采購管理制度.doc

雅礱投資有限公司采購管理制度（修改）一、總則1.1目的為規(guī)范公司各類采購行為，明確公司各部門（各子公司）在采購活動(dòng)中的職責(zé)分工，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的有效管理，保證公司采購活動(dòng)遵守國家法律、法規(guī)和公司管理政策，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，降低采購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制定本制度。1.2 適用范圍固定資產(chǎn)采購、低值易耗品采購、辦公設(shè)備采購與維修等。1.3 基本原則（1）公司所有員工在進(jìn)行采購活動(dòng)中需嚴(yán)格遵守公司有關(guān)政策、程序、制度，采購活動(dòng)應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信原則，保證采購質(zhì)量，努力降低采購成本；（2）參與采購的相關(guān)人員應(yīng)客觀公正地履行職責(zé)，遵守職業(yè)道德、保守公司商業(yè)機(jī)密，廉潔奉公；（3）公司所有采購不得由一人單獨(dú)完成采購全過程，需采取雙人制采購；（4）采購應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇采購低能耗、低污染、通過環(huán)境管理體系認(rèn)證企業(yè)的貨物、工程和服務(wù)；（5）采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人檢查、有據(jù)可查；1.4 采購權(quán)限（1）采購金額不超過1000元的（包含1000元），由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門（各子公司）自行采購；（2）采購金額超過1000元但不超過5000元的（包含5000元），由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)采購部備案后，由各部門（各子公司）自行采購；（3）采購金額超過5000元但不超過50000元的（包含50000元），由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)采購部，采購部進(jìn)行統(tǒng)一采購；（4）采購金額超過5萬元的，采取招標(biāo)形式采購，采購招標(biāo)委員會(huì)參與見證評(píng)標(biāo)全過程，由采購部負(fù)責(zé)人組織相關(guān)采購招標(biāo)委員會(huì)成員參會(huì)進(jìn)行討論，討論議題形成會(huì)議紀(jì)要以留備案；采購金額超過5萬元不超過10萬元，參與人員增加分管副總、財(cái)務(wù)部主管、采購物品及設(shè)備的負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人；采購金額超過10萬元，采購招標(biāo)委員會(huì)成員必須參加人：分管副總、總經(jīng)理（董事長）及其他董事成員參加人數(shù)不低于3人（含3人）；二、職責(zé)和分工合同采購過程中各職能部門應(yīng)按分工履行應(yīng)盡的職責(zé)，使公司相關(guān)政策和程序得到有效執(zhí)行，同時(shí)也應(yīng)強(qiáng)調(diào)職能部門之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，以取得在總體上的最佳效益。2.1 采購部職責(zé)（1）根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，牽頭組織并實(shí)施采購，包括負(fù)責(zé)組織資格審查、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)和合同簽訂，負(fù)責(zé)完成采購流程并協(xié)同相關(guān)部門完成驗(yàn)收入庫；（2）采購合同簽訂后，若采購合同履行過程中發(fā)生爭議、仲裁和訴訟等法律事務(wù)，必要時(shí)向公司法律顧問進(jìn)行咨詢；（3）負(fù)責(zé)組織合同談判；辦理支付申請(qǐng)；負(fù)責(zé)合同執(zhí)行情況的總結(jié)和分析，歸檔合同文件；建立并維護(hù)與公司采購相關(guān)的信息系統(tǒng)；（4）負(fù)責(zé)臨時(shí)采購或緊急采購的具體實(shí)施。2.2使用部門/技術(shù)部門的職責(zé)（1）提出采購申請(qǐng)，確定采購物項(xiàng)（包括品牌、規(guī)格及參數(shù)等信息）和服務(wù)的質(zhì)保等級(jí)；（2）提供潛在供應(yīng)商信息；（3）參加對(duì)潛在供應(yīng)商的資格評(píng)審；（4）組織編寫招標(biāo)文書；（5）參與商務(wù)洽談；（6）負(fù)責(zé)采購物的驗(yàn)收。2.3 財(cái)務(wù)部的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)采購單據(jù)的審查；（2）負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付工作；三、供應(yīng)商及合同管理3.1 供應(yīng)商的資質(zhì)審查采購部招標(biāo)采購人員負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商的資格審查，從資源、信用、技術(shù)能力、財(cái)務(wù)狀況、安全質(zhì)保等方面進(jìn)行審查；資格審查完畢后報(bào)授權(quán)人審批。