關(guān)于在全市開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的實(shí)施意見(jiàn)（二）.docx

關(guān)于在全市開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的實(shí)施意見(jiàn)關(guān)于在全市開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的實(shí)施意見(jiàn)各區(qū)（市）檔案局，市直各部門、各企事業(yè)單位：為進(jìn)一步提升全市機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、制度化、信息化水平，切實(shí)推進(jìn)我市檔案事業(yè)科學(xué)化發(fā)展，經(jīng)研究，決定在全市對(duì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理。具體意見(jiàn)如下：一、重要意義檔案是黨和國(guó)家重要的信息資源。檔案事業(yè)作為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有不可替代的作用。檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其質(zhì)量和水平往往體現(xiàn)一個(gè)單位或部門整體工作的質(zhì)量和水平。近年來(lái)，各部門各單位檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，對(duì)檔案工作更加重視，軟、硬件建設(shè)得到了加強(qiáng)，檔案整理規(guī)范化程度大幅度提高，取得了顯著成效。但與新形勢(shì)要求還有不相適應(yīng)的地方，一些單位檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，制度不健全，投入不到位，歸檔不及時(shí)，整理不規(guī)范，門類不齊全，保管不安全。這些問(wèn)題得不到有效解決，必將給我市各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展帶來(lái)?yè)p失。各部門、各單位一定要充分認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理的重要性，以高度的使命感和責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)，確保完整記錄我市改革發(fā)展歷程，服務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和經(jīng)濟(jì)文化融合發(fā)展大局。二、主要內(nèi)容（一）組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)1.檔案管理組織（1）遵照國(guó)家檔案法規(guī)要求設(shè)立檔案工作管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對(duì)本單位、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。建立健全檔案監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)有效的監(jiān)管運(yùn)行機(jī)制。（2）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為。（3）將檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)，納入各項(xiàng)工作流程，納入年度目標(biāo)考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎(jiǎng)懲。（4）接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)，按照規(guī)定時(shí)限完成重大活動(dòng)檔案登記、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、政務(wù)公開(kāi)信息報(bào)送、檔案進(jìn)館等檔案業(yè)務(wù)工作。2.檔案工作人員（1）配備與單位檔案工作規(guī)范化管理相適應(yīng)的專（兼）職檔案人員，檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)，管理屬于國(guó)家所有的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)持證上崗，檔案工作人員保持相對(duì)穩(wěn)定。（2）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，必須定期參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和崗位技能培訓(xùn)。3.檔案工作經(jīng)費(fèi)檔案工作經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，配備必要的設(shè)施設(shè)備，滿足歸檔文件規(guī)范整理、檔案安全保管、檔案信息化建設(shè)與服務(wù)利用等業(yè)務(wù)需要。4.檔案工作制度（1）將檔案工作制度融入到本單位制度建設(shè)體系，使之與其他工作制度有機(jī)銜接，為檔案工作開(kāi)展提供保障。（2）建立完備的檔案工作制度，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、庫(kù)房管理及離崗交接清點(diǎn)等制度。（3）按照國(guó)家檔案局8號(hào)令、10號(hào)令等法規(guī)要求，制定和完善本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核后實(shí)施。（4）建立檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)和責(zé)任追究制度。（二）檔案資源建設(shè)1.檔案資源前端控制（1）嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔制度，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)整理歸檔的文件材料，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。（2）根據(jù)各單位文件材料歸檔范圍，從源頭上加強(qiáng)對(duì)各種門類、各種載體檔案資料的收集，維護(hù)檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（3）單位檔案機(jī)構(gòu)依照法規(guī)制度對(duì)應(yīng)歸檔文件的形成過(guò)程、形成質(zhì)量、原始屬性、法律效用標(biāo)識(shí)等進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實(shí)性、原始性、完整性。（4）文件形成部門負(fù)責(zé)人或承辦活動(dòng)（項(xiàng)目）的單位負(fù)責(zé)人是歸檔文件質(zhì)量第一責(zé)任者，在文件歸檔前應(yīng)對(duì)文件齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、整理規(guī)范情況進(jìn)行審查，并簽署歸檔質(zhì)量審查意見(jiàn)。2.電子文件歸檔管理（1）將電子文件歸檔管理工作納入電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步建設(shè)。（2）按照國(guó)家關(guān)于電子文件管理的規(guī)定，做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。3.重大活動(dòng)（事件）、重點(diǎn)工程和重要科研項(xiàng)目檔案管理（1）主辦、承辦單位要將重大活動(dòng)（事件）、重點(diǎn)工程、重要科研項(xiàng)目情況及時(shí)通知同級(jí)檔案行政管理部門，同時(shí)按照山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法（省政府令第247號(hào)）、*市委辦公室、*市政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)全市重大活動(dòng)檔案管理工作的意見(jiàn)（室字20*9號(hào)）、國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DAT28-2002）、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DAT2-1992）等有關(guān)要求做好檔案的收集、整理、保管、移交工作。