【財務表格】i6進銷存管理實施手冊運行體系文件.doc

版本號 V1 0 i6 Intfii6 Intfi 進銷存管理系統(tǒng)進銷存管理系統(tǒng) 實施手冊運作體系文件實施手冊運作體系文件 文件編號 文件編號 NGNG i6 Inti i6 Inti 進銷存進銷存 起草部門 起草部門 客戶支持中心客戶支持中心 撰撰 稿稿 人 人 發(fā)版日期 發(fā)版日期 20022002 年年 1111 月月 3030 日日 版本標識 版本標識 1 01 0 版版 杭州新中大軟件有限公司杭州新中大軟件有限公司 保密文件保密文件 內(nèi)部使用內(nèi)部使用 版本號 V1 0 目目 錄錄 第一部分第一部分 進銷存業(yè)務管理項目實施前準備進銷存業(yè)務管理項目實施前準備 2 第二部分第二部分 進銷存業(yè)務管理項目需求調(diào)研進銷存業(yè)務管理項目需求調(diào)研 6 第三部分第三部分 解決方案設計解決方案設計 8 第四部分第四部分 運行與維護運行與維護 10 第五部分第五部分 項目驗收階段項目驗收階段 13 版本號 V1 0 第一部分第一部分 進銷存業(yè)務管理項目實施前準備進銷存業(yè)務管理項目實施前準備 1 1 目的 目的 1 1 1 1 確定項目的范圍 目標和方法 1 1 2 2 確定項目的工作計劃 1 1 3 3 進行項目的總動員及確定項目組織 1 1 4 4 確定重要必備文檔 2 2 工作程序 工作程序 2 2 1 1 確定項目的范圍 目標和方法 項目的實施范圍 目標 里程碑 成功因素 項目的實施方法 管理 環(huán)境 其他業(yè)務需求 特別技術(shù)處理策略 重點的 關(guān)鍵的技術(shù)處理策略 項目的實施政策 風險和假設 驗收標準和需求改變管理 2 2 2 2 確定項目的工作計劃 統(tǒng)一規(guī)劃 模塊分步分階段實施 2 2 3 3 項目實施前的動員和培訓 2 3 1 管理層培訓班 培訓對象 決策層 重要行政管理層 培訓內(nèi)容 項目的目的及意義 討論項目的階段計劃 項目需要的管理層相關(guān)配合工 作 總體需求調(diào)研 總體解決方案設計 第一階段詳細方案設計 第二階段詳細方案設計 第 階段詳細方案設計 第一階段模塊實施上線 第一階段模塊并行運行 第一階段模塊實施驗收第二階段模塊并行運行 第二階段模塊實施驗收 第二階段模塊實施上線 第 階段模塊并行運行 第 階段模塊實施驗收 第 階段模塊實施與上線 版本號 V1 0 項目成員組需要的權(quán)力 項目成員組需要調(diào)用的資源 培訓目標 確定項目組織結(jié)構(gòu) 項目成員組及其權(quán)力 培訓流程 關(guān)鍵檢查點 項目實施組 通知 相關(guān)領導的簽收 準備的培訓環(huán)境確認 培訓紀要的相關(guān)與會領導確認 2 3 2 項目實施組織 項目實施組織機構(gòu)確定 項目組織的目的 建立一套完善的組織機構(gòu)來領導與執(zhí)行項目的實施 確定組織結(jié)構(gòu) 及相應的職責 保證系統(tǒng)實施過程的順利高效進行 項目組織結(jié)構(gòu)框架 根據(jù)項目實施和組織關(guān)系 客戶方 新中大公司 項目實施和組織關(guān)系 整合的項目實施組織機構(gòu) 確定培訓目的進行培訓準備發(fā)放培訓通知 培訓簽到培訓執(zhí)行培訓總結(jié)與紀要 總經(jīng)理 廠長 領導委員會 項目負責人 項目核心組 項目職能組項目職能組項目職能組 新中大經(jīng)營主管 新中大項目經(jīng)理 項目小組成員 高級顧問 技術(shù)支持 軟件產(chǎn)品 客戶培訓 管 理 咨 詢 版本號 V1 0 2 3 3 項目實施動員大會 會議對象 項目實施的所有參與人員 會議內(nèi)容 項目的目的及意義 討論項目的階段計劃 項目需要的相關(guān)配合工作 項目成員組的權(quán)力 項目成員組需要調(diào)用的資源 會議工作流程 關(guān)鍵檢查點 項目實施組 通知 相關(guān)領導的簽收 準備的會議環(huán)境確認 會議紀要的相關(guān)與會領導確認 2 2 4 4 確定項目實施的階段計劃 2 4 1 方法 必須完成什么 What 項目參與成員 Who 執(zhí)行方式 How 期限 When 所需要的成本 How much 所需要的資源 2 4 2 階段 初步確定項目實施階段 可以按照 WBS Work Breakdown Structure 等 方法進行 階段工作主題具體內(nèi)容 第一階段 第二階段 確定會議目的進行會議準備發(fā)放會議通知 會議簽到會議執(zhí)行會議紀要 項目實施領導委員 會 項目實施核心小組 長 高級管理咨詢小組 新中大項目實施小組外部管理實施咨詢 