公司ORACLE ERP AP 模塊培訓手冊.doc

dc85f56acbbed1fbbcb4687cde3e773f.pdf珠海理想科學工業(yè)有限公司ERP管理信息系統應付管理系統-培訓手冊作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制編號：版 本： 02審批人：RISO項目經理 拷貝編號_文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號18-Apr-03王淑芳2.0審閱者姓名職位傳閱者拷備號姓名部門資料管理員項目資料室文檔保存人員注意：如果你接到本文檔的電子備份件并要打印出來時，為了文檔控制請將你的名字寫在封面的相應位置。如果你接到本文檔的硬拷貝件時，為了文檔控制請將你的名字寫在封面的相應位置。目錄文檔控制ii編寫說明1使用對象1參考文檔1第一部份 供應商管理2操作說明2供應商2第二部份 發(fā)票的處理12操作說明12發(fā)票處理12第三部份 預付款處理19操作說明19預付款19第四部份 付款23操作說明23付款23第五部份 過帳與關閉會計期26操作說明26月末關帳流程26第五部份 過帳與關閉會計期 33File Ref: Dc85f56acbbed1fbbcb4687cde3e773f.pdf （Confidential, for company use only）編寫說明 本文檔為最終用戶使用手冊,分供應商管理、發(fā)票處理、預付款處理和付款四部分的操作說明使用對象本最終用戶培訓手冊中的供應商及發(fā)票部分適用于財務部門處理應付款發(fā)票的財務人員，付款部分適用于作供應商付款的財務管理人員。參考文檔第一部份 供應商管理 操作說明本章內容主要介紹在應付款系統中對供應商的增加、合并。 供應商新增供應商錄入菜單： 供應商基準輸入1、 進入“供應商”窗口（供應商主界面）。 供應商全稱：規(guī)范地錄入供應商的全稱。 供應商編號：輸入供應商編號。供應商稅務代碼 。失效日期，用來防止某日期之后此供應商的發(fā)票或采購訂單的輸入。 父供應商名稱 。供應商是特許公司或子公司時的父公司名稱。父公司在系統中也必須定義為供應商。 編號 父供應商編號。 客戶編號 Classification: 分類。 類型：將供應商分為以下6類：國內,國外,Tax authority,public sector companies,suppler供應商、Employee員工,。 員工: 選擇有效員工的姓名以將員工作為供應商的形式進行有關費用報銷。除非將員工輸入為供應商類型，否則您不能選擇員工姓名。 編號：您已將其作為供應商記錄的員工編號 一次性交易One time: 啟用此選項以指定該供應商作為一次性供應商。您可以通過使用“供應商查找”窗口找出所有一次性的供應商。 SIC ：標準工業(yè)代碼 Minority owned：少數股權。 供應商是少數股權企業(yè)時 Small business：小公司，可以使用此選項來跟蹤與小公司進行的業(yè)務進展 Woman owned：婦女擁有， 可以使用此指定來跟蹤與婦女擁有的公司進行的業(yè)務進展 所有供應商接收值將默認到您為供應商輸入的新采購訂單。您可以在采購訂單輸入過程中改寫任何接收默認值。 Enforce Ship-To Location強迫發(fā)運目的地 ：您在此字段中輸入的值，它可以確定接收地點是否必須與發(fā)運目的地相同?？蛇x如下項：None無： 接收地點可以不同于發(fā)運目的地。Reject拒絕： 在接收地點不同于發(fā)運目的地時，采購管理系統將不允許接收。Warning警告 ：在接收地點不同于發(fā)運目的地時，采購管理系統將顯示一則警告信息，但仍允許接收。 