公文寫作規(guī)范格式.doc

商務公文寫作目 錄一、商務公文的基本知識二、應把握的事項與原則三、常用商務公文寫作要點四、常見錯誤與問題一、商務公文的基本知識1、商務公文的概念與意義 商務公文是商業(yè)事務中的公務文書，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、既定的生效程序和規(guī)范的格式而制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。規(guī)范嚴謹?shù)纳虅瘴臅粌H是貫徹企業(yè)執(zhí)行力的重要保障，而且已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎中不可或缺的內(nèi)容。商務公文的水平也是反映企業(yè)形象的一個窗口，商務公文的寫作能力常成為評價員工職業(yè)素質(zhì)的重要尺度之一。2、商務公文分類：（1）根據(jù)形成和作用的商務活動領域，可分為通用公文和專用公文兩類（2）根據(jù)內(nèi)容涉及秘密的程度，可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類（3）根據(jù)行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三類（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，可分為規(guī)范性、指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文（5）根據(jù)處理時限的要求，可分為平件、急件、特急件三類 （6）根據(jù)來源，在一個部門內(nèi)部可分為收文、發(fā)文兩類。3、常用商務公文 ： （1）公務信息 ：包括通知、通報、通告、會議紀要、會議記錄等（2）上下溝通：包括請示、報告、 公函、批復、意見等（3）建規(guī)立矩：包括企業(yè)各類管理規(guī)章制度、決定、命令、任命等； （4）包容大事小情：包括簡報、調(diào)查報告、計劃、總結、述職報告等； （5）對外宣傳：禮儀類應用文、領導演講稿、邀請函等； （6）財經(jīng)類：經(jīng)濟合同、委托授權書等； （7）其他：電子郵件、便條、單據(jù)類（借條、欠條、領條、收條） 等。 考慮到在座的主要崗位，本次講座涉及請示、報告、函、計劃、總結、規(guī)章制度的寫作，重點談述職報告的寫作。4、商務公文的特點： （1）制作者是商務組織。（2）具有特定效力，用于處理商務。 （3）具有規(guī)范的結構和格式，而不像私人文件靠 “約定俗成”的格式。 商務公文區(qū)別于其它文章的主要特點是具有法定效力與規(guī)范格式的文件。 5、商務公文的四個構成要素： （1）意圖：主觀上要達到的目標 (2）結構：有效劃分層次和段落，巧設過渡和照應 (3）材料：組織材料要注意多、細、精、嚴 (4) 正確使用專業(yè)術語、熟語、流行語等詞語，適當運用模糊語言、模態(tài)詞語與古詞語。 6、基本文體與結構 商務文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規(guī)范性。其特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式，兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。商務公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。其它組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發(fā)說明等。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。7、稿本 （1）草稿。常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等標記。（2）定稿。是制作公文正本的標準依據(jù)。有法定的生效標志（簽發(fā)等）。（3）正本。格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性。