（2）縣級(jí)以上人民政府確定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目的檔案，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門驗(yàn)收。4.檔案征集根據(jù)需要向社會(huì)或本單位退休、調(diào)離人員征集檔案資料。5.檔案集中統(tǒng)一管理檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，對(duì)業(yè)務(wù)部門或基層單位保存的業(yè)務(wù)或?qū)ｉT檔案，要建立檔案管理臺(tái)賬或目錄，歸檔文件數(shù)量納入檔案統(tǒng)計(jì)范圍，并對(duì)其實(shí)體保管和信息利用狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。6.檔案移交進(jìn)館各單位應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交列入進(jìn)館范圍的檔案。（三）檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)規(guī)劃（1）參照數(shù)字檔案室（館）建設(shè)指南，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案室（館）建設(shè)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)、國(guó)家綜合檔案館的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。（2）依托單位信息化建設(shè)成果，統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。2.數(shù)字資源（1）建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，形成文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案資源。（2）按照存量數(shù)字化、增量電子化的原則，開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）、版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求（DA/T47-2009）等標(biāo)準(zhǔn)要求。3.應(yīng)用系統(tǒng)（1）數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)管理功能和身份認(rèn)證、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤、電子簽名等安全管理功能，符合電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T 29194-20*）。（2）數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，自動(dòng)接收采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)；應(yīng)與國(guó)家綜合檔案館銜接，按照標(biāo)準(zhǔn)移交電子檔案。4.信息安全（1）按照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)工作的要求，配備必要的信息安全設(shè)備、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術(shù)策略，保障信息系統(tǒng)安全。（2）定期備份數(shù)字檔案資源，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)字檔案資源安全。（四）檔案安全保障1.檔案庫(kù)房及工作用房（1）檔案庫(kù)房建筑、設(shè)計(jì)參照?qǐng)?zhí)行檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2010）和檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）要求。（2）檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室、辦公室滿足檔案工作需要。（3）檔案庫(kù)房達(dá)到防火、防水、防潮、防蟲(chóng)鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度控制符合國(guó)家規(guī)定。2.檔案設(shè)施設(shè)備配備（1）檔案辦公設(shè)備。配備信息化管理需要的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、錄音錄像等設(shè)備。（2）檔案保護(hù)設(shè)備。按照國(guó)家規(guī)定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災(zāi)備份、應(yīng)急電源等檔案安全設(shè)施、設(shè)備。（3)檔案裝具。配備數(shù)量充足、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的卷皮、卷盒及檔案櫥、架。3.庫(kù)房安全管理（1）人員、檔案出入庫(kù)登記內(nèi)容準(zhǔn)確、及時(shí)；定期進(jìn)行庫(kù)房安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改到位。（2）檔案人員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案交接制度，依據(jù)檔案管理臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檢索目錄清點(diǎn)各種載體檔案庫(kù)存，并辦理檔案交接手續(xù)。4.檔案安全管理（1）完善人防、物防、技防、聯(lián)防體系，檔案安全制度執(zhí)行有效。（2）健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制和電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理、重要檔案異質(zhì)異地備份等安全保障措施，確保檔案信息安全。（3）完善檔案開(kāi)放利用審核鑒定機(jī)制，對(duì)應(yīng)開(kāi)放檔案和擬在網(wǎng)上公開(kāi)的檔案信息，審慎進(jìn)行劃控、鑒定。（4）大力開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，及時(shí)對(duì)破損檔案進(jìn)行搶救修復(fù)。（5）制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案，并經(jīng)常組織演練、培訓(xùn)，提高危機(jī)事件發(fā)生時(shí)相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。（五）檔案服務(wù)利用1.檔案整理嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學(xué)、排列有序、保管期限確定準(zhǔn)確、檔號(hào)編制規(guī)范。2.目錄編制文書檔案編制歸檔文件目錄、專題目錄、文號(hào)索引等檢索工具；其他門類檔案根據(jù)相應(yīng)規(guī)范要求編制檢索工具；按照著錄規(guī)則和文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）等要求建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。3.建立全宗卷按照全宗卷規(guī)范（DAT12-20*）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。4.檔案利用（1)檔案查閱 及時(shí)高效為領(lǐng)導(dǎo)、各部門提供檔案借閱服務(wù)；嚴(yán)格借閱登記和利用效果反饋登記，編印檔案利用效果實(shí)例匯編。