Receipt Routing接收途徑： 您對貨物指定的默認接收途徑：Direct delivery（直接交貨）、Inspection required（要求檢驗）或Standard receipt（標準接收）。 Match approval level發(fā)票匹配： 如果將 Oracle 應付款管理系統與 Oracle 采購管理系統或另一集成的采購產品一起使用，您可以啟用發(fā)票與原始采購訂單的聯機匹配功能。匹配可以確保您僅支付已訂購的貨物或勞務，并確保供應商對項目或勞務不超額開單。如果項目的開單金額和數量超過您定義的金額和數量容限，則應付款管理系統將對發(fā)票應用掛起并阻止付款，直至您釋放掛起。2-way雙向 ：在您與采購訂單匹配時，應付款管理系統將自動執(zhí)行雙向匹配：1. 已開單數量 = 已訂貨數量2. 發(fā)票價格 = 采購訂單價格3-way三向 ：此外要求接收：3. 已開單數量 = 收到的數量4-way四向 ：此外要求檢驗：4. 已開單數量 供應商合并 發(fā)票：在“供應商合并Supplier Merge”窗口中，選擇要從舊供應商傳送給新供應商的發(fā)票：All（所有）：傳送舊供應商所有的發(fā)票。Unpaid(未付)：只傳送供應商未支付的發(fā)票。None(無)：不傳送舊供應商的發(fā)票。PO：如果要將所有采購訂單從舊供應商傳送給新供應商，請選擇“PO（采購訂單）”。輸入供應商名稱及地點：輸入舊供應商名稱和地點以及新供應商名稱。應付款管理系統會將信息從舊供應商傳送給新供應商。復制地點：如果您要將舊供應商地點重新指定給新供應商，請選擇“Copy Site (復制地點)”并且不要輸入新供應商地點。在合并期間，應付款管理系統將輸入合并日期作為舊供應商地點的失效日期并使用您選擇要傳送的信息來創(chuàng)建新供應商的新地點。 如果您要將舊供應商地點信息與新供應商地點信息合并，請勿選擇“Copy Site(復制地點)”，而是在“Site(地點)”字段輸入新供應商的現有地點之一。合并期間，應付款管理系統將輸入合并日期來作為舊供應商地點的失效日期并將您選定的所有信息與新供應商地點信息合并。 選擇“合并Merge”。應付款管理系統將提交并發(fā)請求以運行供應商合并程序，此程序會將信息從舊供應商傳送給新供應商，并同時運行供應商合并報表，查閱該報表并保留以作為供應商合并活動的審計線索。 第二部份 發(fā)票的處理操作說明本章內容主要介紹在應付款系統中對發(fā)票的處理：1、 普通發(fā)票（不匹配訂單）錄入與分配2、 預付款發(fā)票2、材料采購發(fā)票（匹配訂單）的錄入3、發(fā)票的審批。發(fā)票處理普通發(fā)票錄入菜單：發(fā)票錄入發(fā)票 發(fā)票Invoice: Type發(fā)票類型：系統默認的發(fā)票類型為“標準”。 Standard標準：指由于采購貨物或接受勞務而從供應商處取得的發(fā)票。Credit Memo貸項通知單：指對于已開發(fā)票的貨物或勞務而從供應商處取得的紅沖發(fā)票。Debit Memo借項通知單：指對于已開發(fā)票的貨物或勞務因為供應商沒有開紅沖發(fā)票而由自已建立的紅沖發(fā)票。 Po默認：指為匹配采購訂單而創(chuàng)建的發(fā)票。 發(fā)票日期：輸入發(fā)票日期或接受應付款管理系統的默認值（當天日期）。如果您輸入了將來期間內的日期，應付款管理系統將在“審批”過程中使“將來期間”中的發(fā)票處于掛起狀態(tài)。根據應付款管理系統選項和默認值的設置方式，應付款管理系統也許將使用您輸入的發(fā)票日期作為發(fā)票“條件日期”和“GL 日期”默認值。 