如何進行有效的時間管理(ppt 42頁).ppt

百合麗蓮公司內部培訓材料時間管理 公司簡介在一個遙遠的峽谷里 一顆百合花的種子落在了野草叢中 并在那里發(fā)芽生長 百合花在沒有開花之前和野草是沒有什么區(qū)別的 于是其它野草都認為它是其中的一員 只有百合花知道自己是一朵花 一朵不同于其它野草的花 所以當百合花開出一個花蕾的時候 其它野草都嘲笑它 孤立它 認為它是野草的異類 但依然不認為它是一朵花 百合花總是默默地忍受著 因為它相信總有一天自己會開出一朵漂亮的百合花 終于 百合花迎來了它生命中最重要的一刻 當它迎風怒放在峽谷中 怒放在野草叢中的時候 它證明了自己的價值 證明了自己的意義 證明了自己的美麗 在剛剛盛開的百合花瓣中 沾滿了晶瑩的露珠 當其它野草都以為這是早晨的水霧時 只有百合花知道 那是自己喜悅的淚水 百合麗蓮 取百合的中英文 baihe lily 諧音命名 百合麗蓮 猶如那盛開的百合 她純潔 高雅 莊嚴 她是忠貞不渝的象征 她是堅強 自信 榮譽的體現(xiàn) 她將以她偉大的愛 汲取中醫(yī)中藥的精華 從健康管理 食品藥品研發(fā)角度 精心呵護女性健康 并為之盡最大的努力 因為百合麗蓮深知 女人如花 花如女人 為美麗女人的健康而努力是我們企業(yè)的使命 成為女性首選的最值得信任的健康產品公司是我們的企業(yè)愿景 芙蓉女性的好朋友 月經 雖然是正常的生理現(xiàn)象 但中醫(yī)學認為經血是人體之陰血 經血的不斷損耗 會使女性機體相對容易處于血分不足的狀態(tài) 正如 婦女之生 有余于氣 不足于血 以其數(shù)脫血也 從而使得女性機體免疫功能下降 更年期生理階段提前 進入 陰常不足 的生理維持期 如何針對女性每月都有的特殊期 幫扶女性進行持久 安全 有效的調理 實現(xiàn)面容靚麗 肌膚水潤 身材窈窕 高品質生活的追求 是一個嶄新的課題 百合麗蓮在國家級婦科名老中醫(yī)的指導下 以 治未病 為目的 根據(jù) 藥食同源 寓醫(yī)于食 的養(yǎng)生保健理論 選用符合衛(wèi)生部規(guī)定的 既是食品又是藥品的物品名單 中純天然綠色植物覆盆子 阿膠 桑葚 棗仁等為主要原料 取大醫(yī)驗方精華 采用最新現(xiàn)代生產工藝加工而成女性食用的優(yōu)秀產品 芙蓉 芙蓉 扶本麗容 完美女性女人的美麗是吃出來的 扶芳哺乳是社會所提倡的一種喂養(yǎng)方式 既是人類的本能 又是母愛的體現(xiàn) 母乳對幼兒的體質發(fā)育和抗病能力都是有很高的益處 乳汁本身是一種高營養(yǎng)物質 如中醫(yī)學認為 乳乃陰血所化 生于脾胃 攝于沖任 哺乳的同時 母體本身也在流失這個高營養(yǎng)物質 母體每日的攝入絕對不夠補充她的營養(yǎng) 反復的 較長時間 如半年或以上 的供乳 就是在不斷的傷陰 如再得不到相應的補充就會使母體處在一個 亞健康 狀態(tài) 雖然已經停乳 但如何幫扶疲憊的母親的生理和機體得到補益 恢復原有的健康和美麗 是一個嶄新的課題 百合麗蓮在國家級婦科名老中醫(yī)的指導下 以 治未病 為目的 根據(jù) 藥食同源 寓醫(yī)于食 的養(yǎng)生保健理論 選用符合衛(wèi)生部規(guī)定的 既是食品又是藥品的物品名單 中純天然綠色植物百合 木瓜 酸棗仁等為主要原料 取大醫(yī)驗方精華 采用最新現(xiàn)代生產工藝加工而成女性食用的優(yōu)秀產品 扶芳 扶芳 漂亮媽媽 重塑自信 時間管理內容什么是時間管理為什么要進行時間管理如何進行有效的時間管理提高工作效率的技巧時間管理背后的東西 忙瞎忙不忙 一 什么是時間管理 主教的遺言童年時 我充滿幻想 我要改變整個世界 長大后 