最經(jīng)典的行政管理方案(策劃).doc

伊吉康附件1：行政管理一、部門主管負(fù)責(zé)制（分權(quán)管理）大部分公司現(xiàn)行的指令式管理，使得部門缺乏計劃力、靈活性，員工失去創(chuàng)造力，同時也使得公司領(lǐng)導(dǎo)層工作量沉重，因此建議公司要有這樣的意識并開始部署并嘗試推行部門“分權(quán)管理”制。所謂分權(quán)，就是現(xiàn)代企業(yè)組織為發(fā)揮低層組織的主動性和創(chuàng)造性，而把生產(chǎn)、經(jīng)營管理決策權(quán)分給下屬組織，最高領(lǐng)導(dǎo)層只集中少數(shù)關(guān)系全局利益和重大問題的決策權(quán)。分權(quán)的對稱是集權(quán)。集權(quán)是指決策權(quán)在組織系統(tǒng)中較高層次的一定程度的集中。集權(quán)和分權(quán)主要是一個相對的概念。具體如下：1、以各個部門為主體，在處理自己部門工作業(yè)務(wù)上擁有更大的權(quán)力，其它部門都不能對該部門員工的具體工作指手劃腳，公司從大體上制定一個工作方向、任務(wù)，具體操作就交由部門團(tuán)隊自由發(fā)揮了。這樣一來，在工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上，部門團(tuán)隊會有很大的靈活性來采用具體的方法。同時我也考慮到各部門的經(jīng)理、主任他們有相當(dāng)?shù)牟块T業(yè)務(wù)水平及管理經(jīng)驗。（抓大放小，放手去做）2、公司部門經(jīng)理、主任根據(jù)部門實(shí)際工作業(yè)務(wù)情況，有權(quán)對部門內(nèi)部“現(xiàn)有人員”進(jìn)行組合、對工作的分配作統(tǒng)一調(diào)配（前提是要保持部門團(tuán)隊的穩(wěn)定性）。部門之間允許展開良性競爭，有競爭才會有發(fā)展。3、部門主管根據(jù)部門實(shí)際工作情況，不定期召開部門自己的內(nèi)部溝通短會，每月不低于兩次，讓公司各種政策措施、方案變動等信息，及時準(zhǔn)確傳達(dá)到公司基層。（開始由行政部監(jiān)督，以后讓他們形成習(xí)慣），各部門會議紀(jì)要由各部門匯總，上交總經(jīng)辦審閱，隨時掌握各部門發(fā)展動向，適時調(diào)整。優(yōu)缺點(diǎn)分析：優(yōu)點(diǎn)是這種宜于現(xiàn)代企業(yè)制度適用的“分權(quán)理論”，摒棄了舊的落后的指令性管理法，采用科學(xué)的目標(biāo)管理法，有效提升企業(yè)管理的水平和層次。員工自己的方式總是會將工作完成的更好更快，并且員工的方式中往往會包涵有更多創(chuàng)新的東西（調(diào)動其多想辦法，解決問題的積極性）。缺點(diǎn)是要求公司必須先行出臺各部門統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程；不排除會有濫用職權(quán)或以權(quán)謀私可能性，所以必須由行政、財務(wù)等部門監(jiān)管其權(quán)力的使用。具體操作：財務(wù)部由于工作流程比較統(tǒng)一規(guī)范，可先行由它打開局面，接著是行政部，如此類推。每個部門標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，先由他們部門總結(jié)提交方案、行政部、董事長三方共同制定，逐一強(qiáng)化，成功一個鋪開一個。工作開頭肯定是煩瑣的，但我們追求的是公司今后的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為是值得的，“一勞永逸”?。ㄒ渣c(diǎn)帶面，逐步推廣）二、公司部門主管定期月度工作例會制度（分集權(quán)管理）會議由行政部經(jīng)理或董事長主持召開，并由專人記錄，整理后，抄送董事長、總經(jīng)辦、各部門主管備份。1、各部門匯報上一月度工作任務(wù)完成進(jìn)度，未能如期完成的需說明原因，并在會上提出最終完成時間，需要其它部門或人員協(xié)助解決的會上提出。（層層抓落實(shí)）2、行政部經(jīng)理或董事長、總經(jīng)理依據(jù)公司年度經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)大綱，分解下一月度各部門的具體工作任務(wù)及安排。