XX集團(tuán)有限公司財務(wù)支出管理辦法.doc

.保密登記:公開性文件 XX集團(tuán)有限公司財務(wù)支出管理辦法（試行）2018年4月26日制定第1版;.第一章 總則第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)支出管理，規(guī)范各項(xiàng)財務(wù)支出手續(xù)及流程，提高財務(wù)工作效率，規(guī)避財務(wù)報銷中的稅務(wù)風(fēng)險、合規(guī)性風(fēng)險，結(jié)合公司發(fā)展實(shí)際需要，特制定本辦法。第二條 應(yīng)保證報銷費(fèi)用的真實(shí)、合規(guī)，如需事前審批手續(xù)需提交齊全。第三條 報銷發(fā)票付款單位全稱必須準(zhǔn)確，不可混淆費(fèi)用發(fā)生單位，如“國鑫”發(fā)生的費(fèi)用付款單位不可為“國恒”，發(fā)票上需填上納稅人識別號，發(fā)票付款金額大小寫需一致，機(jī)打發(fā)票內(nèi)容不得手寫，不管是紙質(zhì)發(fā)票還是電子發(fā)票需蓋有發(fā)票專用章。第四條 報銷票據(jù)應(yīng)粘貼整齊,紙質(zhì)付款單據(jù)需由報銷人、下屬公司負(fù)責(zé)人（或集團(tuán)公司部門負(fù)責(zé)人）、會計主管、總裁(或授權(quán)審批人）逐級進(jìn)行簽字。第五條 非特殊業(yè)務(wù)事項(xiàng)原則上一般不進(jìn)行先付款后補(bǔ)發(fā)票，若根據(jù)合同確需先付款后補(bǔ)發(fā)票的，自付款之日起30日內(nèi)尚未提供發(fā)票的將對經(jīng)辦人進(jìn)行罰款處罰，并停止該部門的日常費(fèi)用支付，直至財務(wù)管理中心收到發(fā)票為止。發(fā)票金額需與付款金額相符，發(fā)票開具項(xiàng)目需與合同約定一致。第六條 費(fèi)用支付全部以銀行轉(zhuǎn)賬形式支付。簽訂合同的按合同約定賬戶付款，個人墊付的應(yīng)使用報銷人的工資卡作為收款賬戶，不得以其他人賬戶或非工資卡賬戶作為收款賬戶。 第七條 金額大于1萬元的支出應(yīng)簽訂合同，以合同為付款依據(jù)。第八條 固定資產(chǎn)、日常物資及辦公用品、接待所用煙、酒、茶等物品由行政人事部統(tǒng)一采購，原則上其他部門不得自行購買。第九條 支出事項(xiàng)審批應(yīng)一事一審，不得“化整為零”、“拆單”申請辦理。第二章 審批程序第十條 支出審批與報銷程序包括：立項(xiàng)或事前審批、填寫付款單據(jù)、審核、批準(zhǔn)、付款。（一） 立項(xiàng)或事前審批。立項(xiàng)或事前審批材料至少提供以下其中一項(xiàng)：1. 合同審批表；2. 董事會決議、公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會決議；3. 中標(biāo)通知書；4. 書面請示及相關(guān)答復(fù)；5. 投資立項(xiàng)審批文件（投資項(xiàng)目必附）；6. 各項(xiàng)費(fèi)用申請表；7. 有關(guān)批文；8. 其它與立項(xiàng)或事前審批有關(guān)的有效文字材料。（二） 填貼單據(jù)。內(nèi)勤人員填寫單據(jù)，將支出原始憑證及附件粘貼整齊，并填上附件張數(shù)和金額。報賬單據(jù)要填寫齊全，不得漏填、少填。具體業(yè)務(wù)所需單據(jù)列示如下：1. 日常物資、辦公用品采購支出：采購申請表（詳見附件一）、或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、發(fā)票、物品驗(yàn)收單（詳見附件三）、中標(biāo)通知書或詢價審批表（如有）。發(fā)票內(nèi)容必須是采購物品明細(xì)（物品名、數(shù)量、單價等），若采購物品過多，發(fā)票內(nèi)容僅書寫“辦公用品”字樣的，必須附上由供貨商出具并加蓋發(fā)票專用章的銷售清單。2. 差旅費(fèi)：差旅費(fèi)報銷單（詳見附件四）、差旅費(fèi)審批單，交通發(fā)票、住宿發(fā)票、外地業(yè)務(wù)接待餐飲發(fā)票及其他支出原始憑證。3. 業(yè)務(wù)接待費(fèi)：費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、業(yè)務(wù)接待費(fèi)審批單（附件五）、發(fā)票、及其他支出原始憑證。