我發(fā)現(xiàn)世界不會改變 于是 放低要求 想改變我的國家 后來發(fā)現(xiàn) 國家好像也不可改變 到了老年 我決定做最后的努力 改變我的家人 然而 他們也不曾改變 現(xiàn)在 我的生活快要結束 才醒悟到 如果我先改變自己 那么可能會影響或改變我的家人 通過他們再影響更多的人 最終 說不定我要以改變我的國家甚至整個世界 啟示 想要改變別人 改變世界 首先要改變自己 改變自己需要把握生命中的每一天 珍惜時間 利用時間 管理時間 做一些有益的事情 時間是一種資源時間供給毫無彈性時間無法儲存時間無法被取代時間無法再生只有時間才能明白愛是多么重要孔子 逝者如斯夫 不舍晝夜彼得杜拉克 時間是最高貴而有限的資源 1 時間及其特征 2 時間管理 時間管理 并不是指以時間為對象而進行的管理 時間管理 是指為克服時間浪費 有效利用時間資源 以便有效地完成既定目標的管理活動 時間管理的本質應該是面對時間而進行 管理者的自我管理 行為的管理 所謂的時間管理技巧 就是教給人如何提高效率的技巧 3 時間管理的發(fā)展階段 關注焦點 時間 第一代 關注現(xiàn)有時間的條理化 第二代 關注未來時間的管理 第三代 關注時間的效能 第四代 關注個人價值的實現(xiàn) 時間管理的演化過程 二 為什么要進行時間管理 水杯 鵝卵石 沙子 水 1 時間浪費的癥狀 辦事拖拉 主管事必躬親 不必考慮輕重緩急 追求完美主義 同樣的問題重復出現(xiàn) 沒有充分考慮事情的復雜性 事情交代不清楚 做錯事情 不敢拍板 等待上級指示 總是憑記憶辦事情 窮于應付突發(fā)事件 遲到 上班聊天 經常加班 電話干擾 會議缺乏效率 常有不速之客闖入 2 時間失控的原因 缺乏計劃問題時間觀念問題缺乏組織問題用人不當問題缺乏控制問題時間虛耗問題 墨菲定律 凡是可能出錯的都會出錯 每次出錯的時候 錯誤總是出在最不可能出錯的地方 不論您估算多少時間 計劃的完成都會超出期限 不論您估算多少開銷 計劃的花費都會超出預算 您做任何事情之前 都必須先做一些準備工作 小測驗 一 1 我是否用書面訂下一套明確的遠期 中期 與近期目標 2 對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念 3 在一個工作日開始之前 我是否已編妥該工作日之工作次序 4 我是否以事實之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據(jù) 5 我是否把注意力集中于目標而非集中于程序 又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據(jù) 6 我是否在于富于效率的時間內做重要的事 7 我今天會否為達成遠期 中期 或近期目標做過某些事 8 我是否每天都保留少量的時間做計劃 并思考與我的工作有關的問題 9 我是否善用上下班的時間 10 我是否故意減少中午的食量 以免在下午打瞌睡 小測驗 二 11 我是否對自己的作息時間做松馳的安排 以令自己擁有時間應付突發(fā)的危機及意外事件 12 我是否盡量將工作授權他人處理 13 我是否將具挑戰(zhàn)性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理 14 我是否根據(jù) 權責相稱 之原則從事授權 15 我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行 反授權 16 我是否有效地利用部屬之協(xié)助以令自己對時間獲致較佳之掌握 而同時避免令自己成為浪費部屬時間的瓶頸 17 我是否采取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時間 