博優(yōu)酒店管理系統(tǒng)說明書.doc

深圳博優(yōu)思創(chuàng)科技博優(yōu)酒店管理系統(tǒng)說明書目 錄一、快速入門1.使用前準備工作 3第一步：安裝酒店管理系統(tǒng) 3第二步：設(shè)置相關(guān)基礎(chǔ)資料 6 字典設(shè)置 6 客房資料 7 商品資料 7 協(xié)議單位 8 會員管理 8 操作員管理 9 服務(wù)員管理 9 參數(shù)設(shè)置 10 數(shù)據(jù)管理 10第三步：設(shè)置完成，正式使用2.日常運行操作流程 11二、各模塊操作方法1.系統(tǒng)主界面 111.1開房登記 121.2追加客房 121.3更換房間 131.4修改登記 131.5房間狀態(tài) 141.6預(yù)訂管理 141.7會員充值 151.8退出系統(tǒng) 162.增加消費 162.1消費點單 162.2個人消費明細查詢 173.收銀結(jié)帳 173.1客房結(jié)帳 173.2合并帳單 183.3拆分帳單 183.4掛帳單結(jié)帳 193.5交班管理 204.報表查詢 20 略5.系統(tǒng)維護 205.1修改密碼 215.2數(shù)據(jù)備份 21一、快速入門1.使用前準備工作：第一步：安裝酒店管理系統(tǒng)（在已安裝好SQL Server2000的前提下）雙擊軟件安裝程序，彈出如下對話框：圖1圖2圖3圖4圖5圖6圖7圖8圖9圖10（軟件注冊界面）第二步：在“資料維護”菜單，設(shè)置相關(guān)基礎(chǔ)項目。 字典設(shè)置：分為客戶來源、支付方式、證件類別、人員職務(wù)、身份證區(qū)域。其中客戶來源、證件類別、身份證區(qū)域用于登記開房時使用，支付方式用于客房結(jié)帳時使用，人員職務(wù)用于操作員管理時使用。 客房資料：客房資料也可以理解為房間的種類（例如：標準單人間、商務(wù)雙人間等）。具體到某個客房類型都有其相對應(yīng)的房間。在左邊點增加分類，可以建立相應(yīng)的客房類型；選擇某個客房類型后，可以在客房列表建立房間資料。 商品資料：是酒店提供給賓客的并收取一定費用的項目（例如：服務(wù)項目、酒水、香煙等）。點增加分類，先建好相相應(yīng)的商品類別；然后在對應(yīng)類別下，點增加商品來建立相應(yīng)的商品檔案（贈送級別格式是數(shù)字，例：1、 2、 3、 4、等）。 協(xié)議單位：跟酒店簽過協(xié)議的客戶， 房間價按協(xié)議價結(jié)算，見下圖中的金額列。點增加客戶建立相應(yīng)的客戶資料及房間的協(xié)議價格。 會員管理 ：建立本店的VIP會員，可設(shè)置客戶類別（例如：金卡、銀卡、普通會員等）。點增加分類建立會員類別，并可設(shè)置商品及客房的折扣比例；點增加會員，可建立詳細的會員資料。 操作員管理：可在此建立酒店的部門、權(quán)限組并建立操作員資料，按部門分類時，可以增加部門類別；切換到權(quán)限組分類時，可以設(shè)立相應(yīng)的操作權(quán)限；點增加操作員，錄入操作員資料（注意：當操作員的贈送等級 某商品的贈送級別時，就可以贈送此商品）。 服務(wù)員管理：服務(wù)員是指能為賓客提供服務(wù)的本店員工，在此設(shè)置中可增加、修改、刪除服務(wù)員檔案，還可為每個服務(wù)員設(shè)置相應(yīng)的分類（例如：高級技師、中級技師、普通技師等）。 參數(shù)設(shè)置：基本參數(shù)主要錄入酒店信息及運行時的參數(shù)；計費設(shè)置是提供計算收取在店賓客消費費用的方法；打印參數(shù)可控制是否為賓客打印相關(guān)票據(jù)及其打印格式。 