山西建工招投標(biāo)操作手冊.doc

招投標(biāo)管理與項目注冊操作手冊杭州新中大軟件股份有限公司2011年6月目 錄一、特級資質(zhì)要求3二、操作流程說明3（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護4（二）項目信息收集6（三）往來單位管理8（四）資格預(yù)審9（五）現(xiàn)場踏勘11（六）招標(biāo)文件12（七）標(biāo)書編制14（八）標(biāo)后分析15（九）項目注冊17（十）標(biāo)后交底20三、如何發(fā)起審批流程21四、流程圖25一、 特級資質(zhì)要求2.2.1系統(tǒng)的招投標(biāo)管理功能及使用情況?？偡郑?分2.2.1.1具有對業(yè)主、投標(biāo)項目進行信息管理功能；同時具有電子標(biāo)書制作、概預(yù)算編制功能。 （2分）2.2.1.2具有對分包商、分供商進行管理功能，以上功能完備得分。 （2分）2.2.2系統(tǒng)的招投標(biāo)管理使用情況?？偡郑?分2.2.2.1必須達到上述功能2.2.1.1、2.2.1.12的要求，且使用該模塊的項目占企業(yè)項目總數(shù)50以上，得1分，在此基礎(chǔ)上使用率每增加10%加1分，最高2分。二、 操作流程說明1） 項目信息收集：收集招投標(biāo)項目的詳細信息。2） 資格預(yù)審可選：項目信息收集后，進行資格預(yù)審。為可選環(huán)節(jié)，只有在項目信息收集時，勾選了“資格預(yù)審”，才需要此模塊。3） 現(xiàn)場踏勘可選：對項目信息收集中記錄的項目，進行現(xiàn)場踏勘。為可選環(huán)節(jié)，只有在項目信息收集時，勾選了“現(xiàn)場踏勘”，才需要此模塊。4） 招標(biāo)文件：對收集完成的項目信息進行招標(biāo)文件的登記，為編制標(biāo)書做好準(zhǔn)備。5） 標(biāo)書編制：進行標(biāo)書編制的管理，主要是以附件形式上傳編制好的標(biāo)書文檔。6） 標(biāo)后分析：標(biāo)書編制完成，即可進行標(biāo)后分析，來確定是否中標(biāo)。如果在投標(biāo)結(jié)果中選擇“中標(biāo)”，則該項目即可被項目注冊引用，成為一個待建項目；如果選擇“未中標(biāo)”，則項目過程到此結(jié)束。7） 項目注冊： 對于標(biāo)后分析中標(biāo)記為“中標(biāo)”的項目，在【項目信息】模塊中建立該項目。8） 標(biāo)后交底：對于標(biāo)后分析確認中標(biāo)的項目，只有在項目注冊中建立項目后，才能進行標(biāo)后交底。主要是用來記錄投標(biāo)文件核心內(nèi)容。（一） 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護說明：在項目信息收集表單上有些信息是通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提前進行維護，再進行選擇填加的。那么我們就需要在工作前將這些基礎(chǔ)信息維護好。入口：【功能列表】【項目注冊】【基礎(chǔ)數(shù)據(jù)】1） 項目指標(biāo)：對項目信息收集表所錄項目的工程屬性（一般工程與重大工程）的指標(biāo)參數(shù)進行定義，例如：30000平方米以下為單位工程，50000平方米以上為群體工程。2） 所屬區(qū)域：設(shè)置投標(biāo)工程所在地區(qū)。3） 資金來源:對該工程項目資金來源方式進行編輯。4） 建筑類型：設(shè)置目標(biāo)工程為哪種建筑類型(根據(jù)企業(yè)實際情況進行維護，例：框剪、框架、剪力墻等類型)。5） 建設(shè)單位性質(zhì)：指建設(shè)單位主要是哪種性質(zhì)的單位。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在軟件界面中的下拉列表中顯示，手冊中只提到部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如需增加到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中更新。