最新word排版技巧.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除最新word排版技巧 一、奇偶頁顯示不同內(nèi)容 在專業(yè)出版的書籍中，常?？吹綍衅媾柬摰捻撁紩@示不同的內(nèi)容，以方便用戶在書籍中快速查找資料。而在Word 2000中，用戶也可以很方便地在文檔奇偶頁的頁眉中顯示不同的內(nèi)容。 打開需要設(shè)置頁眉格式的Word文檔，選擇“文件”菜單中“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，接著單擊“版式”選項卡，在“頁眉和眉腳”選項區(qū)中將“奇偶頁不同”復選框選中，最后單擊“確定”按鈕結(jié)束設(shè)置。 選擇“視圖”菜單中“頁眉和頁腳”命令，將視圖切換到頁眉和頁腳視圖方式。這時可以看到光標在奇數(shù)頁頁眉編輯區(qū)中閃爍，輸入奇數(shù)頁眉內(nèi)容；單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“顯示下一項”按鈕，將光標移到偶數(shù)頁頁眉編輯區(qū)，輸入偶數(shù)頁頁眉內(nèi)容。 二、在頁眉中顯示章編號及章標題內(nèi)容 要想在Word文檔中實現(xiàn)在頁眉中顯示該頁所在章的章編號及章標題內(nèi)容的功能，用戶首先必須在文檔中對章標題使用統(tǒng)一的章標題樣式，并且對章標題使用多級符號進行自動編號，然后按照如下的方法進行操作。 選擇“視圖”菜單中“頁眉和頁腳”命令，將視圖切換到頁眉和頁腳視圖方式。 選擇“插入”菜單中的“域”命令，打開“域”對話框。從“類別”列表框中選擇“鏈接和引用”，然后從“域名”列表框中選擇“StyleRef”域。 單擊“選項”命令，打開“域選項”對話框，單擊“域?qū)Ｓ瞄_關(guān)”選項卡，從“開關(guān)”列表框中選擇“n”開關(guān)，單擊“添加到域”按鈕，將開關(guān)選項添加到域代碼框中。 單擊“樣式”選項卡，從“名稱”列表框中找到章標題所使用的樣式名稱，如“標題1”樣式名稱，然后單擊“添加到域”按鈕。 單擊“確定”按鈕將設(shè)置的域插入到頁眉中，這時可以看到在頁眉中自動出現(xiàn)了該頁所在章的章編號及章標題內(nèi)容。 三、修改頁眉中的劃線格式 用戶選擇在文檔中使用頁眉后，在頁眉中就會出現(xiàn)一條橫貫頁面的劃線。如果你對系統(tǒng)設(shè)置的劃線格式不滿意的話，可以采用下面的方法進行修改。 方法1：選擇“視圖”菜單中“頁眉和頁腳”命令，將視圖切換到頁眉和頁腳視圖方式。將光標定位到頁眉位置處，選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，打開“邊框和底紋”對話框，單擊“邊框”選項卡，在“邊框”設(shè)置頁面中可以看到頁眉中使用的是寬度為“0.75磅”的單實線。 如果需要修改頁眉中的劃線格式，可在此對話框中對邊框的線型、顏色、寬度等項目進行修改。例如將劃線由單實線改為雙實線時，首先在“線型”下拉列表中選擇“雙實線”，然后在預覽區(qū)域中單擊兩次下線按鈕，即可將線型更改成雙實線。 如果你不想在頁眉中使用劃線，只需在“設(shè)置”中選擇“無”邊框格式即可。 方法2：在Word 2000中頁眉中使用的劃線格式是由“頁眉”樣式中的設(shè)置所決定的，如果你想永久改變在頁眉中所使用劃線的格式時，只要在“頁眉”樣式中對劃線格式進行修改就可以了。 選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，打開“樣式”對話框。在“樣式”列表框中選擇“頁眉”，然后單擊“更改”按鈕，打開“更改樣式”對話窗口。 單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“邊框”選項，打開“邊框和底紋”對話框，然后按照修改頁眉中的劃線格式方法1所介紹的操作方法修改頁眉中的劃線格式。修改結(jié)束后，單擊“確定”按鈕返回“更改樣式”對話窗口。 將“添至模板”復框選中，將樣式添至附于活動文檔的模板，以便使修改后的“頁眉”樣式可用于基于該模板新建的文檔。單擊“確定”按鈕返回“樣式”對話框，單擊“應用”按鈕結(jié)束設(shè)置。 以后只要在文檔中使用頁眉，在頁眉中就會自動應用經(jīng)過修改后的劃線格式。四、在任意位置插入頁碼 一般情況下我們都是在Word文檔頁面的上方或者下方位置插入頁碼。其實在Word 2000中，只要你愿意，就可以在Word文檔頁面中的任意位置插入頁碼。例如可以在頁面左右頁邊中插入頁碼。 選擇“視圖”菜單中“頁眉和頁腳”命令，將視圖切換到頁眉和頁腳視圖方式。單擊“繪圖”工具欄上的“文本框”按鈕，然后拖動鼠標在文檔中任意位置繪制一個文本框。 單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入頁碼”按鈕。這時在文本框中就出現(xiàn)了該頁所在的頁碼。此外還可以在文本框中添加其他說明文字，為文本框設(shè)置邊框和底紋效果等。 采用此方法設(shè)置的頁碼對該文檔中所有的頁面都有效。 實用小技巧： 五、解決Word頁碼設(shè)置問題 我們通常在裝訂打印的文件或材料時，要求封面不顯示頁碼，而頁碼“1”要從第二頁開始顯示，也就是正文開始頁。很多人的習慣是把封面和正文做成兩個文檔來解決，但這樣畢竟不太正規(guī)，而且有時顯得雜亂，能不能在一個文檔中解決這個問題呢？嘿嘿，回答是“能”，現(xiàn)在俺就把這種方法告訴你，大家可要看好了。 第一步，將光標移到封面中最后一行的末尾處（切記必須如此執(zhí)行，不然封面和正文會連續(xù)顯示頁碼），執(zhí)行“插入分隔符”命令，彈出“分隔符”對話框，選擇“分節(jié)符”類型中的“連續(xù)”一項，單擊確定按鈕。 圖1 “分隔符”對話框第二步，刪除第二頁產(chǎn)生的空行，然后可以把光標移到第二頁任意位置，執(zhí)行“插入頁碼”命令，在隨后出現(xiàn)的“頁碼”對話框中，單擊格式按鈕，在“頁碼編排”一欄中選擇“起始頁碼”。 