原始憑證整理粘貼及憑證裝訂要求.doc

原始憑證整理粘貼及憑證裝訂要求 一、考核會(huì)計(jì)憑證是否整齊、美觀(guān)，單據(jù)和附件裝訂是否統(tǒng)一，具體如下：1、原始憑證應(yīng)首先按照需要分別填列的末級(jí)會(huì)計(jì)科目（如辦公費(fèi)、材料費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等）進(jìn)行分類(lèi)整理，同類(lèi)末級(jí)會(huì)計(jì)科目的原始憑證應(yīng)粘貼在一起。2、粘貼時(shí)，在粘貼紙左邊留出2.5厘米裝訂線(xiàn)，按照會(huì)計(jì)分錄類(lèi)別分別粘貼。同類(lèi)票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。3、將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，沿著粘貼單的右邊從上至下、從右至左順序粘貼且避免將票據(jù)貼出粘貼紙外。每張?jiān)紤{證只粘左邊的0.5一1厘米長(zhǎng)，粘牢即可；左列的發(fā)票右邊緣壓到右列發(fā)票的l/3為好。每列最多貼三張，每張粘貼單最多粘三列。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。4、原始票據(jù)應(yīng)保持原樣粘貼，對(duì)個(gè)別規(guī)格參差不齊的票據(jù)（如發(fā)票左邊緣），可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始票據(jù)內(nèi)容的完整性。板狀票證（如火車(chē)票），可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。5、對(duì)于比粘貼紙大的票據(jù)或其他附件，粘貼位置也應(yīng)在票據(jù)左側(cè)背面，沿裝訂線(xiàn)內(nèi)側(cè)粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。折疊后的附件外形尺寸，不應(yīng)長(zhǎng)于或?qū)捰谟涃~憑證，同時(shí)還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內(nèi)容的完整。6、工資獎(jiǎng)金勞務(wù)費(fèi)類(lèi)發(fā)放花名冊(cè)、付款委托書(shū)、存款進(jìn)帳單，由出納員粘貼在記賬憑證附件的最后位置。二、原始憑證粘貼要求1、單張發(fā)票貼在粘貼單的右上角；2、每張粘貼單粘貼發(fā)票一般在6一8張左右（最多8張）；3、物資采購(gòu)驗(yàn)收單單獨(dú)貼在一張粘貼單上，附在發(fā)票粘貼紙的下面；4、出差時(shí)取得的發(fā)票粘貼方法：先按出差時(shí)間的先后順序從起程開(kāi)始粘貼車(chē)（船、機(jī)票）等；再按順序順序粘貼途中住宿費(fèi)、學(xué)習(xí)資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、考察費(fèi)等；然后粘貼返程車(chē)（船、機(jī)票）等；最后將會(huì)議、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、進(jìn)修證明等附在出差報(bào)銷(xiāo)單下面。5、探親時(shí)發(fā)票粘貼方法先按時(shí)間順序從起程開(kāi)始粘貼車(chē)、船票；再順序粘貼住宿發(fā)票、返程車(chē)、船票；然后將探親證明（組織部門(mén)、勞資部門(mén)開(kāi)具）應(yīng)附在出差報(bào)銷(xiāo)單下面；最后出差報(bào)銷(xiāo)單由單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。6、車(chē)管中心、運(yùn)輸大隊(duì)、特車(chē)大隊(duì)及外部運(yùn)輸單位結(jié)算的過(guò)路過(guò)橋票（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“路橋票”）、路單粘貼處理方法：車(chē)管、運(yùn)輸、特車(chē)三單位內(nèi)部結(jié)算轉(zhuǎn)出前，應(yīng)將路橋票釘在對(duì)應(yīng)的路單上，然后分單位歸總；各三級(jí)單位內(nèi)部結(jié)算收到路單、路橋票后，將釘書(shū)釘拆下，每張路單與相對(duì)應(yīng)的路橋票粘貼在同一張粘貼紙上，路橋票沿著粘貼單的右邊從上至下、從右至左順序粘貼，路單自粘貼紙左起2.5厘米處粘貼。單份路單及其相應(yīng)路橋票粘貼完畢后要順序匯總粘貼，并打印一份記賬憑證蓋上“附件”章附在最上面。