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文檔簡介

招投標管理與項目注冊操作手冊杭州新中大軟件股份有限公司2011年6月目 錄一、特級資質(zhì)要求3二、操作流程說明3(一)基礎數(shù)據(jù)維護4(二)項目信息收集6(三)往來單位管理8(四)資格預審9(五)現(xiàn)場踏勘11(六)招標文件12(七)標書編制14(八)標后分析15(九)項目注冊17(十)標后交底20三、如何發(fā)起審批流程21四、流程圖25一、 特級資質(zhì)要求2.2.1系統(tǒng)的招投標管理功能及使用情況??偡郑?分2.2.1.1具有對業(yè)主、投標項目進行信息管理功能;同時具有電子標書制作、概預算編制功能。 (2分)2.2.1.2具有對分包商、分供商進行管理功能,以上功能完備得分。 (2分)2.2.2系統(tǒng)的招投標管理使用情況??偡郑?分2.2.2.1必須達到上述功能2.2.1.1、2.2.1.12的要求,且使用該模塊的項目占企業(yè)項目總數(shù)50以上,得1分,在此基礎上使用率每增加10%加1分,最高2分。二、 操作流程說明1) 項目信息收集:收集招投標項目的詳細信息。2) 資格預審可選:項目信息收集后,進行資格預審。為可選環(huán)節(jié),只有在項目信息收集時,勾選了“資格預審”,才需要此模塊。3) 現(xiàn)場踏勘可選:對項目信息收集中記錄的項目,進行現(xiàn)場踏勘。為可選環(huán)節(jié),只有在項目信息收集時,勾選了“現(xiàn)場踏勘”,才需要此模塊。4) 招標文件:對收集完成的項目信息進行招標文件的登記,為編制標書做好準備。5) 標書編制:進行標書編制的管理,主要是以附件形式上傳編制好的標書文檔。6) 標后分析:標書編制完成,即可進行標后分析,來確定是否中標。如果在投標結(jié)果中選擇“中標”,則該項目即可被項目注冊引用,成為一個待建項目;如果選擇“未中標”,則項目過程到此結(jié)束。7) 項目注冊: 對于標后分析中標記為“中標”的項目,在【項目信息】模塊中建立該項目。8) 標后交底:對于標后分析確認中標的項目,只有在項目注冊中建立項目后,才能進行標后交底。主要是用來記錄投標文件核心內(nèi)容。(一) 基礎數(shù)據(jù)維護說明:在項目信息收集表單上有些信息是通過基礎數(shù)據(jù)提前進行維護,再進行選擇填加的。那么我們就需要在工作前將這些基礎信息維護好。入口:【功能列表】【項目注冊】【基礎數(shù)據(jù)】1) 項目指標:對項目信息收集表所錄項目的工程屬性(一般工程與重大工程)的指標參數(shù)進行定義,例如:30000平方米以下為單位工程,50000平方米以上為群體工程。2) 所屬區(qū)域:設置投標工程所在地區(qū)。3) 資金來源:對該工程項目資金來源方式進行編輯。4) 建筑類型:設置目標工程為哪種建筑類型(根據(jù)企業(yè)實際情況進行維護,例:框剪、框架、剪力墻等類型)。5) 建設單位性質(zhì):指建設單位主要是哪種性質(zhì)的單位?;A數(shù)據(jù)在軟件界面中的下拉列表中顯示,手冊中只提到部分基礎數(shù)據(jù),如需增加到基礎數(shù)據(jù)中更新。軟件入口:【項目管理】-【項目注冊】-【基礎數(shù)據(jù)】(二) 項目信息收集說明:該模塊主要用于對可能進行招投標的項目,進行信息的收集整理。在錄入此信息時應盡可能的詳細,以便為后續(xù)的招投標環(huán)節(jié)或項目注冊環(huán)節(jié)提供基礎數(shù)據(jù)。1、 點擊打開【功能列表】導航面板,功能列表里【項目管理】模塊點擊進入,點擊【項目注冊】-【項目信息收集】,進入項目信息收集錄入界面;2、 在項目信息收集界面里,點擊新增按鈕,填寫項目收集基本信息,藍色字體如項目名稱、招標單位為必填項;項目名稱、招標單位、工程屬性、工程指標等信息,依據(jù)實際項目信息收集過程中的內(nèi)容進行填寫;在項目信息收集階段,需要項目信息收集人不斷對信息進行完善,并且對投標過程中需要的一些工作進行預先標示,如投標過程中是否需要資格預審、現(xiàn)場踏勘、是否招標等下一階段工作內(nèi)容在右下角進行勾選。3、完成基本信息錄入后,可以掛帶附件,以附件的形式添加相關信息,然后點擊右上的保存按鈕。