項目管理辦法(doc 23頁).doc

上海汽車工業(yè)銷售總公司上海汽車工業(yè)銷售總公司 信息系統(tǒng)規(guī)劃信息系統(tǒng)規(guī)劃 項目項目 項目管理辦法項目管理辦法 畢博管理咨詢公司畢博管理咨詢公司 目目 錄錄 一 一 項目人員角色和職責項目人員角色和職責3 二 二 項目進度管理項目進度管理5 三 三 項目運行中的溝通機制項目運行中的溝通機制6 四 四 項目文檔資料管理機制項目文檔資料管理機制9 五 五 項目人員的考核機制項目人員的考核機制11 六 六 項目培訓機制項目培訓機制12 七 七 項目變更管理項目變更管理13 八 八 項目風險管理項目風險管理14 九 九 項目驗收機制項目驗收機制15 十 十 管理控制流程管理控制流程17 一 一 項目人員角色和職責項目人員角色和職責 項目指導委員會項目指導委員會 客戶 葉永明總經(jīng)理 金麒副總經(jīng)理 顧問方 朱農(nóng)飛總經(jīng)理 項目管理項目管理組組 客戶 李雷經(jīng)理 顧問方 張暉經(jīng)理 質量監(jiān)督質量監(jiān)督 顧問方 黃輝總裁 客戶經(jīng)理客戶經(jīng)理 顧問方 高翔經(jīng)理 國外國外專家專家顧問顧問 顧問方 Wayne J Stein Robert H Baxendale 客戶工作小組客戶工作小組 韓露 陳曉東 潘捷 洪智敏 顧問方工作小組顧問方工作小組 馬寧高級顧問 馬可高級顧問 朱曉佳顧問 國內國內專家專家顧問顧問 顧問方 李旭偉經(jīng)理 項目管理辦公室項目管理辦公室 客戶 潘捷 兼 顧問方 馬可 兼 顧問方顧問方關鍵用戶組關鍵用戶組 物流 嚴俊 銷售 施工 售后 夏軍 黃海峰 碼頭 孫建國 項目驗收項目驗收 客戶 IT規(guī)劃項目評審 委員會 項目成員職責項目成員職責 項目指導委員會 確保項目目標切實可行 安排參與項目的成員 控制項目范 圍 通過項目指導委員會會議 來檢查整個項目的進展情況 通過項目進展狀況 報告 來監(jiān)控項目進度 和項目管理組保持溝通 以保持對項目的及時了解 參 加項目階段性匯報會 審閱項目的關鍵成果 解決一些致關重要的 影響項目進 行的問題 確保項目得到相關成員的支持 質量監(jiān)督 定期審核項目工作文檔和項目交付文件 以檢查項目質量情況 提 供解決項目主要問題的建議 保證項目的總體質量 項目驗收 根據(jù)項目計劃 定期審核項目交付文件 確定交付文件是否符合 客戶的要求 提供實際交付文件與目標的差距和整改建議 保證項目實施成功 IT 規(guī)劃項目評審委員會由上汽銷售總經(jīng)辦 IT 部 第三方公司共同組成 項目管理 確定項目的目標 方向 安排項目具體每天 每周的工作 協(xié)調各 個項目組和各項目階段的工作時間及內容 監(jiān)督和管理項目的進展 確保項目按 時 按質完成 對項目執(zhí)行計劃進行檢查 并作必要的調整 進行項目成員的績 效評估 和項目指導委員會保持密切的聯(lián)系 以及時反映項目的關鍵問題 確保 管理層對項目的支持 客戶經(jīng)理 定期拜訪客戶 聽取客戶對項目和顧問方項目團隊的意見和建議 與顧問方項目經(jīng)理或顧問方管理層溝通 督促問題的解決 聽取顧問方項目團隊 的意見和建議 與上汽銷售溝通 需求解決 國外顧問 負責整理相關國外公司的 IT 最佳實踐 并參加項目中期的研討會 國內顧問 負責整理相關國外公司在國內的合資公司的 IT 最佳實踐 并參加 項目中期的研討會 項目管理辦公室 負責項目管理工作的文案準備 負責項目的文件管理 負責 安排項目會議 負責協(xié)調相關人員參與項目的工作 會議 訪談等 客戶工作小組 負責提供或協(xié)調提供 SAISC 整體的戰(zhàn)略 組織 流程 IT 等 方面的資料 參與對未來的規(guī)劃 保持與 SAISC 相關部門業(yè)務人員的緊密協(xié)作關 