（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。（6）副本。作為復印件的公文副本（如抄本、復印件）不具備公文的法定效用。（7）修訂本。可以標題結尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。 8、基本要求及語言運用基本要求：合“法”、求實、合體、簡明、莊重、精練、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。 二、把握的事項與原則1、商務公文的格式參照國家行政機關公文格式可以認為是公文的國家標準，這個標準下面會有所涉及。2、商務公文寫作要注意的事項 主題的職能性。要求做什么，支持什么，或褒或貶，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。 材料的可靠性。所采用的事實材料、數(shù)字材料、理論材料以及所依據(jù)的法律法規(guī)及商業(yè)規(guī)章，必須真實準確。 結構的邏輯性。商務公文寫作思維方式主要是邏輯思維，通過概念、判斷、推理，綜合、比較、論證形成寫作思路，完成寫作任務，多用說明、敘述、議論的表達方式，慎用文學修辭手段。 文風的平實性。力戒說大話、空話、假話、套話，不能言之無物，也不能嘩眾取寵，要實實在在，明明白白。 表述的簡明性。結構力求簡約，層次力求簡化，語言力求簡潔。避免使用夸張、反語、諷喻等積極修辭手段。（重復累贅現(xiàn)象比較普遍：賽維報收到的報道稿常見兩三千字要占半個多版面，感謝信也兩千多字的） 3、商務公文寫作應注意的環(huán)節(jié) 法律關和政策關。要遵守法律和政策，這點對政府機關公文特別重要。 工作關：工作內(nèi)容、安排和操作的周全、恰當、可行。是否必須出文。目標任務是否科學。責任部門確定和工作質(zhì)量、標準、時限要求等。 文字關。商務公文的語言、文字要求樸實有效，具有指導性和操作性。平實準確，不拔高浮夸，精簡通順，符合語言規(guī)則、規(guī)范。 格式關。格式較固定，不需要隨意創(chuàng)新，只要在文種、結構、版式等方面按要求做即可。 程序關。行文程序嚴格，需要按一定程序逐步進行，否則會容易出現(xiàn)差錯：是否履行發(fā)文請示程序；是否履行特定的審查、審議程序（規(guī)范性文件或重大決策事項）；是否履行相關會簽程序。4、商務公文中“禮貌原則”與“合作原則”體現(xiàn) “禮貌原則”與“合作原則”是交流思想，傳遞信息時需要遵守的基本原則。商務公文是溝通信息、推動商務活動開展的重要工具，需要遵循“禮貌原則”與“合作原則”的運用。 案例1單位：就事項我部門需要你部門協(xié)助，希望你部門盡快并務必在月日前派出2位員工幫助我們完成事項。希盡快給予我們回復！ 上文洽函中“需要協(xié)助”， “盡快”、“務必”以及感嘆號等字符都有強行之意，命令對方，而無商量征詢的口氣，也沒有尊重對方的誠意。沒有禮貌不尊重對方就缺失了合作的基礎。再如“要”字在機關應用文中用得相當普遍，特別是在“指示”“通知” “決議” “決定” “會議紀要”等指令周知性公文中，運用較多。但是，在商務公文報告、請示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。 案例2 當前，我們要繼續(xù)搞好工作要積極推進的改革要建立包括在內(nèi)的考核制度要對先進單位、個人進行表彰要努力改善設施。同時，要采取積極的態(tài)度 這段話看起來像是上級對下級的“指示”，但實際上往往一些下級向上級和一些兄弟單位作匯報也經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象。造成這種不得體的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺是一種必須、應該、一定等命令式的語氣。5、其它原則 包括制作、發(fā)送、接收、傳閱、處理、銷毀等原則，對黨政機關公文這些很重要。對成熟、規(guī)范企業(yè)也有一套完備的規(guī)章，這里省略。 三、常用商務公文寫作要點1、請示的寫作要點請示是下級就工作中遇到的問題向上級請求指示或批準，需要上級答復的文種。