18 當我有所選擇時 我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情 而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通 19 除了在例外情況下 我是否嘗試在下班后把工作置之不理 20 倘若有需要加班 而且可自由選擇加班時間 我是否寧可提早上班而不延遲下班 小測驗 三 21 我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策 22 我是否在獲致關鍵性資料的第一時間即從事決策之制定 23 對對循環(huán)性的危機 我是否經常保持警覺 并采取遏止之行動 24 我是否經常為自己及他人定下工作的完成時限 25 最近我會否終止任何毫無益處的經常性工作或例行性活動 26 我是否在口袋中或手提包中 攜帶一些物件 以偶然空余時間 如在排隊時 在等候室中 在火車上 或在飛機上 取出處理 27 當我面對許多需要解決的問題時 我是否應用 80 20原理 即指只掌握20 的重要問題 而不受80 的不重要的問題所羈絆 以對付之 28 我是否真正能夠控制自己的時間 我的行動是否取決于自己 非取決于環(huán)境 或他人之優(yōu)先次序 29 我是否試圖對每一種文件只作一次的處理 30 我是否積極地設法避免常見的干擾 如訪客 會議 電話等 之持續(xù)妨礙我每天的工作 小測驗 四 31 我是否嘗試面對現(xiàn)實 思考現(xiàn)在需要做的事情 而非緬懷過去之成敗或擔心未來之一切 32 我是否將時間的貨幣價值銘記于心中 33 我是否騰出一些時間為部屬提供訓練 34 我是否盡量將電話集中在一起 在打電話之前是否先準備好有關的資料 35 我是否擁有一套處置各類文件的系統(tǒng) 36 我是否有時采取 門戶封閉 政策以免工作受到他人之干擾 37 在一天工作完了時我是否自問 那些工作無法按原定計劃進行 無法按原定計劃進行的原因何在 以后如何補救 38 在我籌備會議之前 我是否先探尋取代會議的各種可行途徑 39 開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能 40 我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈以往的各種時間陷阱 管理者 誰背上了猴子 下面有10個問題 對每個問題你只要回答 是 或者 不是 即可 不論你多晚才就寢 你是否經常堅持早起 假如你單獨用餐 你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作 你是否每天都在編排當天的工作項目表 你是否覺得 無所事事 是一件難以忍受的事 你是否精神飽滿且富有競爭力 你是否經常周末或假日加班 你是否隨時隨地工作 你是否擔心退休日期的到來 你是否感到無暇享有假期 你是否真正喜愛你的工作 上面有10個問題的答復中 假如含有八個或八個以上的 是 則表示你具有強烈的工作狂傾向 三 如何進行有效的時間管理 1 三種錯誤的時間觀念 視時間為主宰 小資料 視時間為主宰的人的日常表現(xiàn)盡管很累 我每天總是在同一時間起床 盡管并不感到饑餓 到了吃飯的時間 我一定會按時就餐 我總是恪守固定的時間辦事而不愿稍作變動 視時間為敵人 自我設定難以守成的時限 以便 打破記錄 或 刷新記錄 在任何約定時間的場合 因早到而感到 勝利 因遲到而感 視時間為奴隸 每天工作時間超過8小時 工作效率將會遞減 長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的習慣 