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金蝶使用心得范文 三、基礎(chǔ)資料K3使用前，必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料，基礎(chǔ)資料是運(yùn)行K3系統(tǒng)的基石，有點(diǎn)象做房子前要準(zhǔn)備好材料一樣。 基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備順序基本上就是系統(tǒng)默認(rèn)的順序。 這個順序沒有什么特別的，怎么著都行，你在需要時自動提示你需要先處理哪一些。 不過我還是要將一般處理順序說明一下，最好是幣別、憑證字、計量單位、結(jié)算方式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應(yīng)商、物料。 一些項(xiàng)目是有必錄項(xiàng)與非必錄項(xiàng)的，在前期我們可以只錄入必錄項(xiàng)，以后在需要時再錄入非必錄信息。 我原以為倉庫與倉位是一多對應(yīng)的，后來在操作中體會到，兩者是可以任意組合的。 在設(shè)立倉位時，建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區(qū)別與聯(lián)系，倉庫是在單據(jù)表頭上的，倉位是在表體的，只有設(shè)了倉位管理的才需錄入倉位。 由于上述特點(diǎn)，可以將倉位管理虛擬出來進(jìn)行一些其他的使用。 在客戶、供應(yīng)商、部門、職員、物料等中，其代碼可以隨時更改，在更改代碼后，其原有信息自動過到新代碼之中。 如果代碼分了級次，更改上一級次的代碼，其下級代碼成建制的都將相應(yīng)的上級代碼更改過來了。 對于代碼有兩點(diǎn)共性需要說明一是代碼是以“小數(shù)點(diǎn)”來區(qū)分不同級次的，相同的點(diǎn)數(shù)為相同的級數(shù)，同一級中的代碼長短可以不一樣；二是同一核算項(xiàng)目的明細(xì)項(xiàng)盡可能的在級次和長度上保持一致。 中小企業(yè)職員建議分兩級，第一級表示部門，第二級是職員。 這樣查詢起來方便一些，不過如果是使用了CRM系統(tǒng)且與K3系統(tǒng)集成的話，則不能使用小數(shù)點(diǎn)來作為分級了，因?yàn)镃RM中不認(rèn)這種分級，同樣的還有客戶也不能以小數(shù)點(diǎn)來區(qū)分級次。 （對CRM的了解僅此而已）科目科目代碼的更改有自身的特點(diǎn)，其他項(xiàng)目的代碼隨時都可以更改，科目的代碼的更改就不一樣了。 在科目使用后，其一級代碼可以改動，除此外都不能改動。 設(shè)置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的，哪些是不能更改的。 如上述代碼除一級外都不能更改，同樣不能更改的有科目類別、數(shù)量金額核算、是否為現(xiàn)金科目和銀行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計量單位和所掛的核算項(xiàng)目。 別的不易反復(fù)，最易反復(fù)的是科目所掛的核算項(xiàng)目，如原材料掛了物料這一核算項(xiàng)目，后來又不想掛了，只在存貨核算中看明細(xì)就行了等等。 今天我們一位同事就提出來，應(yīng)收帳款只掛客戶，不掛職員了，因?yàn)榛乜顣r誰也不便去看以前掛應(yīng)收時是哪一位職員。 如果出現(xiàn)了核算項(xiàng)目確實(shí)需要更改的話，可以新建一個科目，然后將余額轉(zhuǎn)到相應(yīng)的科目中去。 科目修改后不宜禁用，因?yàn)榭颇拷煤?，如果要查原?shù)據(jù)的話，查詢不到。 這一點(diǎn)與其他核算項(xiàng)目不一樣，其他核算項(xiàng)目在禁用后，是可以看到原來的數(shù)據(jù)的。 記住現(xiàn)金和銀行類科目不要勾上現(xiàn)金等價物，如果你以后在作現(xiàn)金流量表（總帳中的）時最后的現(xiàn)金凈增加額與總帳的不對，你可以到科目中查看一下是否將現(xiàn)金及銀行存款勾上了現(xiàn)金等價物，如果都勾上會記重的。 科目上一級代碼被作為明細(xì)代碼使用后，可以增加下一級代碼，其上一級的發(fā)生額及余額等自動地被第一個增加的下級科目所繼承，其他項(xiàng)目也都如此。 科目應(yīng)注意的主要是以上幾點(diǎn)，常規(guī)的科目沒有什么可說的，這里說明一下我們幾個具體科目設(shè)置時的體會。 