圖2 “頁碼”對話框第三步，按兩次確定按鈕后，退出“頁碼對話框”，這時會看到封面和第二頁的頁碼均為“1”，把光標返回到首頁，再次進入到“頁碼”對話框中，去掉“首頁顯示頁碼”復選即可。 圖3 設(shè)置起始頁碼如此一來，我們就可以在一個文檔中實現(xiàn)從正文頁開始顯示頁碼“1”，而不必將封面和正文做成兩個文檔那么麻煩了，大家還等什么，快去試試吧。 寫畢業(yè)論文的注意了： 六、怎樣自動生成目錄 微軟WORD這個軟件大家都很熟悉，但有不少功能我們并沒有用到，其中不乏非常實用的。今兒個我給大家介紹一下如何用WORD自動生成目錄。這對那些用WORD寫書，寫論文的朋友很有幫助。 優(yōu)點：用WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內(nèi)容時也很方便，只是按住Ctrl點擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉(zhuǎn)到該頁，更重要的是便于今后修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內(nèi)容。倘若用手工給目錄標頁，中間內(nèi)容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。應該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內(nèi)容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去。 步驟：（以下內(nèi)容在WORD2003中操作，其它版本W(wǎng)ORD略有差別，但大同小異。） 1在格式中選樣式與格式 2出現(xiàn)右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標題1，標題2，標題3。把標題1，標題2，標題3分別應用到文中各個章節(jié)的標題上。例如：文中的“第一章 制冷概論”我們就需要用標題1定義。而“1.1制冷技術(shù)的發(fā)展歷史”就用標題2定義。如果有1.1.1那就用標題3來定義。 3當然標題1，標題2，標題3的屬性（如字體大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右鍵點擊“標題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據(jù)自己的要求自行修改。 4用標題1，2，3分別去定義文中的每一章節(jié)。定義時很方便，只要把光標點到“第一章 制冷概論”上，然后用鼠標左鍵點一下右邊的標題1，就定義好了；同樣方法用標題2，3定義1.1；1.1.1；依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節(jié)尾。 5當都定義好后，我們就可以生成目錄了。把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選插入-引用-索引和目錄 6選第二個選項卡目錄，然后點右下的確定。就OK了。 上圖就是自動生成的目錄 7當你重新修改文章內(nèi)容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區(qū)域內(nèi)，點右鍵，選更新域 8當選更新域后，會出現(xiàn)上圖的選框，選第二個“更新整個目錄”點確定。就OK了。十個絕妙技巧問答：1. 頁面設(shè)置快速進行調(diào)整 問：要對 Word 進行頁面調(diào)整，通常大家采用的方法是選擇“文件頁面設(shè)置”選項的方法進行，請問有沒有更快速方便的方法呢？ 答：有，如果要進行“頁面設(shè)置”，只需用鼠標左鍵雙擊標尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設(shè)置窗口。 2.Word 中巧選文本內(nèi)容 問：在 Word 文件中進行編輯操作時，經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部內(nèi)容進行處理，請問有沒有快捷的方法進行選定？ 答：在 Word 中要選中文件內(nèi)容時，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法： （ 1 ）字或詞的選?。?將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標左鍵即可選定。 （ 2 ）任意連續(xù)的文字選?。?將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標左鍵不放往后或往前拖動，直至選中全部要選擇的文字后松開鼠標左鍵即可。如果采用鍵盤上“ Shift ”鍵配合鼠標左鍵進行選擇，可這樣進行：將光標移到要選取的文字首（或末），再按住“ Shift ”鍵不放，然后將鼠標指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時也可快速選中這段連續(xù)的文字。 （ 3 ）一行文字的選?。?將指針移到該行的行首，在光標指針變成向右的箭頭時，單擊鼠標左鍵即可； （ 4 ）一段文字的選?。?將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標指針變成向右的箭頭時，雙擊鼠標左鍵即可。 （ 5 ）整個文件內(nèi)容的選?。?把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時），快速單擊鼠標左鍵三次便可選中整個文件內(nèi)容（也可利用組合鍵“ Ctrl+A ”快速選定）。 另外在平時使用中，還有幾個特別的快捷鍵可以加快選?。?Shift+Home ：使光標處選至該行開頭處。 