如何制定切實可行的項目計劃及工作清單（4800字）.doc

如何制定切實可行的項目計劃及工作清單（4800字）如何制定切實可行的項目計劃及工作清單交流從一陣短暫的頭腦風暴開始：大家說說看工作中都存在哪些困惑？1、項目怎么把控，計劃、時間、人，計劃總是控不住2、顆粒度多細才合適？3、如何進行跨部門溝通、協(xié)作？4、并行的事情太多，經(jīng)常會漏掉一些重要的事情5、無法專注起來，工作效率低6、執(zhí)行與計劃兩張皮7、如何做匯報？如何與高層溝通？ 。從大家提出的問題來看，主要是三方面的問題：一、如何進行項目管理二、個人工作安排三、溝通、協(xié)作與匯報粗略的過了一上面的問題，在與大家達成一致認識之后，認為問題2、4、6、7比較有共性也是大家困惑最大的地方，于是就從這幾個問題開始著手分析?；叵肓艘幌逻^程，我今天想分享一下關(guān)于項目管理以及個人工作安排方面的內(nèi)容，因為我覺得這兩個方面是大家在工作過程普遍存在的問題。從問題2：計劃的顆粒度要多細才合適？開始。如何制定切實可行項目計劃？我沒有一開始就講應該到什么樣的顆粒度，而是從公司部門個人的工作分解模型講起。公司戰(zhàn)略-部門戰(zhàn)略-行動方案-小組目標-項目（項目計劃）-個人（）-工作項? 公司會在每年的年初定下全年整個公司的戰(zhàn)略，由公司戰(zhàn)略分解得到部門戰(zhàn)略； 部門戰(zhàn)略會被進一步細化成N個行動方案； 而每個行動方案又是由部門內(nèi)各個小組來負責完成； 每個行動方案可能是由N個項目組成的，而每個項目可能由小組中的某個人來負責； 這些項目的都一定會有項目計劃，同時最終會被轉(zhuǎn)化為小組成員的績效目標； 根據(jù)這些項目及績效目標就有了每個季度的工作重點以及每個月的重點工作，為了按時完成這些重點工作，就會被要求制定個人的（這里包含了項目計劃）； 又是由N個關(guān)系緊密的工作項組成。很多同事經(jīng)常是在初步了解了工作內(nèi)容及目標之后就匆匆地給出一份項目計劃，并比較刻板的按照著項目計劃進行推動，可是越執(zhí)行越發(fā)現(xiàn)計劃無法達成，原因是什么呢？這是因為這樣的計劃是份偽計劃。下面我們來說說如何制定一份切實可行的計劃，要制定出一份看起來合理，執(zhí)行起來順手的計劃需要經(jīng)歷以及幾個步驟：一、深入分析，找價值點二、制定策略，規(guī)劃路線三、分解項目，敲定范圍四、折工作項，列風險點五、明確成員，生成計劃一、深入分析，找價值點在年初的戰(zhàn)略會議上會大致確定我們要做哪些項目。在這些項目正式立項啟動之前，我們有一件事情是我們必須要做的：找到這個項目的價值點并明示出來！一個項目或一件事情如果沒有價值，那為什么要做？公司（部門）年初在確定要上某個項目的時候可能只是大概的感覺這個項目是有價值，可是這個項目真正做下去對公司，對部門，對其他專業(yè)線，對個人會有什么價值呢？這個必須要在項目開始之前就要想清楚，為什么呢？因為只有明確這些價值點，才能確定項目的干系人，受益方，影響方；才能大致的確定項目的成功標識（驗收標準），同時圈定項目的整體范圍。要搞清楚一個項目的價值，首先要去分析這個項目所涉及的部門、人員（干系人），一旦這個項目完成會給這些部門及個人帶來什么樣的改變（收益），在價值分析這個層面一定要與相關(guān)的人員進行深入的溝通（包括高層、中層以及普遍員工），了解各方的期望，支持的意愿以及可用的資源等。將各個層次相關(guān)的價值點都記錄下來并進行一次梳理，給這些價值點排個優(yōu)先級（涉眾人員的范圍及數(shù)量，價值的大小，實現(xiàn)的難易程度，條件成熟度等）拿著這個表與部門領(lǐng)導或管理層深入討論一下，圈出性價比高的點來，這樣就基本明確了項目的整體范圍及成功標識了。二、制定策略，規(guī)劃路線在明確了項目價值點（整體的目標及范圍）之后，現(xiàn)在別急著編計劃，這時需要跟部門領(lǐng)導一同討論確定整個項目的實現(xiàn)策略并確定實現(xiàn)路線。什么是實現(xiàn)策略？實現(xiàn)策略就是項目實施大的方向性的問題，比如公司外網(wǎng)要升級，是我們自己做還是找外部公司做？