1、往來科目最好掛核算項(xiàng)目，不設(shè)明細(xì)科目。 往來科目指應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款、其他應(yīng)收（付）款。 應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款可以考慮同時掛上職員，其他應(yīng)收（付）款一般分2個二級科目往來單位和職員。 職員在核算項(xiàng)目中有，往來單位則需要增加。 大家要熟悉在K3系統(tǒng)中可以增加核算項(xiàng)目和輔助資料，這些會與系統(tǒng)默認(rèn)的一樣使用。 增加往來單位后，在科目“其他應(yīng)收款單位往來”中就可以增加其核算項(xiàng)目“往來單位”了。 對于往來科目，我建議大家不要設(shè)置預(yù)收帳款和預(yù)付帳款，其他應(yīng)付款在一般情況下也可以不設(shè)，這是一個純財務(wù)問題，供財務(wù)人員參考。 2、購買并使用了倉存和存貨核算系統(tǒng)的單位，存貨會計科目可以不設(shè)明細(xì)，也不掛核算項(xiàng)目，只需一級科目就行了。 由于憑證都是物流系統(tǒng)中過來，需要查詢明細(xì)帳時到存貨核算中查看就行了。 3、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)科目可以采用核算項(xiàng)目，而不按傳統(tǒng)的處理為明細(xì)科目，這樣一是可以將兩項(xiàng)費(fèi)用中的相同項(xiàng)通過的定的方式一并查詢，如要查業(yè)務(wù)費(fèi)，不選擇科目、只選擇業(yè)務(wù)費(fèi)，就可以看到所有掛業(yè)務(wù)費(fèi)費(fèi)用科目的業(yè)務(wù)費(fèi)是多少，另外如果掛項(xiàng)目則可以使用“核算項(xiàng)目組合表”查看分部門或職員的銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)表。 制造費(fèi)用也可以考慮與銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用一并使用核算項(xiàng)目。 4、如果購買了固定資產(chǎn)系統(tǒng)的，固定資產(chǎn)資產(chǎn)和折舊只需設(shè)置一級科目即可。 -客戶、供應(yīng)商在開始使用時可以只錄入必錄項(xiàng)，非必錄項(xiàng)資料也同時錄入，不要都留在以后錄入。 客戶與供應(yīng)商的代碼建議以各省的標(biāo)準(zhǔn)代碼作為第一級，第二級就到明細(xì)了。 各省的代碼即身份證的前兩位數(shù)。 有的同志偏好分為三至四級，第一級分國內(nèi)、國外，國內(nèi)的第二級為六大區(qū)域的劃分，第三級是省份，第四級才是明細(xì)，其實(shí)前兩級沒有必要。 國內(nèi)國外就兩個沒有必要，區(qū)域的劃分在各項(xiàng)目中也有。 當(dāng)然省份在客戶和供應(yīng)商中也有，但由于客戶與供應(yīng)商數(shù)量較多，以省份劃分開來容易理解。 在實(shí)際工作中許多同志有各自的考慮，如按采購員所聯(lián)系的范圍或按供應(yīng)原輔材料的類別或按是否外協(xié)來劃分供應(yīng)商，這都是不很科學(xué)的，他們認(rèn)為我只要點(diǎn)擊相應(yīng)的類別就可以找到我所要的供應(yīng)商等等方便自己的工作。 如果按此分類各采購員工作的劃分是相對的，同一個供應(yīng)商既做外購又做外協(xié)怎么辦，多個業(yè)務(wù)員與同一個供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來怎么辦。 要想達(dá)到上述目的，建議大家細(xì)細(xì)品味一下客戶和供應(yīng)商的非必錄項(xiàng)。 就供應(yīng)商而言，你可以增加一條業(yè)務(wù)員來區(qū)分這個供應(yīng)商主要由誰聯(lián)系即可，此外系統(tǒng)在區(qū)域問題默認(rèn)的就很好了，將國內(nèi)與國外綜合起來分類，這樣簡單明了。 對于客戶與供應(yīng)商的處理，這里將我單位的做法供大家參考客戶、供應(yīng)商的錄入 一、編碼規(guī)則各單位統(tǒng)一將客戶、供應(yīng)商設(shè)為兩級，第一級為2位，第二級為3位。 