公司物資采購(gòu)管理制度及工作流程.doc

公司物資采購(gòu)流程公司各部門：根據(jù)公司高管辦公會(huì)議研究決定，遷入新廠后按照新制定的采購(gòu)流程采購(gòu)生產(chǎn)及辦公物資，采購(gòu)物資遵循節(jié)約資金、嚴(yán)控成本、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、統(tǒng)一歸口的采購(gòu)原則。非公司授權(quán)部門不得自行采購(gòu)物資，如有違反財(cái)務(wù)部不予審核報(bào)銷，并由人力資源部按照管理人員績(jī)效考核辦法對(duì)責(zé)任人進(jìn)行考核，對(duì)數(shù)額巨大的將進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。現(xiàn)將公司授權(quán)履行采購(gòu)職責(zé)的部門及采購(gòu)范圍明確如下：一、 采購(gòu)部門采購(gòu)范圍1、 生產(chǎn)用原輔料、藥材、包裝材料；2、 生產(chǎn)勞保用品（含工作服）及消耗材料；3、 五金配件、電工電料、生產(chǎn)工器具（原生產(chǎn)部采購(gòu)員劃歸采購(gòu)部）；4、 組織采購(gòu)工程器材、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量分析大中小型儀器；項(xiàng)目部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部有優(yōu)先建議權(quán)，并參與選型及考察過程；5、 生產(chǎn)用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；6、 化驗(yàn)用試液、試劑、標(biāo)準(zhǔn)品、特殊管理藥品及易制毒化學(xué)品。7、 其他由總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目。二、 辦公室采購(gòu)范圍1、 辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；2、 辦公設(shè)備、器材、清潔用具等；3、 辦公家具、電器、飲用水；4、 食堂物資及宿舍樓維修維護(hù)材料；5、 其他由總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目。三、 請(qǐng)購(gòu)及審批程序1、 各部門需要采購(gòu)的物資，由部門經(jīng)辦人填寫請(qǐng)購(gòu)單，部門經(jīng)理初審、分管總監(jiān)簽字審核后，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)，重大項(xiàng)目或大宗物資需執(zhí)行董事或董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門開展采購(gòu)業(yè)務(wù)。2、 特殊商品如專業(yè)書籍、雜志、報(bào)刊、專用賬冊(cè)等非常規(guī)物資經(jīng)部門請(qǐng)購(gòu)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由提出請(qǐng)購(gòu)需求的部門采購(gòu)。3、 印字包裝材料變更按照專用程序進(jìn)行審批和采購(gòu)。特此通知，請(qǐng)各部門遵照?qǐng)?zhí)行。附：采購(gòu)流程圖 有限公司二一五年五月二十八日附件一：生產(chǎn)物料采購(gòu)管理流程編號(hào)：采購(gòu)-1-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細(xì)步驟備 注步 驟 1由銷售部門出具月度/季度要貨計(jì)劃，交生產(chǎn)部制定生產(chǎn)計(jì)劃。采購(gòu)部、公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部步 驟 2采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃結(jié)合庫(kù)存及預(yù)警量制定合理采購(gòu)計(jì)劃。步 驟 3采購(gòu)部將采購(gòu)計(jì)劃發(fā)送至不少于3家供應(yīng)商詢價(jià)，必要時(shí)索取樣品送廠檢。步 驟 4采購(gòu)經(jīng)理將比價(jià)表及質(zhì)量情況對(duì)比提交執(zhí)行董事審核，并簽署批示意見步 驟 5審核不通過，重新返回議價(jià)程序，通過則呈報(bào)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后下訂單采購(gòu)。步 驟 6憑訂單編制采購(gòu)合同，協(xié)定付款方式及到貨期限、物料標(biāo)準(zhǔn)等。步 驟7到貨初驗(yàn)、質(zhì)量部檢驗(yàn)合格入庫(kù)，不合格退貨，根據(jù)入庫(kù)手續(xù)提交財(cái)務(wù)掛賬或付款。審批人：總經(jīng)理 執(zhí)行董事、董事長(zhǎng)、 審核：財(cái)務(wù)部 制作人：采購(gòu)經(jīng)理流程圖： 采購(gòu)主管 采購(gòu)經(jīng)理 公司領(lǐng)導(dǎo) 財(cái)務(wù)審核 開始營(yíng)銷中心要貨計(jì)劃生產(chǎn)部生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)部庫(kù)存報(bào)表采購(gòu)預(yù)警量中藥材采購(gòu)計(jì)劃原輔料采購(gòu)計(jì)劃包材采購(gòu)計(jì)劃A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商采購(gòu)計(jì)劃詢價(jià)議價(jià)比質(zhì)、檢驗(yàn)樣品報(bào)價(jià)單A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商詢價(jià)議價(jià)比質(zhì)、檢驗(yàn)樣品報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)、議價(jià)、制作小樣、技術(shù)審查批準(zhǔn) 報(bào)價(jià)單執(zhí)行董事審核采購(gòu)成本分析董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽訂采購(gòu)合同或下訂單到貨驗(yàn)收，質(zhì)量檢驗(yàn)合格入庫(kù)藥材、包材開發(fā)票、掛賬原輔料付款按合同付款結(jié)束采購(gòu)附件二：食堂物資采購(gòu)管理流程編號(hào)：行政-1-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細(xì)步驟備 注步 驟 1廚師長(zhǎng)填寫一周菜譜和食材請(qǐng)購(gòu)表交辦公室主任審核，分管總監(jiān)批準(zhǔn)。