發(fā)票編號：輸入供應商傳發(fā)送給您的發(fā)票的“發(fā)票編號”，應付款管理系統不允許您為相同供應商輸入重復的發(fā)票編號。 發(fā)票幣種: 在您輸入以非本位幣的幣種表示的發(fā)票時，選擇發(fā)票使用的外幣，使用用戶匯率類型輸入匯率將發(fā)票和發(fā)票分配兌換成本位幣以創(chuàng)建日記帳分錄。以本位幣表示的發(fā)票金額與發(fā)票付款金額之間的任何差額均將記錄為已實現損益。 發(fā)票額：輸入發(fā)票的總金額，對于類型為“Standard”、“PO”的發(fā)票，輸入一個正值。而對于“Credit Memo”、“Debit Memo”類型的發(fā)票，則輸入一個負值。對“Expense Report”和“Mixed”類型的發(fā)票，則既可輸入正值，亦可輸入負值。付款條件：系統根據供應商默認的付款條件自動計算。描述：輸入發(fā)票的摘要說明。完成以上工作后按“Ctrl+L”保存，并點擊“分配”鍵以定位至“分配”窗口進行發(fā)票分配。發(fā)票分配菜單：發(fā)票錄入發(fā)票 類型：為您訂購的貨物或服務選擇“項目”或“稅”。金額：輸入分配行的金額。稅碼：選17%l GL Date：分配 GL 日期的默認值是您輸入的發(fā)票 GL 日期。您可以改寫此默認值并將分配 GL 日期更改為打開或將來期間內的任何日期。應付款管理系統將使用“GL 日期”來確定創(chuàng)建分配日記帳分錄的時間。 帳戶: 按“Ctrl+L”鍵選擇發(fā)票分配到的總帳會計帳戶。如果發(fā)票要分配到多個會計帳戶，以相同方式完成輸入分配。注意,項為不含稅金額,稅要選擇稅碼,計算后輸入, 如果分配總額不等于發(fā)票總額，應付款管理系統會在發(fā)票“審批”過程中將發(fā)票標記為“分配差異”掛起。 按 “Ctrl+S”鍵保存您所做的工作l 在工具欄“查看會計方法”出現以下窗口標準發(fā)票產生的會計科目如下：借：應付帳款-暫估應付212102應交稅金-進項稅21410201貸：應付帳款-理想總部212104（分公司購總部產品，統一為此科目）第8節(jié) 輸入采購訂單匹配發(fā)票操作說明本操作說明輸入采購訂單匹配發(fā)票的方法。操作路徑N發(fā)票輸入發(fā)票操作過程要匹配特定的采購訂單裝運或分配，步驟：路徑：應付發(fā)票錄入發(fā)票發(fā)票信息輸入與上面講的標準發(fā)票輸入操作相同。輸入完以上信息，點匹配出現以下窗口方法有以下兩種：1 輸入采購訂單編號，然后按查找2 輸入項目，切刪除項目說明，然后按查找出現以下窗口1. 匹配打勾2. 出現已開票數量、單價、匹配金額注意：匹配金額應和發(fā)票一致，如果有誤，請更改3. 注意：已開單為0、已接收有數量才可以匹配4. 按匹配完成發(fā)票與采購訂單的匹配。要進一步進行匹配，可以與采購訂單繼續(xù)匹配。選擇“分配”按鈕。對于要匹配的每個采購訂單分配，選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數量”或“匹配金額”。系統將根據“單價”自動計算并輸入剩余字段。（已開票數量單價=匹配金額）。5. 要復核新建發(fā)票分配，在“發(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。6.7. 然后手工分配稅類型為稅金額輸入進項稅額稅碼選17%科目自動帶出要匹配所有采購訂單裝運（快速匹配），步驟：1. 在“發(fā)票”窗口中輸入“快速匹配”發(fā)票類型。注意：輸入了PO默認類型，系統將提示輸入PO編號，然后會自動默認供應商、供應商編號、地點和幣種。