房地產(chǎn)收發(fā)存管理制度

*開發(fā)有限公司材料收發(fā)存管理流程單位負(fù)責(zé)人：財務(wù)負(fù)責(zé)人： 一、 部門權(quán)責(zé)：1、生產(chǎn)部門或者使用部門負(fù)責(zé)材料申報及材料領(lǐng)用后的有效使用，申報部門應(yīng)嚴(yán)格按所需材料申報、使用，如申報購回后又不使用的，或者使用后又有剩余超過5%的，將追究申報人的責(zé)任。在由其協(xié)調(diào)供應(yīng)部門退貨或降價處理的情況下。承擔(dān)處理后的材料價款差額的相應(yīng)額。2、供應(yīng)部門負(fù)責(zé)市場考察、比價、采購及物資入庫的全過程，供應(yīng)人員嚴(yán)格按“材料申購單”上填寫的品種、數(shù)量、質(zhì)量和期限要求進(jìn)行采購。對超期不辦的，除追究供應(yīng)人員責(zé)任外，相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)連帶責(zé)任。3、質(zhì)檢（使用）部門負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量驗收，并承擔(dān)由于質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)造成損失的責(zé)任。4、倉儲部門負(fù)責(zé)材料申報內(nèi)容的初審和購進(jìn)后的數(shù)量驗收，收、發(fā)、存的具體管理及資產(chǎn)的完整保管工作。5、財務(wù)部門負(fù)責(zé)材料付款的初審及其應(yīng)付款項的結(jié)算、予付帳款的管理，財務(wù)部門有義務(wù)提報合同違約、材料積壓等異常信息。6、企業(yè)廠長、經(jīng)理或授權(quán)人員負(fù)責(zé)材料采購的申報簽批、合同擬定、材料入庫和領(lǐng)用以及材料付款的申報工作。承擔(dān)材料采購入庫全部過程的相關(guān)責(zé)任及異常問題處理的相關(guān)責(zé)任。二、材料采購的申報1、常用材料：生產(chǎn)部門按照月初預(yù)算耗用量填制“材料申購單”注明采購日期，按采購程序報企管中心備案，供應(yīng)部門在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行采購；超過采購期限的申報單自動作廢。2、非常用材料：使用部門應(yīng)提前按采購程序報企管中心批準(zhǔn)，供應(yīng)部門在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行采購；3、急用材料：可根據(jù)實際情況要求的時間要求進(jìn)行采購，事后補辦相關(guān)手續(xù)。4、“材料申購單”由使用部門填制，材料申購單一式四聯(lián)，一聯(lián)存根聯(lián)，由申報部門自留；二聯(lián)交物資采購部門；三聯(lián)交財務(wù)部門作入庫附件；四聯(lián)由倉庫留存?zhèn)洳?，?jīng)倉庫部門核定庫存限量，由企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)交供應(yīng)部門進(jìn)行采購。5、倉庫保管員應(yīng)對所申購材料的種類及數(shù)量，在短時間內(nèi)檢查廠內(nèi)庫存情況，確定現(xiàn)有庫存中沒有的，按程序辦理手續(xù)，由供應(yīng)部門采購。6、企業(yè)申報的材料如果公司內(nèi)部有的，應(yīng)優(yōu)先采購內(nèi)部單位的；外部市場價格低于內(nèi)部單位生產(chǎn)同類材料價格的，企業(yè)可以外部采購但是必須取得內(nèi)部加工單位簽署同意或取得比價報告（如加工方拒不簽字，可記錄下報價人、報價等比價全過程）后方可采購。三、材料采購及訂價1、所屬各單位的主要材料、大宗的輔助材料與五金配件單項價值在1萬元以上的購進(jìn)應(yīng)由供應(yīng)人員提供市場考察、比價報告，考察比價報告交企業(yè)廠長確認(rèn)“擬訂”采購合同，并由分管副總把關(guān)簽訂，采購合同應(yīng)通過公司法務(wù)部審核后生效執(zhí)行。2、合同簽署要求：合同的擬定應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員、供應(yīng)人員共同參加，如下的合同條款約定的必須清楚，譬如仲裁地為我方法院；確認(rèn)價格是否含稅、包運不包運價；違約責(zé)任的扣罰比例；合理損耗的比例是多少？合理損耗外的損失由哪方承擔(dān)？驗收標(biāo)準(zhǔn)是國標(biāo)、行標(biāo)還是我方的標(biāo)準(zhǔn)；何種類型發(fā)票的提供應(yīng)在合同中注明，未注明發(fā)票類型的視同提供增值稅發(fā)票。3、經(jīng)法務(wù)部審核后的采購合同原件留存本企業(yè)財務(wù)部門，以便在付款過程中嚴(yán)格把關(guān)并監(jiān)督合同執(zhí)行的全過程。對于主要材料、大宗的輔助材料與五金配件超1萬元的購進(jìn)沒有合同的財務(wù)部門不予付款。