4、進入附件窗口,點擊添加,選擇需要添加的文件的路徑,再點擊打開,則可添加進附件窗口;在此界面,還可以對添加的附件進行刪除、修改等功能;添加完成后點擊確定退出。保存完畢以后,要掛帶工作流。在項目信息管理標題欄中找到【事務處理】點擊進入掛帶工作流,流程審批通過后系統(tǒng)自動核準業(yè)務單據(jù)。如圖所示:(三) 往來單位管理往來單位統(tǒng)一在系統(tǒng)內(nèi)進行管理,需要增加單位時,按照往來單位編碼規(guī)則要求,在項目管理基礎數(shù)據(jù)往來單位處打開往來單位,在往來單位列表處根據(jù)單位類型在相應類別里進行增加即可。往來單位在項目管理系統(tǒng)內(nèi)可分為:供應商、承包商、建設單位、監(jiān)理單位、設計單位、其它往來單位等。其中在建設單位處,我們可以將工程業(yè)主單位在此處進行增加。投標過程中所涉及到的業(yè)主單位即要在往來單位建設單位中按照“往來單位類型+5位順序號”這樣的編碼規(guī)則進行維護。 (四) 資格預審說明:項目信息收集后,進行資格預審。為可選環(huán)節(jié),只有在項目信息收集時,勾選了“資格預審”,才需要此模塊。項目信息收集審批完畢后,點擊【功能】-【項目管理】-【招投標管理】-【項目招投標】-【資格預審】進入。如下圖:在資格預審的界面點擊新增按鈕,然后選擇工程名稱后的選擇框小按鈕,選擇項目收集中的項目名稱。資格預審內(nèi)容根據(jù)業(yè)務實際情況在單據(jù)表體處如實填寫即可,藍字為必填信息,其它內(nèi)容為選填項,保存。在填寫項目收集名稱后,也可點擊單據(jù)上的“項目收集”按鈕查看具體的項目信息收集的信息。新增成功后,點擊事務處理啟動投標流程。如圖所示: (五) 現(xiàn)場踏勘說明:項目信息收集后,進行資格預審。為可選環(huán)節(jié),只有在項目信息收集時,勾選了“資格預審”,才需要此模塊。當項目信息收集單上點選了現(xiàn)場踏勘,項目通過資格預審后就需要進行投標前的現(xiàn)場踏勘階段,點擊【招投標管理】-【項目招投標】-【現(xiàn)場踏勘】進入。如下圖:在現(xiàn)場踏勘的界面點擊新增按鈕,然后選擇選擇項目按鈕,選擇需處理的項目名稱,把現(xiàn)場踏勘界面中的藍色字體的地方填寫完畢,保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。(六) 招標文件說明:對收集完成的項目信息進行招標文件的登記,為編制標書做好準備。可以記錄報價范圍、質(zhì)量標準、投標日期、聯(lián)系電話、項目經(jīng)理、投標公司等內(nèi)容。1、 當現(xiàn)場踏勘單據(jù)通過審批后,我們的投標工作就可以進行下一個階段,購買招標文件并在系統(tǒng)內(nèi)維護招標文件內(nèi)容以便于領導決策是否投標。路徑:【招投標管理】【項目招投標】【招標文件】2、 新增一個招標文件。如下圖:在招標文件的界面點擊新增按鈕,然后選擇選擇項目按鈕,選擇要處理的項目名稱。本單據(jù)分為二部分,上半部分為引用信息,通過“選擇項目”按鈕引用。下半部分為填寫招標文件信息的表單,該部分分為,單據(jù)編號、單據(jù)名稱及其它相關信息,如有需要可以將電子檔的招標文件文檔以附件的形式掛在附件上保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。 (七) 標書編制說明:進行標書編制的管理,主要是以附件形式上傳編制好的標書文檔。1、招標文件表單審批通過后,決定繼續(xù)投標則開始下一階段標書編制工作,標書編制階段業(yè)務人員還是通過原有的標書編制軟件進行編寫標書,項目管理系統(tǒng)中需要業(yè)務人員錄入的標書編制單據(jù)是為了實現(xiàn)標書編制前的投標信息準備及標書編制后審批備案。路徑:【招投標管理】-【項目招投標】【標書編制】2、進行標書編制,選中所在的項目目錄樹,點擊新增,在彈出的標書編制窗口上點擊招標文件,在下拉選項中會列出通過審批的招標文件單據(jù)以供引用,也就是說系統(tǒng)中的標書編制是針對招標文件進行編制的,兩張單據(jù)一一對應。通過引用招標文件,將招標文件單據(jù)中的項目信息顯示到標書編制單據(jù)上,這樣我們就可以通過新增按鈕增加標書文件文檔名稱及其它標書編制過程中所涉及到的信息錄入到單據(jù)上。