3.2 投標(biāo)人選擇推薦投標(biāo)人時(shí)應(yīng)首先從供應(yīng)商庫內(nèi)選??；如需選擇供應(yīng)商庫以外的供應(yīng)商作為投標(biāo)人，由采購部負(fù)責(zé)進(jìn)行資格審查，審查合格后按照招標(biāo)流程進(jìn)行招標(biāo)。3.3 供應(yīng)商庫的建立采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商庫，持續(xù)改進(jìn)并完善。3.4 供應(yīng)商庫的維護(hù)采購部負(fù)責(zé)補(bǔ)充、復(fù)審和更新供應(yīng)商庫，并對(duì)供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)意見列入供應(yīng)商庫。3.5 合同文本管理采購部建立合同檔案，填寫合同清單，以留存?zhèn)洳?。四、采購管?.1 采購申請(qǐng)審批流程各部門或各子公司應(yīng)根據(jù)需求分別填寫相關(guān)采購物品申請(qǐng)表（包括物品的名稱、品牌、規(guī)格及參數(shù)等），申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后的執(zhí)行應(yīng)嚴(yán)格控制，原采購項(xiàng)目范圍如有變化，應(yīng)補(bǔ)充審批并說明原因。4.2 采購方式采購方式包括競爭性采購、非競爭性采購、招標(biāo)，非競爭性采購應(yīng)嚴(yán)格控制，競爭性采購包括競爭性談判、詢價(jià)采購；非競爭性采購包括議標(biāo)、緊急采購和特殊物品采購。競爭性談判：指通過與三家或者三家以上潛在供應(yīng)商談判的方式確定供應(yīng)商，適用于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項(xiàng)目。詢價(jià)采購：指同時(shí)向三家或三家以上潛在供應(yīng)商談判進(jìn)行書面詢價(jià)，潛在供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的價(jià)格后，選擇價(jià)格最為實(shí)惠的供應(yīng)商。議標(biāo)：指與獨(dú)家供應(yīng)商進(jìn)行談判的采購方式。緊急采購：指公司在發(fā)生不可預(yù)見事件或突發(fā)事件時(shí)進(jìn)行的采購。緊急采購應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后實(shí)施，事后應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定補(bǔ)辦審批手續(xù)。特殊物品采購：指由于特殊要求產(chǎn)生的指定性的采購。招標(biāo)：指通過對(duì)外發(fā)布公告和通知的形式告知采購需求和最終中選結(jié)果，且各應(yīng)選方公平參與的供應(yīng)商選擇工作。4.3 采購方式的選擇（1）采購金額不超過1000元的（包含1000元），可采取非競爭性采購中的議標(biāo)采購；（2）采購金額超過1000元但不超過5000元的（包含5000元），可采取競爭性采購中的詢價(jià)采購；（3）采購金額超過5000元但不超過50000元的（包含50000元），可采取競爭性采購中的詢價(jià)采購；（4）采購金額超過5萬元的，采取招標(biāo)形式采購；（5）低值易耗品、辦公設(shè)備及耗材等常用物資的采購需與之前通過競爭性采購確定的供應(yīng)商簽訂年度固定單價(jià)合同，由其統(tǒng)一供應(yīng)。年度內(nèi)凡屬低值易耗品、辦公設(shè)備及耗材等常用物資（含零星物資采購），不再單獨(dú)向其他供應(yīng)商采購。4.4 競爭性采購流程競爭性采購流程包括：采購計(jì)劃申報(bào)、詢價(jià)、采購、驗(yàn)收、請(qǐng)款。4.4.1 采購計(jì)劃申報(bào)各部門或各子公司提出書面采購申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)列出物品的名稱、品牌、規(guī)格及參數(shù)、數(shù)量等，各申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后報(bào)采購部，采購人員根據(jù)申請(qǐng)核實(shí)庫存情況后執(zhí)行采購。4.4.2 詢價(jià)采購人員根據(jù)計(jì)劃向潛在不少于3家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，詢價(jià)單中列出物資名稱、型號(hào)、報(bào)價(jià)以及供應(yīng)商名稱等，采購人員對(duì)其進(jìn)行評(píng)估后，形成采購詢價(jià)建議報(bào)告交由總經(jīng)理審批，審批通過后交由董事長決定其取舍。4.4.3 采購采購人員根據(jù)詢價(jià)情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，組織與其中標(biāo)單位簽訂合同，合同由采購部負(fù)責(zé)擬定，合同擬定后合同內(nèi)容需經(jīng)過申請(qǐng)部門、財(cái)務(wù)部、采購部三方審核，審核通過后方可與中標(biāo)單位簽約。采購前與申請(qǐng)部門進(jìn)行核對(duì)，經(jīng)申請(qǐng)部門認(rèn)可后方可進(jìn)行采購。4.4.4 驗(yàn)收采購?fù)瓿珊?，由采購部協(xié)助相應(yīng)申請(qǐng)部門或子公司進(jìn)行驗(yàn)收；驗(yàn)收合格后入庫或直接交由申請(qǐng)部門或子公司。