公文的格式規(guī)范.辦公室主任素質(zhì).docx

公文的格式規(guī)范 包括(一)公文格式的類(lèi)型、特點(diǎn)和作用。(二)公文的組成部分(要素)及其標(biāo)識(shí)規(guī)則與特定格式 公文的含義 公文就是公務(wù)文書(shū)。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書(shū)面材料，或稱(chēng)文件。 公文的特征 一、有鮮明的政治性。 二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。 三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。 四、有現(xiàn)實(shí)的效用。 公文的作用 一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。 二、有工作依據(jù)和憑證的作用。 三、有宣傳教育的作用。 四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。 公文的格式 公文的格式一般包括:標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)用章)、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。 一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類(lèi)三部分組成，稱(chēng)為公文標(biāo)題三要素。如:延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者的通知這一文件標(biāo)題中，延華集團(tuán)董事局是發(fā)文機(jī)關(guān)，關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者是發(fā)文事由，通知是公文種類(lèi)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開(kāi)首，居于正文的上端中央。 二、主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān);下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫(xiě)。 三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。 四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱(chēng)落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫(xiě)全稱(chēng)。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。 五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱(chēng)，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如人事任免通知，財(cái)務(wù)管理規(guī)定等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類(lèi)歸檔。 七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄報(bào)，是平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱(chēng)列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開(kāi)，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。 八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上(機(jī)關(guān))文件，下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。 九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如:國(guó)發(fā)19975號(hào)，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。國(guó)發(fā)是國(guó)務(wù)院的代字，1997是年號(hào)，(年號(hào)要使用方括號(hào))，5號(hào)是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置:凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用:在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。 十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為簽發(fā)人:。 十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明絕密、機(jī)密、秘密等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置:通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。 十二、緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為急件、緊急、特急幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。 十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如:(此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí))。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。 十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)，不可只寫(xiě)附件如文或者只寫(xiě)附件件。 十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。 公文的行文關(guān)系 行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意: 一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文。 二、行文常規(guī):平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請(qǐng)示、報(bào)告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。 三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān);向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請(qǐng)求的問(wèn)題;上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。 四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。 公文寫(xiě)作的基本要求 不同種類(lèi)的公文，有著不同的具體要求和寫(xiě)作方法，但是，不論哪一種類(lèi)的公文，都必須做到以下同點(diǎn): 一、要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。 二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。 三、公文的撰寫(xiě)和修改必須及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓。 四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn):(一)條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。(三)遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱(chēng)的單位應(yīng)使用全稱(chēng)。(六)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(七)正確使用順序號(hào)一、(一)、1、(1)。 五、要符合保密制度的要求。 公文的種類(lèi) 公文的種類(lèi)簡(jiǎn)稱(chēng)文種。一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類(lèi)十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文: 上行文下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)求、報(bào)告。 平行文平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。 下行文上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。 延華集團(tuán)和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函五種。 請(qǐng)示和報(bào)告 一、請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別:請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。 (一)什么事情應(yīng)該請(qǐng)示? 一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題，應(yīng)屬于以下幾種情況: 1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。 2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。 3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。 4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。 5、因意見(jiàn)分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。 6、有章可循，有法可依，可以開(kāi)展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。 7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。 (二)撰寫(xiě)請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng): 1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫(xiě)明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫(xiě)清，還要在在正文里寫(xiě)明請(qǐng)示什么問(wèn)題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專(zhuān)題專(zhuān)文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。 2、明確提出本單位對(duì)解決這一問(wèn)題的意見(jiàn)，供上級(jí)參考。意見(jiàn)要寫(xiě)得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見(jiàn)分岐，要分別陳述不同意見(jiàn)的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見(jiàn)，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。 3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示;由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù);提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果;在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。 二、報(bào)告。報(bào)告是陳述性文件。它的種類(lèi)很多，按內(nèi)容可分為專(zhuān)題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告;按時(shí)間可分為年度報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。 為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫(xiě)方式一般可分為四個(gè)部分:一、情況;二、經(jīng)驗(yàn);三、問(wèn)題;四、今后意見(jiàn)。如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專(zhuān)題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分:一、情況;二、原因;三、責(zé)任;四、處理情況和意見(jiàn)。 通知 通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。 通知可分為批示性通知、指示性通知、一般性通知、會(huì)議性通知、任免通知五種。這里僅介紹一般性通知、會(huì)議性通知、任免通知三種。 一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如:慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷(xiāo)某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。 二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫(xiě)得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱(chēng)、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。 三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫(xiě)清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。 不論哪種類(lèi)型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn): 一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題三要素(即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種)的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用通知作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。 