五四表彰大會策劃.doc

2014年呼和浩特職業(yè)學院建筑工程學院“五四表彰大會”策劃書 主辦： 承辦：一、大會主題2、 大會時間2014年 月 日 時 分3、 大會地點 呼和浩特職業(yè)學院(東校區(qū))圖書館二樓報告廳1、 活動背景在校領(lǐng)導和院領(lǐng)導的指導下，全院團員的共同奮斗下，我院團委的工作得以順利進行，并取得一系列良好的成績，得到了老師、同學們的肯定和贊許。團委的發(fā)展離不開每一位團員和每一個團組織的負責人的不懈努力，為了肯定這一時期同學們的優(yōu)秀工作成果，鼓勵同學們繼續(xù)腳踏實地，開拓進取，追求卓越，弘揚我院勤奮樸實、團結(jié)和諧的團員精神，特舉辦本次表彰大會。2、 活動目的對于這一時期支持團委工作及工作認真負責并有所建樹的同學進行表揚和獎勵，以促使更多的同學們能夠深入黨團工作，為進一步建設(shè)我院貢獻自己的一份力量。三、活動流程（一）前期準備、統(tǒng)計與會人數(shù)（1）參加會議人數(shù)（2）邀請嘉賓（3）現(xiàn)場指揮人（名,負責整個大會的控制和指揮）（4）大會主持人（名，由級派名由主持經(jīng)驗的主持優(yōu)秀的同學主持，負責大會主持及節(jié)目、表彰的串詞）（5）大會入場接待人員（從團總支禮儀部抽派10名工作人員，其中四名禮儀部工作人員負責圖書館門口的禮儀，兩名禮儀部工作人員負責學術(shù)報告廳入口的禮儀，四名禮儀部工作人員負責獻花和嘉賓的引路，以及現(xiàn)場活動的應(yīng)急。再從各部門抽派30名工作人員負責各個出入口秩序，其余兩人應(yīng)急。剩余除被表彰人員全部進入會場維持會場內(nèi)秩序。）（6）后臺（音頻視頻調(diào)試控制）控制人員（由 負責在旁協(xié)助，應(yīng)對突發(fā)情況，負責 多媒體的操作、監(jiān)控）（7）場地布置及維護人員（會前一天團總支各部部長及其部員負責場地布置、物資安排、 維持會場整潔）（8）聯(lián)絡(luò)負責（組織部負責聯(lián)絡(luò)嘉賓、各班與會人員）（9）其他人員（若干，負責如統(tǒng)計現(xiàn)場人員實到數(shù)量等）2、申請活動場地 由團總支負責人向?qū)W院發(fā)起申請，申請圖書館二樓報告廳為晚會舉辦地3、相關(guān)通知的下發(fā)（1）以公告的形式在院內(nèi)各公告欄張貼通知。（2）以班級為單位，公布關(guān)于召開會議的通知，并由組織部各班負責小組將大會相關(guān)信息 傳達至每班負責人，以便令每位同學了解會議召開情況。、相關(guān)物資的準備（1）背景幻燈片制作（由 制作，主要播放獲獎組織和個人的照片，先從各組 織個人處收集再整合，需配合音樂。）（2）背景音樂選擇（包括頒獎音樂和各個環(huán)節(jié)之間的鏈接音樂）（3）橫幅（2份）（4）主持臺布置（?；?、鮮花）（5）座次方位示意圖（10張）（6）嘉賓座席牌 （ 負責安排到場嘉賓的名字和序列號，辦公室負責做好坐席牌）（7）會議流程簡易說明單（20份）（8）與會人員飲用水 （禮儀部）（9）主持詞（主持人，份，包括發(fā)言人名單及表彰名單）（10）表彰需要的證書 （團總支）（11）學生座次示意牌 （辦公室）（12）流程表 、邀請嘉賓 （ 負責來賓的確認，組織部負責通知）（1）院方領(lǐng)導（2）各班級輔導員7、場地布置大會召開前所有團委成員及當天大會現(xiàn)場工作人員皆需到場，并在大會召開前分鐘完成大會場地相關(guān)布置，包括設(shè)備調(diào)試（XXX），會場衛(wèi)生清潔、布置及裝飾，領(lǐng)導、老師坐席安排（XXX），學生座次安排（XXX），熟悉流程，以便進行最后的彩排。、優(yōu)秀團干、優(yōu)秀團支部、優(yōu)秀團組織的申請、評定、審核。（二）會議流程、嘉賓聯(lián)絡(luò) 兩名聯(lián)絡(luò)負責人應(yīng)及時通知嘉賓盡快到場，尤其是需要發(fā)言或表彰的嘉賓。2、會場最后彩排 包括：主持人合詞，活動流程熟悉，設(shè)備最后調(diào)試，再次檢查會場整潔情況。、與會人員入場（1）與會人員入場時間在大會正式開始的前半小時。（2）前分鐘將是入場高峰期，各部門工作人員應(yīng)根據(jù)座次方位示意圖合理引導人員入場。（3）為避免會場擁擠，現(xiàn)場指揮人應(yīng)隨時調(diào)劑名大會入場接待人員在場地內(nèi)外進行座次安排引導和方位向?qū)?，必要時名現(xiàn)場應(yīng)急小組人員也應(yīng)加入疏導會場的工作行列。（4）現(xiàn)場指揮人可根據(jù)需要適當使用麥克風進行場面維持。（5）場地布置及維護人員應(yīng)合理幫助與會同學尋找既定座位，并隨時保持會場整潔。 、大會進行（1）主持人宣布大會開始并介紹到場嘉賓。（2）院校方領(lǐng)導。（3）主持人公布團員之星，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影（宣傳）。并獲獎發(fā)言（4）主持人公布優(yōu)秀團干名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（5）主持人公布優(yōu)秀團支部名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（6）主持人公布優(yōu)秀團組織名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（7）由校領(lǐng)導做總結(jié)發(fā)言，主持人宣布五四表彰大會圓滿結(jié)束。、人員退場（1）由嘉賓先行退場。（2）人員退場時最容易造成擁擠，為避免會場擁擠，同人員入場相同，現(xiàn)場指揮人應(yīng)對名大會入場接待人員及名現(xiàn)場應(yīng)急小組人員進行合理分配任務(wù)，給每個人指定工作任務(wù)及工作區(qū)域，并可根據(jù)需要適當使用多媒體麥克風進行場面維持。6.清理場地（三）活動后期、在院內(nèi)各公告欄張貼海報，公布收到表彰的個人和團體。、部門相關(guān)負責人寫活動總結(jié)。四、注意事項、 要提前做好大會規(guī)劃，合理控制與會人員數(shù)量。、 核實表彰名單及證書匹配，以免出現(xiàn)漏發(fā)、錯發(fā)等問題。、 合理控制節(jié)目時間，避免會議時間過短或過長。、 節(jié)目順序應(yīng)在彩排中進行適當調(diào)整已達到最佳配置。、 現(xiàn)場負責人除本身具有良好的工作統(tǒng)籌能力和應(yīng)急能力，其對于大會入場接待人員、場地布置及維護人員、現(xiàn)場應(yīng)急小組等需要配合的工作人員應(yīng)進行重點培訓，尤其注重其日常交流以提高默