第一級以各省標(biāo)準(zhǔn)代碼為準(zhǔn)，有港澳臺及國外業(yè)務(wù)的，可增加“港澳臺”項(xiàng)，代碼80；增加“國外”項(xiàng)，代碼85；實(shí)際業(yè)務(wù)時可能有一些不便處理的，如交易金額很小，且次數(shù)較少，沒有必要對其進(jìn)行詳細(xì)管理，但又要進(jìn)行出入庫管理的，可設(shè)置零星供應(yīng)商/客戶，現(xiàn)銷客戶/現(xiàn)購供應(yīng)商等，這些一級代碼歸為其他，代碼90。 第二級各代碼之間適當(dāng)留些空間，以便將相關(guān)的單位放在一起。 此外，關(guān)聯(lián)單位一級代碼統(tǒng)一為00，不按地域分類。 二、項(xiàng)目錄入單位名稱一定要填寫完整和規(guī)范，原則上以對方公章（財務(wù)章）為準(zhǔn)。 經(jīng)常遇到有些單位改制的情況，名稱更改了的，將名稱字段改為新名稱，在簡稱處填寫“*年*月前稱*”。 地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話也錄入，未錄入的以后補(bǔ)齊。 往來單位均有區(qū)域選項(xiàng)，供應(yīng)商與客戶是一樣的選擇區(qū)域。 系統(tǒng)默認(rèn)六大區(qū)域及港澳臺及國外項(xiàng)供選用，如有需要調(diào)整的，可以到輔助資料設(shè)置的區(qū)域中進(jìn)行調(diào)整。 公司領(lǐng)導(dǎo)及銷售部門需要的分區(qū)域銷售、分渠道銷售及客戶類型銷售等在客戶錄入時如何體現(xiàn)，還有無其他的需求。 這種需求可以在系統(tǒng)中輕松完成，很有實(shí)用價值。 通過輔助資料增加一項(xiàng)即可完成更多需求。 各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可能對區(qū)域、銷售渠道、客戶類型不一致，不要緊，隨時可更改，更改之后即可查詢。 各省代碼如下物料物料的處理是各單位基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備的難點(diǎn)，往往久拖不決一是物料從數(shù)量上較客戶供應(yīng)商或職員等其他核算項(xiàng)目都要多，二是單條物料錄入時要注意的項(xiàng)目多，三是不同崗位對物料的需求不一樣等等。 對于物料，首先要確定的是編碼規(guī)則，編碼是按字母編還是按數(shù)字編，是按物料的屬性還是按設(shè)計圖紙編，是按定額單來分類還是按光機(jī)電等物料本身的屬性來分類，是以物流為主分類還是按會計科目來分類等等都是大家討論的。 財務(wù)人員、計劃人員、倉庫人員、采購人員都會有各自的意見，因此一定要民主集中，果斷從事。 集中的意思是避免議而不決，果斷從事是因?yàn)榇a以后隨時都可更改。 在我們討論中，差點(diǎn)選擇了流水號的方式，足以顯得我們的無奈。 其實(shí)選擇流水號也沒什么的，代碼沒有什么實(shí)際意義的，真正有意義的是物料的屬性定義上，再者說，代碼以后還可以更改調(diào)整的，不會對工作造成大的影響，關(guān)鍵是名稱要規(guī)范且不要出現(xiàn)重碼。 在這里我還是先將我單位的設(shè)置情況復(fù)述給大家，并對其中部分內(nèi)容進(jìn)行說明。 物料錄入 一、代碼物料編碼統(tǒng)一按數(shù)字進(jìn)行編寫，所有編碼統(tǒng)一為4級，1-3級為2位（類），第4級為3位（明細(xì)）。 所有編碼中間要留有余地（中間空一些編號），包括類和明細(xì)，這樣以后可以將類似的新增物料放在一起。 所有明細(xì)物料的編碼必須長度一致，以后確實(shí)不夠時再加。 （說明由于K3系統(tǒng)是以小數(shù)點(diǎn)來區(qū)分級次的，所以長度可以任意增加，這與金蝶2000等是不樣的）編碼一級代碼主要按會計科目需要分類分為原材料- 05、外協(xié)件- 10、自制半成品- 20、產(chǎn)成品- 30、虛擬件-90。 （說明上述分類與會計科目以及物料屬性基本匹配，這對設(shè)置存貨科目及在存貨核算等處查看報表是很方便的）大家要領(lǐng)會物料編碼與產(chǎn)品編碼、條形碼的關(guān)系。 物料編碼與條形碼一般來說是一一對應(yīng)，產(chǎn)品編碼是一臺（套）為一個編碼。 可以理解為物料編碼為一種物料，如E2000D聯(lián)想筆記本電腦，產(chǎn)品編碼就是這種電腦的不同個體，一定不要將兩者混淆。 