合同管理標(biāo)準(zhǔn)化.doc

合同管理標(biāo)準(zhǔn)化編制日期審核日期批準(zhǔn)日期制 度 摘 要修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人合同管理制度第一節(jié) 總則1. 目的為加強中南鑫邦標(biāo)準(zhǔn)版合同的有效管理和使用，規(guī)范工作流程，維護(hù)公司權(quán)益，制定本管理辦法。2. 范圍本管理辦法適用于直接構(gòu)成項目開發(fā)成本且需要承包單位通過工程施工形成實體產(chǎn)品（如土建、安裝、裝飾、園林環(huán)境等）的合同；勘測、監(jiān)理、造價咨詢委托類合同參照本管理辦法執(zhí)行；材料設(shè)備采購、設(shè)計類合同則另按有關(guān)管理辦法執(zhí)行。3. 一般原則3.1 合法原則：工程合同標(biāo)準(zhǔn)版本的使用必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。3.2 書面確立原則：工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，但金額在一萬元以下且能及時結(jié)清的零星工程及工程類合同中已經(jīng)界定清楚歸屬的變更簽證事項可另行辦理。3.3 事前簽訂原則:工程合同應(yīng)在經(jīng)濟事項發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務(wù)未簽署合同即先行施工。3.4利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價款、結(jié)算辦法及付款方式；如果合同價款可能調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設(shè)計變更與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。第二節(jié) 合同管理1. 標(biāo)準(zhǔn)版合同簽署流程1.1合同簽訂前所需資料：開定標(biāo)記錄表、合同談判記錄表、工程控制成本預(yù)發(fā)生申報評審表、合同拆分表、請示報告、招標(biāo)文件、戰(zhàn)略協(xié)議；1.2合約部裝訂好合同（一式五份）并蓋公司齊縫章后交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經(jīng)辦人在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標(biāo)記錄表等定標(biāo)資料上傳），在ERP發(fā)起審批，填寫蓋章申請表，提交經(jīng)辦部門部長審批-運營公司總經(jīng)理審批-成本控制部會簽-經(jīng)營管理部會簽-經(jīng)營管理中心總經(jīng)理會簽-總裁核準(zhǔn)（合同價50萬（含50萬）以上的須總裁核準(zhǔn)）-經(jīng)辦部門-經(jīng)營管理部蓋章-經(jīng)辦部門存檔發(fā)放；1.3 審批后由合約部經(jīng)辦人到經(jīng)營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。1.4合同簽訂后由合約部負(fù)責(zé)發(fā)放：財務(wù)部一份、項目部一份，施工單位兩份，合約部一份； 1.5 若采購招標(biāo)的，須采購部提供定標(biāo)記錄表、調(diào)整好的工程量清單、合同書、中標(biāo)通知書給合約部辦理合同簽訂；1.6 流程圖如下附圖：第 15 頁 共 15 頁與施工單位標(biāo)準(zhǔn)合同簽審流程合同簽署流程圖施工單位成本控制部運營公司總經(jīng)理總裁備注：1、合約部裝訂好合同提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經(jīng)辦人填寫蓋章申請表，在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標(biāo)記錄表等定標(biāo)資料上傳），發(fā)起審批，審批后由合約部經(jīng)辦人到經(jīng)營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2、合同簽訂后由合約部負(fù)責(zé)發(fā)放，項目部發(fā)放合同書面版； 3、50萬（含50萬）以上的須總裁核準(zhǔn)；4、若采購招標(biāo)的，須采購部提供定標(biāo)記錄表、調(diào)整好的工程量清單、合同書、中標(biāo)通知書給合約部辦理合同簽訂； 合同蓋章合同存檔核準(zhǔn)審核合同發(fā)放及返還施工隊根據(jù)招標(biāo)及評審擬合同合同申請蓋章財務(wù)管理部合約部經(jīng)營管理部/經(jīng)營管理中心總經(jīng)理合同蓋章2. 