軟件入口：【項目管理】-【項目注冊】-【基礎(chǔ)數(shù)據(jù)】（二） 項目信息收集說明：該模塊主要用于對可能進行招投標(biāo)的項目，進行信息的收集整理。在錄入此信息時應(yīng)盡可能的詳細，以便為后續(xù)的招投標(biāo)環(huán)節(jié)或項目注冊環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。1、 點擊打開【功能列表】導(dǎo)航面板，功能列表里【項目管理】模塊點擊進入，點擊【項目注冊】-【項目信息收集】，進入項目信息收集錄入界面；2、 在項目信息收集界面里，點擊新增按鈕，填寫項目收集基本信息，藍色字體如項目名稱、招標(biāo)單位為必填項；項目名稱、招標(biāo)單位、工程屬性、工程指標(biāo)等信息，依據(jù)實際項目信息收集過程中的內(nèi)容進行填寫；在項目信息收集階段，需要項目信息收集人不斷對信息進行完善，并且對投標(biāo)過程中需要的一些工作進行預(yù)先標(biāo)示，如投標(biāo)過程中是否需要資格預(yù)審、現(xiàn)場踏勘、是否招標(biāo)等下一階段工作內(nèi)容在右下角進行勾選。3、完成基本信息錄入后，可以掛帶附件，以附件的形式添加相關(guān)信息，然后點擊右上的保存按鈕。4、進入附件窗口，點擊添加，選擇需要添加的文件的路徑，再點擊打開，則可添加進附件窗口；在此界面，還可以對添加的附件進行刪除、修改等功能；添加完成后點擊確定退出。保存完畢以后，要掛帶工作流。在項目信息管理標(biāo)題欄中找到【事務(wù)處理】點擊進入掛帶工作流，流程審批通過后系統(tǒng)自動核準(zhǔn)業(yè)務(wù)單據(jù)。如圖所示：（三） 往來單位管理往來單位統(tǒng)一在系統(tǒng)內(nèi)進行管理，需要增加單位時，按照往來單位編碼規(guī)則要求，在項目管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往來單位處打開往來單位，在往來單位列表處根據(jù)單位類型在相應(yīng)類別里進行增加即可。往來單位在項目管理系統(tǒng)內(nèi)可分為：供應(yīng)商、承包商、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、其它往來單位等。其中在建設(shè)單位處，我們可以將工程業(yè)主單位在此處進行增加。投標(biāo)過程中所涉及到的業(yè)主單位即要在往來單位建設(shè)單位中按照“往來單位類型+5位順序號”這樣的編碼規(guī)則進行維護。 （四） 資格預(yù)審說明：項目信息收集后，進行資格預(yù)審。為可選環(huán)節(jié)，只有在項目信息收集時，勾選了“資格預(yù)審”，才需要此模塊。項目信息收集審批完畢后，點擊【功能】-【項目管理】-【招投標(biāo)管理】-【項目招投標(biāo)】-【資格預(yù)審】進入。如下圖：在資格預(yù)審的界面點擊新增按鈕，然后選擇工程名稱后的選擇框小按鈕，選擇項目收集中的項目名稱。資格預(yù)審內(nèi)容根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況在單據(jù)表體處如實填寫即可，藍字為必填信息，其它內(nèi)容為選填項，保存。在填寫項目收集名稱后，也可點擊單據(jù)上的“項目收集”按鈕查看具體的項目信息收集的信息。新增成功后，點擊事務(wù)處理啟動投標(biāo)流程。如圖所示： （五） 現(xiàn)場踏勘說明：項目信息收集后，進行資格預(yù)審。為可選環(huán)節(jié)，只有在項目信息收集時，勾選了“資格預(yù)審”，才需要此模塊。當(dāng)項目信息收集單上點選了現(xiàn)場踏勘，項目通過資格預(yù)審后就需要進行投標(biāo)前的現(xiàn)場踏勘階段，點擊【招投標(biāo)管理】-【項目招投標(biāo)】-【現(xiàn)場踏勘】進入。