我們常指的產(chǎn)品編碼在K3系統(tǒng)中為序列號管理(電子行業(yè)版)，也可以通過產(chǎn)品批號來對應(yīng)產(chǎn)品編碼，不過批號得按產(chǎn)品編碼來錄入。 （說明我公司使用的是電子行業(yè)版本）同一種物品，不要因?yàn)閮H僅是不同的供應(yīng)商而將其編為不同的編碼(有的價格也有一定的差異)。 如果我們認(rèn)為區(qū)分開來很有必要，可以考慮用序列號或批號來處理。 不同的供應(yīng)商提供的物品確實(shí)有區(qū)別，如外形、顏色等不一樣，我們應(yīng)將其編為不同的編碼。 在明細(xì)項(xiàng)中，盡可能將名稱相同的放在一起，如明細(xì)類為電子元器件，電阻編號為001-099，電容為101-199。 如果電阻、電容種類很多，當(dāng)然可以增設(shè)類電阻類和電容類。 在電阻和電容編碼中，盡可能按規(guī)格型號排序。 在物料分類中，有一種情況要劃分清楚。 如我們有四種物料電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。 在這四種物料中，我們是將電腦主板放在與電腦一起編號還是與其他主板一起編號，要有一致性。 再如電源，我們是將所有含電源兩字的放在一起，還是將特殊電源與其主件放在一起（聲光電源）。 二、名稱規(guī)格型號名稱一定要統(tǒng)一規(guī)范，不要與型號連在一起用，由于名稱的不規(guī)范，極易出現(xiàn)重碼。 三、物料屬性是指該物料是外購、自制，還是外協(xié)件、虛擬件等。 物料屬性是屬以后不能更改項(xiàng)。 如果是自制品你選擇成了外購品，以后下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單、選擇成本對象時不能調(diào)用，因?yàn)樵撐锪鲜峭赓徠?，不需生產(chǎn)；此外在制作備料單時不能作為父項(xiàng)。 對于不清楚是外購還是自制的物料，可以選擇自制。 如果倉庫中本身沒有一套電腦，而是以顯示器、機(jī)箱等部件來進(jìn)行管理的，那么電腦就是虛擬件了。 大家要了解不同模塊對屬性的劃分，如半成品、產(chǎn)成品在入庫時都稱為自制入庫核算，外協(xié)件、自制件在出庫時都作為產(chǎn)成品出庫核算。 如果還不清楚，可以看一看相關(guān)幫助文件。 四、單位數(shù)量精度系統(tǒng)支持雙計量單位，基本單位和常用單位，其中基本單位是不能修改的。 基本單位與常用單位之有一定的換算關(guān)系，如電線，基本單位是米，常用單位是卷，某種型號的電線一卷為100米，那么0.2卷就是20米了。 這里要注意如果同一種線每卷長度不一時要變通處理如這一次進(jìn)的同一種線長度變成了150米，可變通為按1.5卷來處理，或者另行編一物料代碼。 如果需要雙計量單位管理的特別少，可以不用雙計量單位，這樣在許查詢起來相對清晰一些。 許多報表是同時反映基本計量單位與常用計量單位的。 數(shù)量精度通常為0，但是如果是重量、長度單位時，有時也有小數(shù)，我們要根據(jù)實(shí)際判斷哪些物料有幾位小位。 如果你在此將數(shù)量精度設(shè)為1，以后在錄入相關(guān)單據(jù)時，小數(shù)位數(shù)只能保留一位，實(shí)際確實(shí)需要2-3位時，須先將此修改后方可錄入。 建議小數(shù)位數(shù)原則上用兩種0和2。 五、最低、最高、安全庫存這三項(xiàng)庫存是管理者根據(jù)一定的情況判斷錄入的，這三項(xiàng)系統(tǒng)有默值，初始時將其設(shè)為0，對于單價較高或重要的物料該項(xiàng)要錄入，以加強(qiáng)物資管理。 六、銷售單價對于定型的產(chǎn)品都要將公司的報價錄入，這一價格自動在錄入銷售訂單時出現(xiàn)。 若再輸入折扣價(額)，就是實(shí)際交易價了。 七、批次目前看來，沒有必要設(shè)置此項(xiàng)，也就是不打鉤。 批次選上后不能更改。 批次選上后，每次出入庫都需填上批次。 如果初始時選上了批次，但實(shí)際使用中沒有必要，因不能修改此屬性，那么可以都用一個批號，如1。 批次和序列號在入庫時手工錄入，且不能相同，在出庫時只能選擇使用，不能手工錄入。 八、保質(zhì)期各單位如果有需要保質(zhì)期管理的物料，必須選擇此項(xiàng)并填上保質(zhì)期。 若要選此項(xiàng)，須先選批次管理。 保質(zhì)期一般用于食品醫(yī)藥行業(yè)，如果公司有人選擇此項(xiàng)，須及時反饋到我這里，以商討其必要性。 保質(zhì)期設(shè)定后不能更改。 九、計價方法、存貨、收入、成本科目代碼與財務(wù)有關(guān)，及時與財務(wù)聯(lián)系。 