二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫(xiě)被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在通知之前加緊急二字，這就是常見(jiàn)的緊急通知。 通報(bào) 通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。 通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹(shù)立全局思想，安排自己的工作;或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見(jiàn)賢思齊，推動(dòng)自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。因此，撰寫(xiě)此類(lèi)公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書(shū)寫(xiě)清楚。要目的明確，對(duì)其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。 通報(bào)采用敘事的寫(xiě)法，總的要求:敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。 函 函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。 公函大體有以下幾種用法: 一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。 二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜， 三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。 四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。 函件采用書(shū)寫(xiě)、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。 機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序 凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類(lèi)文件，均須按以下程序處理: 制發(fā)文件單位擬稿 送機(jī)關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 機(jī)要員登記編號(hào) 打字校對(duì)付印裝訂 機(jī)要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件 1998年1月22日 辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì) 無(wú)論什么機(jī)關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì): 一、具有正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準(zhǔn)確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示。 二、具有組織大型會(huì)議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì)議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計(jì)劃與周密的安排，包括會(huì)議通知、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細(xì)小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì)貽誤工作。 三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因?yàn)檗k公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有交辦的機(jī)關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當(dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。 四、具有很強(qiáng)的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì)議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺(tái)的文字材料，都代表著機(jī)關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強(qiáng)的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。 五、要有很強(qiáng)的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機(jī)關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機(jī)構(gòu)，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場(chǎng)和角度做好全局各項(xiàng)工作。 六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪人員和來(lái)客，領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)要接待得十分得體;領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計(jì)把事情辦成。 七、要有超前的預(yù)測(cè)和參謀能力。某些事預(yù)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)想到，要提前作好準(zhǔn)備;某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo);領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。 (二)公文的格式(結(jié)構(gòu)) 公文的基本組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。 公文的其他組成部分有:文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。 1.眉首部分 眉首部分又稱(chēng)文頭部分在行政機(jī)關(guān)公文首頁(yè)，置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。(1)公文份數(shù)序號(hào)。是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。一般適用于比較重要的公文。 (2)秘密等級(jí)和保密期限。秘密文件要注明密級(jí)，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒(méi)有這個(gè)項(xiàng)目。公文需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用隔開(kāi)。 (3)緊急程度。緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加文件組成。如省人民政府文件;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣有25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，文件二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。 (5)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)又稱(chēng)公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，如國(guó)務(wù)院文件國(guó)發(fā)20043號(hào)中，國(guó)發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，2004是發(fā)文年份，3號(hào)為文件序號(hào)，表明這份文件是國(guó)務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號(hào)文件。如果一個(gè)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號(hào)中加上一個(gè)類(lèi)別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)插入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加第字。 (6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 上報(bào)公文首頁(yè)版式下行、平行公文首頁(yè)格式 2.主體部分 主體部分又稱(chēng)行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱(chēng)。主體部分由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等要素組成。 (1)標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁(yè)紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)等可加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在撰寫(xiě)公文標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)要寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果文件首頁(yè)有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，其標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類(lèi)名稱(chēng)，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標(biāo)題通常有四種形式:一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。二是事由和文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。三是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和公文文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。 【真題精選】公文標(biāo)題中無(wú)論在什么情況下都不可省略的要素是()。 A.文種B.發(fā)文單位C.事由D.時(shí)間 (2)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文主要處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。上行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)機(jī)關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機(jī)關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項(xiàng)。主送機(jī)關(guān)的書(shū)寫(xiě)位置是:標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。 (3)正文。正文是公文的核心部分，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。正文的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開(kāi)頭部分用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言寫(xiě)明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫(xiě)明公文的內(nèi)容或事項(xiàng)，做到重點(diǎn)突出，意見(jiàn)具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫(xiě)法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。公文正文的書(shū)寫(xiě)位置是:主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 (4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實(shí)物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱(chēng)，件數(shù)。附件是為了避免正文過(guò)長(zhǎng)的內(nèi)容隔裂而附，對(duì)正文起說(shuō)明、注釋、補(bǔ)充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語(yǔ)的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如附件:1.);附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)附件，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。 (5)成文日期。公文成文日期一般以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);法規(guī)、規(guī)章類(lèi)公文以依法批準(zhǔn)的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期要用漢字標(biāo)注，并將年、月、日標(biāo)全，零寫(xiě)為O。 【真題精選】行政公文的成文時(shí)間必須寫(xiě)全年月日，而且要用漢字?jǐn)?shù)字小寫(xiě)書(shū)寫(xiě)，而不能用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)。 (6)公文生效標(biāo)識(shí)。公章是公文生效的標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文24，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方