7、預(yù)決算書(shū)、合同文本及申請(qǐng)表和報(bào)告單的折疊方法：預(yù)決算書(shū)、合同文本及申請(qǐng)表和報(bào)告單必須分單張折疊。自粘貼紙左起2.5厘米處粘貼，上邊緣平行靠齊粘貼紙，超出粘貼紙右邊的部分要折疊在粘貼紙內(nèi)。下邊超出粘貼紙邊緣的部分沿粘貼紙平行折起，左邊2.5cm剪刀裁開(kāi)里折，未裁的部分上折在粘貼紙范圍內(nèi)。 比較厚的技術(shù)服務(wù)合同、預(yù)決算書(shū)要拆開(kāi)按頁(yè)次順序粘貼，左邊凹下的部分用一張專(zhuān)用紙板填充。如合同、預(yù)決算帶有發(fā)票、代扣稅款單則另行粘在另一張粘貼單上并放在合同文本或預(yù)決算書(shū)上面。有關(guān)原始憑證的粘貼排列順序依次為：發(fā)票或代扣稅票及明細(xì)、合同申請(qǐng)表、合同履行報(bào)告單、合同文本、預(yù)決算書(shū)、付款申請(qǐng)書(shū)。三、 整理粘貼應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)表面上達(dá)到：平整，尤其左邊和中間無(wú)凹凸現(xiàn)象；整齊，憑證上下左右各成平面；憑證內(nèi)部達(dá)到：分類(lèi)清晰，位置到位，排列美觀(guān)，數(shù)量易計(jì)。四、 憑證裝訂的要求1、裝訂之前，要設(shè)計(jì)一下，看一個(gè)月的記帳憑證究竟訂成幾冊(cè)為好。每?jī)?cè)的厚薄應(yīng)基本保持一致，厚度一般以2一2.5厘米為宜。過(guò)薄，不利于戳立放置；過(guò)厚，不便于翻閱核查。2、用裝訂機(jī)在距憑證左邊1.5cm左右處打3個(gè)孔，并保證三孔一線(xiàn)，分布均勻，然后用線(xiàn)或塑料套管裝訂整齊。3、每?jī)?cè)憑證都要加貼封面，封面規(guī)格要略大于所附記賬憑證（憑證封面右上角“注意保存用后放回原處”字樣不得剪掉），保證記賬憑證不露邊。4、每?jī)?cè)憑證封面上都應(yīng)按規(guī)定項(xiàng)目在對(duì)應(yīng)處蓋章，如單位名稱(chēng)、年度月份、憑證類(lèi)別和起止號(hào)碼、憑證本數(shù)、裝訂人簽章等。騎縫章由裝訂人簽章，蓋章位置應(yīng)對(duì)齊憑證封皮正面的第一行和最后一行文字處。5、裝訂完畢，觀(guān)看整本是否平整、四個(gè)側(cè)面是否為平面。6、記賬憑證偏少的，可同類(lèi)連續(xù)裝訂一本，年末不足以達(dá)到裝訂一本厚度要求的，年末可用空白粘貼單充齊。7、路橋票一律單獨(dú)裝訂，另行立檔存放。五、原始憑證上注銷(xiāo)章與附件章的使用注銷(xiāo)章用于發(fā)票或據(jù)以生成憑證的自制單據(jù)上，附件章用于發(fā)票的明細(xì)清單、審批單、合同履行結(jié)算單、證明、會(huì)議通知等其他有關(guān)單據(jù)上。注銷(xiāo)（附件）章均應(yīng)蓋在發(fā)票的中間位置左右，不能蓋在“發(fā)票專(zhuān)用章”或“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”上或發(fā)票字跡較多的地方，以不影響查看發(fā)票的完整性為宜。裝訂會(huì)計(jì)憑證時(shí)，如何處理重要的原始憑證及數(shù)量眾多的原始憑證？咨詢(xún)我公司在裝訂憑證時(shí)遇到兩個(gè)難題：一是某些業(yè)務(wù)涉及重要的合同，而這些合同需要在行政部門(mén)單獨(dú)存檔，不能給財(cái)務(wù)裝訂；二是有的憑證（如倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨單據(jù)）很多，如果全部裝訂，那會(huì)計(jì)人員的工作量太大，而且裝訂后的憑證也太多，不整齊，請(qǐng)問(wèn)是否有更好的處理方法？（江蘇省王丹） 解答您的這兩個(gè)問(wèn)題在財(cái)政部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范中均均有相應(yīng)的指導(dǎo)意見(jiàn)： 根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范第五十五條的規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些重要的原始憑證，比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等，為了便于日后查閱，可以不附在記賬憑證之后，另編目錄，單獨(dú)保管，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)，以便日后核對(duì)。根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范第五