3、各部門同時也根據(jù)各自部門的實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況計劃好自己的工作安排。（具體依據(jù)公司部門崗位職責(zé)細(xì)則）4、建立同行業(yè)市場競爭對手信息動態(tài)體系，由拓展部、質(zhì)檢部、行政部共同牽頭，對在工作、生活中看到、聽到的競爭對手的各種真實(shí)信息（包括公司重要新聞、產(chǎn)品價格調(diào)整、新產(chǎn)品上市、節(jié)假日促銷活動、廣告投放等信息）及時反映，并最終由拓展部將其整理歸納、系統(tǒng)化，必要時供公司領(lǐng)導(dǎo)決策層參考。在會議上各部門也可以及時反映自己掌握的信息。5、同時會議也將公司經(jīng)營過程中，各部門存在的問題、不良現(xiàn)象逐一提出并要求整改。各部門也可以對公司經(jīng)營反映情況、提出好建議。6、危機(jī)管理通常把危機(jī)管理稱之為危機(jī)溝通管理，原因在于，加強(qiáng)信息的披露與公眾的溝通，爭取公眾的諒解與支持是危機(jī)管理的基本對策。除了規(guī)定月度會議外，各部門還應(yīng)該根據(jù)信息萬變市場、突發(fā)的危機(jī)的需要，不定期地召開短會，商討應(yīng)變對策。月度工作例會制度是各部門之間溝通的重要橋梁，目的是為了發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。（上情下達(dá)，下情上報）三、部門考核制度（改善提升）（一）先以部門作試點(diǎn)，逐漸將“績效考核”這一概念意識植入員工腦中。（現(xiàn)處導(dǎo)入階段，日后嚴(yán)格收緊）（二）行政部除了季度部門考核外，更多的是在日常監(jiān)管、巡查公司各部門、員工工作過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題（工作方法、溝通技巧、工作態(tài)度、違法違紀(jì)等），隨時約談當(dāng)時人，及時糾正其方向、不足，并提出改善意見（約談分關(guān)注、批評、警告信、記過、降級降職、解雇）。（目前階段以日常監(jiān)管為主，績效考核為輔，防患于未然）（三）年終進(jìn)行公司“優(yōu)秀部門團(tuán)隊獎”、“杰出員工獎”評比，以此激勵員工力爭上游、鼓舞士氣！我行政部也開展“服務(wù)之星”的評選，目的是更好樹立行政部親民形象，發(fā)揮行政部為大家服務(wù)的作用。四、辦公室管理制度（集權(quán)管理）（一）考勤制度（參見現(xiàn)有員工手冊進(jìn)行合理化改進(jìn)）（二）請休假制度（參見現(xiàn)有員工手冊進(jìn)行合理化改進(jìn)）（三）辦公用品申領(lǐng)制度革新：新員工入職發(fā)放一套辦公用品；每月28號前各部門統(tǒng)計并提交自己部門下一月度辦公用品明細(xì)清單，辦公用品將在下一月度7號之前發(fā)放，所有辦公用品申領(lǐng)必須做好登記，統(tǒng)一管理防止浪費(fèi)。（四）公務(wù)用車制度各部門、人員用車必須提前一天向行政部提出用車申請，并填好申請表（用車部門、人員名稱，申請時間，預(yù)計用車地點(diǎn)、開始時間、返程時間，用車事由，部門主管意見、行政部意見），由行政部統(tǒng)一安排調(diào)配，外出人員（司機(jī)）并在下午下班前將車鑰匙交回行政部。（行政安排用車原則：按申請時間先后、事情緩急輕重程度）（五）其它建議：1、人性化管理，營造公司是我家的良好氛圍，我行政部除了員工生日送上祝福外，員工結(jié)婚（賀卡、結(jié)婚賀金）、生育（奶粉、紙尿布）等也同樣送上公司的祝福問候！公司組織一年一、兩次的公司集體活動，增強(qiáng)公司員工凝聚力，營造公司自己獨(dú)有的企業(yè)文化。2、對辦公室人員的紀(jì)律要加強(qiáng)監(jiān)管。我經(jīng)?？匆姷挠校荷习鄷r間大聲說笑、閑聊、串崗、接聽客戶咨詢電話不夠熱情等。（樹立行政部執(zhí)法威信）五、商業(yè)溝通辦事指引（AOI法則）許多企業(yè)都遇到到這樣的情況，不乏辦事之人，但真正將事情“好、快、省”辦好的卻是鳳毛麟角。所以，在辦事方式方法上，我向公司建議：在員工中，提倡“不做多余的事情”“少走彎路就是成功”的理念，目的提高工作辦事效率。AOI商業(yè)溝通辦事指引：1、AAudience分析決策人背景首先清楚認(rèn)識本件工作、本次要辦事情的目標(biāo)任務(wù)是什么，鎖定誰是決策人；調(diào)查決策人背景；了解決策人身邊其它聽眾背景。