電腦使用管理規(guī)定.doc

電腦使用管理規(guī)定一、總則為加強(qiáng)各部門電腦設(shè)備管理工任務(wù)，規(guī)范使用者的行為，保障各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電腦終端設(shè)備的正常運作，防止意外差錯發(fā)生，確保公司整體計算機(jī)系統(tǒng)的安全運行，特制定本規(guī)定。二、電腦設(shè)備管理規(guī)定（一）各部門對本部門的電腦設(shè)備有使用權(quán)及保管權(quán)。安裝調(diào)試和維護(hù)電腦由管理員負(fù)責(zé)。（二） 部門電腦設(shè)備要實行專人分管，誰保管誰負(fù)責(zé)。（三）嚴(yán)禁在電腦設(shè)備周圍放置腐蝕和強(qiáng)磁物質(zhì)。（四）嚴(yán)禁將金屬、食物及飲料等物品放置于電腦設(shè)備上。（五）嚴(yán)禁帶電插拔電腦設(shè)備的各種連接電纜。（六）電腦設(shè)備使用完后要切斷電源，并認(rèn)真做好清潔衛(wèi)生和防塵防潮工作，要注意防火、防鼠咬壞電線。（七）非專業(yè)人員不得擅自變更電腦設(shè)備的網(wǎng)線或通信線路。（八）電腦設(shè)備使用中出現(xiàn)異常情況（如設(shè)備燒毀、冒煙及異常聲響等），應(yīng)及時切斷電源并通知電腦管理員處理。（九）電腦設(shè)備運行中如出現(xiàn)死機(jī)，通訊中斷等故障，應(yīng)及時通知電腦管理員處理。（十）各部門要注意計算機(jī)病毒的安全防范工作。嚴(yán)禁非法拷貝程序和文件，嚴(yán)禁工作時間在電腦終端上玩游戲，防止病毒的入侵。如發(fā)現(xiàn)病毒或所使用的電腦內(nèi)安裝的防病毒軟件不能使用時及時通知電腦管理員。（十一）禁止任何人將私人電腦配件接入公司電腦設(shè)備、（十二） 禁止任何人將私人電腦接入公司電腦網(wǎng)絡(luò)。三、電腦終端用戶操作規(guī)定（一）操作員必須嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。開機(jī)前檢查電源及各種電源聯(lián)線是否正確、牢固。（二） 嚴(yán)禁在電腦終端上做非業(yè)務(wù)操作（如上網(wǎng)聊天、玩游戲、聽音樂、看網(wǎng)絡(luò)電影及下載與工作無關(guān)的資料，瀏覽與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的網(wǎng)站等）。（三）嚴(yán)禁復(fù)制、刪除或修改電腦終端上已安裝的系統(tǒng)及業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件。（四） 未經(jīng)電腦管理員及主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自在電腦終端上安裝其它程序。（五） 嚴(yán)禁改變電腦終端的軟、硬件配置。（六）操作員必須保管好自己的用戶各和密碼，嚴(yán)禁借用、共用或盜用他人的用戶名和密碼。（七） 操作員必須妥善保管好各種相關(guān)電腦資料，防止泄密。（八）操作員登錄電腦終端處理業(yè)務(wù)過程中，本人離開時，應(yīng)先退出用戶業(yè)務(wù)界面；若離開時間較長，應(yīng)關(guān)機(jī)及切斷設(shè)備電源。（九） 禁止打開電腦資料給非本公司人員查看。（十）禁止隨意將電腦內(nèi)的文件夾設(shè)置成“共享”，若需共享，必須加上口令并設(shè)置訪問權(quán)限。四、互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)規(guī)定（一）禁止無權(quán)限上網(wǎng)的用戶使用互聯(lián)網(wǎng)。（二）所有有權(quán)使用互聯(lián)網(wǎng)的員工只能利用互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)于公司事務(wù)，不得從事與工作無關(guān)的事務(wù)。（三）禁止訪問色情、反動、違反國家政策的網(wǎng)站。不得下載與工作無關(guān)的任何內(nèi)容。（四）不得通過互聯(lián)網(wǎng)向外泄露公司的任何信息。不得利用公司互聯(lián)網(wǎng)線路在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行危害國家安全、泄露國家秘密、侵犯國家、社會、集體的和公民的合法權(quán)益的行為。五、職責(zé)劃分（一）電腦使用人負(fù)責(zé)電腦的使用保管，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門電腦使用日常監(jiān)管；電腦管理員負(fù)責(zé)全公司電腦軟硬件安裝與維護(hù)，并負(fù)責(zé)各部門電腦安全使用的監(jiān)督與管理。（二）上班時間，電腦管理員非業(yè)務(wù)需要或公司領(lǐng)導(dǎo)派遣，不得擅自離開本公司范圍。電腦管理員接到電腦故障報告后應(yīng)及時進(jìn)行處理；有突發(fā)事件發(fā)生時應(yīng)主動及時響應(yīng)，快速處理，確保電腦數(shù)據(jù)安全。（三）電腦管理員應(yīng)經(jīng)常檢查公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；定期清理、殺毒，保障系統(tǒng)正常運行。