是品牌部獨立負責完成還是由品牌部與IT共同配合完成？等。什么是實現(xiàn)路線？要最終實現(xiàn)項目的價值，可能需要一個比較漫長的過程，某些價值點的達成需要其他一些更基礎(chǔ)的價值點實現(xiàn)之后才能實現(xiàn)，這就需要制定一條價值點逐步實現(xiàn)的路線圖，一步一步的達到，最終實現(xiàn)最頂端的價值點。這個過程部門經(jīng)理甚至公司高層都需要重點參與，因為策略及路線的正確與否將直接決定項目周期的長短，資源的投入甚至會影響到項目的成敗。所以這個工作馬虎不得，可是很多同事在工作過程中卻往往會忽略這一點。確定項目策略以及路線最好的方式是思維導圖+PPT，用思維導圖進行分析梳理，通過PPT進行演示溝通。在與領(lǐng)導層確定了項目策略以及實現(xiàn)路線之后，會得到幾個大的時間節(jié)點及項目目標，這時還出不了詳細的計劃，為什么呢？因為可能項目實現(xiàn)的路線時間跨度太長，時間太長的項目難以把控，需要將這個項目分解成一個一個的小項目，分步執(zhí)行；所以接下來就是要根據(jù)實際情況（資源、時間、環(huán)境等）對項目進行分解，明確分解項目的項目范圍。三、分解項目，敲定范圍與相關(guān)部門以及部門領(lǐng)導一同明確項目能夠調(diào)動的資源、條件以及時間要求等，敲定分解項目的范圍。這些范圍包括：業(yè)務、流程、數(shù)據(jù)、報表、權(quán)限等，并進一步明確每一個分解項目的項目目標，參與部門與人員，驗收標準等。四、折工作項，列風險點在明確了分解項目的范圍，資源條件以及驗收標準之后可以出計劃了吧？別急，我們?nèi)绻严旅孢@一步做好了，最終得到的計劃就會更好，這個工作就是完全地分解工作項。用思維導圖對項目中包含的工作進行分解，由粗到細。比如說網(wǎng)站升級項目，首先就可以切成三塊? 網(wǎng)站規(guī)劃（品牌部）? 網(wǎng)站建設(shè)（外部供應商+IT部） 網(wǎng)站搬遷（IT部）每一塊又可以繼續(xù)向下分，直到什么程度呢？直到每個節(jié)點都有以下幾個屬性：? 工作項內(nèi)容? 執(zhí)行部門 執(zhí)行人（主責、參與） 完成時間 完成標識 前提條件 存在風險在進行細化的時候可能會出現(xiàn)，細化不下去的情況，比如說網(wǎng)站建設(shè)這一塊，因為對技術(shù)以及網(wǎng)站實際建設(shè)過程的不了解，以至細化不了。這時就需要與相關(guān)的部門（IT）進行溝通。通過溝通于是了解到網(wǎng)站的建設(shè)還可以細分為：? 供應商收集? 供應商溝通 方案提交 供應商評估 供應商確定 首頁實現(xiàn) 二三級頁面實現(xiàn) 上線測試 在完成細分之后，要與每個工作項主責人溝通是否存在風險（技術(shù)、資源、工作沖突、時間等）并這些風險記錄下來。五、明確成員，生成計劃工作項分解完成之后，每一項都應有明確的主責人，如果涉及到其他部門的成員，需要提前與其及其部門領(lǐng)導進行溝通，明確其能在要求的時間內(nèi)參與到項目中來同時對項目的內(nèi)容及完成時間，完成標準等達成共識。在做完以上工作之后，你會得到一張思維導圖，圖上有項目所有的工作項，可能在圖上還會有一些打問號的地方，這些問題可以通過與領(lǐng)導的溝通確定一些，確實有一些確定不了的，就要將其明示出來放在啟動會的PPT內(nèi)，在項目啟動時最終明確。根據(jù)這張思維導圖你就能得到一份時間計劃比較準確，切實可行的項目計劃了。回顧一下制定計劃的五個步驟：一、深入分析，找價值點二、制定策略，規(guī)劃路線三、分解項目，敲定范圍四、折工作項，列風險點五、明確成員，生成計劃重要說明：項目啟動會上對所有的疑問點都明確了之后，項目計劃就生效了，很多人都是直接將完整的項目發(fā)給項目所有相關(guān)人員，起到一個知會的作用，可是這樣做的結(jié)果往往是：沒有幾個人會去仔細的看計劃，將與自己相關(guān)的工作項列到工作計劃中去。甚至有的人連這個計劃看都不看一眼。為了避免這種事情發(fā)生，項目經(jīng)理還要做一個比較重要的工作：列工作清單將整個項目計劃按不同的部門，不同的成員進行分解:? 