系 使得項目的成果能夠成功傳遞 并為將來的實施打下基礎 顧問方工作小組 執(zhí)行各自負責領域的項目具體工作 定期向項目管理層匯報 項目的進度 及時發(fā)現(xiàn)并匯報項目進行中出現(xiàn)的問題 并提出可能的解決方案 對各自的工作成果負責 確保按時 按質完成項目工作 關鍵用戶組 接受或安排相關人員接受項目組工作小組的訪談 提供或協(xié)調提 供各自所在業(yè)務的發(fā)展戰(zhàn)略 組織現(xiàn)狀 流程現(xiàn)狀和 IT 現(xiàn)狀 對項目工作小組 設計的未來規(guī)劃提供反饋意見 并進行確認 參與主要的項目匯報會議 二 二 項目進度管理項目進度管理 1 項目進度管理的目標 進度管理的目標在于確保項目按計劃執(zhí)行 加強項目指導委員會對項目進度的了解 制定應急計劃 減低意外事件對項目進度的影響 2 項目的進度將通過項目計劃來安排 項目計劃任務要細化到天 計劃的制訂需要通過項目管理辦公室的同意 3 項目進度控制 每周的項目小組例會上將回顧和監(jiān)督小組的工作狀態(tài)是否符合項目計劃 各小組組 長對本組的項目進度負責 雙周的項目辦公室例會將回顧和監(jiān)督所有小組的工作狀態(tài) 項目經(jīng)理將對總體的項目進度負責 每月項目組將向項目指導委員會匯報項目進展狀態(tài) 項目進度管理程序項目進度管理程序 小組組長 每周與組員舉行 進度會議 并擬 制模塊進度報告 小組組長 每周向項目經(jīng)理 提交模塊進度報 告 項目經(jīng)理 每周與各模塊組長 舉行內部進度會議 確定模塊進度報告 項目經(jīng)理 每周指定專人草擬 項目進度報告 并 向項目指導委員會 提交項目進度報告 項目經(jīng)理 每月主持舉行項目 進度協(xié)調會 落實 各進度報告 項目經(jīng)理 向項目指導委員會 提交落實的進度報 告 會議記錄 項目經(jīng)理 指定專人就進度 報告和會議記錄 提出反饋意見 項目進度報 告 會議記錄 分小組進度 報告 項目進度 報告 項目經(jīng)理 就雙方意見作出響應 在有需要時組織修改 進度報告和會議記錄 反饋意見報告項目進度監(jiān)控項目進度監(jiān)控分小組進度 三 三 項目運行中的溝通機制項目運行中的溝通機制 參加對象參加對象 事件事件 類別類別 溝通溝通 渠道渠道 召集召集 人人 SAISCSAISC 畢博畢博 內容內容時間時間結果結果注意事項注意事項 1 訪談 座談性 質 訪談 座談 會 畢博項目管 理辦公 室對口 人員 相關項 目小組 成員 相關業(yè) 務部門 人員 項目管 理辦公 室對口 人員 相關項 目小組 成員 對上汽銷售總公 司的業(yè)務部門進 行訪談 就各項目小組成 果相關的問題進 行探討 根據(jù)項目的 需要召開 了解上汽銷 售總公司的 現(xiàn)狀以及對 未來的期望 和需求 就 各項目小組 成果相關的 問題達成一 致意見 應提前 2 個工作日 以書面形 式通知 項目 進度 協(xié)調 會 畢博項目協(xié) 調委員 會 項 目管理 辦公室 成員 項目管 理辦公 室成員 匯報每月項目進 展情況 通過下 月工作主計劃 討論項目工作進 程中出現(xiàn)的問題 和解決方案 以 后的工作安排等 每月的第一 天舉行 時間 為 15 00 17 00 項目進度報 告 項目主 計劃 問題 和解決情況 清單 會議 紀要等 2 溝通 協(xié)調性 質 項目 管理 辦公 室例 會 畢博項目管 理辦公 室成員 項目管 理辦公 室成員 通報本周工作進 展情況 討論項 目工作進程中出 現(xiàn)的問題和解決 方案 以后的工 作安排等 每逢雙周的 周一舉行 時 間為 14 00 15 00 項目主計劃 問題和解決 情況清單 會議紀要等 事件事件 類別類別 溝通溝通 渠道渠道 召集召集 人人 參加對象參加對象 內容內容時間時間結果結果注意事項注意事項 