2. 輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。3. 選擇“匹配”按鈕以使系統定位至“與PO匹配”窗口并自動進行匹配。系統會將發(fā)票與匹配的裝運分配進行完全匹配并自動創(chuàng)建發(fā)票分配?？梢酝ㄟ^改寫默認值來調整任何匹配。4. (可選)復核由采購訂單默認的“付款條件”，可在“發(fā)票”窗口中更改發(fā)票“付款條件”。5. 在“與PO匹配”窗口中選擇“匹配”按鈕以保存匹配。6. 要復核系統創(chuàng)建的發(fā)票分配，請在“發(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。 發(fā)票審批在支付或過帳發(fā)票（包括預付款）之前，您必須使用以下二種方法之一來提交用于發(fā)票的“審批”：1、 聯機提交發(fā)票的審批菜單：菜單：發(fā)票錄入發(fā)票查詢要審批的發(fā)票，然后點擊“1”鍵，進入“1”窗口，點擊“審批”選 點”確定”。發(fā)票的掛起和釋放菜單：發(fā)票錄入發(fā)票查詢要掛起的發(fā)票，點擊“掛起”鍵，進入“發(fā)票掛起”窗口?！皩徟睂Ⅱ炞C有關輸入發(fā)票的匹配、稅、期間狀態(tài)、匯率和分配等信息，并自動將掛起應用于例外發(fā)票。如果發(fā)票具有掛起，您可以通過更新發(fā)票或采購訂單更正導致“審批”應用掛起的例外信息并重新提交“審批”，應付款管理系統將在例外信息不再是問題時自動釋放掛起。你可以手工掛起發(fā)票，但應付款管理系統并不自動釋放您手工掛起，必須進行手工釋放應用于發(fā)票的掛起。在發(fā)票“活動”界面，點釋放。選出釋放名稱和釋放原因然后確定，重新審批。發(fā)票的取消菜單：發(fā)票錄入發(fā)票查詢要取消的發(fā)票，然后點擊“1”鍵，進入“1”窗口，點擊“取消發(fā)票”選項后再點擊“確定”。發(fā)票的查詢菜單：發(fā)票錄入發(fā)票供應商名稱：模糊查詢供應商名稱PO編號：可按采購訂單來查詢發(fā)票編號：可按供應商發(fā)票來查詢類型：預付和標準金額：發(fā)票金哦日期：可按一定的日期范圍來查詢發(fā)票狀態(tài) 已付：發(fā)票是否付款入帳：是否入帳狀態(tài)：是否已核銷憑證編號按“查找“出現以下窗口也可查詢可戶欠款余額 輸入客戶名稱點“計算欠款余額”，點擊“計算”未付額：尚欠供應商貨款數發(fā)票數：未付款涉及到的發(fā)票數量按“發(fā)票”即出現明細發(fā)票清單。如下圖：第三部份 預付款處理操作說明本章內容主要介紹在應付款系統中對供應商預付款、發(fā)票核銷預付款與撤消預付款核銷。預付款預付款申請菜單：發(fā)票錄入發(fā)票在“發(fā)票”窗口中選擇“預付款”作為發(fā)票類型并輸入所有基本發(fā)票信息。請參閱：發(fā)票錄入。 “臨時”類型是指可以用來核銷發(fā)票預付款，“永久”類型一般指不作核銷的預付款，如押金。系統默認值為“臨時”。點擊“分配”鍵來查系統分配。使用審批其它發(fā)票的方式審批預付款。按 “Ctrl+S”鍵保存您所做的工作。支付預付款菜單：發(fā)票錄入發(fā)票InvoicesEntryInvoices您可以按照支付其它發(fā)票的方式來支付預付款。您不能部分支付預付款。并且必須在全額支付預付款之后才能對發(fā)票核銷預付款。參閱發(fā)票工作臺付款。核銷預付款菜單：發(fā)票錄入發(fā)票1. 在“發(fā)票”窗口中，查詢要被核銷的采購發(fā)票。2. 選擇“1”按鈕并選定“核銷/不核銷預付款 ”復選框。選擇“OK”。 