如下圖：在現(xiàn)場踏勘的界面點擊新增按鈕，然后選擇選擇項目按鈕，選擇需處理的項目名稱，把現(xiàn)場踏勘界面中的藍色字體的地方填寫完畢，保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。（六） 招標(biāo)文件說明：對收集完成的項目信息進行招標(biāo)文件的登記，為編制標(biāo)書做好準(zhǔn)備?？梢杂涗泩髢r范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)日期、聯(lián)系電話、項目經(jīng)理、投標(biāo)公司等內(nèi)容。1、 當(dāng)現(xiàn)場踏勘單據(jù)通過審批后，我們的投標(biāo)工作就可以進行下一個階段，購買招標(biāo)文件并在系統(tǒng)內(nèi)維護招標(biāo)文件內(nèi)容以便于領(lǐng)導(dǎo)決策是否投標(biāo)。路徑：【招投標(biāo)管理】【項目招投標(biāo)】【招標(biāo)文件】2、 新增一個招標(biāo)文件。如下圖：在招標(biāo)文件的界面點擊新增按鈕，然后選擇選擇項目按鈕，選擇要處理的項目名稱。本單據(jù)分為二部分，上半部分為引用信息，通過“選擇項目”按鈕引用。下半部分為填寫招標(biāo)文件信息的表單，該部分分為，單據(jù)編號、單據(jù)名稱及其它相關(guān)信息，如有需要可以將電子檔的招標(biāo)文件文檔以附件的形式掛在附件上保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。 （七） 標(biāo)書編制說明：進行標(biāo)書編制的管理，主要是以附件形式上傳編制好的標(biāo)書文檔。1、招標(biāo)文件表單審批通過后，決定繼續(xù)投標(biāo)則開始下一階段標(biāo)書編制工作，標(biāo)書編制階段業(yè)務(wù)人員還是通過原有的標(biāo)書編制軟件進行編寫標(biāo)書，項目管理系統(tǒng)中需要業(yè)務(wù)人員錄入的標(biāo)書編制單據(jù)是為了實現(xiàn)標(biāo)書編制前的投標(biāo)信息準(zhǔn)備及標(biāo)書編制后審批備案。路徑：【招投標(biāo)管理】-【項目招投標(biāo)】【標(biāo)書編制】2、進行標(biāo)書編制，選中所在的項目目錄樹，點擊新增，在彈出的標(biāo)書編制窗口上點擊招標(biāo)文件，在下拉選項中會列出通過審批的招標(biāo)文件單據(jù)以供引用，也就是說系統(tǒng)中的標(biāo)書編制是針對招標(biāo)文件進行編制的，兩張單據(jù)一一對應(yīng)。通過引用招標(biāo)文件，將招標(biāo)文件單據(jù)中的項目信息顯示到標(biāo)書編制單據(jù)上，這樣我們就可以通過新增按鈕增加標(biāo)書文件文檔名稱及其它標(biāo)書編制過程中所涉及到的信息錄入到單據(jù)上。本單據(jù)上有三個頁簽，分別為基本信息、說明信息、編標(biāo)要點，可以分別記錄，標(biāo)書文件的基本信息、標(biāo)書概要說明及標(biāo)制標(biāo)書是時需要注意哪些要點。注意：通過查看按鈕可以追查項目信息收集信息表單與招標(biāo)文件表單的原單信息。3、 在標(biāo)書編輯好后，對標(biāo)書進行一些事務(wù)處理，掛帶工作流。（八） 標(biāo)后分析說明：標(biāo)書編制完成，即可進行標(biāo)后分析，來確定是否中標(biāo)。如果在投標(biāo)結(jié)果中選擇“中標(biāo)”，則該項目即可被項目注冊引用，成為一個待建項目；如果選擇“未中標(biāo)”，則項目過程到此結(jié)束。1、 投標(biāo)過程管理中投標(biāo)過后不管是中標(biāo)還是丟標(biāo)，系統(tǒng)都需要我們進行標(biāo)后分析，總結(jié)投標(biāo)過程中的優(yōu)缺點。路徑：【招投標(biāo)管理】-【項目招投標(biāo)】【標(biāo)后分析】2、新增單據(jù)：點擊新增建立一張標(biāo)后分析表單。