SAISCSAISC 畢博畢博 項目 小組 例會 畢博各項目 小組成 員 各項目 小組成 員 通報本周工作進 展情況 討論項 目工作進程中出 現(xiàn)的問題和解決 方案 每逢周一舉 行 時間為 13 00 14 00 問題清單和 解決情況 問題 協(xié)調 會 雙方項目管 理辦公 室 相 關項目 小組成 員 相 關部門 人員 項目管 理辦公 室 相 關項目 小組成 員 解決項目小組層 次不能解決的 需要由項目管理 辦公室召集相關 項目小組或部門 參加 并進行統(tǒng) 一協(xié)調的問題 根據(jù)項目進 展的需要召 開 解決項目小 組層次不能 解決的問題 會議紀要等 若有項目 指導委員 會或項目 經(jīng)理參加 則需提前 2 個工作 日以書面 形式通知 3 培訓 性質 轉變 促成 培訓 會 畢博上汽銷 售總公 司員工 項目管 理辦公 室 項目管 理辦公 室對口 人員 相關項 目組成 員 宣傳 培訓 減 少項目推行的阻 力 項目開始階 段及進行中 傳授知識 減少項目推 行的阻力 應提前 2 個工作日 以書面形 式通知 4 項目 成果報 告性質 項目 成果 報告 會 雙方項目指 導委員 會 項 目經(jīng)理 項目管 項目指 導委員 會 項 目經(jīng)理 項目管 各項目小組項目 階段成果匯報 項目階段成 果匯報 確認項目階 段成果 應提前 2 個工作日 以書面形 式通知 事件事件 類別類別 溝通溝通 渠道渠道 召集召集 人人 參加對象參加對象 內容內容時間時間結果結果注意事項注意事項 SAISCSAISC 畢博畢博 理辦公 室 理辦公 室 5 項目 組活動 項目 組成 員活 動 雙方項目組 所有人 員 項目組 所有人 員 共同舉辦文娛活 動 視項目情況 在工作之余 舉行 活動簡報提前 2 個 工作日以 書面形式 通知 1 為保證項目的順利開展 雙方應在項目中保持充分和有效的溝通 2 根據(jù)項目中發(fā)生的各種事件類型 采用不同的溝通渠道和溝通方式 請參見上表 3 1 所有會議要有明確的議程安排 會議目標 內容 參加人員要求 會議進程中應 遵守會議議程主題 4 4 2 會議安排的流程 a 會議的發(fā)起 由會議的召集人 分別由雙方項目管理辦公室負責人擔任 負責安 排會議時間和召集與會者 b 召集人指定本項目小組的聯(lián)系人提前若干工作日 詳見上表 向對方聯(lián)系人提交 會議目的 議程 與會人員名單 或人員要求 和會場安排等相關要求 c 對方聯(lián)系人在 1 至 2 個工作日內給予答復 以確認上述會議相關要求 5 反饋機制 安排會議和溝通渠道的目標是溝通并且協(xié)商解決各種問題 推動項目的順利進行 參與 者有責任對提出的與自身相關的問題作出書面或口頭的答復 各次會議的會議紀要將以 Email 或書面文件的形式送達所有與會者 與會者必須審核會議紀要 如需要 必須和相 關人員討論 并提出反饋意見 若在與會者收到郵件或書面文件二個工作日內 會議發(fā) 起人沒有收到任何形式的反饋意見 則表明與會者對會議記要的全面認同 四 四 項目文檔資料管理機制項目文檔資料管理機制 1上汽銷售總公司與畢博之間信息資料傳遞的管理辦法 a 由上汽銷售總公司負責在其內部網(wǎng)上為項目小組建立項目專用郵箱 并建立專供 雙方信息資料存放和傳遞的數(shù)據(jù)庫 項目的相關文檔應當按照目錄結構分類存放 項目文檔庫結構如下 文件目錄結構 10 項目管理 通訊錄 工作計劃 項目進度報告 文檔模板 20 戰(zhàn)略 組織 流程 總部 物流業(yè)務 服務業(yè)務 銷售業(yè)務 30 IT現(xiàn)狀 信息系統(tǒng)管控模式 應用系統(tǒng) 數(shù)據(jù)邏輯 技術架構 40 國際標桿企業(yè) 信息系統(tǒng)管控模式 物流業(yè)務 銷售業(yè)務 汽車俱樂部 汽車快修保修 50 