請示分為請求指示性請示和請求批準性請示。前者用于工作中遇到疑難問題，出現(xiàn)無章可循的情況（賽維多見）；或部門間意見分歧較大時；或對某些規(guī)章制度中的條文不理解，需要上級給予明確指示。后者用于工作中遇到必須經(jīng)上級批準才能辦理的事項，或因本部門特殊情況需要變通處理（如特殊通道不比價），或限于自身力量不足，需要上級給予人、財、物力等支持的事項，請求上級批準（如每年的供應商大會）。請求批準性請示的寫作難度較大，因為請求批準需要充分的理由，明確的要求和規(guī)范行文等要素。 選好時機（心情好不忙碌時候）和角度（國家方針政策、企業(yè)規(guī)章及其理念或工作需要） ，闡述請示原由要充分、合理，要用事實和數(shù)據(jù)說話，不能有過多的主觀臆斷。 結合實際，歸納請示事項要簡明。向上級提出請示事項，內(nèi)容要單一，只宜請求上級解決一個題。請求資金寫明金額，請求物資要寫清品名、規(guī)格、數(shù)量，以便上級給予明確批復（而不是猜疑）。 表述得當，提出回復要求要懇切。結尾要向上級提出期復性要求，用征詢性用語，如“當否，請指示”，“以上請示（事項），請予審批（明示）”，“特此請示，請批復”等。象“此事關系重大，望領導百忙之中抽出時間審閱，真誠地等待您的批復?！本惋@得啰嗦，而“望盡快撥款，以解燃眉之急?！睅в忻羁跉猓菀滓鹕霞壍姆锤?。案例4：關于創(chuàng)辦賽維報、報名確定及題詞的請示2、報告的寫作：與請示的比較 報告按內(nèi)容可分為綜合報告（為反映一定時期內(nèi)全面工作或一個階段多方面工作情況，向上級所寫的報告，具有綜合性、全面性）和專題報告（針對某項工作、某一問題或某一活動，向上級所寫的報告，在內(nèi)容上具有專門性和單一性）；按性質(zhì)分，報告可分為呈報性報告（只向上級報送有關情況，以匯報工作、反映情況為主要內(nèi)容，不要求上級機關批轉）和呈轉性報告（除了匯報工作外側重提建議和意見，請求上級批準并轉發(fā)有關部門參考或執(zhí)行）。呈轉性報告和請求批轉性請示均屬于呈請性文書，這兩者已被“意見” 取代。 報告與請示的相似點：均屬于上行文，即都是下級向上級行文，均從屬于呈請文書。結構上，都包括標題、主送機關、正文、落款等部分組成，正文均由開頭（報告或請示緣由）、主體（報告或請示事項）、結尾（報告或請示結語）三部分組成；都用敘述為主、敘議結合的表達方式。 報告與請示的不同點：行文性質(zhì)、用途、目的不同。報告是“向上級匯報工作，反映情況，答復上級的詢問”，具有呈報性；請示是“向上級機關請求指示、批準”，具有請求性。主體內(nèi)容不同。請示主體內(nèi)容一文一事。而報告主體內(nèi)容豐富、寬泛。主體的寫作方法與使用語氣不同。報告事項注重實踐性、過程性，使用的語氣是報告性。請示事項不必體現(xiàn)實踐過程，重在必要合理性，使用請求性語氣。行文的時間不同。請示需要上級批示批準，必須事前行文，不能“先斬后奏”。報告則可以事中行文重大工程建設或重要工作進行當中的例行報告；還可以事后行文向上級機關匯報本機關工作，反映某方面重要情況等。結尾用語不同。報告的結尾用語不具有期復性，不要求復文，結尾部分的用語常使用“特此報告” “專此報告”等；呈報性報告則常用“特此報告，請審查”“以上報告，請審閱”或“以上報告如有不妥，請指正”等用語。請示結尾用語則要用期復性、期準性的，常使用“以上意見妥否，請批示”、“妥否，請批示”。3、“函”的寫作 廣義上講，函就是信件。作為公文法定文種的函，不僅用途更廣，重要的是賦予了其法定效力。國務院規(guī)定 “函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。這表明，除有上下級隸屬關系外的一切不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，甚至請求批準和答復審批事項，一律用“函”。同時規(guī)定：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法定效力?！?關于“函”的問題及寫法 函寫作問題表現(xiàn)：一是不擬標題。二是主送單位模糊不清。三是正文用語隨便，不規(guī)范，缺乏禮貌，甚至出現(xiàn)以勢壓人或強人所難的語言。四是文尾不規(guī)范，缺項問題突出。 1）標題。