簽字。8.4 除執(zhí)行合同外，一般供貨商的付款期限一律定為30天，即從發(fā)票入帳之日起，滿30日后開始安排付款計劃。特殊情況由經(jīng)理辦公會研究決定。8.5 財務(wù)部應(yīng)嚴格審核把關(guān)，凡出現(xiàn)供貨質(zhì)量問題、以及應(yīng)付款帳上無貸方余額的供貨商，均不得安排付款。遇有特殊情況，必須經(jīng)總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)批準。8.6 企管部負責(zé)督查用款計劃執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)有未經(jīng)批準的計劃外付款，每次扣罰責(zé)任人付款金額的1%。已通過的用款計劃，以及上次用款計劃的執(zhí)行和督查情況，應(yīng)列入經(jīng)理辦公會會議紀要。9 工資核算及發(fā)放制度：9.1公司每月10日前公司企管部提報公司員工考勤表及工資說明，會計核算工資，提交公司分管經(jīng)理總經(jīng)理進行審核，每月15日發(fā)放工資，逢節(jié)假日順延。9.2任何員工及管理干部都必須按公司工作上下班時間制度執(zhí)行考勤制度計算工資。公司新進員工入廠定薪（實習(xí)工資）另有具體公司的薪酬制度規(guī)定，由人力資源部負責(zé)匯同公司經(jīng)理層制定。加班時間計算必須有加班申請單備查，報分管經(jīng)理審批。9.3崗位人員提薪、提高待遇、增加補貼等，必須經(jīng)公司董事會相關(guān)人員集體討論，說明具體原因和理由。10 其他費用報銷要求10.1 公司有關(guān)部門和人員報銷費用，必須提供真實、合法、正規(guī)的單據(jù)，按照會計制度的有關(guān)要求、格式認真填寫，辦妥各級審批簽字手續(xù)，方可予以報銷。費用原則上應(yīng)在發(fā)生后7日內(nèi)報銷，最長不超過15日，并且不得跨年度報銷。10.2遇緊急情況或在特殊環(huán)境下，確實無法辦理書面審批程序需要立即審批、支付、報銷的，申請人員仍應(yīng)以手機短信、電子郵件或其他方式征得總經(jīng)理同意，并以上述方式轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員據(jù)以支付資金或?qū)徍说怯?。事后?yīng)在3日內(nèi)補辦書面審批手續(xù)。10.3 報銷設(shè)備維修、外協(xié)加工費，必須提供結(jié)算書，無結(jié)算書的，應(yīng)提供詳細的維修日期、項目、工作量和價格清單，由經(jīng)辦人申請受益部門確認財務(wù)部審核總經(jīng)理簽字審批財務(wù)總監(jiān)核準財務(wù)部審核報銷經(jīng)辦人或收款單位出具收據(jù)領(lǐng)款。10.4 員工外出培訓(xùn)，應(yīng)事前辦理外出培訓(xùn)審批表，由本人提供發(fā)票部門負責(zé)人確認企管部驗證、登記總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準后報銷。10.5 購買書刊、技術(shù)資料，應(yīng)事前辦理購物申請單，由經(jīng)辦人提供發(fā)票企管部驗證、登記總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準后報銷。10.6 購買辦公用品，應(yīng)事前辦理購物申請單，由經(jīng)辦人提供發(fā)票企管部驗收、登記總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準后報銷。企管部要建立辦公用品臺賬，逐筆登記購進和領(lǐng)用情況。10.7 支付各種行政事業(yè)性收費、協(xié)會會費，由經(jīng)辦人提供非稅收入收據(jù)財務(wù)部審核登記總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)核準后支付。10.8 特殊情況下發(fā)生的費用報銷，由總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)研究決定。每月末企管部分類匯總各類費用開支情況予以公示，并應(yīng)列入經(jīng)理辦公會會議紀要。