六、違規(guī)考核規(guī)定（一）工作時間上網(wǎng)聊天、玩游戲、聽音樂、看網(wǎng)絡(luò)電影及下載與工作無關(guān)的資料，瀏覽與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的網(wǎng)站，扣績效3分/次。（二）未經(jīng)許可，擅自使用他人電腦的，扣績效5分/次。（三）未經(jīng)許可，讓外人使用本部門電腦的，扣績效5分/次。（四）瀏覽不健康的網(wǎng)站或利用網(wǎng)絡(luò)從事違法活動，扣績效10分/次，并給予降級或辭退處分，情節(jié)嚴(yán)重者將移交司法部門處理。（五）未經(jīng)許可，私自拆裝機(jī)器，扣績效10分/次。（六）私自安裝與工作無關(guān)的軟件或程序，或擅自對電腦硬盤進(jìn)行格式化或重新安裝操作系統(tǒng)，扣績效10分/次；造成電腦資料丟失者，將視資料重要性而定考核，并可給以降級或辭退處理。（七）未經(jīng)許可，私自使用他人計算機(jī)密碼或向他人泄露計算機(jī)密碼，扣績效10分/次；因泄密造成電腦數(shù)據(jù)資料損失、丟失或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營工作造成不良影響的，視情節(jié)輕重給予當(dāng)事人作經(jīng)濟(jì)處罰，并可給予降給或辭退處理，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究當(dāng)事人法律責(zé)任。（八）私自進(jìn)入公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，瀏覽或盜取公司重要資料，或者刪除、更改、拷貝、打印公司重要資料，扣績效20分/次，已經(jīng)造成泄密或損失的，扣罰金額將視資料重要性、損失程度而定，并可給予辭退處理，或直接追究其法律責(zé)任。（九）私自更改IP地址，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，扣績效10分/次，若因此造成公司計算機(jī)受影響的，視情節(jié)輕重給予加倍處罰，并可給予降級或辭退處理。（十）有違反其他規(guī)定情形的，視情況扣罰扣績效5分-10分/次，情節(jié)嚴(yán)重者可予以降級或辭退。第十三章清潔管理規(guī)定為加強(qiáng)公司環(huán)境衛(wèi)生管理，創(chuàng)造一個潔凈、美觀的工作環(huán)境，特制定本管理規(guī)定。一、清潔人員在工作過程中不得翻閱、弄丟房間里的文件資料和其他物品，不得泄露公司秘密。二、清潔過程需要挪動文件資料或其他物品位置的，在完成清潔后必須物歸原位，保持物品擺放整齊，不得搞亂文件資料和其他物品，不得擅自改變物品擺放位置。三、清潔完房間衛(wèi)生后，室內(nèi)無人時要熄滅電燈，關(guān)好門窗。四、工作時，徹底清掃各房間、走道、水溝、宿舍和廠區(qū)公共區(qū)域范圍內(nèi)的衛(wèi)生，不留死角，保持桌面、地面、門窗玻璃、天花板等地方干凈、整潔和有序。五、每天上、下午定時對辦公樓和人力行政部辦公室進(jìn)行清理保潔。并經(jīng)常巡查，及時清掃保持干凈。接待室、會議室在人員走后，要立即清理保潔。辦公樓衛(wèi)生間和廠區(qū)公用廁所必須每天清掃沖洗兩次，每周消毒1次。六、清掃完廠區(qū)公共區(qū)域衛(wèi)生后，要加強(qiáng)保潔管理，保持地面無垃圾、無雜物、無衛(wèi)生死角，環(huán)境整潔美觀。七、定期對水溝、下水道、垃圾桶和垃圾堆噴灑藥物，做好滅鼠、蚊蠅、蟑螂工作。八、愛惜公物、妥善保管好消毒用品和工具，不得故意損壞。九、發(fā)現(xiàn)有漏水、漏電和設(shè)備損壞現(xiàn)象，要及時報人力行政部，以便維修處理。要節(jié)約用水用電，關(guān)好各閥門開關(guān)。十、自覺接受行政人員的監(jiān)督管理，搞好相關(guān)場所的清潔維護(hù)。十一、對違反上述規(guī)定者，給予批評警告，并可參照獎懲管理制度給予績效扣分110分，對違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重者，予以解除勞動合同。第十四章合同管理規(guī)定第一部分 總則第一條 為避免合同糾紛，防范經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)本公司的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法等法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。第二條 本制度適用于除勞動合同之外的所有本公司對外簽訂的合同和協(xié)議。第二部分 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第三條 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同管理工作。第四條 合同主辦部門合同管理的職責(zé)：1、合同主辦部門負(fù)責(zé)合同簽訂前的各項準(zhǔn)備工作，包括目標(biāo)對象選擇（必要時通過公開招投標(biāo)確定）、資信調(diào)查、市場調(diào)查、商務(wù)談判。2、負(fù)責(zé)起草或?qū)徍撕贤鶕?jù)本制度規(guī)定的流程及權(quán)限上報或簽訂合同；負(fù)責(zé)本部門合同的歸檔管理、執(zhí)行及跟蹤等工作。