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文檔簡介
利用Excel快速處理匯總刷卡考勤數(shù)據(jù)(之一) 馬上又要月底了,又要面臨著把從刷卡機里導(dǎo)出的12月的考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。我們總不能還是花幾天時間來手工處理這些考勤數(shù)據(jù)吧?前天晚上給HR們上課,正好介紹到考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的一個例子,現(xiàn)在拿出來跟大家分享。實際數(shù)據(jù)如下圖所示,從打卡機導(dǎo)出的數(shù)據(jù)是一個流水,要求: 1、找出每個人最早打卡時間和最晚打卡時間; 2、判斷每個人每天的遲到、早退情況、加班情況。 說明:出勤時間標準是8:00-17:30,18點以后為加班時間。 這個表格數(shù)據(jù)的特點是:每個人的刷卡數(shù)據(jù)有好幾個,分成了幾行保存,而且刷卡日期和時間是保存在一個單元格,因此我們首先要把刷卡日期和時間分開,這個工作可使用“分列”工具欄完成,處理結(jié)果如下: 剩下的問題,就是要解決本文前面提出的問題了。這些問題的解決,有很多方法,其中一個最容易掌握、也最簡單的方法,是利用簡單的幾個函數(shù)IF、COUNTIFS、INDEX函數(shù)進行處理。下面進行具體說明。 在右側(cè)插入一個輔助列,標題為“第幾次刷卡”,在單元格F2輸入公式=COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2),往下復(fù)制,就可以統(tǒng)計E列的某個刷卡時間是某人某天的第幾次刷卡了。 再插入兩個輔助列,標題分別為“最早刷卡”和“最晚刷卡”。 在單元格G2輸入公式=IF(F2=1,E2,),往下復(fù)制,即可得到某個人在某天的最早刷卡時間。 在單元格H2輸入公式 =IF(G2,INDEX(E2:E875,COUNTIFS(B:B,B2,D:D,D2),),往下復(fù)制,即可得到某個人在某天的最晚刷卡時間。 這三個公式的思路、邏輯和原理,這里就不再細說了。 這樣,就得到了如下的處理結(jié)果。 將F列至H列的公式,采用選擇性粘貼的方法轉(zhuǎn)換為數(shù)值,然后篩選出所有空值單元格,予以刪除,并刪除E列和F列,就得到下面的每個人的刷卡考勤數(shù)據(jù),以此數(shù)據(jù)來做考勤計算: 在此表格的右側(cè)進行遲到、早退、加班的計算,數(shù)字1表示遲到或早退,具體的時間表示加班時間,如下表: 其中,各單元格的公式分別如下: 單元格G2:=IF(E28/24,1,) 單元格H2:=IF(F218/24,F2-18/24,) 最后再對這個數(shù)據(jù)表進行透視匯總分析,就得到每個人這個月的遲到、早退、加班匯總數(shù)據(jù),如下: 大家看到了吧,考勤數(shù)據(jù)的處理并不復(fù)雜,也不難,只要掌握了Excel的幾個實用技能(分列工具、常用函數(shù)、透視表),就可以在幾分鐘把看起來繁瑣無比的考勤數(shù)據(jù)進行高效快速處理和統(tǒng)計匯總。有關(guān)Excel數(shù)據(jù)處理和分析的問題,歡迎大家加入我創(chuàng)建的千人Excel交流學習群(群號228678049),隨時跟大家交流實際工作中的問題,分享最新案例模版,了解最新學習動態(tài),學習最新Excel技能。 上面介紹的僅僅是一種考勤機數(shù)據(jù)格式,實際中,每家企業(yè)的考勤機都不一樣,數(shù)據(jù)格式也繽紛異彩,這就需要根據(jù)具體的情況進行具體分析,找出最佳的解決方案。后面的總結(jié)文章中,我將再陸續(xù)介紹幾個常見的考勤數(shù)據(jù)例子及其解決方案?!咀髡吆喗椤宽n小良,國內(nèi)著名資深實戰(zhàn)型Excel培訓講師和應(yīng)用解決方案專家。Excel應(yīng)用方面的著作第一人,出版了近40部關(guān)于Excel企業(yè)管理應(yīng)用方面的實用書籍。從事Excel研究及應(yīng)用多年,對Excel及VBA在企業(yè)管理中的應(yīng)用有著較深的研究和獨特的認識,對Excel及VBA在企業(yè)管理中的高級應(yīng)用培訓有著豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗,已經(jīng)為數(shù)千家大中型企業(yè)進行了Excel培訓和應(yīng)用方案解決咨詢服務(wù),在業(yè)界享有很高的評價,深得客戶認可。
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