2、0Objective精確溝通目的如何跟決策人進(jìn)行有效的溝通（建立關(guān)系、投訴、上訴、匯報、報告、銷售、申請、答復(fù)、請求）3、IImpression刻造印象為了完成工作任務(wù)，刻造自己的形象角色，務(wù)求將事情按設(shè)想規(guī)劃中的去實(shí)現(xiàn)（對上級或下級、對本單位或外單位）。六、部門溝通協(xié)作機(jī)制為了工作的執(zhí)行落實(shí)，同時也基于“分權(quán)管理”中存在的漏洞，所以訂立“部門溝通協(xié)作機(jī)制”。工作過程中，各部門之間會涉及到人員的互相協(xié)作。例如，A部門需要B部門的協(xié)助或者A部門需要B部門XX人員的協(xié)助。這時候，A部門主管不能直接命令B部門XX人員去協(xié)助。正確操作方法：A部門主管征詢B部門主管的意見，讓B部門安排適合的人員協(xié)助?？傊?，部門之間的人員調(diào)配、重要信息的溝通以及輸出，必須是部門主管與部門主管之間的溝通，各部門、人員不能私自調(diào)動人員。倘若有矛盾、碰撞的情況發(fā)生的，行政部或董事長從中調(diào)解和諧。當(dāng)然，大部分工作任務(wù)已在月度工作例會上說明。（分權(quán)管理、溝通協(xié)調(diào)）七、調(diào)動員工工作積極性1、要在他們面前樹立一個說到做到的形象公司制定那么多規(guī)章制度，首先要求公司最高領(lǐng)導(dǎo)者、中層管理者（部門經(jīng)理、部長）以身作則、起表率作用，我行政部一定依法辦事、執(zhí)法必嚴(yán)。2、贏得最高領(lǐng)導(dǎo)者的支持，自己一定要自信老員工們大多都是公司創(chuàng)業(yè)的功臣，在董事長面前說話機(jī)會必然會多，所以千萬不要被其誤導(dǎo)、催眠，一定要保持一個清醒的頭腦，要廣納各方之言。3、要樹立典型，獎罰分明在月度例會上、要第一時間將做事正確、突出、先進(jìn)的部門、個人去鼓勵和表彰他；帶頭出風(fēng)頭的話，一定要給予批評嚴(yán)懲；并且開展一個為期一年的，向“優(yōu)秀員工“學(xué)習(xí)的活動（一個季度樹立一個老員工榜樣）。將一些成就突出，能力強(qiáng)貢獻(xiàn)大的老員工樹立為企業(yè)的優(yōu)秀員工榜樣，以供大家學(xué)習(xí)。這樣做一來，既可以發(fā)揮榜樣作用帶動和激發(fā)其他員工的積極性，同時也對“榜樣”本人也是一種激勵。因為成績得到企業(yè)和眾人的認(rèn)可和尊重，增加了成就感；還因為成了榜樣也就成了焦點(diǎn)，別人都看著，豈能馬虎嗎？當(dāng)然，他們?yōu)楣緞?chuàng)業(yè)所付出的貢獻(xiàn)，我們應(yīng)該從內(nèi)心的去尊重他們，而不是表面尊重他們，內(nèi)心卻在抱怨他們。（分化其陣營，獲取更多擁戴）4、要加強(qiáng)引導(dǎo)和培訓(xùn)（1）行政部根據(jù)各部門職能、業(yè)務(wù)技能情況，不定期邀請相關(guān)專業(yè)人士回來培訓(xùn)，讓他們?nèi)ラ_闊視野，了解自己理論或業(yè)務(wù)技巧上的存在不足。（2）各部門根據(jù)自己部門存在的不足，向行政部提交需要的相關(guān)培訓(xùn)課程。（3）對老員工參加相關(guān)培訓(xùn)，提升與自身工作崗位相關(guān)業(yè)務(wù)技能的，公司給予學(xué)費(fèi)上的報銷。（如，公司財務(wù)會計人員考取從業(yè)資格證等）5、適當(dāng)獎勵，恩威并施公司大部分老員工都是因為工作關(guān)系，家庭從英德或外市調(diào)入南海，工作都是為了養(yǎng)家糊口，他們所追求的是安穩(wěn)的工作、長期性的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，給予他們適當(dāng)?shù)莫剟?。例如，統(tǒng)一安排其子女入學(xué)、家庭醫(yī)療報銷等?！暗嗡鳎咳鄨蟆?，希望可以感化他們。不適合目前崗位的，采取調(diào)崗、換崗，確實(shí)不行就強(qiáng)行解聘（非迫不得已，不殺雞儆猴）。6、打破僵局，引入競爭公司今后崗位人員的招聘要市場化操作，建立一個“因賢用人”“因事定崗”“因崗定人”的用人機(jī)制，同時也提拔一些能干的新人，形成公司源源不斷的造血系統(tǒng)，讓他們覺得不要以為沒他們就不行，公司就不能運(yùn)作，時刻讓他們產(chǎn)生危機(jī)感。（生