3、負(fù)責(zé)對本部門承辦的合同及與合同有關(guān)材料進(jìn)行登記、整理、分類保管。第五條 財務(wù)部合同管理的職責(zé)：1、根據(jù)合同的收付款時間及方式等作好資金安排。2、監(jiān)督合同收付款條款的執(zhí)行。3、配合主管領(lǐng)導(dǎo)做好合同監(jiān)督和檢查工作。第六條 合同保管及合同有關(guān)經(jīng)辦人員的職責(zé)：1、對簽訂的合同及有關(guān)材料進(jìn)行整理、建檔和保管。2、必須保守公司合同的秘密。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，嚴(yán)禁向本公司非相關(guān)人員及外界提供或泄露本單位合同的情況。第三部分 合同的談判、草擬第七條 合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)談判工作，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理責(zé)任。第八條 合同的起草與使用：1、本公司已經(jīng)制定標(biāo)準(zhǔn)格式合同的，必須使用標(biāo)準(zhǔn)格式合同。格式合同的內(nèi)容、要求必須認(rèn)真填寫，必要時可修改、補(bǔ)充條款，由雙方在修改處簽章確認(rèn)。2、使用對方提供的合同。對此類合同必須認(rèn)真審核，就合同中顯見的不合法、不合理、不完整或?qū)ξ夜静焕臈l款及時與對方進(jìn)行磋商解決。3、沒有標(biāo)準(zhǔn)格式合同，必須自行起草的，應(yīng)注意合同條款是否完備，依據(jù)合同法的規(guī)定寫清以下條款：（1）合同當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、負(fù)責(zé)人的姓名及職務(wù)；（2）標(biāo)的（要寫明標(biāo)的名稱）（3）數(shù)量和質(zhì)量（標(biāo)的種類、范圍、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量等要求要明確、具體）；（4）價款或報酬（寫明數(shù)額、計算標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式和程序及各種附帶的費用等）；（5）各方的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)；（6）合同期限、履行地點和方式；（7）違約責(zé)任；（8）其他雙方約定的條款；（9）合同必要的附件（如清單、表格、圖表等）。第四部分 合同的審核、審批 第九條 合同經(jīng)辦人填寫合同審批表，合同審批表上必須簡要概括合同主要內(nèi)容，并填寫結(jié)算辦法與總金額，如屬分期付款，應(yīng)寫明每期付款時間、條件及金額。合同審批表按權(quán)限逐級呈送審核、審批之后，作為申請合同蓋章之依據(jù)。合同審批表同財務(wù)部存檔，作為收付款及監(jiān)督執(zhí)行情況 的依據(jù)。第十條 對外開展的各業(yè)務(wù)，在一般情況下應(yīng)采用訂立書面合同的形式。小額業(yè)務(wù)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以采用報價單、確認(rèn)書的形式代替合同文本。第十一條 通過信件、電報、傳真、電子郵件、報價單等形式就經(jīng)濟(jì)合同主要條款達(dá)成的協(xié)議視為書面合同，但必須在實際履行前與對方簽訂確認(rèn)書。第十二條 公司規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)的項目，在合同審核、審批時應(yīng)附有招投標(biāo)過程的全部材料。第五部分 合同的簽訂第十三條 合同簽訂時主辦部門和簽訂人應(yīng)審查對方是否具有簽約能力，以及經(jīng)濟(jì)實力、履約能力、誠信記錄等情況，簽約人是否為合法的簽約人或者是否有授權(quán)其簽約的授權(quán)委托書；如果是自然人，要核對其身份證明文件，檢查其是否具有完全的民事行為能力。第十四條 合同簽訂時主辦部門應(yīng)審查對方提供的相關(guān)資料，如年檢合格和仍在有效期的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、商標(biāo)證、委托代理銷售的授權(quán)委托書、特殊商品經(jīng)營許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書、專利證書、商標(biāo)證書、原產(chǎn)地證明、身份證復(fù)印件、銀行帳號等，對方提供的相關(guān)證件的復(fù)印件均應(yīng)加蓋單位公章，對方是自然人的應(yīng)加蓋指印或本人簽名。第十五條 公司對外簽訂的合同，一般情況下應(yīng)由總經(jīng)理親自簽訂；經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)的，由被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司對外簽訂。第十六條 合同簽訂時必須寫明合同簽訂的日期、地點。第六部分 合同的管理及執(zhí)行第十七條 部門合同管理員必須對已審批的合同進(jìn)行登記編號，凡與合同有關(guān)的資料，都要附在合同卷全歸檔。