選擇項目：在標(biāo)后分析表單上點擊選擇項目選擇目標(biāo)項目，該項目是標(biāo)書編制表單審批完成后的項目才能引用得到。標(biāo)后分析表單上所列內(nèi)容有基本信息、開標(biāo)信息、投標(biāo)內(nèi)容、競爭對手報價。基本信息：投標(biāo)結(jié)果為中標(biāo)和未中標(biāo)，通過它來標(biāo)識項目狀態(tài)，如果是未中標(biāo)項目則投標(biāo)過程到此結(jié)束；如中標(biāo)則需要進行項目注冊、標(biāo)后交底流程。原因分析錄入分析后的原因，此二項為必填項。其它字段內(nèi)容用戶可根據(jù)實際情況進行填寫。開標(biāo)信息：點擊開標(biāo)信息頁簽，可錄入開標(biāo)時的一些信息內(nèi)容，業(yè)務(wù)人員根據(jù)實際情況進填寫，非必填信息。投標(biāo)內(nèi)容：點擊投標(biāo)內(nèi)容頁簽點新增按鈕增加輸入項，業(yè)務(wù)人員根據(jù)投標(biāo)時所涉及的內(nèi)容進行填寫。競爭對手報價：點擊競爭對手報價頁簽點擊新增按鈕增加輸入項。根據(jù)投標(biāo)時所掌握的競爭對手信息進行填寫，非必填信息。 （九） 項目注冊說明：對于標(biāo)后分析中標(biāo)記為“中標(biāo)”的項目，需要在【項目信息】模塊中建立該項目，成為待建項目。在此維護的項目信息，是整個項目管理的基礎(chǔ)，會在后續(xù)的各個模塊中調(diào)用這些信息，例如合同管理、物資管理、成本管理等。所以，要確保項目信息的準(zhǔn)確、完整。1、標(biāo)后分析結(jié)果為中標(biāo)的項目，項目注冊這里對項目進行正式的項目注冊。公司內(nèi)其它項目管理部門就可以針對正式注冊的項目進行項目管理操作，此業(yè)務(wù)點為項目管理的起點，是其他部門的后續(xù)工作是否能夠如期開展保證，所以在此階段的業(yè)務(wù)人員一定要準(zhǔn)時完成本項工作，本環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問題就會影響到其他部門項目管理工作。路徑：【項目管理】【項目注冊】【項目信息】2、 雙擊打開項目信息單據(jù)列表。 新增:該按鈕有二種方式進行新增，一是直接增加一個新項目，二是引用招投標(biāo)項目。按正常招投標(biāo)流程中標(biāo)后的項目通過第二項“引用項目信息收集”注冊項目。其它模式可以通過直接新增跳過招投標(biāo)流程直接注冊項目?？⒐ぃ寒?dāng)某個項目竣工時，需要到項目注冊列表中找到該項目，選中該項目點擊竣工設(shè)置成竣工項目。終止：當(dāng)某項目因異常情況終止，可以通過此按鈕進行終止項目。工程歸檔：對結(jié)束的項目進行檔案歸檔處理，該功能可以將工程資料直接歸檔至檔案管理模塊下。3、 點擊左上角的菜單新增，選擇引用招投標(biāo)項目。4、 在隨后彈出的編輯窗口中填入信息，組織、財務(wù)組織必填。（十） 標(biāo)后交底說明：對于標(biāo)后分析確認中標(biāo)的項目，只有在項目注冊中建立項目后，才能進行標(biāo)后交底。主要是用來記錄投標(biāo)文件的核心內(nèi)容。1、 標(biāo)后交底主要實現(xiàn)了項目注冊完成后，投標(biāo)小組與工程項目部之間的一些交接工作，并對此項工作備案記錄。路徑：【招投標(biāo)管理】-【項目招投標(biāo)】【標(biāo)后交底】2、 進行標(biāo)書交底，選中所在的項目目錄樹，點擊新增，如下圖：在彈出來的對話框中，首先在標(biāo)書文件中引用已中標(biāo)并且在項目信息中成功注冊的項目。然后在其它空格處將缺少的信息補全（藍色字段為必填）?？梢渣c擊“附件”，在編制的標(biāo)書中掛上與標(biāo)書相關(guān)的一些附件信息，維護完信息后保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。 填寫完畢后，保存審核。三、 如何發(fā)起審批流程首先進入項目信息收集，選擇錄入的項目信息，如圖所示：然后點擊“事務(wù)處理”“掛帶工作流”。如圖所示：點擊選擇模板。如圖所示： 選好后點擊左上角的確定完