數(shù)據(jù)管理：主要用于數(shù)據(jù)的清除，例如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)清理請謹慎操作！第三步：設(shè)置完以上步驟，就可以正式開始使用了！2、日常運行操作流程：第 一 步、雙擊桌面圖標打開本系統(tǒng)。 第 二 步、輸入正確的用戶名及密碼進行登錄。第 三 步、開房登記：客房管理客房登記。（請先詢問客人是否是為本店客戶或會員）第 四 步、消費模塊：客房管理消費點單。（零售外賣直接是針對未入住登記的客戶）第 五 步、收銀模塊：收銀結(jié)算客房結(jié)帳。第 六 步、查詢模塊: 查詢會員消費及儲值信息、收銀明細、打印日、月營業(yè)統(tǒng)計報表等。第 七 步、系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)備份。第 八 步、資料維護更新修改系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置。二、各模塊操作方法1.系統(tǒng)主界面 1.1開房登記：建立賓客消費帳，本模塊為每位來店賓客指定相應(yīng)的房間，是賓客消費的開始。 在選定“空閑” 或 “預(yù)訂” 狀態(tài)的房間后，通過點擊菜單 “客房管理客房登記” (或直接點擊主窗口中的 “開 房登記” 按鈕)菜單進入開房登記界面。 進入 “開房登記” 界面后，可以看到有關(guān)選定開單房間的基本信息及一些基本費用。 填寫客人姓名、性別、入住人數(shù)、賓客類別、證件類型及押金等信息。 填寫完之后，點擊 “確定登記” 按鈕完成開單任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕將取消此次開單操作。1.2追加客房：因為客人需要增加房間，并由登記人統(tǒng)一結(jié)算時，可使用此功能。 在選定相應(yīng)的房間后，通過點擊菜單 “客房管理追加客房” (或直接點擊主窗口中的 “追加客房” 按鈕)菜單進入追加客房界面。 進入 “追加客房” 界面，在可供追加客房框中選相應(yīng)的房間后點向右的箭頭增加房間。 填寫完之后，點擊 “確定追加” 按鈕完成追加任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕將取消此次追加操作。1.3更換房間：假如因為店內(nèi)原因或客人要求，造成客人當前占用的房間必須終止提供，但客人的消費并未終結(jié)，則可以通過更換房間來將客人資料及消費信息在不進行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一項目下。例：更換房間。 在選定需要更換的房間后, 通過點擊菜單 “客房管理更換房間”（或通過右鍵快捷菜單中點擊“更換房間”菜單項）進入更換房間界面。 進入 “更換房間” 界面后可以看到當前待調(diào)換的房間信息（即：原客房信息）,在左邊框中選中要調(diào)整到的目標房間。選完之后，點擊 “確認更換” 按鈕將完成更換房間任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕將取消此次更換房間操作。1.4修改登記：如果在顧客開單時填寫有誤，需要修改客人姓名、性別、入住人數(shù)及房間等信息可通過此項操作完成。 在選定需要修改登記的房間后, 通過點擊菜單 “客房管理修改登記”（或通過右鍵快捷菜單中點擊“修改登記”菜 單項）進入修改登記界面。 進入修改登記界面后，相應(yīng)的文框?qū)@示出顧客登記時的數(shù)據(jù)，更改需要修改的項目。如：客人姓名、證件類型等。填寫完之后，點擊 “確定登記” 按鈕完成修改任務(wù)，點擊 “取消” 按鈕取消此次修改操作。1.5房間狀態(tài)： 此項操作可手動修改處于非登記占用狀態(tài)的房間狀態(tài)為”使用”、“清掃”、“停用” 、“預(yù)訂”等狀態(tài)。 