可分為商洽函（聯(lián)絡函屬于之）、詢問函、告知函、請批函、復函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標題有兩種形式，一種是發(fā)文機關名稱、事由和文種構成，即完全標題，另一種是事由和文種構成?；睾臉祟}也有兩種形式，一種是四項式，即在完全標題的事由后寫明來函機關的名稱；另一種是三項式，即省略四項式中的復函機關的名稱。2）主送單位，即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位較多，應寫明受文單位的全稱或規(guī)范簡稱。但有時也有多個主送單位，就要寫得明確、具體，避免不明確的概括性語言。 3）正文。函的正文長短不等，但都要包含緣由、事項和結尾三項內(nèi)容。緣由，交代發(fā)函的根由、背景；事項，寫明具體內(nèi)容；結尾，用慣用結語，一般不離開“函”字，如去函的結語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復函”等；回函的結語為“特此函復”等。 4）文尾。除了與其他公文一樣要有成文時間，加蓋公章以外，如果是“請求批準”的函，應該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附注”，標注聯(lián)系人姓名和電話?！昂蔽奈蔡幍钠渌麅?nèi)容還有如主題詞、抄送機關、印發(fā)機關等。4、總結類公文的寫作要領 總結類公文的主要功能是反映和評判自身實踐活動，它主要包括各種總結、述職報告、以第一人稱撰寫的典型經(jīng)驗材料、部分演講稿等。其寫作要領主要有： （1）突出一個核心 撰寫總結類公文的主要目的是肯定成績，總結經(jīng)驗。其內(nèi)容主要包括做法、成績和經(jīng)驗三個方面，其中做法和成績是基礎，經(jīng)驗是核心，是用成績或收獲證實了的規(guī)律性認識。問題、教訓或今后打算一般比較簡略。 （2）選好典型材料：典型事件、典型集體與人物、典型綜合材料（尤其數(shù)字材料）以及對比材料。 （3）解決四個問題：一是次序問題：按時間順序寫；二是分合問題：同一觀點的不同方面或不同事例，是分開寫，還是集中寫；三是詳略問題：成績、做法和經(jīng)驗要詳寫，教訓和問題要略寫；四是邏輯關系：要弄清各段或各觀點之間是并列關系、主次關系，還是遞進關系、因果關系。（4）熟悉六種結構 一是“做法”式：除開頭和結尾，主體部分只講做法；二是”成績做法”式；三是“做法體會”式；四是“成績做法體會”式；五是階段式：按時間先后分幾個部分，每部分既寫成績，又寫做法和經(jīng)驗；六是“體會”式。 （5）區(qū)分四類觀點句 掌握觀點句的提煉和概括方法，對寫好總結類文體至關重要。不同的內(nèi)容，可以歸納出不同類型的觀點句，主要有“成績句”、“做法句”、“做法成績句”、“體會句”等，如： 成績句1：強化了保衛(wèi)工作責任制。 2：保衛(wèi)工作責任制得到了強化。做法句：搞好專項斗爭，深入開展重點整治工作。做法成績句：及時處置突發(fā)事件，從而維護了轄區(qū)的社會穩(wěn)定。 體會句1：爭分奪秒，抓住戰(zhàn)機，是迅速破案的關鍵。2：正確處理好“兩個關系”，牢固樹立服務第一的思想。 （6）避免七種傾向：“流水賬”，羅羅嗦嗦，不得要領；陳詞濫調(diào)，干巴巴無新意；牽強附會，生硬虛假；歪曲事實；報喜不報憂；自我估價過高或過低，把握不好尺度；形式主義。5、述職報告的寫作（重點談） （1）寫作策略 述職報告是向部門或上級就德、能、勤、績等方面進行陳述和自評，以使領導和同事了解、評判賞述職人在履職期限內(nèi)的工作表現(xiàn)。其中，“績”的陳述與展現(xiàn)是重中之重，德、能、勤等都要依托“績”來引申和歸納。在述職報告中，寫好“績”就成為撰寫者要著力把握的核心。 1）以面帶點，點面結合 “面”指大范圍的、概括的、一般的道理和事實；“點”則是具體事實或典型事例。點面結合才能既有根基又有亮點。 在述職過程中，難免會涉及到集體成績?nèi)绮块T被評為“先進單位”。對于這樣“面”上的成績，肯定有述職者的一“點”功勞在內(nèi)，可以寫進述職報告中。但要把握好分寸寫過了給人攬功之嫌，寫得不夠又會削弱述職者應有的成績，造成能力平平的印象。