文件及信息檔案管理工作程序.doc

文件及信息檔案管理工作程序經(jīng)營部檔案定義：經(jīng)銷商合同、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料（含總代理及所有專賣店）、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單（包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料廣告畫訂單）、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。一、 目的通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性與延續(xù)性，有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序，并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。二、 適用范圍適用于經(jīng)營部所有工作人員的文檔管理，并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。三、 管理職責(zé)3.1經(jīng)營部配備助理及信息管理員運用專用電腦及文件柜開展文檔管理工作。3.2助理及信息管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部文檔的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供文檔處理意見，負(fù)責(zé)對文檔的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作；負(fù)責(zé)管理文檔的借閱、外調(diào)；負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。3.3銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)對助理及信息管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及文檔資料處理的建議工作，負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理。3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合助理及信息管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料，以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部文檔。3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類文檔的審計、統(tǒng)計、報告工作，負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。3.6公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部文檔管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督；負(fù)責(zé)各類文件、信息資料歸檔情況的監(jiān)督，負(fù)責(zé)各類文檔借閱、外調(diào)的審批及各類文檔處理的最終審批。四、 工作程序4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后才發(fā)貨的方可視為有效文件存檔。4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后視為有效文件存檔。4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件自公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨后傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。4.10助理及信息管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。4.11助理及信息管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至銷售總監(jiān)進行監(jiān)督協(xié)調(diào)，保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件銷售總監(jiān)應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交主管領(lǐng)導(dǎo)審批后作為該文件的補充資料一同進行歸檔處理。4.12助理及信息管理員應(yīng)對不完整的文件進行監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。4.13助理及信息管理員應(yīng)先對有效文件進行分類整理編號，并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。4.14助理及信息管理員的檔案柜應(yīng)進行分類編號并將文檔按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。4.15經(jīng)營部打印資料由助理及信息管理員于專用電腦及設(shè)備進行操作，便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內(nèi)。4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部電腦檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類文檔資料。4.17除主管領(lǐng)導(dǎo)外，借閱經(jīng)營部文檔須銷售總監(jiān)同意；外調(diào)經(jīng)營部文檔須經(jīng)銷售總監(jiān)同意并有主管領(lǐng)導(dǎo)簽名同意。助理及信息管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)文檔進行登記并及時督促回收。4.18助理及信息管理員應(yīng)參照公司機密管理程序保證經(jīng)營部文檔的保密工作，設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案后，保管好鑰匙。保障文檔的整潔，進行對檔案柜防潮、防蟲處理，對電腦資料進行及時備份處理。五、獎懲條例5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正遠見，保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有鏟追溯的將進行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟獎勵。5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進行歸檔工作，全力配合助理及信息管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。5.3對于違反檔案管理員程序條例，未按程序進行文件審批，不準(zhǔn)確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。5.4對于未按照本程序進行操作的助理及信息管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟處罰，