OA系統(tǒng)運行管理制度.doc

成都置信實業(yè)(集團)有限公司標準 Q/ZX-SM-01/1.0OA系統(tǒng)運行管理辦法2008-04- 批準 2008-04- 實施一、總則為確保成都置信集團OA系統(tǒng)正常有效的運行，規(guī)范各級單位OA主頁設置、系統(tǒng)管理人員日常維護、郵件系統(tǒng)使用、網上審批等操作使用，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于成都置信集團及下屬各成員公司。三、OA系統(tǒng)管理機構及職責（一）集團總部OA系統(tǒng)管理員1、負責維護OA服務器和郵件服務器的起動運行正常及這兩臺服務器上的數據備份和恢復。2、負責集團OA系統(tǒng)的日常應用維護工作：包括全域主頁維護、組織架構用戶維護、用戶權限設定、分子公司OA系統(tǒng)管理員提交問題的解答等。3、負責對分、子公司OA系統(tǒng)管理員使用提供操作使用培訓和技術支持。(二)集團信息管理員、負責集團的各類欄目新聞發(fā)布，保證發(fā)布的新聞內容正確，且正確設置新聞的可閱覽者，新聞中插入的圖片最好用jpg,gif格式，在瀏覽過程中為了不占用過多的網絡帶寬和下載時間，圖片文件不要太大。(三)集團網上審批管理員1、負責網上審批中各類模板的建立和維護；2、對網上審批處理提供操作指導和支持。（四）分、子公司OA系統(tǒng)管理員1、負責本公司的主頁欄目的設置。2、負責本公司OA系統(tǒng)中組織架構的設置和更新，及時進行新用戶注冊及離職人員OA帳號的刪除。3、負責維護本公司的常用群組。4、負責對本公司使用用戶提供操作使用培訓和技術支持。(五)分、子公司信息管理員、負責本公司的各類欄目新聞發(fā)布，保證發(fā)布的新聞內容正確，且正確設置新聞的可閱覽者，新聞中插入的圖片最好用jpg,gif格式，在瀏覽過程中為了不占用過多的網絡帶寬和下載時間，圖片文件不要太大。四、OA主頁欄目設置管理（一）各單位OA主頁欄目分為兩類：集團共享欄目和本單位自定義欄目。（二）集團共享欄目是集團規(guī)定的必須在各單位OA主頁欄目中統(tǒng)一設置的信息交流平臺，包括如下欄目：1、集團新聞2、集團公告3、集團文件4、分、子公司新聞5、周年慶專欄6、國家政策法律法規(guī)7、信息快遞（三）集團共享欄目根據欄目信息來源不同，按如下權限進行信息發(fā)布及維護：1、集團新聞、集團公告、集團文件由集團信息管理員負責信息發(fā)布及維護，各分、子公司如需在此三個欄目中發(fā)布信息必須報集團辦負責人審批同意后，由分、子公司提供制作好的信息資料，集團信息管理員負責發(fā)布。2、分、子公司新聞、周年慶專欄由各分、子公司信息管理員負責信息發(fā)布及維護，集團OA系統(tǒng)管理員負責分、子公司信息管理員發(fā)布權限的開通及調整，分、子公司信息管理員如有調整需及時上報集團OA系統(tǒng)管理員。3、其它信息欄目由集團信息管理員負責信息發(fā)布及維護。4、集團共享欄目中集團文件和信息快遞欄目新聞中附件不提供下載、打印、拷貝功能，只能在線閱覽，其它欄目則不作限制。5、主頁右邊導航樹中除了相關表格模板中的附件可提供下載，其它管理制度等均不提供下載、打印、拷貝功能，只能在線閱覽。（四）本單位自定義欄目本單位自定義欄目由各單位負責建設及維護，各分、子公司可以開辟公司簡介、項目簡介、公司大事記、公司榮譽、項目進展等基本信息板塊，并適時更新。五、郵件系統(tǒng)管理（一）郵件發(fā)送規(guī)定1、。郵件系統(tǒng)是提供給員工與內外人員交流溝通信息的工具，但建議大家不要濫用全域群發(fā)功能，一是影響服務器性能，另對于收件人收到自己不關心的郵件，花時間來閱讀和刪除，也是一種資源浪費，收到太多的垃圾郵件也影響對緊急郵件的查閱。