Shift+End ：從光標處選至該行結(jié)尾處。 Ctrl+Shift+Home ：從光標處選至文件開頭處。 Ctrl+Shift+End ：從光標處選至文件結(jié)尾處。 Shift+ 移動光標：逐字逐行地選中文本（用于一邊看一邊選取文本）。 Shift+Alt+ 鼠標左鍵單擊：可選中原光標所在位置至后鼠標左鍵單擊光標位置的矩形區(qū)域。 小提示：在選取時還可利用“ F8 ”鍵來進行快速選取。具體操作方法是：先按“ F8 ”鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的“擴展選取”模式（窗體狀態(tài)欄的“擴展”會由灰變成黑色），然后按“ F8 ”鍵便可選擇光標位置后的一個字符，若再按一次“ F8 ”鍵則可選擇光標所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實現(xiàn)更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容；而與編輯鍵（光標鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進行選取，如按下“ Home ”鍵或“ End ”鍵，則能選擇當前光標所在行以光標為界的前半行或后半行。如果按住“ Ctrl ”鍵再按下這兩個鍵，則選擇以當前光標所作位置為分界點的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”鍵或“ PageDown ”鍵，則是按上、下頁選擇文本。在使用完并要取消擴展模式時，只需按一下“ Esc ”鍵即可。 3.Word 中合并文件 問：在編輯文件時，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開原文件對內(nèi)容進行復制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢？ 答：如果要合并另一個文件，有一個更好的方法進行。 （ 1 ）打開要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具比較并合并文件”選項。 （ 2 ）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項即可。通過這兩步操作后，這兩篇文件就會合并在一起，同時若要合并多個文件，則可按此方法依次進行。 4.快速定位光標 問：在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標移到某個位置，如果能夠快速進行移動，那肯定會節(jié)省很多時間，提高工作效率，請問怎樣進行快速定位呢？答：對于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進行快速定位。用得較多的幾個快捷方式如下： Home ：將光標從當前位置移至行首。 End ：將光標從當前位置移至行尾。 Ctrl+Home ：將光標從當前位置移至文件的行首。 Ctrl+End ：將光標從當前位置移至文件結(jié)尾處。5.字號快速調(diào)整 問：在 Word 中編輯文字時，有時只需將字號縮小或放大 一磅 ，而若再利用鼠標去選取字號將影響工作效率，請問有沒有方法快速完成字號調(diào)整？ 答：可以，利用鍵盤選擇好需調(diào)整的文字后，再在鍵盤上直接利用“ Ctrl+ ”組合鍵縮小字號，每按一次將使字號縮小 一磅 ；而利用“ Ctrl+ ”組合鍵可擴大字號，同樣每按一次所選文字將擴大 一磅 。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后，利用組合鍵“ Ctrl+Shift+ ”來快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+ ”快速縮小文字。 6.快速對齊段落 問：在 Word 中要設(shè)置段落對齊，通常大家是利用格式工具欄中的對齊方式進行，請問有沒有更方便快速的方法呢？ 答：有，可以利用組合鍵來快速完成，常用的設(shè)置方式組合鍵如下： Ctrl+E ：段落居中。 Ctrl+L ：左對齊。 Ctrl+R ：右對齊。 Ctrl+J ：兩端對齊。 Ctrl+M ：左側(cè)段落縮進。 Ctrl+Shift+M ：取消左側(cè)段落縮進。 Ctrl+T ：創(chuàng)建懸掛縮進效果。 Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進量。 Ctrl+Q ：刪除段落格式。 Ctrl+Shift+D ：分散對齊。 7.移動光標快速定位 問：在 Word 中編輯文件時，經(jīng)常需把光標快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動滾動條的方式非常不便，請問有沒有快捷的方法呢？ 答：有，可以利用一種組合鍵進行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時，可直接在鍵盤上按組合鍵“ Shift+F 5 ” 。同時使用該組合鍵還可使光標在最后編輯過的三個位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。 8.快速調(diào)整 Word 行間距 問：在編輯調(diào)整 Word 文件行距時，常見一些“高手”不用調(diào)出格式來進行設(shè)置，請問他們是如何完成調(diào)整的呢？ 答：其實方法非常簡單，在需要調(diào)整 Word 文件中行間距時，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時按下“ Ctrl+1 ”組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”組合鍵則將