非標(biāo)準(zhǔn)版合同簽署流程2.1 合同簽訂前所需資料：開定標(biāo)記錄表、合同談判記錄表、工程控制成本預(yù)發(fā)生申報評審表、合同拆分表、請示報告；2.2 合約部裝訂好合同并蓋期縫章后提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經(jīng)辦人在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標(biāo)記錄表等定標(biāo)資料上傳），在ERP發(fā)起生審批，填寫蓋章申請表，提交經(jīng)辦部門經(jīng)理審批-運營公司總經(jīng)理審批-法律事務(wù)部會簽-成本控制部會簽-經(jīng)營管理部會簽-經(jīng)營管理中心總經(jīng)理會簽-總裁核準(zhǔn)-經(jīng)辦部門-經(jīng)營管理部蓋章-經(jīng)辦部門存檔發(fā)放；2.3 審批后由合約部經(jīng)辦人到經(jīng)營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2.4 合同簽訂后由合約部負(fù)責(zé)發(fā)放，項目部發(fā)放合同書面版；2.5 非標(biāo)準(zhǔn)合同簽審須總裁核準(zhǔn)；2.6 若采購招標(biāo)的，須采購部提供定標(biāo)記錄表、調(diào)整好的工程量清單、合同書、中標(biāo)通知書給合約部辦理合同簽訂；2.7 流程圖如下附圖：成本控制部總裁備注：1、合約部裝訂好合同提交給施工單位蓋章后，施工單位返還合約部，由合約部經(jīng)辦人填寫蓋章申請表，在ERP錄入合同登記、上傳合同文本（含拍照定標(biāo)記錄表等定標(biāo)資料上傳），發(fā)起生審批，審批后由合約部經(jīng)辦人到經(jīng)營管理部蓋章后，在ERP查找合同編號填寫。2、合同簽訂后由合約部負(fù)責(zé)發(fā)放，項目部發(fā)放合同書面版； 3、50萬（含50萬）以上的須總裁核準(zhǔn)；4、若采購招標(biāo)的，須采購部提供定標(biāo)記錄表、調(diào)整好的工程量清單、合同書、中標(biāo)通知書給合約部辦理合同簽訂； 合同蓋章合同存檔核準(zhǔn)審核合同發(fā)放及返還施工隊根據(jù)招標(biāo)及評審擬合同合同申請蓋章財務(wù)管理部經(jīng)營管理部/經(jīng)營管理中心總經(jīng)理合同蓋章法律事務(wù)部3. 標(biāo)準(zhǔn)化合同清單3.1 工程類合同應(yīng)按照公司批準(zhǔn)的“工程類施工合同2008標(biāo)準(zhǔn)版（第一版）”格式簽署，各類標(biāo)準(zhǔn)版合同已在知識門戶系統(tǒng)上傳，具體目錄如下：工程類施工合同2008標(biāo)準(zhǔn)版（第一版）目錄序號合同名稱合同編號明細(xì)備注所屬部門1建設(shè)工程監(jiān)理合同中惠CG-01工程監(jiān)理08標(biāo)準(zhǔn)版造價管理部2建設(shè)工程造價咨詢合同中惠CG-02工程造價08標(biāo)準(zhǔn)版3工程施工合同(主包)中惠CG-03施工主包08標(biāo)準(zhǔn)版4工程施工合同(分包)中惠CG-04施工分包08標(biāo)準(zhǔn)版一、土建專業(yè)造價管理部1、樁基礎(chǔ)工程2、鋁合金門窗工程3、防火（防盜）門工程4、欄桿工程5、柔性防水工程6、外墻涂料工程7、裝修工程8、擋土墻工程9、瀝青路面工程10、施工圍閉工程11、室外配套小型土建工程12、室外運動場工程13、園建、綠化工程二、安裝專業(yè)1、消防工程2、室外道路管網(wǎng)工程3、室外電纜工程4、高低壓工程5、智能化工程6、有線電視7、樓體泛光工程8、標(biāo)識牌工程9、集抄表10、天然氣11、停車場管理12、信報箱13、直飲水5材料采購合同中惠CG-05購銷2008標(biāo)準(zhǔn)版1、材料購銷合同造價管理部2、制作及安裝工程施工合同（材料）3.2 所有的合同簽署時均需對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（提供復(fù)印件及查看原件），以及代理人的授權(quán)委托書、法人代表證明書及身份證復(fù)印件。合同文本后增加“關(guān)于授權(quán)的補充協(xié)定”。4. 合同使用手冊及修訂辦法4.1 使用方法4.1.1 合同標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容分為合同協(xié)議條款、通用條款、專用條款和附件，其中專用條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，專用條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時補充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜；4.1.2 如當(dāng)?shù)卣块T有強制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。