在選定需要修改房間狀態(tài)的房間后, 通過點擊菜單“客房管理更改房態(tài)”（或通過右鍵快捷菜單中點擊“更改房態(tài)”菜單項）進入更改房態(tài)界面。 進入更改房態(tài)界面后，點擊相應(yīng)顏色的按鈕即可變成調(diào)整后的狀態(tài)。1.6 預(yù)訂管理： 此項功能可以完成添加預(yù)訂、修改預(yù)訂、刪除預(yù)訂，預(yù)訂情況的查詢、打印等功能。通過點擊菜單“客房管理客房預(yù)訂”菜單(或通過右鍵快捷菜單中點擊“客房預(yù)訂”菜單項)進入預(yù)訂管理界面。 點添加預(yù)訂，在預(yù)訂登記窗口中填寫預(yù)訂人信息并指定其預(yù)訂的房間、確認賓客預(yù)計到達的時間和最后保留時間。填寫完之后點擊“確定”按鈕將完成此次預(yù)訂，點擊“取消”按鈕將取消此次預(yù)訂操作。（注：最后保留時間是指若賓客在預(yù)訂到達的時間沒有到達，最多還能廷長到的時間，此時間做為自動取消預(yù)訂的條件）。1.7 會員充值：此項操作可幫會員儲值卡進行充值。點菜單欄的收銀結(jié)算會員充值 進入充值界面，選中會員后及對應(yīng)支付方式后，輸入充值金額后點充值按鈕完成本次充值。1.8 退出系統(tǒng)： 此項操作可中斷本系統(tǒng)的運行并退回到操作系統(tǒng)。點擊主菜單“退出系統(tǒng)”,系統(tǒng)將提示“您確定退出本系統(tǒng)嗎？”，點擊“確定”將中斷當前所有的操作并退出本系統(tǒng)，點擊“取消”將返回到本系統(tǒng)。2.點單消費2.1、增加消費： 凡在酒店接受服務(wù)（已登記）的賓客，可以通過消費點單提出消費需求；如果是非本店登記顧客，可以通過 零售外賣 進行銷售。 選定有消費需求的賓客房間右鍵消費點單或點擊菜單“客房管理消費點單”,（或點擊主窗口中的“消費點單”快捷按鈕）進入消費點單界面。 進入“消費點單”后，在窗口的左半部“項目消單”中選擇賓客所要消費的項目，填寫所需消費的數(shù)量后點擊“添加”按鈕，就可以把所選的消費項目添加到窗口右半部的“本次消費”中。（注：如果賓客所消費的項目需要服務(wù)生提供服務(wù)，點擊“添加”按鈕后還會彈出一個選擇服務(wù)生的窗口，選擇可提供服務(wù)的服務(wù)生點擊“確定”即可。） 如果要刪除一個已增加的消費項目，可在窗口右半部雙擊商品項目后點確定即可刪除。 點贈送退可將本單據(jù)所有商品贈送給客戶，贈送時需要操作員有相應(yīng)的贈送權(quán)限；點消費退單既可將商品退貨。增加消費完成之后點擊“消費”按鈕將此次操作保存到此賓客的消費明細賬中并打印報表，如果不想保存可直接點擊窗口右下角的“關(guān)閉”按鈕退出“增加消費”窗口。2.2、個人消費明細查詢： 凡在店接受服務(wù)（已登記）的顧客，可以選中相應(yīng)房間后點客房結(jié)帳結(jié)帳區(qū)客房消費來查詢相應(yīng)商品消費記錄。3.收銀結(jié)帳3.1客房結(jié)賬： 本模塊將自動統(tǒng)計每個登記客人在店時所發(fā)生的所有消費額和應(yīng)付款額，并完成結(jié)帳收銀操作。 在主窗口中選要結(jié)賬賓客的房間后，點擊菜單“收銀結(jié)算客房結(jié)賬”（或點擊主窗口中的“客房結(jié)賬”按鈕或按右鍵“客房結(jié)賬”）進入賓客結(jié)賬界面。 此窗口主要包括:客房房費、客房消費、預(yù)付清單、客房列表?？头糠抠M主要體現(xiàn)的是每間房的房費；客房消費是指商品或服務(wù)項目的消費費用；預(yù)付清單是客戶的預(yù)付押金清單；客房列表中列出了此客戶登記下的所有房間。 關(guān)于“免單”：是指對一些等殊賓客的優(yōu)惠措施，所謂“免單”是其所有消費不作營業(yè)額統(tǒng)計，您可以通過收銀結(jié)算在店/離店帳單查詢進行查詢和統(tǒng)計，免單需要相應(yīng)的操作員權(quán)限。 