應采用以面帶點、點面結合的寫作策略，既彰顯集體功勞，又帶出個人“績”。 在涉及到集體成績時候，要著力于自己在策劃設計、組織實施方面，不要過多闡述具體的成績、經(jīng)過及其意義因為這是總結集體工作的內(nèi)容。2）以實托虛，虛實相生 就商務公文寫作而言，虛與實又指思想與材料之間的關系。實是指文章的事實性材料，虛則指文章中的思想觀點。述職報告中的“成績”，往往需要概括和闡述這樣的“虛”，但要有切實有力的“實”即實在的工作活動事實作為支撐。否則“虛”就會蒼白無力，難以服人。切忌弄虛作假和語焉不詳，作表面文章或胡編亂造。 3）抑揚結合，彰顯辯證 所謂抑揚，是指使情節(jié)安排呈現(xiàn)出符合客觀和作者主觀的起伏變化。要把重心放在或抑或揚的行文意圖上，不要平均用力。一份好的述職報告不能光是成績的羅列，“報喜不報憂”?？梢韵葥P后抑，即在“曬自己成績的同時，也擺明自身存在的問題或不足及改進的方面。“金無足赤、人無完人”，說不足或缺陷是勇氣、責任和胸懷的表現(xiàn)。 4）分條切割，綱舉目張 分條切割是指構思時以符合事物的邏輯順序為基本要求，根據(jù)表意（綱）的需要，把結構分成一些相互聯(lián)系的條條塊塊（目），并用小標題引領，將述職者的履職情況分別闡述。這種方法能更好地陳述事況、闡明思想或主旨。 在述績的過程中就要確立一個分條切割、分層敘述、分塊介紹的表達理念，不可眉毛胡子一把抓，蘿卜白菜一鍋燴。（2）述職報告的結構與語言表達述職報告的外在結構是格式化的，包括標題、稱謂、正文和署名四部分。1)標題1.單行標題：“述職報告”或者“在(上)的述職報告”。2.雙行標題：正題寫主題，或者寫述職報告類型，副題寫述職場合。2)稱謂稱謂是報告者對聽眾的稱呼。稱謂要根據(jù)會議性質(zhì)及聽眾對象而定，如“各位領導、代表”。稱謂放在正文的開頭，有時根據(jù)需要在正文中間適當穿插使用，一般采用提行的寫法，如一篇在職工代表大會上的述職報告的稱謂：“尊敬的各位領導、來賓，全體職工代表”。3)正文述職報告正文的寫法依據(jù)場合和對象而定，采用總結式寫法，共四部分?；厩闆r。履行職責的基本情況，概括簡要地交待如主要情況、時間、地點、背景、事件經(jīng)過等。一般包括三方面：(1)主題。讓聽眾既對報告的全貌有大致了解，也能夠統(tǒng)領全篇，激發(fā)聽眾的興趣，啟發(fā)和引導聽眾積極思考。(2)工作過程；(3)概括內(nèi)容(成績、經(jīng)驗為主)，可以簡短概括規(guī)律性的認識、主要的經(jīng)驗或教訓、主要的成績或存在的問題； 成績經(jīng)驗。一要以事實和材料為依據(jù)。以往實踐所發(fā)生的事件是寫作的唯一依據(jù)。述職報告必須把過去一段時間內(nèi)所做工作的材料全面地搜集起來，包括面上的材料與點上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數(shù)字材料以及背景資料等。二要點面結合，抓精華找典型，重點突出，寫出工作特色。問題教訓。要實實在在，要有條理，不要避重就輕。今后計劃。包括目標要求、措施、步驟三要素。這部分與總結不同，篇幅可少一些，占全文1/5以下為好。 報告結束時用禮貌用語，如：以上述職報告妥否，請予審議。謝謝大家！ 4)落款述職報告的落款要寫明自身姓名及單位名稱，最后寫報告時間。 寫述職報告時要變文字為有聲語言：語言生活化、口語化、大眾化；多用短句子，注意長短交織；3.慎用書面語(尤其是古語和歐化語)，作點綴之用；少用單音詞；5.避免同音不同義或易混淆的詞語；不隨便用簡略語；可適當增加語氣詞如“吧”、“嗎”之類；為了方便聆聽，有些標點符號還要用文字代替，如頓號改為“和”，破折號改為“是”，引號表示否定時加“所謂”，括號補充另用文字說明等。3）述職報告寫作的“六避免” 1）避免把述職報告寫成單位工作總結，單位工作與個人工作混為一談 單位工作總結重視過程性和全面性。而述職報告重在敘述個人履行職責的情況，著眼于個人是否勝任某職、履行職責的能力如何。 單位工作總結主要目的是總結成績，發(fā)現(xiàn)問題，以利改善。述職報告是上級領導、人事部門或有關評審組織對述職人業(yè)績和能力的考核依據(jù)，也是群眾評議的基礎，主要是針對個人任期內(nèi)履行崗位職責時所表現(xiàn)出的德、能、勤、績等方面的情況進行自我評估。