4. 會議費(fèi)：事前審批材料、會議證明材料、付款審批單（詳見附件六）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、會議發(fā)票及其他支出原始憑證。會議證明材料應(yīng)包括：會議通知、會議時間、地點(diǎn)、出席人員、內(nèi)容、目的、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、會議簽到表、支付憑證等。5. 裝修支出：事前審批材料、付款審批單（詳見附件六）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、合同、發(fā)票、工程支付進(jìn)度表(如有)、工程結(jié)算清單、工程驗(yàn)收證明等。6. 固定資產(chǎn)購置：采購申請表（詳見附件一）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、中標(biāo)通知書或詢價審批表、合同（如有）、發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單（詳見附件七）等。7. 合同款支付：合同原件或復(fù)印件、合同審批表、付款審批單（詳見附件六）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、合同支付進(jìn)度表（如有）、發(fā)票等。8. 培訓(xùn)費(fèi)：事前審批材料、培訓(xùn)通知、發(fā)票、付款審批單（詳見附件六）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、其他支出原始憑證。培訓(xùn)通知應(yīng)包括內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容和目的、培訓(xùn)地點(diǎn)和時間、培訓(xùn)費(fèi)用等。9. 其他支出：根據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)性原則提供附件。包括：事前審批材料、付款審批單（詳見附件六）或費(fèi)用報銷單（詳見附件二）、合同（如有）、發(fā)票及其他支出原始憑證。根據(jù)公司規(guī)定需簽訂合同的各項(xiàng)業(yè)務(wù)支出，必須提供合同審批表及合同原件或復(fù)印件，作為該項(xiàng)業(yè)務(wù)用（借）款的支出原始憑證。（三） 審核。指財務(wù)人員對各類票據(jù)及資料進(jìn)行會計審核。審核內(nèi)容包括：立項(xiàng)或事前審批材料、發(fā)票、合同、費(fèi)用清單及其他支出原始憑證等。（四） 批準(zhǔn)。指根據(jù)審批權(quán)限公司各級領(lǐng)導(dǎo)對各類財務(wù)支出進(jìn)行審批。（五） 付款。出納員核對金額并辦理付款。第三章 審批權(quán)限第十一條 公司所有財務(wù)支出必須符合本辦法及公司有關(guān)管理制度的規(guī)定，嚴(yán)格履行審批程序。具體審批權(quán)限及審批流程如下：1. 2萬：經(jīng)辦人-部門負(fù)責(zé)人-財務(wù)管理中心-總裁2. 2萬：經(jīng)辦人-部門負(fù)責(zé)人-財務(wù)管理中心-總裁-董事長第四章 具體規(guī)定第十二條 各項(xiàng)財務(wù)支出具體原則如下：(一) 交通費(fèi)用：因公事外出的，辦事途中產(chǎn)生的出租車費(fèi)、公交車費(fèi)、地鐵費(fèi)用等憑據(jù)報銷。所有員工因公外出應(yīng)盡可能乘坐地鐵或公交。(二) 住宿福利費(fèi)用：除公司高管（集團(tuán)公司部門總及以上、下屬公司總裁）外，原則上不提供長期宿舍。(三) 郵電費(fèi)：公司不報銷個人住宅固定電話費(fèi)、移動電話費(fèi)、快遞費(fèi)等費(fèi)用，辦公用固定電話費(fèi)用，發(fā)票中電話號碼需屬公司所有，電話費(fèi)、快遞費(fèi)報銷附件中要提供話費(fèi)清單、快遞郵寄明細(xì)表。公司統(tǒng)一結(jié)算的快遞費(fèi)由行政人事部負(fù)責(zé)核對金額正確性。(四) 水電費(fèi)：只報銷以公司名義租賃場所相應(yīng)的水電費(fèi)。