相關(guān)部門、行政辦公室步 驟 2C類食材采購(gòu)：食堂管理員詢價(jià)比價(jià)，兩家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，發(fā)樣品照片。步 驟 3管理員下訂單給供應(yīng)商，步 驟 4生鮮肉類食材驗(yàn)收：辦公室一人，其他部門臨時(shí)抽調(diào)一人共同過秤、驗(yàn)收簽字。步 驟 5A類大宗米面油類，由辦公室前往糧油市場(chǎng)總代理糧油公司選取兩家具備資質(zhì)的供應(yīng)商，協(xié)議供貨，財(cái)務(wù)每月審計(jì)一次步 驟 6B類輔料調(diào)味品類：選擇品牌代理配貨，協(xié)議供貨，財(cái)務(wù)每月審計(jì)一次。審批人：行政總監(jiān)、辦公室主任 制作人：食堂管理員流程圖： 食堂管理員 行政辦公室 其他部門參與 財(cái)務(wù)審核食堂管理委員會(huì)名單：9人 開始廚師長(zhǎng)請(qǐng)購(gòu)單A類米面油B類副食調(diào)料品C類生鮮蛋肉菜食堂管理員審核行政總監(jiān)確認(rèn)菜譜及請(qǐng)購(gòu)清單自行詢價(jià)采購(gòu)管理員詢價(jià)自行詢價(jià)采購(gòu)固定兩家以上供應(yīng)商，協(xié)議采購(gòu)A商戶報(bào)價(jià)B商戶報(bào)價(jià)C商戶報(bào)價(jià)每月滾動(dòng)結(jié)賬管理員下達(dá)月度訂單供應(yīng)商送貨到廠財(cái)務(wù)、食管會(huì)成員、機(jī)動(dòng)人員抽查驗(yàn)收過秤管理員入庫(kù)行政總監(jiān)、執(zhí)行董事、管理員確認(rèn)價(jià)格及食材品牌、選定供應(yīng)商（不通過則重新詢價(jià)）管理員審核下達(dá)送貨行政總監(jiān)、食管會(huì)抽查、財(cái)務(wù)核價(jià)辦公室、機(jī)動(dòng)驗(yàn)收員廚師長(zhǎng)三方驗(yàn)收、過秤入庫(kù)、記賬財(cái)務(wù)審核食堂賬務(wù)月度滾動(dòng)結(jié)賬D類設(shè)施設(shè)備、餐具等不通過重新詢價(jià)附件三：五金配件及工器具類采購(gòu)管理流程編號(hào)：采購(gòu)-2-步驟表/流程圖 編制日期：2015-05-28 程 序詳細(xì)步驟備 注步 驟 1由車間提交請(qǐng)購(gòu)單，交生產(chǎn)部匯總本部門請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，分管總監(jiān)簽字審核。采購(gòu)部、公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部步 驟 2采購(gòu)部根據(jù)五金備件庫(kù)庫(kù)存情況制定合理采購(gòu)計(jì)劃。步 驟 3采購(gòu)部將采購(gòu)計(jì)劃發(fā)送至不少于2家供應(yīng)商詢價(jià)，必要時(shí)現(xiàn)場(chǎng)查看確認(rèn)。步 驟 4采購(gòu)專員將比價(jià)表及質(zhì)量情況對(duì)比提交采購(gòu)部經(jīng)理審核，由總經(jīng)理核準(zhǔn)。步 驟 5審核不通過，重新返回議價(jià)程序，通過則下訂單采購(gòu)，并申請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)。步 驟 6憑訂單編制采購(gòu)合同，協(xié)定付款方式及到貨期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。步 驟7到貨初驗(yàn)、庫(kù)管員驗(yàn)收合格入庫(kù)，不合格退貨，根據(jù)入庫(kù)手續(xù)提交財(cái)務(wù)掛賬或付款。審批人：執(zhí)行董事、董事長(zhǎng)、 審核：財(cái)務(wù)部 制作人：采購(gòu)經(jīng)理流程圖： 采購(gòu)專員、主管 采購(gòu)經(jīng)理 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)審核 開始請(qǐng)購(gòu)單（車間）生產(chǎn)部匯總計(jì)劃分管總監(jiān)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)計(jì)劃采購(gòu)部受理請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)經(jīng)理編制計(jì)劃采購(gòu)專員詢價(jià)A報(bào)價(jià)單B報(bào)價(jià)單采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)下達(dá)訂單，合同實(shí)施采購(gòu)到貨驗(yàn)收入 庫(kù)財(cái)務(wù)審核備案付款使用部門確認(rèn)材質(zhì)型號(hào)不通過返回附件四：辦公用品、器材采購(gòu)流程部門月度請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃部門緊急采購(gòu)單部門經(jīng)理審核簽字分管總監(jiān)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)辦公室執(zhí)行采購(gòu)行政專員制定采購(gòu)計(jì)劃分管總監(jiān)審核辦公室主任審核或調(diào)整計(jì)劃行政總監(jiān)批準(zhǔn)內(nèi)勤執(zhí)行詢價(jià)，預(yù)算資金A客商報(bào)價(jià)B客商報(bào)價(jià)內(nèi)勤負(fù)責(zé)采購(gòu)行政專員驗(yàn)收入庫(kù)憑領(lǐng)料單發(fā)放憑計(jì)劃借款緊急采購(gòu)憑發(fā)票入庫(kù)單報(bào)銷不通過返回詢價(jià)流程備注：1、 辦公用品除非緊急業(yè)務(wù)外，日常辦公用品只受理各部門每月請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，部門計(jì)劃上報(bào)日期每月為30日，逾期不予受理。2