長時間工作可能導致工作的失敗 小資料 管理者為什么會成為工作狂大部分人并不是天生的工作狂 他們之所以成為工作狂 往往是以下幾個方面的原因 具有 業(yè)精于勤而荒于嬉 的傳統(tǒng)觀念 一般都認為 愈是勤勉的工作 成就自然愈大 缺少安全感 因為愈是繁忙 就愈能令人感到安全 這與一見天黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的 缺乏時間管理的技能 留出思考的時間1 潛意識里希望受到工作壓力制 2 有些管理者憑著長時間工作以顯示他們的重要性 3 有些則憑著它以滿足他們的 烈士感 4 另一些因得不到休閑的樂趣而拼命工作 5 甚至有些則為逃避不愉快的家庭生活而長時間投身于工作 2 正確的時間觀念 把時間看成是中性資源 有助于我們切實把握 現(xiàn)在 而不是迷失于 過去 或 未來 但這并不意味著 過去 與 未來 不重要 過去 猶如一面鏡子 它足以令我們認清自己以免重蹈覆轍 未來 是 現(xiàn)在 努力的導向與終結 現(xiàn)在 才是可以采取行動的惟一時間 2 時間管理的技巧有效的時間管理的關鍵是要抓住四個要點 目標 purpose 即要設立明確的目標 順序 order 即要分清輕重緩急 計劃 plan 即要制定時間安排計劃 行動 Action 即要立即行動 PlanDoCheckAction 2 確定事情的優(yōu)先順序工作整理分清輕重緩急重要且緊迫的事情重要但不緊急的事情緊急但不重要的事情不緊急也不重要的事情 1 明確目標明確目標是進行時間管理的前提和基礎需要樹立正確的時間觀念善于把握時機善于管理好自己的時間浪費時間就是浪費金錢 美國的史帝芬 柯維博士 3 制定計劃表a 有效制定計劃表待辦事情計劃表一定要簡單明了 只要隨便看一眼 就能明白需要做什么事情待辦的事情不能太多 待辦事情計劃表應晝采用圖文并茂的方式 或用不同的顏色 標出代表具有不同優(yōu)先級的事情b 適時檢查計劃表c 推進計劃的執(zhí)行合理分配你的精力 一鼓作氣完成最重要的工作 想象計劃完成時的喜悅 時間計劃表 4 立即行動a 克服拖延反思并克服自己浪費時間的壞習慣把一件事情分成幾個部分來做 改變思維方式 b 一次就把事情做好c 避免時斷時續(xù)的工作方式 四 提高工作效率的技巧 時間管理原則 一 1 平等分配 任何人都沒有足夠的時間 然而每一個人又擁有自己的全部時間 這就是著名的 時間悖論 時間是一種被相等地分配給所有人的資源 2 錯誤的感覺 管理者的時間很少花費在他自己想要花費的地方 這種想法捉弄了時間的所有者 使他錯誤地認為 他的時間正用于應該用的地方 而不是用于實際用的地方3 時間分析之必要 每日活動記錄至少持續(xù)1周 每15分鐘填寫寫1次 這作為有效時間分析的基礎是必要的 這種活動至少每半年應該重復1次 以免恢復低劣的時間管理方式 4 預料 事先有所準備的活動一般來說比事后補救的活動更為有效 小洞不補 大洞吃苦 避免發(fā)生意外的最好辦法就是預料那些可能發(fā)生的意外事件 并為這制訂應急措施 我們假定 如果事情要出錯 那就無法避免 墨菲第三定律 5 計劃 絕大多數(shù)難題都是由未經認真思考慮的行動引起的 在制訂有效的計劃中每花費1小時 在實施計劃中就可能節(jié)省3 4小時 并會得到更好的結果 如果你沒有認真作計劃 那么實際上你正計劃著失敗 6 每日計劃 每日計劃對于有效地利用個人的時間是必不可少的 它應該于前一天下午或當天開始時制訂出來 并與近期的目標和活動相一致 7 目標 較有效的結果一般是通過對既定目標的刻意追求來達到的 而不是依靠機會 目標管理的基本概念就來源于這個已被證實的原則 8 優(yōu)先次序 