4.1.3 合同價款或委托酬金：采用招標(biāo)方式選擇合作方的，應(yīng)以雙方確定的最終報價作為合同金額；提倡在有標(biāo)底的情況下進(jìn)行招標(biāo)并確定合同價款，如果是采用費率折扣方式確定合同價款，合同中應(yīng)明確費用計取的依據(jù)、主材價格計取辦法，并規(guī)定合同雙方如何盡快核實施工圖預(yù)算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補充協(xié)議。4.1.4 計價依據(jù)：工程類合同應(yīng)將施工圖、預(yù)算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件、中標(biāo)通知書等，并應(yīng)在合同條款中明確以下內(nèi)容：（1）包干形式、定額標(biāo)準(zhǔn)、取費方法；（2）發(fā)包單位分包工程、甲供（發(fā)包單位）材料設(shè)備、（發(fā)包單位）限價的范圍和種類；（3）人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結(jié)算辦法；（4）總分包的關(guān)系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費的計取方法等；（5）開辦費、施工組織措施費、擾民費、文明現(xiàn)場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。4.1.5 設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證：合同中應(yīng)規(guī)定設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證的認(rèn)定依據(jù)、結(jié)算核價辦法。4.1.6 工期及質(zhì)量要求根據(jù)項目具體要求并需明確獎懲措施。4.1.7 保修協(xié)議：對施工合同，為保證工程質(zhì)量，保護(hù)公司利益，應(yīng)與承包單位另外簽署維修服務(wù)承諾書作合同的補充附件。4.1.8 合同文本保管應(yīng)及時整理、分類、歸檔、保存，以便復(fù)查。4.1.9 合同文本原件（包括合同文本、相關(guān)補充協(xié)議、合同審批表等）應(yīng)由檔案管理部門專人妥善保管；工程管理部、合約部、財務(wù)管理部、項目部應(yīng)備有合同文本等資料的復(fù)印件。4.1.10 關(guān)于合同的保管期限、保密、銷毀等具體規(guī)定按照中惠集團(tuán)其它相關(guān)文件執(zhí)行。 5. 標(biāo)準(zhǔn)版合同修訂制度標(biāo)準(zhǔn)5.1 除根據(jù)工程的實際情況即時對合同條款進(jìn)行修訂外，成本控制部需定期組織各部門對合同版本進(jìn)行統(tǒng)一評審修訂（時間以每季度一次為宜），并在知識門戶合同標(biāo)準(zhǔn)版公司予以修改。5.2 各業(yè)務(wù)部門在使用合同過程中，應(yīng)將平時遇到的執(zhí)行難點、扯皮等進(jìn)行匯總，待每次修訂時即時納入修訂范圍，以不斷對公司的標(biāo)準(zhǔn)合同版本進(jìn)行完善，維護(hù)公司利益。6. 合作單位辦事指引合作單位工程中標(biāo)后，應(yīng)按如下程序辦理：6.1 工程開工承包單位在接到中標(biāo)通知后，即須到我司合約管理部進(jìn)一步協(xié)商合同細(xì)節(jié)，簽訂合同。同時承包單位應(yīng)根據(jù)我司合約管理部的通知或憑中標(biāo)通知書到我司所在工程項目部領(lǐng)取施工圖（或其它設(shè)計文件及相關(guān)資料），辦理有關(guān)進(jìn)場施工手續(xù)，并按照我司項目部及監(jiān)理工程師的要求開展工作。6.2 工程進(jìn)場6.2.1承包單位根據(jù)合同規(guī)定的開工日期，提前 2 天與我司項目部聯(lián)系，經(jīng)我司項目部確認(rèn)后正式進(jìn)場。6.2.2依據(jù)合同約定承包單位需在開工前辦理各種保險事宜，并交我司項目部確認(rèn)。6.2.3承包單位進(jìn)場后需向我司項目部提供承包單位的管理人員名單及聯(lián)系電話，同時召開首次會議，落實進(jìn)場后的相關(guān)事宜。6.2.4按照項目部的要求開展工作。