如果大家確實有全域群發(fā)郵件需要,請在收件人地址薄中選擇：常用群組全域群發(fā)組分別選擇:全域群發(fā)組1；全域群發(fā)組，分兩封郵件發(fā)出。即第一次選擇全域群發(fā)組發(fā)郵件，然后發(fā)完后，再選擇全域群發(fā)組2發(fā)出。2、為保證集團信息及時傳達到個人，用戶可以自行設置訂閱功能每天晚上系統(tǒng)將進行搜索，第二天以郵件形式將把用戶訂閱的最新信息發(fā)送到個人郵箱中。4、各單位如有需本單位人員及時了解的信息，可采用電子郵件或發(fā)布新聞時啟用流程的抄送郵件通知功能。（二）職員在使用電子郵件系統(tǒng)過程中，必須遵循以下原則：1、不得為任何非法目的而使用電子郵件系統(tǒng)，如：未經接收信件人的允許，用戶不能利用本郵箱服務作連鎖郵件、分發(fā)垃圾郵件或分發(fā)任何商業(yè)、非商業(yè)電子郵件；用戶不得利用本郵箱進行干擾正常的網絡服務、妨礙其它用戶正常使用等行為。2、不得利用電子郵件系統(tǒng)進行任何可能對公司網絡的正常運轉造成不利影響的行為； 3、不得利用電子郵件系統(tǒng)傳輸任何騷擾性的、中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的、庸俗淫穢的或其他任何非法的信息資料；六、待辦事宜管理1、各單位可根據審批權限及流程，應用OA系統(tǒng)代辦事宜管理功能進行相關文件的網上起草及審批。2、進行網上審批的流程由集團總部統(tǒng)一規(guī)定，不在此范圍內的流程不得進行網上審批。3、待辦事宜功能只允許處理審批流程和會議通知等事宜，任何新聞消息應根據文件屬性發(fā)布于各主頁欄目中，不得通過代辦事宜功能進行發(fā)送。七、注意事項1、各單位使用人員必須養(yǎng)成瀏覽主頁新聞欄目的習慣，以便第一時間了解和掌握公司最新動態(tài)。2、各單位發(fā)送郵件或者發(fā)布相關信息，一定要認真仔細、核對無誤后再發(fā)送，如果出現(xiàn)錯別字、機密文件群發(fā)等工作失誤，集團將嚴厲處罰，如有郵件或發(fā)布的信息需刪除，必須通過集團辦負責人批準后方可執(zhí)行。3、各單位系統(tǒng)管理員要定期檢查、維護接入OA系統(tǒng)的計算機網絡，發(fā)現(xiàn)問題要及時排除，無法排除的要立即與集團系統(tǒng)管理員聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運行；使用人員必須對文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負責，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統(tǒng)。4、OA系統(tǒng)中的使用人員應妥善保管好帳號和密碼，并定期（建議每60天）更改密碼。用戶取得帳號和初始密碼后應立即修改密碼，如忘記密碼應由本單位系統(tǒng)管理員報集團系統(tǒng)管理員進行處理。如因用戶使用初始密碼、簡單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的，追究使用人員的責任。八、處罰辦法1、違反OA系統(tǒng)運行管理辦法，未按規(guī)定對公司主頁進行更新維護的，對責任人處以人民幣50100元的罰款。2、違反OA系統(tǒng)運行管理辦法，未按規(guī)定在相關欄目發(fā)布信息或發(fā)布信息有誤，對責任人處以人民幣50100元的罰款。3、對隨意發(fā)布全域郵件、非工作目的使用OA系統(tǒng)的，對責任人處