述職報告的寫作主體是個人，單位工作總結的寫作主體是集體。 2）避免把述職報告寫成思想?yún)R報，過多地談認識思想?yún)R報是個人向組織匯報思想和工作情況的一種應用文體。思想?yún)R報是一種抽象的“報告”，其內(nèi)容主要是匯報思想情況，而不是工作事跡。述職報告是要把任職期間的思想和行為如實展現(xiàn)出來，主要不是想過什么、想得怎么樣，而是要實事實說。3）避免把述職報告寫成經(jīng)驗材料，談喜不談憂 述職報告必須貫徹實事求是的原則，要如實地反映情況，堅持一分為二的原則。要既談成績鼓勁也要談缺點與失誤以便改善。 4）避免把下屬的工作成績寫入自己的述職報告，貪人之功5）避免離開崗位職責泛泛而談，面面俱到述職報告要圍繞崗位職責，講清楚自己“干了什么、怎么干的、干得怎么樣”。著重反映在自己的職權范圍內(nèi)進行的具有個人特色、個人優(yōu)勢的領導、決策和實踐活動，這是述職報告的寫作重點，不宜事無巨細，像流水賬一樣面面俱到，泛泛而談甚至崗位職責之外的工作。6）避免格式混亂，不倫不類 述職報告具體格式見前列。 當然，上述策略必須建立在述職者取得了相應實績的基礎之上，否則述職報告就成了無源之水、無本之木，再高明的策略也會無用武之地。6、計劃書的重點：目標的科學性計劃書是預先對一定時期的工作做出打算或安排的文字材料。它是商務文中使用頻率較高的一種文體。寫好計劃對減少工作盲目性，提高工作自覺主動性，督促、檢查指導工作，提高工作效率具有重要的意義。 計劃書的三要素：目標、措施、步驟。 案例5 某個車間計劃在一個月內(nèi)將良品率提高2個點。目標就是：良品率提高2個點，措施：提高員工品質(zhì)的意識；改善工藝、作業(yè)標準以及追溯手段；加強原材料品質(zhì)的篩選與撿控；獎罰機制的建立與實施等。步驟就是要設計安排這些措施通過什么途徑在什么時段實施并完成。 計劃的內(nèi)容雖是尚未實現(xiàn)的，但又將是通過人的努力按照預定的目標去實現(xiàn)的。這就需要計劃的制定具有一定的科學性。計劃的科學性具體體現(xiàn)在計劃的三要素中。而在這“三要素”中，目標的科學性又是整個計劃科學性的基石，是科學制定計劃的出發(fā)點和核心內(nèi)容?？茖W地設置目標應注意以下五點： （1）科學分解目標 將一個大目標分解成若干小目標，分階段地去實現(xiàn)，使人感到大目標并非高不可攀，從而鼓舞信心。同時也有利于對工作的監(jiān)督檢查，做到心中有數(shù)，并根據(jù)目標完成的實際情況，總結經(jīng)驗，及時調(diào)整措施、步驟及小目標，從而保證總目標的預期實現(xiàn)。 （2）目標明確、具體 即目標要量化，不能泛泛而談，否則人們就不知道做什么，做到什么程度。譬如，制定提高良品率計劃，如果制定的目標只是“進一步提高良品率”，那么，這個目標就是不明確、不具體的。需要列出以往的良品率，預計良品率提高多少，達到什么樣具體目標（要量化如提高2%）。 （3）目標主次分明 如果計劃的目標不止一個，那就要做到目標的主次分明、重點突出、條理清晰，將計劃實現(xiàn)的若干目標按照主次、輕重、大小的順序一一列寫清楚。7、方案的寫作（略談）方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。 方案的內(nèi)容： 方案具有很強的方向性、指導性，要求周密、具體，一般由以下三部分內(nèi)容構成：標題、署名、正文。第一是標題。作為方案，首先要有明確的標題。應力求簡明、準確，使人一目了然。 第二是署名落款。 第三是正文部分。首先是導言或引語。引言要求簡明扼要地交代預案或方案制訂的目的、意義和依據(jù)，一般是以“為了根據(jù)特制定本方案”的慣常形式來表述的。第二部分是方案的基本內(nèi)容，這部分主要包括以下三個方面： 基本情況的交待。 對相關活動、相關工作按階段或進程做具體的部署安排。 對相關問題的處理與解決辦法。方案與計劃的區(qū)別： 內(nèi)容對象上的區(qū)別。計劃一般是針對以后一定時期、一定范圍內(nèi)的全面工作的。方案則針對一定時期內(nèi)某一項、某一方面的重要工作、重大活動。計劃的內(nèi)容要全面原則些，而方案的內(nèi)容則要單純具體些。計劃重宏觀把握，方案重宏微觀結合偏重于微觀，更具操作性。 表達手法和表現(xiàn)形式上的區(qū)別。