10.9 考核財務(wù)部出納人員要加強責(zé)任心，嚴格按本辦法要求審核單據(jù)，企管部要嚴格按本辦法規(guī)定建立健全各種臺賬，若未能建立臺賬，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全和不符合財稅制度的單據(jù)一律不得受理，若有違反，每現(xiàn)一次罰款50元，若費用登記出現(xiàn)遺漏，發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。11 支票領(lǐng)用11.1 領(lǐng)用要求11.1.1 公司有關(guān)人員領(lǐng)用支票，應(yīng)填寫支票領(lǐng)用單，注明領(lǐng)用日期、用途、預(yù)計金額等項目，經(jīng)財務(wù)部簽字并報總經(jīng)理簽字審批后辦理。財務(wù)人員憑手續(xù)齊全的支票領(lǐng)用單發(fā)給支票，注明領(lǐng)用支票號碼，并在支票領(lǐng)用備查簿上登記。手續(xù)不齊全的支票領(lǐng)用單，財務(wù)部不得受理。11.1.2 自支票領(lǐng)用之日起10日內(nèi)，經(jīng)辦人要將支票存根連同購物發(fā)票一同交還財務(wù)部。若支票領(lǐng)用后未使用，要10日內(nèi)交還財務(wù)部。屬延期支票的，自支票出票日起10日內(nèi)交還。11.1.3 領(lǐng)用支票必須按支票領(lǐng)用單上注明的用途和預(yù)計金額使用，不得隨意改變支票用途，實際支付金額不準超過預(yù)計金額的20。如有變動，須事先經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字批準。11.1.4 領(lǐng)用支票不得用于對公司現(xiàn)有已掛帳供貨商欠款的支付，如有特殊情況，必須事先申請辦理支付審批表。11.2 考核11.2.1 財務(wù)部負責(zé)對支票使用進行監(jiān)督，每月30日前向財務(wù)總監(jiān)匯報當月支票使用過程中的違規(guī)行為。11.2.2 領(lǐng)用人不按時交回支票，每拖延1天罰款5元。若因個人保管不善，導(dǎo)致支票遺失，領(lǐng)用人承擔(dān)全部責(zé)任。11.2.3 隨意改變支票用途，或未經(jīng)許可實際支付金額超出預(yù)計金額20以上，一次罰款50元。11.2.4 財務(wù)部不按本辦法規(guī)定辦理支票領(lǐng)用，不按時報出違規(guī)行為，不對支票違規(guī)行為收取罰款，一次罰款50元。12 個人借款12.1 公司員工辦理公務(wù)或因公傷住院治療需借用公款，必須經(jīng)過總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)批準。12.2 出差人員根據(jù)路途遠近可借用一定數(shù)額的周轉(zhuǎn)金，但原則上最高借款限額不得超過3000元。出差回公司后應(yīng)在一個月內(nèi)按本辦法規(guī)定辦理報銷。借款額累計已達3000元以上的，財務(wù)部不得繼續(xù)借款，并應(yīng)及時督促歸還。12.3 專項業(yè)務(wù)借款，應(yīng)根據(jù)實際需要申請借用金額，并應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后1月內(nèi)報銷還款。12.4 借用公款僅限于公司正式員工，臨時員工不得借用公款；嚴禁業(yè)務(wù)人員坐支貨款；任何人不準公款私借，否則按挪用公款處理。12.5 財務(wù)部每月30日前報出個人借款明細表，發(fā)現(xiàn)有逾期借款直接從借款人工資中扣回，不足部分限5個工作日還清。12.6 考核12.6.1 借款人逾期不歸還欠款，一次罰款50元，出現(xiàn)兩次逾期不還，取消其借款資格，不得再借用公款。12.6.2 業(yè)務(wù)人員收款不交、坐支貨款，發(fā)現(xiàn)一次按坐支額的20罰款。12.6.3 財務(wù)部如不按時報表，或違反規(guī)定辦理借款，或發(fā)現(xiàn)逾期借款不履行扣款職責(zé)、不按規(guī)定收取罰款，一次罰款50元。13 相關(guān)文件14 相關(guān)記錄/表單14.1 收貨憑證14.2 發(fā)票追索清單 14.3 用款計劃14.4 支付審批表14.5 差旅費報銷單14.6 公務(wù)接待申請單14.7 支票領(lǐng)用單14.8 支票領(lǐng)用備查簿14.9 個人借款明細表 本辦法由財務(wù)部起草，有效期一年 主要起草人：XXX本辦法財務(wù)部解釋附件1（負責(zé)人：XX