應付款管理系統將顯示您可以用來核銷發(fā)票的所有可用預付款。 選擇您要核銷的所有預付款。Amount To Apply：輸入發(fā)票的核銷額。GL Date：您也可以更改 GL 日期，此日期也即您在核銷預付款時應付款管理系統創(chuàng)建的沖銷預付款分配的會計日期。Invoice Overview：要查看有關預付款的詳情，請選擇預付款，然后選擇“Invoice Overview”。 Apply/Unapply：對發(fā)票核銷預付款金額，并保存您所做的工作。撤消核銷預付款 如果預付款未支付或未對發(fā)票核銷，您可以取消這些預付款。要取消已核銷的預付款，您必須首先撤消核銷預付款并撤消支付此預付款的付款單據。 取消未支付或未對發(fā)票核銷的預付款：1. 在“付款”窗口查詢并選擇預付款，取消預付款。2. 在“發(fā)票”窗口查詢并選擇預付款。3. 選擇“活動”按鈕并選擇“取消發(fā)票”。 4. 選擇 “確定”以保存您所做的工作。 應付款管理系統將自動為預付款創(chuàng)建沖銷分配并將預付款金額減少至零。 要取消已核銷的預付款： 1 查詢已被預付款核銷的發(fā)票。2 選擇“活動”按鈕并選擇“撤消預付款”。同時可以取消被核銷的應付款發(fā)票。3 取消預付款的付款。在付款窗口中查詢已付的預付款。4 取消預付款發(fā)票。查詢預付款的發(fā)票，選擇“活動”并選擇“取消發(fā)票”。5 保存所做的工作。第6節(jié) 記錄預付款的退款操作說明本操作說明記錄預付款的退款的方法。操作路徑N發(fā)票輸入新建操作過程說明輸入類型為標準的新發(fā)票，以退款額借記現金帳戶，貸記應付款，再與預付發(fā)票核銷以貸記預付款帳戶。記錄預付款的退款，步驟：2. 在“發(fā)票”窗口中，以供應商退回的金額輸入發(fā)票。3. 輸入“標準”類型。4. 輸入發(fā)票說明以表明是退回預付款。5. 創(chuàng)建退款額的發(fā)票分配，并借記現金帳戶或應收帳款帳戶。并照常貸記應付帳款負債帳戶。注意清空“稅率”字段。保存。6. 選擇“活動”以審批發(fā)票。7. 選擇“活動”按鈕以定位至“發(fā)票措施”窗口。選定“核銷/撤消核銷預付款”復選框并選擇“確定”。選擇要核銷退款的預付款。在“核銷額”字段中輸入退款金額?？梢愿腉L日期。要查看有關預付款的詳情，請選擇預付款，然后選擇“發(fā)票概覽”按鈕。如果要審批預付款分配，選擇“審批”?；蛘邚摹疤峤徽埱蟆贝翱谔峤粚徟?。如果要為供應商打印預付款匯款通知書，選擇“打印”。8. 選擇“核銷/撤消核銷”按鈕以將預付款金額核銷至為退款輸入的發(fā)票。9. 保存所做的工作。 第四部份 付款操作說明本章內容主要介紹在應付款系統中對發(fā)票的付款。付款手工付款 菜單: 付款錄入付款類型：選擇“手工”類型。輸入用于付款的銀行帳戶。 選擇付款單據名。系統自動生成付款單據號。輸入付款日期。輸入付款金額。選擇付款幣種。選擇要付款的供應商。選擇要付款供應商的地點。如果要創(chuàng)建付款的地址不同于供應商地點，則您需要更改地址。 選擇“輸入/調整發(fā)票”以定位至“發(fā)票選擇”窗口，選擇您要支付的發(fā)票。發(fā)票的總額必須等于您輸入的付款額。您也可以選擇發(fā)票概覽以查看有關發(fā)票的詳情。 按“Ctrl+S”保存您所做的工作。應付款管理系統將記錄付款并將發(fā)票的狀態(tài)更新為“已付” 3、 在“付款Payments”窗口中選擇付款類型“手工Manual”，然后輸入您要進行付款的銀行帳戶，以及要使用的付款單據。應付款管理系統將自動為您輸入剩余的字段。4、請保存所做的工作以完成付款。應付款管理系統將記錄付款，并將發(fā)票更新為已付發(fā)票。無效