4.4.5 請(qǐng)款采購部根據(jù)相應(yīng)手續(xù)到財(cái)務(wù)部辦理采購貨款的支付手續(xù)；如為分次付款，申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)需明確前期付款金額，本次付款節(jié)點(diǎn)及金額。供應(yīng)商出具發(fā)票并提供相關(guān)收據(jù)后執(zhí)行付款。4.5 非競爭性采購4.5.1非競爭性采購主要是議標(biāo)采購，指與獨(dú)家供應(yīng)商進(jìn)行議標(biāo)采購的方式，議標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格控制。4.5.2 如確實(shí)無法進(jìn)行競爭性采購或有足夠的理由說明議標(biāo)對(duì)公司最為有利且滿足下列條件之一的，可采取議標(biāo)采購；（1）曾在該供應(yīng)商處采購過相關(guān)技術(shù)或服務(wù)，出去標(biāo)準(zhǔn)化的考慮，或因需要與現(xiàn)有的貨物、設(shè)備、技術(shù)或服務(wù)配套，并考慮到原先的采購能有效滿足需要，且與目前的市場交個(gè)相比，采購價(jià)格合理，而不宜另選其他貨物或服務(wù)來予以替代，可繼續(xù)向原供應(yīng)商采購；（2）因某些特殊原因。4.6 緊急采購在特殊情況下或者高層管理者緊急需要時(shí)可直接采取緊急采購的方式，緊急采購事后應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)采購手續(xù)；若采購流程需要的單據(jù)和相關(guān)報(bào)銷手續(xù)不齊，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。4.7 招標(biāo)招標(biāo)的定義：采購金額達(dá)到5萬元（不含稅額）及以上的物資和服務(wù)采購需求，以及所有工程類和物流類的采購需求，通過對(duì)外發(fā)布公告和通知的形式告知采購需求和最終中選結(jié)果，且各應(yīng)選方公平參與的供應(yīng)商選擇工作。（招標(biāo)流程詳見附表1）4.8 文件檔案管理采購部采購人員每月末對(duì)當(dāng)月采購進(jìn)行紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔處理，紙質(zhì)文檔和電子文件據(jù)實(shí)統(tǒng)計(jì)采購物資名稱、數(shù)量、金額、事由等主要信息，以備相關(guān)部門核查。五、考核與處罰公司實(shí)行采購監(jiān)控體系，負(fù)責(zé)對(duì)采購招選業(yè)務(wù)的規(guī)范性實(shí)施監(jiān)控，并不定期提出評(píng)價(jià)意見；對(duì)于采購活動(dòng)中發(fā)生的違規(guī)、違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)，公司嚴(yán)格按照公司相關(guān)制度對(duì)責(zé)任人予以懲處；觸犯法律的，公司將依法將責(zé)任人移送至司法機(jī)關(guān)，追究其法律責(zé)任。附表1 招標(biāo)的基本流程序號(hào)工作流程工作內(nèi)容所需時(shí)間備注1與招標(biāo)人簽訂招標(biāo)代理合同簽訂合同-2擬定招標(biāo)方案服務(wù)需求、商務(wù)要求-主要涉及評(píng)分細(xì)則及投標(biāo)人資質(zhì)3編制招標(biāo)文件招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)根據(jù)招標(biāo)人提供的用戶需求及其他相關(guān)資料進(jìn)行招標(biāo)文件初擬3個(gè)工作日4發(fā)布招標(biāo)公告文件定稿后，發(fā)布招標(biāo)公告前，招標(biāo)人須對(duì)招標(biāo)公告、評(píng)標(biāo)委托函以及招標(biāo)確認(rèn)函進(jìn)行蓋章時(shí)間取決于招標(biāo)人的蓋章時(shí)間及流程5項(xiàng)目公示項(xiàng)目公示時(shí)間不得少于20天，其中售賣時(shí)間不得少于5天，澄清答疑需在開標(biāo)前15日提出，不足15日的需延期至15日。一般情況20天即可。6開標(biāo)前抽取評(píng)標(biāo)專家評(píng)標(biāo)專家由采購單位代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上（含5人）單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不少于成員總數(shù)的三分之二。建議：招標(biāo)人1人，評(píng)標(biāo)專家4人。開標(biāo)前提前24小時(shí)抽取評(píng)標(biāo)專家7開評(píng)標(biāo)招標(biāo)人帶招標(biāo)公告、評(píng)標(biāo)委托函以及招標(biāo)確認(rèn)函原件至開標(biāo)地點(diǎn)參與開評(píng)標(biāo)。相關(guān)細(xì)節(jié)詳見開評(píng)標(biāo)流程開標(biāo)日當(dāng)天8確定中標(biāo)人招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提交中標(biāo)確認(rèn)書及中標(biāo)公告，由招標(biāo)人蓋章確認(rèn)招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在接到評(píng)標(biāo)結(jié)果5天內(nèi)確定中標(biāo)供應(yīng)商9中標(biāo)公示招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)自收到