（2）檔案編研 編寫或續(xù)編全宗指南；編寫單位組織沿革、年度大事記、年鑒；編制檔案資料匯編；開(kāi)發(fā)、整合檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、單位工作、社會(huì)需求提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。（3）通過(guò)舉辦檔案展覽、編輯出版圖書、制作檔案音像制品等，多角度、多形式開(kāi)展檔案文化傳播。（4）積極實(shí)施檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用。三、工作要求各單位要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，從思想上高度重視檔案規(guī)范化管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任到人，認(rèn)真分析和把握本單位檔案工作存在的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施，投入必要的人力財(cái)力物力，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，提高檔案工作管理水平。市檔案局對(duì)落實(shí)情況將定期進(jìn)行督促檢查，對(duì)檔案管理規(guī)范化工作做得較好單位命名為“*市檔案工作規(guī)范化管理單位”。市檔案局按照國(guó)家局和省局有關(guān)要求制定了規(guī)范化管理細(xì)則，各單位可自行申報(bào)，每年9月底前向同級(jí)檔案行政管理部門提出申報(bào)，市檔案局每年12月進(jìn)行命名并通報(bào) 附件：1、*市檔案工作規(guī)范化管理細(xì)則 2、*市檔案工作規(guī)范化管理單位申報(bào)表*市檔案局 20*年3月31日附件1*市檔案工作規(guī)范化管理細(xì)則項(xiàng)目?jī)?nèi) 容細(xì) 則一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)1.檔案組織管理建立檔案工作，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，建立健全科學(xué)有效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確，履職到位。制定本單位、本系統(tǒng)檔案工作中長(zhǎng)期規(guī)劃或在單位工作中長(zhǎng)期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。結(jié)合本單位、本系統(tǒng)實(shí)際情況，近三年制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案業(yè)務(wù)管理性文件。嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為。監(jiān)督指導(dǎo)本單位及所屬單位檔案工作，措施得力，監(jiān)督有效。檔案工作接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)，按規(guī)定時(shí)限完成重大活動(dòng)檔案移交，檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、政府公開(kāi)信息報(bào)送，檔案進(jìn)館及其他檔案業(yè)務(wù)工作。2.檔案工作人員檔案機(jī)構(gòu)配備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專（兼）職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。檔案工作人員應(yīng)持證上崗，必須參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)。檔案工作人員在市級(jí)及市級(jí)以上正式刊物上發(fā)表檔案業(yè)務(wù)文章。3.檔案工作保障制度檔案工作列入各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作程序，與其他工作制度有機(jī)銜接，為檔案工作順利開(kāi)展提供保障。建立檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)和責(zé)任追究制度。建立完善的檔案工作制度，聯(lián)系單位實(shí)際，可操作性強(qiáng)，并根據(jù)需要進(jìn)行修改完善。包括檔案工作崗位責(zé)任制、文件材料歸檔、檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、庫(kù)房管理、文件交接、離崗交接清點(diǎn)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)使用制度、數(shù)字化信息安全管理以及重大活動(dòng)（重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目)檔案管理辦法等。按照實(shí)際情況制定或者轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)檔案管理辦法并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。二、檔案資源4.檔案集中統(tǒng)一管理，門類齊全，材料完整綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。項(xiàng)目?jī)?nèi) 容細(xì) 則建設(shè)建立健全檔案門類，包括文書、科技、照片、錄音、錄像、會(huì)計(jì)、干部、職工、實(shí)物、重大活動(dòng)檔案以及政府公開(kāi)信息、資料等，門類齊全。各門類檔案材料收集規(guī)范、真實(shí)有效、齊全完整、應(yīng)歸盡歸。5.其他介質(zhì)文件歸檔齊全收集除紙質(zhì)檔案之外的光介質(zhì)、磁介質(zhì)、銀鹽感光介質(zhì)等其他載體形態(tài)的檔案材料。按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件，包括單位網(wǎng)頁(yè)信息、公務(wù)電子郵件及單位公務(wù)社交媒體產(chǎn)生的數(shù)字信息等。6.檔案征集根據(jù)實(shí)際情況向社會(huì)或本系統(tǒng)、本單位有關(guān)人員征集檔案資料（包括口述歷史）；已損毀、丟失的檔案，通過(guò)征集、復(fù)制或補(bǔ)制進(jìn)行補(bǔ)救。三、檔案信息化建設(shè)7.信息化規(guī)劃設(shè)施統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子文件形成部門、國(guó)家綜合檔案館的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)和配備檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。8.數(shù)字資源按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收集、整理單位數(shù)字信息，建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)及專題數(shù)據(jù)庫(kù)等。9.應(yīng)用系統(tǒng)單位檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家對(duì)電子文件管理系統(tǒng)通用功能的要求，并與同級(jí)綜合檔案館信息接收平臺(tái)對(duì)接，按照要求移交電子檔案及電子目錄等。10.信息安全定期檢查非紙質(zhì)載體的可讀性，確保其數(shù)據(jù)長(zhǎng)期有效性；及時(shí)備份檔案數(shù)字信息，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)字信息安全；開(kāi)展重要檔案異質(zhì)異地備份。開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，采取嚴(yán)格信息安全保障措施。對(duì)涉密檔案嚴(yán)禁開(kāi)展外包數(shù)字化。四、檔案安全保障11.檔案用房及設(shè)施配備檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室滿足開(kāi)展檔案工作基本需求。檔案庫(kù)房配備電子監(jiān)控、