計價方法設(shè)定后不能更改，設(shè)定的存貨科目代碼在“存貨核算系統(tǒng)對帳”及自動制作憑證等處要用的。 十、單價精度一般默認(rèn)為2，如果確有超過2位的，隨時可以更改。 有的同志在錄入0.0567元時出現(xiàn)0.06元就是因?yàn)閱蝺r精度的問題。 十三、計劃資料主要是供進(jìn)行物料需求計劃使用的，有一定的獨(dú)立性，如果條件成熟的單位可以錄入，也可以以后錄入。 十五、條形碼結(jié)合到條形碼的使用隨時錄入。 物料錄入有幾點(diǎn)要注意 一、可以利用默認(rèn)功能，以提高工作效率并減少差錯率。 方法是在物料核算項(xiàng)目類別屬性處對各項(xiàng)目設(shè)置其默認(rèn)值，這種辦法在期初集中錄入物料時很實(shí)用，如先錄入原材料，那么將物料屬性設(shè)為“外購”，將存貨科目設(shè)為“123-原材料”，將計價方法設(shè)為“加權(quán)平均法”等等，待錄入產(chǎn)成品時，再將屬性改為“自制”，將存貨科目設(shè)為“產(chǎn)成品”。 二、大家要分別對待可更改項(xiàng)和不可更改項(xiàng)，對不可更改項(xiàng)要特別注意。 三、盡可能避免重碼的發(fā)生。 上面講述的是基礎(chǔ)資料，他們有很多共同之處。 其一，都可以通過引入功能進(jìn)行。 如果你們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完整，并且能夠成比較規(guī)范的庫表結(jié)構(gòu)（以Excel為例），那么可以將基礎(chǔ)資料直接引入。 引入前先錄入一條記錄進(jìn)去，然后將其引出，再將現(xiàn)有數(shù)據(jù)按照引出的格式引入，記住先引入少量幾條后再分批引入。 引入時注意分析該項(xiàng)目（如職員）哪些是選擇項(xiàng)（如部門），哪些是手工錄入項(xiàng)（如姓名），選擇項(xiàng)必須有相應(yīng)的項(xiàng)目及具體內(nèi)容。 如引入的職員表中有辦公室、財務(wù)部等幾個部門，那么部門項(xiàng)目要先錄好辦公室、財務(wù)部后才能將部門引入，這也就是前面所述的錄入順序問題。 引入中如果必錄項(xiàng)是空或不是系統(tǒng)認(rèn)同的，則該條記錄不能引入。 引入的代碼必須符合系統(tǒng)認(rèn)同的規(guī)則，所有的明細(xì)或下級必須有上級代碼。 與引入相關(guān)的是一些同志喜歡改庫，我個人不贊同這樣做，如果你確實(shí)在庫中寫初始數(shù)據(jù)，包括后來更改的，那么需要在操作界面上一條條地?fù)艋睿駝t系統(tǒng)認(rèn)為沒有這條記錄。 其二，大家可以看一看錄入基礎(chǔ)資料的菜單，都有對資料的修改（在屬性處）、刪除和禁用。 在錄的資料被使用前，都可以進(jìn)行修改、刪除和禁用。 但在使用之后，所有基礎(chǔ)資料均不能刪除但都能禁用，只有部分字段可以更改（大家可以回頭看看上述內(nèi)容或?qū)χ菔編ぬ鬃砸洋w會）。 其三，大家可以看看基礎(chǔ)資料錄入修改界面的選項(xiàng)，前面3個容易理解，第4項(xiàng)“F7查詢默認(rèn)字段”如果選擇了名稱，則在使用過程中按F7查詢時并按F5搜索時，系統(tǒng)默認(rèn)搜索的字段為名稱，否則為代碼。 其實(shí)大家使用搜索多的是名稱。 建議大家在今后當(dāng)入單據(jù)選擇查詢基礎(chǔ)資料時，要盡可能的使用搜索功能，從多角度搜索幾次后，再新增基礎(chǔ)資料，這樣可以減少重碼。 這幾個選項(xiàng)各項(xiàng)目均是一致的，只改一處即可，以最后更改的為準(zhǔn)，其認(rèn)同的是操作員，即某一操作員進(jìn)去的界面是專有的。 與界面相關(guān)的還有打印方案和套打設(shè)置是與計算機(jī)有關(guān)的，查詢過濾方案與操作員有關(guān)，單據(jù)自定義同一帳套所有人都是一樣的。 其 四、在大家發(fā)現(xiàn)不需用的核算項(xiàng)目后，能夠刪除的盡可能刪除，確實(shí)不能刪除的，將其代碼改到一特定的類中，注明原代碼是多少，然后禁用。 所有核算項(xiàng)目使用后是不能刪除的，因此要刪除某一核算項(xiàng)目，則需要將所有使用該項(xiàng)目的地方都改掉，然后刪除。 例如有兩個客戶重錄了，我們可以通過查詢看哪一個使用較少，則易更改，然后將要刪除的一個所有發(fā)生額全部都改為另一個后，再將其刪除。 