履行完畢的合同，按檔案保管期限進(jìn)行保管。第十八條 合同主辦部門應(yīng)督促、檢查、評價所承辦合同的履行情況，對履行過程中發(fā)生的問題及時向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)反映。第十九條 合同在履行中如發(fā)現(xiàn)遺漏或需更改、補(bǔ)充的問題，主辦部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人簽訂補(bǔ)充合同。第二十條 合同在履行過程中，如出現(xiàn)危及我方重大利益的事項或傾向，合同主辦部門 應(yīng)主動向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。第七部分 合同糾紛的處理第二十一條 合同糾紛的提出，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間。第二十二條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)將資料匯總歸檔，以備查閱。第八部分 監(jiān)督與處罰第二十三條 有下列情況之一的，視性質(zhì)和情節(jié)輕重，扣罰當(dāng)事人100-3000元。造成經(jīng)濟(jì)損失的同，責(zé)任人還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。1、合同經(jīng)辦人不按公司規(guī)定辦理合同審批手續(xù)或超出授權(quán)簽訂合同的權(quán)限，擅自對外簽訂合同，給公司造成損失的；2、未按規(guī)定簽訂書面合同，而用口頭或簡單便函協(xié)議代替，或合同尚未生效即擅自履行者；3、違反本制度有關(guān)條款，或由于工作嚴(yán)重失誤訂立無效合同、重大缺陷合同者；4、擅自簽訂、變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同或執(zhí)行違約合同，其結(jié)果對公司造成不利者；5、發(fā)生合同糾紛不及時采取措施，或因工作懈怠而喪失仲裁、訴訟和申請強(qiáng)制執(zhí)行時效的；6、應(yīng)追究對方違約責(zé)任而輕率放棄，使公司喪失可得利益者；7、經(jīng)辦人或部門不按合同條款執(zhí)行，使我公司造成損失者；8、合同保管不善，造成遺失、損壞、泄密者；9、違反本合同管理制度其他規(guī)定者。第二十四條 在合同訂立的過程中，如參與合同訂立的人員有收取回扣、收受賄賂或其他利用合同訂立工作謀取私利的行為，任何知情人員均可向公司領(lǐng)導(dǎo)舉報，公司對舉報事實查清后將給予舉報人獎勵，并為其保密。第二十五條 任何部門或個人在合同訂立的過程中有違反規(guī)定、假公濟(jì)私損害公司利益的行為，一經(jīng)查證屬實，視情節(jié)輕重，公司將給予通報批評、留用察看、開除處分；造成損失的，公司有權(quán)要求其承擔(dān)賠償責(zé)任；觸犯刑法者，由司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。第十五章檔案管理規(guī)定第一部分 總則第一條 為了加強(qiáng)公司檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料 ，必須定期整理歸檔，集中管理，任何部門 和個人不得據(jù)為已有。第三條 公司文件資料分為機(jī)密和非機(jī)密兩種，凡財務(wù)、銷售、采購、生產(chǎn)、人事方面的機(jī)密文件資料由所屬部門主辦人員負(fù)責(zé)建檔管理，其他機(jī)密和非機(jī)密文件資料（包括各種設(shè)備儀器技術(shù)資料、維修保養(yǎng)資料、基建資料、安全生產(chǎn)、技術(shù)監(jiān)督、環(huán)保資料等等）一律由公司資料室負(fù)責(zé)建檔管理。各部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本部門文件資料的管理和歸檔工作，指定人員兼職負(fù)責(zé)此項工作。公司資料室由人力行政部指定專人兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作。人力行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。第二部分 歸檔范圍第四條 凡是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等活動中形成的，辦理完畢的，對今后工作具有查考和利用價值的文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍，具體包括：（一）反映企業(yè)歷史變遷和發(fā)展過程的文件材料，包括企業(yè)發(fā)展史、大事記、工作計劃和總結(jié)、會議記錄、企業(yè)發(fā)展變遷記錄等。（二）企業(yè)組織活動中及日常事務(wù)性工作中形成 的文件材料，包括宣傳工作、工作、商會（協(xié)會）工作 、行政事務(wù)、安全保衛(wèi)工作、法紀(jì)監(jiān)察、審計工作、人事管理、培訓(xùn)工作、法律訴訟、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利等工作中形成的文件材料，還有企業(yè)經(jīng)濟(jì)實體設(shè)立和變更的請求、批復(fù)、章程、工商登記證、年檢記錄、稅務(wù)登記證、企業(yè)年度計劃總結(jié)、職工名冊、檔案和信息管理等。