計劃以條款、表格式居多，且在條款內(nèi)的表述相對原則和模糊，而方案則多數(shù)是條文、綱目式的，條文內(nèi)的表述明確，具體而詳盡。 在數(shù)量上的區(qū)別。計劃于同一部門、同一單位的工作在一定時期內(nèi)只有一個。方案卻可以根據(jù)需要和可能制定幾個，這樣才有比較、選擇的余地。 在效能特點上的區(qū)別。計劃制定的是以后工作的目標、任務、方向、原則和措施辦法，重指導性。方案擬訂的則是以后工作的藍圖和細則，重可操作性。 8、規(guī)章制度的寫作企業(yè)規(guī)章制度是企業(yè)制定的組織勞動過程和進行勞動管理的規(guī)則和制度的總和。也稱為內(nèi)部勞動規(guī)則，是企業(yè)內(nèi)部的“法律”。規(guī)章制度作為一種事務文書，看起來只是一些條條框框，似乎沒有多少文采，不需要什么寫作技巧。但現(xiàn)實的情況是，一些單位以正式文件出臺的規(guī)章制度不少，但在執(zhí)行中暴露出的問題和漏洞也不少。除了有章不循、執(zhí)行不力的原因外，一些規(guī)章制度本身的毛病也影響著實施或執(zhí)行的效力。比如，內(nèi)容相互矛盾，條文漏洞多，很難執(zhí)行；標準不統(tǒng)一，上下左右不協(xié)調(diào)，執(zhí)行中矛盾重重；還有的由于大話空話太多，語言表達含混，令人無法具體實施；有的規(guī)章制度某些條文與國家的法律、法規(guī)或政策、精神相抵觸，根本就不宜施行，等等。維護建章立制的權威性 在起草時必須做到“三明確”：一要明確高層意圖、意向和要求，準確把握規(guī)章制度的要點和重點。二要明確行文基調(diào)。形成一個清晰的寫作思路。三要明確制發(fā)背景。應弄清楚以前是否有過這方面的規(guī)定或要求，是修訂還是補充、增刪；是基本維持原規(guī)定還是要推翻重寫；原來的規(guī)章制度有什么優(yōu)點、不足，等等?？紤]條文內(nèi)容的可行性 規(guī)章制度是要人執(zhí)行的，其內(nèi)容必須準確、規(guī)范，有可行性。 首先，內(nèi)容要有針對性。 其次，內(nèi)容要有依據(jù)性。必須符合黨和國家的政策、法令以及已有的章程或理念，不允許與之相抵觸或違背。為了顯示內(nèi)容的嚴肅性，有的規(guī)章制度還應在文中寫明批準和公布機關，寫明規(guī)章制度生效的日期，以及本規(guī)章的修改權和解釋權。再次，內(nèi)容要有協(xié)調(diào)性。注意與同類規(guī)章制度的縱向或橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)。如規(guī)章制度從什么時間開始執(zhí)行，各級有什么權限，衡量的標準是什么，等等。標準要統(tǒng)一，口徑要一致，步調(diào)要協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)矛盾或混亂。橫向關系也必須協(xié)調(diào)。避免規(guī)定“撞車”、制度“打架”現(xiàn)象。講求體式結構的規(guī)范性 規(guī)章制度是一個統(tǒng)稱。規(guī)章制度常見的種類有章程、條例、規(guī)定、辦法、細則（如員工守則）等，它們之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，寫作時應把握其不同的體式特點，準確地選用。不可“大人戴小帽”，也不可“小人戴大帽”。重視定稿過程的完整性 規(guī)章制度的寫作往往不是在一兩天內(nèi)就可完成的，通常都要經(jīng)過幾上幾下、多次反復認真的推敲、修改、酌定或試驗、實證。一些重要的規(guī)章制度成型后，先要制成討論稿，發(fā)至有關部門和單位及其領導，經(jīng)過有關會議或有關部門的認真討論、逐條審議修改后，方能定稿。有些規(guī)章制度即使在反復討論審定后印發(fā)下去，也還須批注“試行”或“暫行”字樣，尚須經(jīng)過一段時間實踐的檢驗，并在實施中不斷地完善和修訂。 （后面將員工手冊的修改作個案例）四、常見錯誤與問題1、常見錯誤 公文結構層次序號錯誤 數(shù)字與計量單位使用錯誤 標點符號使用錯誤（感嘆號濫用，表示強烈的感情，語氣很重很強烈祈使句用嘆號，濫用讓人不舒服；引號用錯） 名稱規(guī)范與譯名的使用 文種或語氣的錯用（報告與請示，計劃與方案，總結與述職混淆。