4、材料供應(yīng)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題：倘若因價格造成的問題，追究采購人員的責(zé)任；到廠后因技術(shù)化驗造成的問題，應(yīng)追究技術(shù)驗收人員的責(zé)任；因合同簽訂不合理造成的問題，追究合同簽訂人和審核人的責(zé)任。四、材料的驗收、計量：1、材料到廠后，由供應(yīng)人員將購貨合同、購貨發(fā)票交倉庫保管人員，倉儲人員應(yīng)例行檢查合同及所送貨物是否有材料申購單及是否與申購單相符。2、計量：標(biāo)準(zhǔn)（袋、桶等）盛裝的材料經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗質(zhì)量后，由倉儲人員監(jiān)磅，取過磅數(shù)與標(biāo)準(zhǔn)袋重量最低數(shù)量入庫。（1）、監(jiān)磅人員應(yīng)先要求送貨人員必須離開駕駛室，然后親自檢查駕駛室內(nèi)是否有人員、可移動的重物存在，檢查完畢后才能過磅。（2）、在檢查過程中，監(jiān)磅人員發(fā)現(xiàn)送貨人員不主動離開駕駛室的，監(jiān)磅人員在取得對方簽字認(rèn)可后，扣除對方雙倍的重量。（3）、在檢查中，發(fā)現(xiàn)監(jiān)磅人員檢查不力駕駛員未下車的，對監(jiān)磅人員處以造成損失雙倍罰款。3、對于需要稱重的材料，由倉庫保管員安排供應(yīng)商到華盛地磅室過磅并負(fù)責(zé)監(jiān)磅。 （1）、不需過車皮的，監(jiān)磅人直接從過磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責(zé)任的圖章）處相應(yīng)的位置簽字并注明具體時間。（2）、需過車皮的，監(jiān)鎊人員必須跟蹤材料毛重、皮重、凈重的全過程，并在過磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責(zé)任的圖章）處相應(yīng)的位置簽字并注明具體時間，過磅業(yè)務(wù)較多的企業(yè)可以專設(shè)財務(wù)監(jiān)磅人員輪流監(jiān)磅。（3）、檢驗人員質(zhì)檢后同意卸貨的，檢驗人員在過磅單或質(zhì)量檢驗單上簽字；如果質(zhì)量達(dá)不到要求，質(zhì)檢人員應(yīng)在過磅單或質(zhì)量檢驗單上注明扣除噸數(shù)，收料員必須現(xiàn)場收料，以確保送貨人將原料卸干凈，然后在過磅單上簽字并注明具體收料時間，對于有扣噸數(shù)的過磅單應(yīng)要求送貨人在“承運人或送貨人欄”簽字確認(rèn)數(shù)量。確認(rèn)質(zhì)量、數(shù)量后的過磅單由收料員填制材料入庫單。過磅單、材料入庫單由收料員轉(zhuǎn)交企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員簽批“同意入庫”。（4）、對未在現(xiàn)場收料的保管員，發(fā)現(xiàn)一次處以50-200元罰款。（5）、若任何部門對所購材料有異議，原料不能入庫。（6）、非生產(chǎn)急需的材料，原則上不得夜間收貨，避免因質(zhì)量驗收和計量不準(zhǔn)確造成損失。4、質(zhì)檢部門應(yīng)嚴(yán)格按照化驗單上的化驗結(jié)果確定材料扣減的比率，確實無法化驗的，應(yīng)由二人以上的專業(yè)人員驗收，因質(zhì)量、水分需要扣除數(shù)量的材料應(yīng)在“質(zhì)量驗收單”上填寫清楚，對實際驗收的數(shù)量、質(zhì)量與要求不一致的必須取得供應(yīng)商的簽字確認(rèn)。五、材料入庫：1、對于入庫材料超出“材料申購單”范圍以外的，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)。2、對有隱蔽質(zhì)量問題的材料，化驗結(jié)果不能及時確定的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，倉庫保管員可先預(yù)收數(shù)量，并填寫 “代保管物品收到條”，待質(zhì)檢部門出具“質(zhì)量驗收單”后，方可按上述要求填制入庫單辦理入庫，并收回“代保管物品收到條”作廢。3、 門對于當(dāng)天收到的材料應(yīng)當(dāng)天開具入庫單（對需要化驗期的材料應(yīng)以“質(zhì)量驗收單”出具之日為材料入庫日），嚴(yán)禁以各種理由拖延開具入庫單或直接為客戶開具收到條。4、 特殊情況嚴(yán)禁各使用部門不經(jīng)過倉庫部門驗收入庫，將購買的材料直接使用，然后將發(fā)票交倉庫部門補辦入庫單、領(lǐng)料單。5、 入庫單上的材料價格如是運到價格，在入庫單上同時開出運費金額，并列出計算過程，材料運費和材料價款要分別列在同一份入庫單上，入庫單結(jié)算運費聯(lián)交運輸部門作為結(jié)算運費的依據(jù)（絕不允許以其它聯(lián)次代替）。6、 公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移的材料，必須帳隨物走，轉(zhuǎn)移材料的同時辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)，不予辦理由轉(zhuǎn)出單位與轉(zhuǎn)入單位單位負(fù)責(zé)人與主管會計共同承擔(dān)責(zé)任。