應該按照優(yōu)先次序對各項任務進行時間預算或分配 不同的是很多管理人員花費時間的數(shù)量往往與他們任務的重要性成反例 帕金森第二定律 參看帕萊托原則 第10條 9 最后時限 給自己規(guī)定最后時限并實行自我約束 持之以恒就能幫助管理人員克服優(yōu)柔寡斷 猶豫不決和拖延的弊病 10 集中 在人們有組織的努力中 少數(shù)關健性的努力 大約20 通常能夠產生絕大部分結果 大約80 這條原則也稱為帕萊托原則 即20 80定律 有效的管理人員總是把他們的努力集中在能夠產生重大結果的那些 關鍵性的少數(shù)活動上 參看第31條 時間管理原則 二 11 效能與效率 假如執(zhí)行的是錯誤的任務 或者把任務放在錯誤的時間執(zhí)行 以及毫無目的行動 無論效率怎樣高 最終都將導致無效的結果 效率可以理解為正確地做工作 效能可以理解為正確地做正確的工作 所謂有效的活動 就是指用最少的資源 包括時間 來得到最大的效果 12 活動與效果 管理人員往往忽視目標 或者忘記預期的效果 而把精力全部集中在活動上 終日忙忙碌碌漸漸成為他們的目標 這些管理人員趨向于活動型而不是效果型 他們不是去支配工作 而是往往被工作所左右 他們把動機誤作成就 把活動誤作效果 13 最佳效果 用最小的努力獲得最大的收益 這就是最佳效果 14 不切實際的時間預算 管理人員往往對完成任務所需要的時間抱樂觀態(tài)度 他們也往往希望別人能夠比實際可能的要更快一點完成任務 所以有了墨菲的第二定律 每件事情做起來都比原來想象的要多花費時間 可見 管理人員易于自己接受和期望別人做出不切實際的時間預算 15 實現(xiàn)的可能性 預期事件出現(xiàn)的可能性直接伴隨實現(xiàn)它的有計劃的努力而增加 16 緊急任務專制 管理人員常常處于緊急任務與重要任務互相擠的狀態(tài)中 緊急任務要求立即行 就使他們沒有時間去考慮重要任務 管理人員就是這樣不知不覺地被緊急任務所左右 并承受著時間的無休無止的重壓 這使他們急視了擱置重要任務所帶來的更為嚴重的長期的后果 17 危機管理 反應過度 管理人員往往低估問題 不善預料問題的復雜性 或是遇到所有問題都反應過度 仿佛碰到危機 這種危機管理和消防式工作的傾向往往造成過分憂慮 削弱判斷力 導致倉促決策和浪費時間與精力 18 選擇忽略 有限反應 對各種問題和需求的反應要切合實際 并要受制于情況的需要 有些問題如果你置之不理 它們消失了 通過有選擇地忽略那些可以自行解決的問題 大量的時間和精力就可以保存起來 用于更有用的工作 也稱作 有意忽加重原則 19 機動性 安排個人時間的程度上應有機動性 以便于應付個人無法控制的力量 總之 時間安排不要過滿 也不要過松 20 問題分析 不區(qū)分問題的原因和現(xiàn)象 結果必然丟失實質性問題 而把精力和時間耗費在表面的問題上 時間管理原則 三 21 選擇余地 在任何特定的情況下 都應當能夠提供一些可供選擇的可行性解決辦法 否則 就會減少選擇最有效行動方向的可能性 22 猶豫不決 在需要做出決策的時候 很多管理人員毫無理由地躊躇不決 猶預不定 或拒絕做出決策 猶預不決也應該被視為一種決策 下決心不解決問題 23 拖延 應該馬上做出的決策延期去做 應該付諸的行動一再推遲 久而久之 就養(yǎng)成了拖延的習慣 使你失去時間 錯過機會 增加最后時限的壓力和產生各種危機 24 完整的下屬工作 管理人員授權時應該把完成一項 完整任務 所要求的責任和權力同時授出 這樣做既節(jié)省了時間 得以使自己去做更為得要的工作 否則就得親自完成這些任務 也使自己身國的工作者更樂意接受分配的工作 并提高了整個組織的效能 25 授權 決策層次 