本單據(jù)上有三個頁簽,分別為基本信息、說明信息、編標要點,可以分別記錄,標書文件的基本信息、標書概要說明及標制標書是時需要注意哪些要點。注意:通過查看按鈕可以追查項目信息收集信息表單與招標文件表單的原單信息。3、 在標書編輯好后,對標書進行一些事務處理,掛帶工作流。(八) 標后分析說明:標書編制完成,即可進行標后分析,來確定是否中標。如果在投標結(jié)果中選擇“中標”,則該項目即可被項目注冊引用,成為一個待建項目;如果選擇“未中標”,則項目過程到此結(jié)束。1、 投標過程管理中投標過后不管是中標還是丟標,系統(tǒng)都需要我們進行標后分析,總結(jié)投標過程中的優(yōu)缺點。路徑:【招投標管理】-【項目招投標】【標后分析】2、新增單據(jù):點擊新增建立一張標后分析表單。選擇項目:在標后分析表單上點擊選擇項目選擇目標項目,該項目是標書編制表單審批完成后的項目才能引用得到。標后分析表單上所列內(nèi)容有基本信息、開標信息、投標內(nèi)容、競爭對手報價?;拘畔ⅲ和稑私Y(jié)果為中標和未中標,通過它來標識項目狀態(tài),如果是未中標項目則投標過程到此結(jié)束;如中標則需要進行項目注冊、標后交底流程。原因分析錄入分析后的原因,此二項為必填項。其它字段內(nèi)容用戶可根據(jù)實際情況進行填寫。開標信息:點擊開標信息頁簽,可錄入開標時的一些信息內(nèi)容,業(yè)務人員根據(jù)實際情況進填寫,非必填信息。投標內(nèi)容:點擊投標內(nèi)容頁簽點新增按鈕增加輸入項,業(yè)務人員根據(jù)投標時所涉及的內(nèi)容進行填寫。競爭對手報價:點擊競爭對手報價頁簽點擊新增按鈕增加輸入項。根據(jù)投標時所掌握的競爭對手信息進行填寫,非必填信息。 (九) 項目注冊說明:對于標后分析中標記為“中標”的項目,需要在【項目信息】模塊中建立該項目,成為待建項目。在此維護的項目信息,是整個項目管理的基礎,會在后續(xù)的各個模塊中調(diào)用這些信息,例如合同管理、物資管理、成本管理等。所以,要確保項目信息的準確、完整。1、標后分析結(jié)果為中標的項目,項目注冊這里對項目進行正式的項目注冊。公司內(nèi)其它項目管理部門就可以針對正式注冊的項目進行項目管理操作,此業(yè)務點為項目管理的起點,是其他部門的后續(xù)工作是否能夠如期開展保證,所以在此階段的業(yè)務人員一定要準時完成本項工作,本環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問題就會影響到其他部門項目管理工作。路徑:【項目管理】【項目注冊】【項目信息】2、 雙擊打開項目信息單據(jù)列表。 新增:該按鈕有二種方式進行新增,一是直接增加一個新項目,二是引用招投標項目。按正常招投標流程中標后的項目通過第二項“引用項目信息收集”注冊項目。其它模式可以通過直接新增跳過招投標流程直接注冊項目??⒐ぃ寒斈硞€項目竣工時,需要到項目注冊列表中找到該項目,選中該項目點擊竣工設置成竣工項目。終止:當某項目因異常情況終止,可以通過此按鈕進行終止項目。工程歸檔:對結(jié)束的項目進行檔案歸檔處理,該功能可以將工程資料直接歸檔至檔案管理模塊下。3、 點擊左上角的菜單新增,選擇引用招投標項目。4、 在隨后彈出的編輯窗口中填入信息,組織、財務組織必填。(十) 標后交底說明:對于標后分析確認中標的項目,只有在項目注冊中建立項目后,才能進行標后交底。主要是用來記錄投標文件的核心內(nèi)容。1、 標后交底主要實現(xiàn)了項目注冊完成后,投標小組與工程項目部之間的一些交接工作,并對此項工作備案記錄。路徑:【招投標管理】-【項目招投標】【標后交底】2、 進行標書交底,選中所在的項目目錄樹,點擊新增,如下圖:在彈出來的對話框中,首先在標書文件中引用已中標并且在項目信息中成功注冊的項目。然后在其它空格處將缺少的信息補全(藍色字段為必填)??梢渣c擊“附件”,在編制的標書中掛上與標書相關的一些附件信息,維護完信息后保存。具有審核權(quán)限的人進入I6P中后進行審核和審批此單據(jù)。 填寫完畢后,保存審核。三、 如何發(fā)起審批流程首先進入項目信息收集,選擇錄入的項目信息,如圖所示:然后點擊“事務處理”“掛帶工作流”。如圖所示:點擊選擇模板。如圖所示: 選好后點擊左上角的確定完

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