（三）企業(yè)在經(jīng)營活動方面形成的文件材料，包括經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、產(chǎn)品銷售、物資管理 、生產(chǎn)供應(yīng)、財務(wù)管理、市場信息預(yù)測、企業(yè)管理中形成的文件材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中和往來單位簽訂的各類合同、協(xié)議等。（四）企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)管理方面所產(chǎn)生的文件材料，包括生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)化工作、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、講量工作。（五）產(chǎn)品方面所產(chǎn)生的文件材料，包括同一產(chǎn)品型號內(nèi)，從開發(fā)、設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程。（六）科學(xué)技術(shù)研究方面所產(chǎn)生的文件材料，包括同一科研項目內(nèi)，包含課題立項、研究準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等項目研究和管理的全過程。（七）基本建設(shè)方面所產(chǎn)生的文件材料，包括同一工程項目內(nèi)可行性研究、任務(wù)書、財務(wù)管理文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。（八）設(shè)備儀器方面所產(chǎn)生的文件材料，包括同一設(shè)備儀器的依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)和管理全過程。（九）會計檔案方面所產(chǎn)生的材料，包括憑證、見賬簿、報表、移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。（十）企業(yè)在各項工作活動中形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、獲得的各種獎狀、錦旗、資本、證書等。第三部分 立卷歸檔要求第五條 公司設(shè)立專門資料室，公司各部門設(shè)立專門資料柜，用于存放資料檔案。第六條 公司各部門在辦理完業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時將資料存檔，將不屬于本部門保管的檔案資料移交公司檔案室保管。無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，給予責(zé)任人扣罰100元。第七條 資料檔案管理人員每年2月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料分類整理、立卷歸檔，建立目錄清單。超過時間未完成的，扣罰100元并責(zé)令限期完成。第八條 各部門向公司資料室移交資料檔案時，要嚴(yán)格履行書面移交手續(xù)。第九條 文件材料歸檔可分為10個主要步驟：（1）收集文件（2）區(qū)分年度（3）劃分期限（4）文件裝訂（5）文件排列（6）文件編號（7）文件裝盒（8）打印目錄（9）填備考表（10）檔案上架。第十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：（一）對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料以及傳真件等進(jìn)行復(fù)印，以防字跡模糊或日久褪變。（二）去除訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品。（三）使用粘全劑和選定的紙張對破損的、幅面過小（小于16開）的文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。（四）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（五）歸檔分卷：先將歸檔文件按不同年度分開；再將同一年度的歸檔文件材料按三個保管期限分開；最后，同一年度、同一個保管期限的文件材料，按類別及時間有序排列。（六）歸檔的文件材料應(yīng)依序排列在一起，具體要求為：正本在前，定稿在后；下文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；原文在前，譯文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。（七）列寫文件目錄時，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫（例如標(biāo)題僅有“通知”兩字時，可根據(jù)內(nèi)容擬為：通知【關(guān)于XXXX的通知】“）；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷首。（八）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。第四部分 檔案的借