國內最佳實踐 信息系統(tǒng)管控模式 應用系統(tǒng)架構 技術架構 60 信息技術目標 信息系統(tǒng)管控模式 應用系統(tǒng) 數(shù)據(jù)邏輯 技術架構 70 行動計劃 系統(tǒng)改進方案 行動方案 80 交付品 現(xiàn)狀評估 IT最佳實踐 IT建設目標 中期報告 IT未來目標環(huán)境 行動計劃 b 由 1 1 上汽銷售總公司及畢博分別應確定一名信息資料管理員 主要負責資料 獲取與傳遞的協(xié)調工作和資料備案工作 分別負責管理雙方的信息資料 c 信息與資料傳遞流程 i 2 國泰君安及安達信信息資料傳遞接口由資料需求人申請 交項目 管理辦公室批準 并抄送本方信息資料管理員 ii 項目管理辦公室組織相關人員或部門收集所需資料 iii 項目管理辦公室指示本方信息資料管理員將資料傳遞給對方信息資料管理 員 傳遞方式根據(jù)資料性質不同而不同 紙質材料可直接交給對方 電子 文檔類資料可通過電子郵件或內部網(wǎng)上的資料交流數(shù)據(jù)庫進行傳遞 iv 信息資料管理員將所獲得的資料進行登記 進行統(tǒng)一保管 然后將資料傳 遞給資料需求人 v 信息資料管理員必須及時將已獲得的信息資料的清單發(fā)送給項目小組所有 成員 vi 項目小組成員根據(jù)需要可向信息資料管理員提出資料查閱請求 d 雙方對對方所提供的信息資料均應嚴格遵守保密合同相關條款規(guī)定 2項目文檔命名規(guī)則 a 所有項目的文檔將按照一定的規(guī)則進行命名 以便于歸檔 文件命名規(guī)則 文件短名 描述 日期 姓名 版本號 例如 2 月 1 日項目啟動會會議紀要的文件名為 kickoff meeting 020103 MK v1 注 日期格式 MMDDYY 五 五 項目人員的考核機制項目人員的考核機制 1 為了達到以下目的 雙方的項目經(jīng)理可以對項目人員進行考核 a 實踐公司的使命和價值觀 b 推動項目的順利進行 c 鼓勵員工正確的行為表現(xiàn) d 促進員工進行持久的改進 2 項目人員考核 a 項目經(jīng)理給予項目成員指導和幫助 以確定克服障礙的方法 改進個人績效 b 在項目中 項目經(jīng)理及時了解項目成員的現(xiàn)狀和工作績效 提出適當?shù)闹笇б庖?c 在項目的每個里程碑階段 由項目經(jīng)理根據(jù)項目小組表現(xiàn)對項目小組績效進行評 估 項目小組組長對項目小組成員績效進行評估 各項目小組之間執(zhí)行互評 d 考核的依據(jù)是項目組成員是否根據(jù)預定的項目計劃完成任務 完成交付品的質量 以及用戶的滿意度 e 可以將該員工的項目考核結果加入到上汽銷售總公司員工績效考核結果中去 六 六 項目培訓機制項目培訓機制 1 培訓目的 a 傳授知識 幫助客戶掌握先進的管理理念和系統(tǒng)知識 b 內部溝通 通過培訓的方式澄清概念 統(tǒng)一觀點 達成一致意見 c 推動項目實施 通過培訓的方式推廣項目成果 增進員工對項目的理解 同時減 少信息傳遞的誤差 有助于項目的順利實施 2 培訓方法 a 針對本項目的具體內容 設計全面的培訓計劃以及生動明了的培訓內容 幫助上 汽銷售總公司的人員有效的理解項目建議 b 畢博管理咨詢的資深專家作為培訓導師 針對培訓的目標對象進行培訓 c 聘請相關專家以研討會的方式 進行互動式的交流和知識轉移 d 收集培訓參與者的響應以修改培訓的進行方式及課程的內容 e 訂立開放及互動的溝通及交流渠道 以定期了解前線人員對新系統(tǒng)的期望及意見 七 七 項目變更管理項目變更管理 對于一個規(guī)模龐大而且復雜程度很高的項目來說 變更是不可避免的 在執(zhí)行變更的時 候必須通過全面的溝通 充分評估估變革可能帶來的影響和風險 對項目的所有變更 都要使用統(tǒng)一的工作程序 并且將結果記錄在案 以防范可能產(chǎn)生的誤差 