6.3 工程款支付：6.3.1工程預(yù)付款支付：根據(jù)合同“工程款支付”的規(guī)定，在承包單位正是進(jìn)駐現(xiàn)場，辦理完成有關(guān)進(jìn)場施工手續(xù)后，承包單位根據(jù)合同約定提交預(yù)付款申請書及承包單位辦理的工程保險單據(jù)復(fù)印件，經(jīng)我司項目部審核后提交我司合約管理部根據(jù)我司相關(guān)制度完成會審、會簽手續(xù)再上報我司財務(wù)部門，期間歷時工作日以合同約定為準(zhǔn)。工程預(yù)付款支付之前均需承包單位提供相應(yīng)數(shù)額的工程所在地的地稅發(fā)票。6.3.2工程進(jìn)度款支付承包單位應(yīng)于當(dāng)期月末的25-30日向我司項目部提交當(dāng)期完成工程量報表（一式四份），填寫報表必須采用我司合約管理部提供的標(biāo)準(zhǔn)表格且須描述工程的形象進(jìn)度、安全文明施工、質(zhì)量等情況。該報表只能申報合同工程量清單內(nèi)實際完成的項目，清單內(nèi)未做的項目不能作申報，清單外的項目按照補充預(yù)算方式辦理。經(jīng)我司項目部審核完畢后上報我司合約管理部根據(jù)合同及實際完成情況等因素后，審定最后支付金額，并根據(jù)我司相關(guān)制度完成有關(guān)會審、會簽手續(xù)。再上報我司財務(wù)部門，期間歷時工作日以合同約定為準(zhǔn)。承包單位應(yīng)于當(dāng)期月末的25-30日向我司項目部提交當(dāng)期完成工程量報表（一式四份），填寫報表必須采用我司合約管理部提供的標(biāo)準(zhǔn)表格且須描述工程的形象進(jìn)度、安全文明施工、質(zhì)量等情況。該報表只能申報合同工程量清單內(nèi)實際完成的項目，清單內(nèi)未做的項目不能作申報，清單外的項目按照補充預(yù)算方式辦理。經(jīng)我司項目部審核完畢后上報我司合約管理部根據(jù)合同及實際完成情況等因素后，審定最后支付金額，并根據(jù)我司相關(guān)制度完成有關(guān)會審、會簽手續(xù)。再上報我司財務(wù)部門，期間歷時工作日以合同約定為準(zhǔn)。6.3.2.1需注意若各種款項的申報過程中所申報的工程量及工程款項與實際的工程量、工程款項相差甚遠(yuǎn)，我司項目部有權(quán)退回并拒收所申報單據(jù)，由此造成的工程款支付延期等由承包單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6.3.2.2我司在所有工程款項的支付前均需承包單位提供相應(yīng)數(shù)據(jù)額工程所在地的地稅發(fā)票。6.3.2.3開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限順序，逐欄全部聯(lián)次一次性復(fù)寫，并加蓋承包單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。6.2.2.4 承包人應(yīng)及時支付勞務(wù)人員的工資，在申請工程款時承包人應(yīng)提交已按時發(fā)放工資的申明，載明“截至當(dāng)期進(jìn)度款申請時，所有員工工資已支付完畢”。發(fā)包方有權(quán)將已按時發(fā)放工資的申明在施工現(xiàn)場公示。6.2.2.5承包人當(dāng)期 月末的25-30日 向發(fā)包人申請進(jìn)度款時需同時書面報送下月施工計劃和本月完成工程月報，下月施工計劃必須具體、詳細(xì)，包括人力安排、增加人力的來源、工程量、材料送審計劃等。如不按時、按要求報送，發(fā)包人有權(quán)不予支付本期進(jìn)度款或支付時間順延。6.4 合同變更辦理（現(xiàn)場簽證單）工程施工中，如有合同工程量清單內(nèi)容以外的項目造成現(xiàn)場簽證的情況，原則上要求簽證單必須后附我司項目部簽發(fā)或認(rèn)可的涉及費用的書面文件，口頭通知須按合同要求及時辦理書面確認(rèn)。合同工程量暫定的，也須照此辦理現(xiàn)場簽證單。一份完整的現(xiàn)場簽證單應(yīng)包括并按以下順序裝訂：6.4.1 現(xiàn)場簽證單；6.4.2 工程量審核單；6.4.3 設(shè)計變更通知單、工作聯(lián)系單、工程聯(lián)系單、我司項目部簽發(fā)或認(rèn)可的其它涉及費用的文件；6.4.4 計算書、原始測量數(shù)據(jù)；6.4.5 其它支持資料（現(xiàn)場照片、變化部分圖紙或示意圖等）。 合同工程量暫定的，也須照此辦理現(xiàn)場簽證單，但無須提供第3）條要求的文件。 在貴司按合同要求申報現(xiàn)場簽證單經(jīng)監(jiān)理工程師及我司項目部審核后，將會返還。一份完整的合同變更應(yīng)包括并按以下順序裝訂：6.4.5.1合同變更審核確認(rèn)書（須蓋承包單位公章）；6.4.5.2合同變更審核申報；6.4.5.3工程報價審核單（GC-BG-096）；6.4.5.4經(jīng)審核的現(xiàn)場簽證單及其支持資料。 