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湖北宇隆茶業(yè)有限責任公司日常費用及差旅費報銷流程與注意事項 1 前言 在日常工作中 部分員工對財務知識比較欠缺 對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解 出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范 報銷內(nèi)容不明確等情況 給公司財務部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾 2 3 對原始單據(jù)的要求 財務報銷管理規(guī)定 不予報銷的單據(jù) 費用報銷一般規(guī)定 費用審批簽字流程 報銷時間的安排 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 財務報銷管理 差旅費用報銷 4 部門員工發(fā)生費用 本部門領導審核 馬總審核簽字 財務審核票據(jù)是否有誤 杜總審核簽字 找馬總報銷領款 1 2 3 3 5 4 審核無誤 審核未通過返回報銷人 五 費用審批簽字流程 5 1 發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián) 用復寫紙復寫或計算機打印 不得用圓珠筆或鉛筆填寫 存根聯(lián) 發(fā)貨聯(lián) 記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù) 2 內(nèi)容要齊全 抬頭 日期 品名 單價 數(shù)量 金額等項目要填寫齊全 字跡要清楚 金額要準確 大 小寫要一致 嚴禁涂改 3 印章要齊全 須有收款單位印章 財務專用章或發(fā)票專用章 及收款人簽字 章 事業(yè)單位的收據(jù) 要有財務專用章 企業(yè)和個體戶須是稅務部門統(tǒng)一印制的收據(jù) 4 購買農(nóng)民的農(nóng)副產(chǎn)品而無法取得正式發(fā)票時 可使用財務科印發(fā)的自制單據(jù) 自制單據(jù)要用墨水筆填寫 內(nèi)容要填寫齊全 5 從外單位取得的原始單據(jù) 車 船 飛機票等 因保管不善而被盜或遺失 后果自負 一 對原始單據(jù)的要求 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 差旅費用報銷 6 正面例子 要素填寫齊全 蓋章清晰 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 差旅費用報銷 7 內(nèi)容填寫不全 字跡不清或有明顯涂改 偽造的票據(jù)一律不予報銷 二 不予報銷的單據(jù) 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 差旅費用報銷 8 二 不予報銷的單據(jù) 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 差旅費用報銷 9 在日常報銷工作中 我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼的不規(guī)范 例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多 太亂 正反顛倒 很不整齊 這些都給會計報銷的后續(xù)工作 合計金額 稽核 裝訂 會計檔案保管等 帶來很大的不便 尤其是耽誤報賬者的時間 鑒于上述情況 現(xiàn)將財務票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹 希望大家在今后碰到類似業(yè)務能按規(guī)范操作 三 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 日常費用報銷 票據(jù)粘貼要求 報銷的合法票據(jù) 差旅費用報銷 10 票據(jù)整理粘貼要求 1 票據(jù)分類 對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類 如辦公用品 電話費 差旅費 市內(nèi)交通費等等 按照類別分別粘貼 2 將票據(jù)整理齊后 將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面 沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼 且應避免將票據(jù)貼出粘貼單外 裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù) 不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼 以免造成中間厚 四周薄 3 如果票據(jù)大小不一樣 可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼 票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單4 對于比粘貼單大的票據(jù)或其他附件 也應沿裝訂線粘貼 超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi) 11 1 所有經(jīng)濟業(yè)務均應提供正規(guī)合法票據(jù) 發(fā)票要填寫完整 字跡清晰 沒有涂改 污染 發(fā)票專用章清晰可辨 假發(fā)票 空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票 不予報銷 2 應使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單 絕對不允許使用圓珠筆 鉛筆或者紅色的筆書寫 并且絕對不得涂改 經(jīng)辦人 報賬人 單據(jù)張數(shù)等信息應如實完整填寫 3 不要將票據(jù)倒置粘貼 不要用訂書機訂票據(jù) 4 發(fā)票上未列清詳細品名 數(shù)量 單價的 比如只寫了 辦公用品一批XXX元 以及各種購買物品的定額發(fā)票 無論金額大小 均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票 