講話稿語氣比較“激昂”，報告、函比較“莊重”） 不署日期或日期過細（普遍不署日期，個別高管也如此，難追溯；而有的部門動態(tài)說一個部門或班組活動：年月日時分） 隨意不嚴謹 職務（權）的混淆2、注意短和精 （1）力求主旨單一，切忌內(nèi)容混亂 （2）力求開門見山，切忌繞山彎水 如“在黨中央、國務院有關政策的指引下，在省、市、縣各級領導的親切關懷下，在、領導的親自指揮下”這樣繞山彎水不是嚴 謹?shù)墓摹?（3）力求語言簡明樸實，切忌套話 如象泛濫成災的“在下”，層出不窮的“結合”，沒完沒了的“依據(jù)”。言過其實的“親自”，屢見不鮮的“大力”、“狠抓”、“認真”、“十分”。又如“在某領導的親自帶領下，工程師親自下工地，攪拌工親自攪拌灰漿，駕駛員親自運送物資，炊事員親自炒 菜做飯?！保ㄙ惥S報收到通訊類稿有不少類似描述，企業(yè)干部就要干不應突出“親自”） （4）善于遣詞造句，切忌疊床架屋 在公文寫作中，常見的另一種現(xiàn)象就是疊床架屋，重復累贅。有如下幾種情況：一是內(nèi)涵不明如“各位同志們” “涉及到” “繼續(xù) 進一步”；二是外延不明如“反映了情況和問題” “學習有關政策的規(guī)定”；三是語法意義不清如“最最堅決擁護” “非常非常熱愛”等等；四是非語病如“通過學習以后他已認識到” “截止五月底為 止已完成”等等。 （5）力求一字千鈞，切忌洋洋灑灑有些人習慣于寫長文，一下筆總是洋洋數(shù)千言，擔心不長就說得不透徹，不全面，不能解決問題。（希望向賽維報投稿不要超過1500字）3、商務公文行文中的稱謂習慣：盡顯尊重和親切（您、貴、敬） 4、公文標注主送機關必須注意的問題收文機關主要分為主送機關和抄送機關。主送機關對收到的文件負有主辦、答復之責，抄送機關只有了解與配合執(zhí)行之責。（郵件應抄送給部門上級領導）因此，行文首先要選準主送機關。選擇主送機關的依據(jù)是文件內(nèi)容、職權范圍和隸屬關系。避免出現(xiàn)行文中的黨政不分現(xiàn)象。（寄送賽維報就出現(xiàn)過：市政府汪書記收；報道中有“市委陳市長”錯誤） 5、成文時間的書寫及錯誤 成文時間是商務公文主體中必不可少的一部分，是公文查考與追溯的重要依據(jù)之一。成文時間的標示數(shù)字（漢字和阿拉伯數(shù)字選用）及標識位置國家都有相關規(guī)定。如： 盡量用漢字而不用阿拉伯數(shù)字。 年、月、日要標全，不能省略年份，也不能用簡寫。如“二二年”不能簡寫為“二年”。 用漢字的小寫數(shù)字而不用大寫數(shù)字?！傲恪笔菨h字的大寫數(shù)字，與漢字中的其他大寫數(shù)字“壹、貳、叁”等搭配使用。“”是漢字的小寫數(shù)字，與漢字中的其他小寫數(shù)字“一、二、三”等搭配使用。 在標識成文時間時，最容易出錯的是將“”寫為“”，如將“二二年”誤寫為“二二年”?！啊笔前⒗當?shù)字，屬于阿拉伯文字系統(tǒng)，應與其它阿拉伯數(shù)字“、”等搭配使用，而不能與漢字的數(shù)字“二”搭配使用。成文時間必須用漢字書寫，所以“”不能寫為“”。 需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。 案例5：員工手冊的修改 2008年2月底，我就公司有關部門起草的員工手冊（征詢稿）提出了九類問題；3月下旬，領導將當時有關部門修改后的稿件轉給我再次核對修改，再次修改超過一百多處。問題集中于下列幾點：（1）分類標號不明晰甚至混亂（2）落款署名不正確。如封面落款為人力資源部門，應以公司名義，可提高權威性。部門只是編寫、發(fā)放及解釋單位。（3）同一事物表述不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性。如工卡，有“工作證” “廠牌” “卡”多種稱謂；“保密協(xié)議”也有“守密協(xié)議”之稱；甚至還有“行政總監(jiān)”“（副）總經(jīng)理”當時公司不存在的職務。出現(xiàn)“人力資源部” “人力資源中心” “人事部” “財務部” “財務中心”等不同表述，應分別表述為“人事管理部門” “財務部門” “行政部門” “安防部門”（即外延擴大，適應性強）因部門名稱有可能變的，盡管這可能表述不