如果大家是第一次使用K3系統(tǒng)，那么到了這里，你對核算項(xiàng)目的理解還很模糊，隨著后面對各系統(tǒng)的操作，你會對核算項(xiàng)目的理解越來越清晰。 因此上述內(nèi)容在你使用一段時間后還需回頭再看兩個來回。 四、系統(tǒng)設(shè)置注意哪些是不能改變的，哪些是可以以后改變的。 物流系統(tǒng)要啟用，第一步就是要設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)。 該設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置初始化-購銷倉存均可-系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置處。 物流系統(tǒng)參數(shù)的兩項(xiàng)以后是改不了的一是數(shù)量、金額核算的選擇，一般單位應(yīng)選擇數(shù)量金額核算，數(shù)量核算適用于只管理數(shù)量的分支機(jī)構(gòu)；二是庫存更新方式的選擇，一般單位在開始認(rèn)為審核后更新好，其實(shí)在實(shí)際使用過程中，還是選擇保存后更新好。 上述設(shè)置在錄入初始化數(shù)據(jù)后就不能再更改了。 如果你選擇了審核后更新，則在以后物流系統(tǒng)（一般稱購銷倉存為物流系統(tǒng)）中看到即時庫存與實(shí)物庫存不一致時就要想到這一點(diǎn)，就是有部分單據(jù)未審核造成的。 還有一個特點(diǎn)，就是不論單據(jù)是否審核，在臺帳中總是可以看到的，但在存貨核算系統(tǒng)中的材料明細(xì)帳等中則看不到，所以看到兩張表有差異時不要感到意外。 五、在總帳系統(tǒng)設(shè)置中，除會計期間啟用后不能更改外，其余以后均可以更改。 設(shè)置中大部分選項(xiàng)意思清晰，這里只將我們遇到過的誤解說一下。 當(dāng)時我們錄入憑證時不是每條分錄都有摘要，且沒有選擇“明細(xì)帳（表）自動繼承上條分錄摘要”，因此我在看一明細(xì)帳時，看到有筆業(yè)務(wù)與其摘要明顯有些異常，可謂百思不得其解，后來才注意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細(xì)帳中都自動用上了第一條分錄的摘要，當(dāng)然文不對題了，如果我們選上了此項(xiàng)就不存在這個問題了。 總帳中系統(tǒng)設(shè)置選項(xiàng)很多，大家在使用一段時間后會覺得有些設(shè)置要調(diào)整，這時就要多到這里來看看，多多品味系統(tǒng)設(shè)置，其他系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置也一樣，特別是物流的。 六、物流系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置其實(shí)都是一樣的，我們從系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置購銷存系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)去，可以看到這里所有都是隨時可以修改的，修改后單據(jù)按新規(guī)則編排。 首先來看編碼規(guī)則。 這里的編碼規(guī)則與基礎(chǔ)資料中的編碼規(guī)則不一樣，基礎(chǔ)資料中是針對基礎(chǔ)資料的，這里是針對業(yè)務(wù)單據(jù)的，是指業(yè)務(wù)單據(jù)的編號按什么規(guī)則自動生成。 前后綴指以什么固定的內(nèi)容開頭尾，格式是指中間號碼多長。 如果不填列格式，則編號會按流水號往來后數(shù)，到時候以編號排序時，10號會排到2號的前面去。 如果填寫了格式，如為“0000”，則單據(jù)編號會按“0001”、“0002”-“0010”這樣排下去，在我們按編號排序時不會出錯。 編號長度建議以3-5年該單據(jù)的總數(shù)為限設(shè)置，不宜過長。 對于各個選項(xiàng)，我只想說一點(diǎn)，那就是單據(jù)編號可手工錄入，其他的沒有什么可多說的。 建議大家不要允許手工錄入單據(jù)編號，其中對于采購和銷售發(fā)票本身有號碼，可以考慮在其單據(jù)上增加一個表頭，起名為原始編號或手工編號。 增加表頭在單據(jù)自定義中進(jìn)行。 此處選項(xiàng)極為豐富，由于沒有接觸業(yè)務(wù)，不怎么好說，再者字面意思也很清楚，需要說明的是，系統(tǒng)管理員以后在什么考慮時或用上一段時間后就到這里來看一看，你會感到這里有很多你想要的內(nèi)容。 