(五) 物業(yè)費(fèi)、綠植費(fèi)等費(fèi)用：租賃合同中明確約定物業(yè)費(fèi)由公司承擔(dān)的，報銷時需有物業(yè)公司提供的加蓋公章的催款單原件，非公司租賃房屋的物業(yè)費(fèi)不允許報銷。綠植費(fèi)需按照合同約定付款。(六) 辦公用品費(fèi)用：辦公用品采購需先通過“辦公用品采購申請”審批，通過審批后方可進(jìn)行辦公用品報銷。若采購物品較多，需提供對方單位蓋章的采購明細(xì)單或送貨單。(七) 差旅費(fèi)：員工在出差前填報出差申請單，寫明出差事由及計劃、出差目的地、出差日程、往返交通工具選定等，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各下屬公司業(yè)務(wù)人員開發(fā)市場而產(chǎn)生的差旅費(fèi)由業(yè)務(wù)人員自行負(fù)擔(dān)，在業(yè)務(wù)提成中扣除。(八) 會議、培訓(xùn)費(fèi)：會議、培訓(xùn)等事項(xiàng)需由需求部門提出，根據(jù)具體事項(xiàng)發(fā)票內(nèi)容僅為“會務(wù)費(fèi)”或“培訓(xùn)費(fèi)”。(九) 確因業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，必須報相關(guān)權(quán)限審批人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)堅(jiān)決貫徹“可接待可不接待不接待”“可參與可不參與接待人員不參與”“可發(fā)生可不發(fā)生費(fèi)用不發(fā)生”“態(tài)度熱情費(fèi)用從簡”的原則。(十) 裝修、工程款：裝修等工程款費(fèi)用需簽署正式合同，并嚴(yán)格按照合同約定的付款方式付款，工程完工后的付款須提供雙方蓋章、施工部門負(fù)責(zé)人簽字的工程竣工結(jié)算書或是工程驗(yàn)收單后方可報銷，裝修工程發(fā)票必須為建筑工程類發(fā)票，裝修合同中涉及家具等固定資產(chǎn)采購的，需單獨(dú)開具增值稅專用發(fā)票。(十一) 房屋租賃費(fèi)：房屋租賃費(fèi)按照與物業(yè)公司簽訂的正式租賃合同中約定的金額支付。房屋租金只能支付至房屋租賃合同約定收款賬戶，房屋租賃押金需物業(yè)公司出具收據(jù)原件。(十二) 固定資產(chǎn)及低值易耗品：各部門采購固定資產(chǎn)需由行政人事部統(tǒng)一申請，固定資產(chǎn)購買應(yīng)盡量開具增值稅專用發(fā)票，所有固定資產(chǎn)采購后均需在行政人事部登記備案，并經(jīng)行政人事部辦理入庫、出庫，固定資產(chǎn)由行政人事部統(tǒng)一管理。單價在500元及以下的實(shí)物資產(chǎn)，不能作為固定資產(chǎn)，應(yīng)確定為低值易耗品，低值易耗品采購流程與固定資產(chǎn)一致，并經(jīng)行政人事部辦理入庫、出庫。(十三) 人力成本：員工工資由行政人事部負(fù)責(zé)與新入職員工溝通，明確薪酬口徑為稅前工資，稅前工資金額以勞務(wù)合同約定為準(zhǔn)，公司代扣五險一金及個稅。第十三條 員工借款支出管理（一） 員工借款可用于差旅備用、購買日常辦公用品、業(yè)務(wù)接待等,借款金額原則上不超過5,000元。（二） 員工借款必須填寫借款審批單（詳見附件八），寫明借款用途，并提交日常用品采購、出差、業(yè)務(wù)接待等業(yè)務(wù)的事前審批材料。（三） 借款人應(yīng)按規(guī)定期限自覺還款。借款應(yīng)于事畢后15個工作日內(nèi)辦理銷賬。（四） 員工個人特殊情況借款，必須書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借款。員工個人借款書面申請必須詳細(xì)說明借款用途，明確還款時間及方式。（五） 員工個人借款原則上不能超過三個月。凡未結(jié)清借款的，原則上不得再借。（六） 財務(wù)管理中心每季對員工借款情況清理一次，并將清理結(jié)果通知借款人所在部門，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)敦促借款人在接到清理結(jié)果通知當(dāng)月報賬沖銷借款。（七） 員工調(diào)離公司必須歸還欠款后才能辦理調(diào)動手續(xù)。第十四條 日常零星采購、辦公費(fèi)用、差旅費(fèi)等每周匯總報銷一次，每周四前提