7、 各單位財務(wù)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對各供應(yīng)商材料供貨、付款、予付款情況進(jìn)行跟蹤管理，每季度必須通過對帳函或電話等方式與供應(yīng)商核對往來帳項。8、 倉庫部門對簽批齊全的“材料申購單”、“質(zhì)量驗收單”、“過磅單”“材料入庫單”“領(lǐng)料單”應(yīng)于次日早轉(zhuǎn)交到財務(wù)部門入帳。財務(wù)部門依據(jù)入庫單作暫估入帳，待供應(yīng)商持發(fā)票附材料入庫單結(jié)算。9、 材料入庫單供應(yīng)商名稱必須與合同的簽約方及收款單位一致，發(fā)票類型要在入庫單上注明。10、 材料入庫單附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運費聯(lián)集中發(fā)放，領(lǐng)單人（承運方或供應(yīng)商）在附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運費聯(lián)發(fā)放登記表上簽字。六、原材料出庫控制1、根據(jù)生產(chǎn)需要，材料使用部門開具材料出庫單（注明用途），經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人簽批后，由領(lǐng)料人到倉庫領(lǐng)取，嚴(yán)禁以急用為理由，先領(lǐng)用后開單或白條頂庫。大宗主要生產(chǎn)用材料，按配方加合理損耗后，由使用部門填制領(lǐng)料單，辦理簽批手續(xù)后出庫。2、確因特殊情況，需要未驗收就使用的，應(yīng)由使用部門填寫“急用材料報告”，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。3、對于生產(chǎn)過程中經(jīng)常使用的材料，領(lǐng)用量不準(zhǔn)超過一天的使用量，嚴(yán)禁超額領(lǐng)用，或以使用方便為由，在車間（工地）另設(shè)倉庫儲存材料。倉庫保管人員應(yīng)對領(lǐng)用的材料進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，按月對材料的使用情況進(jìn)行清查，必要時應(yīng)責(zé)成使用單位建立材料使用備查薄。4、對于材料領(lǐng)用后又在兩天內(nèi)未使用的，應(yīng)責(zé)成使用單位退回，使用單位退回的材料應(yīng)由使用單位填寫材料退回申請單，注明退回原因經(jīng)使用單位負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉庫辦理退料手續(xù)。并追究領(lǐng)料人員的責(zé)任，每次處以50-200元罰款。5、領(lǐng)料單當(dāng)日內(nèi)有效，在當(dāng)日內(nèi)如有退貨，要把領(lǐng)料單所有聯(lián)次全部附在領(lǐng)料單上，并加蓋“作廢”章，如在次日退貨，用領(lǐng)料單紅沖作為退貨入庫依據(jù)。6、銷售材料的出庫：應(yīng)與銷售產(chǎn)品一樣，必須有財務(wù)部門開具的銷貨清單（或出門證、出租出借物料單），倉庫保管人員才能發(fā)貨，保衛(wèi)部門才能放行。嚴(yán)禁以企業(yè)負(fù)責(zé)人或其他部門負(fù)責(zé)人的話語或批條發(fā)貨、放行，發(fā)現(xiàn)一次，提請總公司保衛(wèi)部門對保衛(wèi)人員處以貨物價值50%-100%并不低于100元的罰款。七、材料庫存保管：1、材料的存放應(yīng)按區(qū)域排放整齊、便于清點，當(dāng)日業(yè)務(wù)要及時記帳和更新卡片，必須做到日清月結(jié)，確保倉庫物資每時每刻的帳、卡、物相符，并且記帳依據(jù)要齊全、完整。2、 倉庫保管人員應(yīng)對所保管的材料要定期進(jìn)行清查，發(fā)生的盤盈、盤虧、火災(zāi)、被盜、腐爛變質(zhì)、貶值和超過三個月積壓未用等無形的損失，應(yīng)及時上報主管部門（企業(yè)負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門），同時應(yīng)注明原因及責(zé)任人。3、 倉庫保管員應(yīng)確保材料的安全存放，作好六防工作：即防火、防盜、防丟失、防蟲叮鼠咬、防霉變、防雨雪。保持倉庫的衛(wèi)生清潔。八、廢品、廢料管理1、車間（鋁合金、木工車間）生產(chǎn)或工地建設(shè)產(chǎn)生的廢品、廢料要求及時辦理入庫手續(xù)，入庫時必須進(jìn)行過磅或通過其他可行的計量手段準(zhǔn)確確認(rèn)數(shù)量，由倉庫保管員監(jiān)磅并驗收入庫，入庫單上要求有生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人簽字，以證明確屬廢品、廢料。2、已經(jīng)入庫廢品、廢料的管理視同庫存材料的管理要求。3、需要出售時，總公司有規(guī)定的