變更管理的程序 記錄審批分析申請 項目成員 提出變更要求 填 寫變更申請書 項目組長 項目經(jīng)理 審批變更申請書 批準變 更申請 書 項目管理辦公室 把變更申請分類 記錄及排序 安排 相關人員進行變更 申請影響分析 有關人員 進行變更申請影響 分析 并且向項目 管理辦公室報告 項目管理辦公室 審批變更申請 批準變更 申請 項目管理辦公室 正式記錄項目變更 通知各項目成員 變更申請 書 變更申請 分析報告 項目變更 記錄 變更申請 記錄 項目管理辦公室 關閉及記錄 變更申請 項目管理辦公室 關閉及記錄 變更申請 否 是 否 是 八 八 項目風險管理項目風險管理 風險管理就是一種確定風險 然后在風險產(chǎn)生時一方面實施策略以排除風險 另一方面 設計應急計劃對項目進度進行補充的程序 項目風險的產(chǎn)生主要來自于人員 組織 流 程 技術等方面 風險管理的目標不僅僅在于解決已經(jīng)產(chǎn)生的問題 更重要的在于在問 題產(chǎn)生之前就及時識別風險 并且避免發(fā)展成為問題 項目風險管理方法項目風險管理方法 1 1 識別識別2 2 分析分析3 3 行動行動4 4 跟蹤跟蹤5 5 控制控制 風險認證通常分為 兩種 首次識別 Initial Identification 及持續(xù)識別 Continuous Identification 風險分析的方法包 括正式及非正式評 估 首先把認明的 風險分類 根據(jù)其 存在的危機及影響 定下先后序以分別 處理 當定下了風險清單 適當?shù)捻椖筷爢T便 會被分派處理該風 險 風險處理隊伍 會負責訂立及執(zhí)行 解決計劃 項目管理對風險的 跟蹤策略是決定于 風險的嚴重程度 低至中風險 只 會跟蹤風險評級的 進度 高風險 跟蹤風險 解決計劃及風險評 級的進度 另外 亦會跟蹤項 目的整體風險管理 風險控制包括采取 特別行動以預防風 險的發(fā)生 例如改 善工作程序 九 九 項目驗收機制項目驗收機制 1項目驗收的目的 對畢博管理咨詢提供咨詢服務的 信息系統(tǒng)規(guī)劃項目 的成果及項目質量進行驗 收鑒定 2驗收總則 a 對項目進度的驗收 按照雙方確認的項目時間表 按時交付各項成果 b 對項目交付品的驗收 經(jīng)項目小組討論通過 由上汽銷售總公司方面的項目經(jīng)理 簽字認可 3驗收流程 a 在每階段項目開始之前 由雙方制定并確認項目實施計劃表 階段性驗收標準 及 預期的項目成果報告會日程表 b 畢博管理咨詢小組向上汽銷售總公司項目小組提交項目交付品報告 并將其發(fā)送 至上汽銷售總公司項目小組相關人員信箱或資料交流庫內 c 由上汽銷售總公司項目小組組織召開項目交付品研討會 研討會首先由畢博管理 咨詢詳細講解報告的內容 然后雙方針對報告的內容進行討論 提出意見 上汽 銷售總公司項目小組對討論意見匯總整理 形成書面紀要 呈送畢博項目小組 d 畢博管理咨詢將在保持獨立性的基礎上根據(jù)專業(yè)的判斷并結合討論的結果 對項 目組針對報告所提出的意見逐條進行分析 確定需要修改的部分進行修改與調整 并就已修改內容及未進行修改的原因說明形成書面報告 交上汽銷售總公司項目 小組 e 上汽銷售總公司項目小組匯總以下文件 項目交付品研討會會議紀要 畢博管理 咨詢修改后的報告 已修改內容及未進行修改的原因說明 呈送上汽銷售總公司 方面的項目指導委員會 f 上汽銷售總公司方面的項目指導委員會審閱項目小組提交的報告與其他相關資料 并在擬定時間內對項目交付品和項目進度作最后確認 g 召開項目指導委員會會議 即項目成果報告會 由上汽銷售總公司方面的項目經(jīng) 理在項目驗收書上簽字確認 正式完成驗收程序 十 十 管理控制流程管理控制流程 1 1進度控制流程 進度控制流程 畢博制訂項目 進度計劃 項目實施小組組長復 核 項目經(jīng)理 審閱 同意 不同意 不批準 批準 畢博工作小組與上 汽銷