將同一個部門需要負責完成或是協(xié)助完成的工作項單獨列出來，發(fā)給相關(guān)的部門領(lǐng)導及參與人員。 將同一個人需求完成的工作項也單列出來，以郵件的方式發(fā)給他，明確的告訴該成員，一共有多少件事情與之相關(guān)，什么時候要完成什么工作，哪些是主要的，哪些是輔助的等。特別是對于高層領(lǐng)導更是如此，因為高層的時間都很緊，這時你需要明確的告訴高層，你希望他什么日期，什么地點以何種方式參與項目工作項，預計會耗時多長。做為項目經(jīng)理不是僅僅只站在項目的角度來列計劃，之后將計劃丟給項目成員，由項目成員自行去安排，而是要幫項目成員把工作都分解安排好，好讓項目成員能清楚的知道整個項目需要我做什么？什么時候做？有什么要求？這樣才能更好的安排各自的工作計劃，不至于出現(xiàn)一個重要的時間節(jié)點到了，項目經(jīng)理去問工作項的責任人時，他卻一臉茫然。說了問題2之后，我們來說說問題六，因為這兩個問題都是與項目相關(guān)的，一個是計劃，一個是執(zhí)行。有了項目計劃之后要如何才能如期完成項目呢？這就需要給自己制定一份明晰的工作列表。如何制定個人的工作列表？前面項目經(jīng)理已經(jīng)將各個成員的工作清單列出來了，當然其中有一份是自己的。拿著這份工作清單如何保證每項目工作都能漂亮的完成呢？o 有的同學會把這份清單打印出來貼在桌邊，隨時可以看o 有的同學會把這份清單導入到OUTLOOK的任務管理中，通過任務提醒o 有的同學可以將清單列到手機里，可以通過手機的鬧鐘功能隨時提醒自己o 當然也可以其騰到隨身攜帶的本子里，隨時可以翻看o 有很多的方式、方法都可以做到任務提醒功能。在項目計劃制定過程中以及制定之后，做為項目經(jīng)理要做的一件重要的事情就是對每一個工作項進行推演。所謂推演就是在自己的腦海里將事情做一遍?？纯疵總€細節(jié)是否都是清楚的，有沒有之前沒有考慮到的地方。如果在推演過程中發(fā)現(xiàn)有推演不下去或很模糊的情況時，說明這個地方有風險，需要去跟相關(guān)的人員進行溝通與確認，如果還是理不清楚，就要把這個點記下來，待條件成熟之后再進一步推演明晰。比如說：外網(wǎng)升級要進行高層評審這個工作項應該如何推演？閉著眼睛想，要想達到高層評審一次性通過，需要做好哪些工作？? 要準備好評審用的PPT內(nèi)容規(guī)劃討論? PPT編寫? 預評審要準備好會議室 ? ? 與會人員有多少?哪個會議室合適？ 那個時候會議室是否緊張？ 會議室的設(shè)備是否正常？ 是否需要打印資料？ 需要準備水 需要激光筆? 高層要有時間? 高層什么時候有時間？ 最好不要是月底或季度末 我要提前多久約？怎么約？當面？電話？郵件？ 如何確定高層已經(jīng)將會議加入了他的工作日程? 評審會應該如何開？ 如何討論？ 誰來記錄？ 想借評審會明確哪些問題？達到什么目的？? 類似如此的對每一個工作項進行推演，直至每個細節(jié)都了然于胸，推演過程中發(fā)現(xiàn)有些事情是要提前安排，或提前做的，就將這些事情記錄到工作任務中，通過任務的提醒功能會告訴你什么時候應該去做什么事情。把所有要做的任務及事情都記錄下來之后，就把大腦清空了，大腦一清空就沒有了負擔，每天只要依據(jù)TO DO LIST上的任務一件一件的來做，就不會出現(xiàn)很多事情并行，不能專注的情況了，這里的作法可以參考GTD時間管理法。GTD時間管理法在網(wǎng)上及公司EKP上有很多內(nèi)容，大家可以翻來參考一下。今天分享的這些內(nèi)容可能在很多人看來都是最基本的工作方式還用說嗎？可往往越是基礎(chǔ)的越容易被忽視，希望能對那些工作中存在困惑或迷茫的同學帶來幫助。 第二篇：項目工作清單（附圖） 更新日期：項目名稱：主管：20xx年5月3日備注： 基礎(chǔ)教育科20xx年各月份主要工作安排一月份1、制定20xx年基礎(chǔ)教育工作計劃2、制定樺甸市人民政府關(guān)于推進義務教育均衡發(fā)展的實施意見及樺甸市教育資源整合三年規(guī)劃二月份3、召開全市基礎(chǔ)教育工作會議4、檢 20xx年