七、初始化總帳初始化就是錄入其初余額，記住錄入完后一定要進(jìn)行平衡試算一下，需要指出的是，在初始化未完成時可以錄入憑證，但不能審核和記帳，因此初始化工作要盡快完成。 一些同志在發(fā)現(xiàn)有些科目設(shè)置不妥后將發(fā)生額、期初余額等修改刪除后，沒有使用相應(yīng)科目了，還是不能更改或刪除相應(yīng)科目，這時要想到在初始化的試算平衡處試算一下。 購買了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的，在總帳與應(yīng)收應(yīng)付中可以只錄入一次，然后對傳即可，不過要注意在總帳中所掛的核算項(xiàng)目在應(yīng)收應(yīng)付中必須有對應(yīng)的。 我就吃過這個的虧，在總帳應(yīng)收帳款科目下設(shè)了好幾個核算項(xiàng)目，其中一個在應(yīng)收款中沒有對應(yīng)的信息，在應(yīng)收款往總帳中傳入時就沒有成功，后來只得重來。 固定資產(chǎn)與其他系統(tǒng)不一樣，其初始化數(shù)據(jù)不在系統(tǒng)設(shè)置-初始化中錄入，而在財務(wù)會計固定資產(chǎn)中錄入。 物流系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)有四點(diǎn)一是期初未入庫的暫估入庫單，該數(shù)據(jù)（金額）應(yīng)與財務(wù)的暫估應(yīng)付帳款一樣；二是期初未核銷銷售出庫單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與分期收款發(fā)出商品對應(yīng)，不過有的單位未作處理，仍掛在庫存中，這時就不需要錄入；三是期初委外出庫單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與委外加工物資相對應(yīng)；四是期初的在產(chǎn)品成本，該數(shù)據(jù)與生產(chǎn)成本余額對應(yīng)。 前三點(diǎn)是啟用倉存系統(tǒng)所必須的，第四點(diǎn)是針對使用成本管理管理系統(tǒng)的。 物流系統(tǒng)結(jié)束初始化前，應(yīng)將相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，如期初未入庫的暫估入庫單與財務(wù)的暫估應(yīng)付帳款核對；期初未核銷銷售出庫單與分期收款發(fā)出商品核對等。 上述各分系統(tǒng)的啟用時間可以先后，其數(shù)據(jù)應(yīng)與啟用時間對應(yīng)。 對于啟用系統(tǒng)時間，建議大家最先使用總帳及倉庫，其他系統(tǒng)視情況跟上，具體情況視各單位操作水平及購買模塊而定，實(shí)施人員一般會提出一些建議，如果大家（指客戶）沒有實(shí)施過類似系統(tǒng)，望充分尊重實(shí)施人員意見，切不可想當(dāng)然地按自已的思路來做，也不要想到實(shí)施起來很容易或者很難。 系統(tǒng)設(shè)置就介紹到這兒，后面描述各系統(tǒng)時再回頭來說明。 八、物流系統(tǒng)的使用物流從采購申請單開始說起。 購買并使用了計劃系統(tǒng)的，大部分采購申請應(yīng)該是經(jīng)過MRP計算生成的，這里由于沒有說計劃，所以還是以手工錄入開始說。 采購申請單就是采購計劃，即應(yīng)該買什么。 采購申請單的錄入很簡單，把要買哪些物料，數(shù)量多少，要求什么時候到貨就行了。 錄入工業(yè)單據(jù)有一些共性，在這里一并說了。 K3數(shù)據(jù)分關(guān)聯(lián)生成和手工錄入；對于錄入項(xiàng)又分選擇錄入和手工錄入。 凡是涉及基礎(chǔ)資料的，都是選擇錄入，如客戶、物料等，這一點(diǎn)你在輸入一個數(shù)據(jù)后系統(tǒng)不認(rèn)同就知道應(yīng)該是選擇錄入了。 選擇錄入的，直接按F7或點(diǎn)擊菜單上的查看。 手工錄入項(xiàng)是沒有設(shè)為基礎(chǔ)資料或不便設(shè)為基礎(chǔ)資料的，如日期、備注、用途等。 其中有一部分是即可手工錄入，也可選擇錄入的，如備注；有一部分是在入庫時是手工錄入，出為時選擇的，如物料批號、序列號等。 選擇還是手工錄入，大家想到有這么回事即可，不要錄不進(jìn)去就感到驚異。 工業(yè)單據(jù)可以復(fù)制，方法是查詢到源單據(jù)后，點(diǎn)擊復(fù)制，然后修改即可，這對類同的單據(jù)錄入要加快錄入速度，提高錄入準(zhǔn)確率。 