關(guān)于“退單”：是指客人登記后隨即提出“退單”，“退單”只能在其未產(chǎn)生消費的前提下進行。 關(guān)于“掛單”：是指客人退房時沒有付款結(jié)帳，其結(jié)帳金額暫作“掛單”處理，掛單后不繼續(xù)產(chǎn)生房費。您可通過收銀結(jié)算已掛單結(jié)帳中進行查詢和結(jié)帳。 點擊“結(jié)賬”按鈕后就完成了結(jié)賬操作，也就意味著終止了此賓客此次在本店的消費行為。 點擊“取消”按鈕將取消此次結(jié)賬操作并自動關(guān)閉本窗口。3.2.合并賬單：合并兩個或兩個以上的帳單為一個帳單，合并賬單后可一次全部結(jié)賬。 通過選中某房間后點擊主窗口中的菜單“收銀結(jié)算合并賬單”或鼠標右鍵帳單合并進入合并賬單界面。 在“可合并帳單”列表框內(nèi)雙擊鼠標或按帶有向右方向箭頭的按鈕，將當前光標所指的賓客記錄移動到“將被合并的帳單”列表框； 可添加多個房間到合并區(qū)，方法同上。帶有向左方向箭頭的按鈕與帶有向右方向箭頭的按鈕的作用相反。按“合并”按鈕完成合并操作，反之按“退出”按鈕則取消合并操作。3.3、拆分賬單：將合并后的賬單或者多個房間的帳單拆分成單個的賬單。 選中相應(yīng)房間后點擊主窗口中的菜單“收銀結(jié)算拆分賬單”，或“鼠標右鍵賬單拆分”進入賬單拆分界面。 在“可拆分客房列表”列表框中選擇需要分拆的房間，雙擊鼠標或按帶有向右箭頭的按鈕，可將當前光標所指的房間移到“客房列表”，按“拆分”按鈕完成拆分賬單操作，反之按“退出”按鈕取消拆分賬單操作。注意：拆分前此房間的房費及點單消費，會隨此房間轉(zhuǎn)移到新帳單中。3.4、掛賬單結(jié)賬：本模塊對已經(jīng)退房但尚未結(jié)帳并進行掛賬處理的帳單進行結(jié)帳操作。 點擊菜單“收銀結(jié)算已掛單結(jié)賬”進入掛賬單結(jié)賬界面，選中相應(yīng)清單后點重新結(jié)帳。操作方法請參考“客房結(jié)賬”3.5、交班管理： 用于切換收銀員的交接班工作，系統(tǒng)會記錄各收銀員的收銀情況（收銀員的收銀情可通過進入“收銀結(jié)算收銀匯總表”中進行查詢）。 點擊菜單“交班管理”，系統(tǒng)將進入交班管理窗口，點擊“確認交班”后即可完成交班工作，點擊“取消”則不進行交班。4、報表查詢4.1、營業(yè)統(tǒng)計表查詢：用來分類查詢?nèi)栈蛟聽I業(yè)統(tǒng)計情況，點報表統(tǒng)計日或月營業(yè)統(tǒng)計表進行查詢。 4.2、商品銷售統(tǒng)計表 ：用來查詢商品的銷售情況，點報表統(tǒng)計商品銷售統(tǒng)計表。 4.3、服務(wù)員提成查詢 ：用來查詢服務(wù)員的提成情況，可按明細查詢和匯總查詢，點報表統(tǒng)計服務(wù)員提成匯總明細。 4.4、會員明細帳查詢 ：用來查詢會員的掛帳明細，點報表統(tǒng)計會員往來明細帳。 4.5、會員消費查詢 ：用來查詢會員的消費情況，點報表統(tǒng)計會員消費查詢。 4.6、儲值卡明細查詢 ：用來查詢會員的儲值卡情況，點報表統(tǒng)計會員儲值卡明細帳。 4.7、單位明細帳查詢 ：用來查詢協(xié)議單位的明細帳情況，點報表統(tǒng)計協(xié)議單位往來明細帳或協(xié)議單位消費查詢。 4.8、收銀情況查詢 ：用來查詢收銀情況，點收銀結(jié)算收銀明細表或收銀匯總表進行查看。 4.9、收銀員交款查詢 ：用來查詢收銀員交款情況，點報表統(tǒng)計收銀員交款匯總或收銀員交款明細查詢。5、系統(tǒng)維護5.1、修改密碼 ：為保證本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，此模塊可以讓操