定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭 開具日期等信息 不得空白 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 12 5 原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求 1 阿拉伯數(shù)字要加上人民幣符號 如 報賬金額為12345元 則在阿拉伯數(shù)字填寫欄內(nèi)填寫 12345 00元 2 大寫漢字欄內(nèi)應按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫 并在大寫漢字前的每一空位上畫 X 在數(shù)字是0的位置填寫漢字 零 例如 報賬金額為 2034 50元 則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫 X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分3 漢字的數(shù)字大寫標準寫法為 壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬元角分 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 13 報銷票據(jù)粘貼 基本要求 緊靠粘貼單的左上端 從左橫向粘貼 相鄰票據(jù)間須留出間隔距離 票據(jù)較多時 可分行粘貼 不得豎向粘貼 報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途 不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù) 財務部有權(quán)退回 要求報銷人重新整理 14 票據(jù)粘貼 緊靠粘貼單的左上端 從左橫向粘貼 粘貼方向 票據(jù)粘貼范圍 15 圖2車輛通行費發(fā)票的粘貼 16 圖3出租車票的粘貼 17 示例1 票據(jù)粘貼 如圖 靠裝訂線右側(cè) 自左至右沿上邊以魚鱗式粘貼票據(jù) 要求每張票據(jù)均保證貼在粘貼單上 不得以票貼票 不得集中在中間粘貼 不得將票據(jù)貼到粘貼單外 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 18 1 2 3 4 報銷人必須取得相應的合法單據(jù) 相關(guān)規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求 且發(fā)票上有經(jīng)辦人和證明人簽名 填寫報銷單應注意 根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù) 嚴格按單據(jù)要求項目填寫 注明附件張數(shù) 金額大小寫必須完全一致 簡述費用內(nèi)容或理由 按規(guī)定的審批程序報批 報銷 元以上需提前一天通知財務部以便備款 四 費用報銷一般規(guī)定 19 為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi) 對外業(yè)務的工作安排 方便員工費用報銷 財務部將報銷時間具體安排如下 六 報銷時間的安排 20 一 財務報銷管理規(guī)定 二 借款管理規(guī)定 三 專項支出管理規(guī)定 四 工資結(jié)算管理規(guī)定 21 1 出差借款 出差人員憑審批后的 出差申請表 按批準額度辦理借款 出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù) 2 臨時借款 如業(yè)務費 周轉(zhuǎn)金等 借款人員應及時報帳 除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支 22 3 借款銷賬規(guī)定 23 4 借款流程 24 25 差旅費報銷 一 差旅費報銷范圍 是指因公外出辦事所發(fā)生的車船費 含飛機費 下同 住宿費 市內(nèi)交通補助費 伙食補助費等及其他合理的零星開支等 出差期間與業(yè)務無關(guān)的支出不予報銷 本地交通費用不必填寫差旅費報銷單 直接填寫費用報銷單 計入交通費 二 報銷時間 出差人員回公司后必須在7天內(nèi)報銷差旅費 逾期不予報銷 26 差旅費報銷單的填寫 27 一 財務報銷管理規(guī)定 二 借款管理規(guī)定 三 專項支出管理規(guī)定 四 工資結(jié)算管理規(guī)定 28 29 1 審批后的報告文件到財務部備案 以便財務備款 2 簽訂合同 由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同 合同簽訂前由公司法律顧問審核 合同應注明付款方式 發(fā)票的開具日期及條件等 3 付款流程 1 有預付款的 填寫湖北宇隆茶業(yè)有限責任公司付款申請單 審批流程同費用報銷流程 2 合同終結(jié) 需要再次付款的 在明確收到對方提供的發(fā)票后 由經(jīng)辦人員整理發(fā)票等資料并填寫付款申請單或費用報銷單 填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定和流程 發(fā)票上必須有經(jīng)辦人和證明人的簽名 在備注內(nèi)詳細注明前期付款合計 本次再需付款金額 3 按審批程序?qū)徟?部門領導審核簽字 財務部復核 主管副總簽字 常務副總簽字 總經(jīng)理審批 4 財務部根據(jù)審批后的付款申請單或報銷單金額付款 5 付款方式 一般不用現(xiàn)金現(xiàn)款 通常采取轉(zhuǎn)賬支票或網(wǎng)銀付款的方式 6 付款抬頭 合同單位和付款申請單的收款單位必須一致 否則不予付款 轉(zhuǎn)賬支票付款的 必須填寫抬頭和金額 抬頭及金額必須和付款申請單一致 否則不予付款 財務報銷流程 30 一 財務報銷管理規(guī)定 二 借款管理規(guī)定 三 專項支出管理規(guī)定 四 工資結(jié)算管理規(guī)定 31 公司財務部每月15日結(jié)算上月員工工資 節(jié)假日順延 董事長 總經(jīng)理特批 員工合同期滿等特殊情況除外但員工必須憑行政部 總經(jīng)理簽字批準的離職手續(xù)