應該把決策權授予能夠做出準確判斷和便于獲取有關事實的盡可能低的層次 26 上交問題 管理人員往往喜歡下屬依賴他們解決問題 這樣不知不覺地助長了下屬上交問題 這樣不知不覺地助長了下屬上交問題 顛倒了 的傾向 他們這樣做的原因可能是無意識地訓導下屬 不經過我的同意 什么也不要做 的結果 27 例行公事 瑣碎事務 所有對目標沒有多少價值的例行公事都應該給予合并 取消 授權或減少到盡可能低的程度 管理人員應該使自己擺脫不必要的瑣事 并有選擇地忽略不必要的材料 參見第30條例外管理 28 合并 在安排工作時間時 應當把類似的工作集中起來 以便消除重復的活動 并盡力減少打擾 諸如來往電話之類 這樣做將能經濟地利用各種資源 包括個人的時間和精力 29 反饋 對通向目標的實施情況進行定期反饋 是保證計劃順利進展的前提 進度報告應該明胡指出各種問題 即在執(zhí)行計劃過程中產生的實際偏差 以便及時進行糾正 30 例外管理 只有在執(zhí)行計劃的實際結果中出現(xiàn)的得大偏差 才應該向主管人員匯報 使他能夠留時間和能力 與 例外管理 概念有關系的是除基本事實以外一概拒絕插手的 無需了解 概念 時間管理原則 四 31 中斷控制 無論從事任何活動 都應該預先設法把各種打擾的次數(shù) 影響和持續(xù)時間減少到最低限度 32 計劃躲避 管理人員必須設法安排一些沒有打擾的 集中在一起的工作時間 閉門謝客 秘書對電話和不期的來訪者的阻擋 以及一個隱蔽的工作地點 是獲得這段寶貴時間的3個最有效的方法 那種認為管理人員應當 易于接近 的錯誤觀點 已經使許多人養(yǎng)成了 始終開門辦公 的陋習 他們敞開辦公室的大門 仿佛在不斷邀請過路者和走廊漫游者順便前來拜訪33 可見性 你打算做的那些事情具有要見性 就提高了達到你的目標的可靠性 你不可能去做你記不憑住的事 這條可見性控制原則存在于許多時間管理方法中 如經濟性實驗室的計劃表 工作日計時袋和辦公桌上的日程表 以及工程控制圖等 34 時晰 簡單 明了 清晰的語言是正確理解和節(jié)省時間的保證 35 簡潔 文字和情節(jié)的簡潔能夠節(jié)省時間 同時促進理解 36 習慣 管理人員往往成為自己各種習慣方式的受害者 他們易于沿襲自己所管理的那些組織中的老的習慣作法 要打破這些根深蒂固的舊習慣是非常困難的 需要不斷地進行自我約束的訓練 37 工作膨脹 帕金森定律 工作易于擴張 以充分利用所有可以利用的時間 38 實施和連續(xù) 實施時間計劃 使之連續(xù)不斷 是每天進行有效時間管理的必要的基礎 39 接受 管理人員應該有勇氣去改變那些能夠被改變的事物 甘心情愿去按受那些無法改變的事物 尋求智慧去認識那些不同的事物 40 管理上的需要 時間是所有管理資源中最重要的資源 既無法替換也無法補救 正象本 富蘭克林所指出的 你的時間用完了 你的使命也就到頭了 有效地能力就無法從事任何管理 時間管理的十大關鍵 設立明確的目標 目標切割 20 80定律 每天至少要有半小時到1小時的 不被干擾 時間 要和你的價值觀相吻合每一分鐘每一秒做最有效率的事情 充分地授權 同一類的事情最好一次把它做完 做好 時間日志 一定要跟頂尖人士學習 2 8定律的具體應用 一 低價值時間浪費有以下情況 1 別人希望你做的事 事例 老板讓你代替他去參加一個會議 在這個會議上你既不用發(fā)言 也不會獲得有用的信息 甚至不能結識一些對你有所幫助的人 2 千篇一律 例行公事的事 事例 復印開會所需文件 再分發(fā)給所有部門 2 8定律的具體應用 二 3 你不擅長的事 事例 本月員工的工資收入有些變動 許多人拿著工資單來找會計要求解釋 4 枯燥乏味的事 事例 遭遇冗長無聊 東拉西扯的會議 5 別人也不感興趣的事 事例 上司希望