合同變更經(jīng)我司項目部初審后遞交我司合約管理部復(fù)審、再根據(jù)相應(yīng)金額經(jīng)由我司合約管理部經(jīng)理、運營公司總經(jīng)理、副總裁、總裁審核批準(zhǔn)后的方可生效。由我司項目部簽發(fā)或認(rèn)可的涉及費用調(diào)整的文件統(tǒng)稱經(jīng)濟函件，經(jīng)濟函件單項金額的審核權(quán)限如下：10000元以下（含10000元）經(jīng)我集團(tuán)下屬運營公司項目經(jīng)理審批有效；10000元以上50000元以下（含50000元）經(jīng)我集團(tuán)下屬運營公司副總經(jīng)理、運營公司總經(jīng)理審批有效，50000以上我集團(tuán)副總裁、總裁審批有效；未經(jīng)相關(guān)級別人員批準(zhǔn)的經(jīng)濟函件無效，如上述權(quán)限因為我司制度而有所調(diào)整，我司將書面告知貴司調(diào)整后審核權(quán)限。如貴司發(fā)現(xiàn)我司項目部的指令超出項目經(jīng)理的審批權(quán)限，應(yīng)及時向我司合約管理部核實，并于一周內(nèi)向項目部查實審批結(jié)果。但須注意：1）沒有執(zhí)行或只部分執(zhí)行上述裝訂要求的，我司有權(quán)認(rèn)為該份補充預(yù)算依據(jù)不足而拒絕接受；2）因設(shè)計變更等原因造成的返工的簽證必須在獲知變更通知(書面或口頭) 第一時間內(nèi) 提請我司項目專業(yè)工程師核實返工工程量損失或其它損失；3）各種現(xiàn)場簽證必須在簽證項目實施完成后 十天 內(nèi)上報至發(fā)包人項目部，補充預(yù)算必須在收到發(fā)包人確認(rèn)的現(xiàn)場簽證單后十天內(nèi)上報發(fā)包人項目部，否則發(fā)包人視為此類簽證項目不涉及造價的變更或已包含在合同價款中，并于結(jié)算時不再接受此類簽證；4）一份工程指令或一份設(shè)計變更不能拆分為多份簽證文件，多份工程指令或設(shè)計變更可合并為一份簽證文件。5）補充預(yù)算涉及增加合同價款，如未按時申報，視為已含在合同價款中或承包人放棄此項增加費用。6）補充預(yù)算涉及減少合同價款，如未按時申報，則直接按我司計算的數(shù)字減少合同價款，施工單位不得持有異議。7）對于現(xiàn)場發(fā)生的索賠事件（工期、造價等），施工單位應(yīng)在事發(fā)的 第一時間 向監(jiān)理或我司現(xiàn)場人員報告，并留下現(xiàn)場證據(jù)，如屬持續(xù)發(fā)生事件應(yīng)每天向我司提交損失情況報告。8）如發(fā)現(xiàn)項目經(jīng)指令指令超出審批權(quán)限，應(yīng)及時向合約部核實，并于 一周內(nèi) 向項目部查實審批結(jié)果。6.5 附表：各種工程款申請時必須依據(jù)我司所提供的相關(guān)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)表格進(jìn)行填寫，不得擅自更改和使用與此不同的表格。我司有權(quán)拒絕接受與下述表格形式不同的任何文件。1）工程進(jìn)度款確認(rèn)表（GC-YFk-001）2）工程進(jìn)度款申請書（GC-YFk-002）3）工程應(yīng)付款審核單（GC-YFK-003）4）形象進(jìn)度確認(rèn)單（GC-YFK-004）5）主要材料設(shè)備檢驗表（GC-YFK-005）6）工程結(jié)算協(xié)議書（GC-JSk-001）7) 工程結(jié)算資料目錄（GC-JSk-002）8）合同結(jié)算審核匯總表（GC-JSk-003）9）責(zé)任扣款登記及落實匯總表（GC-JSK-004）10）合同結(jié)算往來款匯總（GC-JSK-005）11）責(zé)任扣款匯總表（GC-JSK-006）12）合同變更審核確認(rèn)書（GC-BG-001）13）合同變更審核申報（GC-BG-002）14）合同變更審批表（GC-BG-003）15）工程報價審核單（GC-BG-004）16）簽證單（GC-BG-005）7. 合同交底標(biāo)準(zhǔn) 各施工單位中標(biāo)進(jìn)場后7日內(nèi)，由項目部組織采購部、監(jiān)理公司、運營公司工程部、合約部、設(shè)計部對中標(biāo)單位承接該工程進(jìn)行工程范圍、工程質(zhì)量、技術(shù)要求等進(jìn)行交底，具體內(nèi)容如下：7.1 合同協(xié)議書（工程概況；工程承包范圍及方式；合同工期；工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)； 合同價款；組成合同的文件；其他約定；合同份數(shù)及生效）；7.2 合同通用條款（總則：合同文件及適用