單據(jù)還可以下推生成，這需要操作員同時具有操作源單據(jù)和目標(biāo)單據(jù)的權(quán)限。 工業(yè)單據(jù)可以關(guān)聯(lián)生成，如關(guān)聯(lián)采購申請單生成采購訂單，這個以后大家經(jīng)常用到，關(guān)聯(lián)生成單據(jù)自上而下只能一對多，不能多張上游單據(jù)生成一張下游單據(jù)。 這一點(diǎn)對發(fā)票的生成有些不同，一張發(fā)票可以關(guān)聯(lián)同一單位的多張入庫單或訂單生成，但必須是同一單位的，且只能關(guān)聯(lián)入庫單、訂單或合同中的一種。 說到發(fā)票，還有一點(diǎn)與別的單據(jù)不一樣，就是上期物流未結(jié)帳，下期發(fā)票就不能審核。 說到單據(jù)的錄入，一并說說工業(yè)單據(jù)自定義和單據(jù)套打。 工業(yè)單據(jù)自定義僅針對工業(yè)單據(jù)，財務(wù)單據(jù)暫無自定義功能。 自定義是指錄入界面自定義。 如前面系統(tǒng)設(shè)置中所述的發(fā)票增加表頭即如此，有時我們認(rèn)為界面錄入項(xiàng)過多或過少，都可通過單據(jù)自定義解決。 在單據(jù)自定義中，可以將表體或表頭隱藏起來，如我們將收貨通知單的價格、金額隱藏起來，不讓收貨人員看到價格；也可以將我們常用的表體列移到前面一些。 不過提醒一下，在自定義單據(jù)中去掉一些表頭后，可能影響某些功能的使用，我曾在使用8.8.2版本時遇到過將銷售訂單的部門和主管隱藏后，不能被關(guān)聯(lián)生成銷售出庫單。 說到發(fā)現(xiàn)這種原因的過程，大家可以借鑒一下。 如果大家在某一功能使用時發(fā)現(xiàn)異常，對這種情況要進(jìn)行分析，將錯誤現(xiàn)象描述清楚，以便技術(shù)支持人員解決。 異常現(xiàn)象是所有計算機(jī)上均出現(xiàn)還是部分機(jī)器出現(xiàn)，是所有操作員使用都出現(xiàn)還是部分操作員出現(xiàn)，是客戶端出現(xiàn)還是服務(wù)器上出現(xiàn)，是部分單據(jù)出現(xiàn)還是所有單據(jù)出現(xiàn)等等，由此自已就可以解決一些問題。 如出現(xiàn)上述問題，首先要想到是部分單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成還是所有單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成，從什么時候開始出現(xiàn)這種情況，在這段時間里進(jìn)行了哪些操作。 經(jīng)分析，我發(fā)現(xiàn)一部分單據(jù)可以生成出庫單，不能生成出庫單的是某一時間以后的，且沒有部門及主管，由此我想到可能是因?yàn)閱螕?jù)自定義出現(xiàn)的。 不過到現(xiàn)在為止，沒有看到因自定義單據(jù)引起其他異常。 與單據(jù)自定義相關(guān)的還有單據(jù)套打，單據(jù)自定義是供大家錄入用的，單據(jù)套打是供大家打印用的。 單據(jù)自定義后所有用戶界面都是一樣，單據(jù)套打同一帳套是認(rèn)計算機(jī)的，這點(diǎn)在前面已經(jīng)提過。 套打大體上可分為財務(wù)單據(jù)和業(yè)務(wù)單據(jù)，風(fēng)格有點(diǎn)不一樣，不過所有套打都需進(jìn)行設(shè)計。 在套打設(shè)計中，所有默認(rèn)的套打都不能更改的（改了之后不能保存），可以在更改后另存為一個文件即可，單據(jù)套打很容易，與aess報表設(shè)計極為相似。 在物流中套打設(shè)計是工業(yè)單據(jù)套打設(shè)計中進(jìn)行的，設(shè)計好后，回到業(yè)務(wù)單據(jù)界面進(jìn)行套打設(shè)置即可；財務(wù)單據(jù)即可在財務(wù)單據(jù)套打設(shè)計處設(shè)計，也可在應(yīng)用界面單據(jù)套打設(shè)計處直接進(jìn)行設(shè)計。 采購訂單的錄入與申請單差不多，可以理解為與供應(yīng)商簽定的具體合同，如果采用的話，可以將其套打成合同格式傳給對方。 與訂單相關(guān)的兩個系統(tǒng)參數(shù)選項(xiàng)“訂單價格默認(rèn)為含稅價”及“采購訂單可追加執(zhí)行”在這里就有所體現(xiàn)了。 實(shí)際工作中，采購訂單上的價格為含稅價，同時有