各管理職能實施組軟硬技術(shù)實施職能組數(shù)據(jù)處理實施職能組教育與培訓職能組 各實施項目小組 版本號 V1 0 第三階段 2 4 3 項目實施計劃甘特圖 可以采用 MS Project 等工具編制項目實施進度控制表 標 明項目進度的時間 進度 里程碑等內(nèi)容 如 階段標志階段標志第 1 段第 2 段第 3 段第 4 段第 5 段第 6 段第 7 段第 8 段第 9 段第 10 段 項目準備 項目調(diào)研 項目規(guī)劃 基 礎 培 訓 基礎數(shù)據(jù)組織 初始數(shù)據(jù)驗收 操 作 培 訓 項 目 上 線 軟件正式上線 并 行 階 段 報 表 出 具 項目驗收 3 3 控制表單 控制表單 i6 intfi 00 01001 i6 intfi 00 01002 i6 intfi 00 01003 i6 intfi 00 01004 i6 intfi 00 01005 i6 intfi 00 01006 i6 intfi 00 01007 i6 intfi 00 01008 i6 intfi 00 01009 版本號 V1 0 第二部分第二部分 進銷存業(yè)務管理項目需求調(diào)研進銷存業(yè)務管理項目需求調(diào)研 1 1 目的 目的 1 1 1 1 確定階段調(diào)研內(nèi)容 1 1 2 2 克服調(diào)研障礙 獲得充分調(diào)研 1 1 3 3 確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告 2 2 工作程序 工作程序 2 2 1 1 調(diào)研的內(nèi)容 2 2 1 1 1 1 公司 集團 組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)調(diào)研 內(nèi)容 描述公司 集團 的組織構(gòu)成 包括分子公司 部門隸屬關(guān)系 工具 畫出公司 集團 樹狀組織結(jié)構(gòu)圖 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 1 1 2 2 公司 集團 資本結(jié)構(gòu)資本結(jié)構(gòu)調(diào)研 內(nèi)容 描述公司 集團 的內(nèi)外資本投資結(jié)構(gòu)關(guān)系 工具 畫出公司 集團 樹狀資本結(jié)構(gòu)圖 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 1 1 3 3 公司 集團 信息化環(huán)境信息化環(huán)境調(diào)研 內(nèi)容 描述公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)軟硬件環(huán)境與計劃采用的新環(huán)境 工具 記錄到相應的調(diào)研清單列表中 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 1 1 4 4 公司 集團 全面進銷存業(yè)務管理政策與組織信息方式全面進銷存業(yè)務管理政策與組織信息方式調(diào)研 內(nèi)容 描述公司采用的進銷存制度 以及需要綜合提供與分類提供的相關(guān)信 息 工具 記錄到相應的調(diào)研清單列表中 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 1 1 5 5 公司 集團 進銷存業(yè)務管理機構(gòu)組織進銷存業(yè)務管理機構(gòu)組織調(diào)研 內(nèi)容 描述公司 集團 進銷存業(yè)務管理部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系 工具 畫出公司 集團 進銷存業(yè)務管理部門的樹狀組織結(jié)構(gòu)圖 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 1 1 6 6 公司 集團 進銷存業(yè)務管理機構(gòu)業(yè)務流程業(yè)務流程調(diào)研 內(nèi)容 描述公司 集團 進銷存業(yè)務管理部門的業(yè)務處理與單據(jù)傳遞流程 工具 畫出公司 集團 進銷存業(yè)務管理工作業(yè)務流程圖 方法 請對方出示 協(xié)助分析 2 2 2 2 調(diào)研的技巧 2 2 2 2 1 1 采用關(guān)鍵崗位問答調(diào)研表 技巧 盡可能采用選擇與判斷方式 盡可能降低客戶對問題的分析難度 版本號 V1 0 在確定性較差時采用多崗位調(diào)研 再經(jīng)過討論等進行統(tǒng)一 可以采用個別座談會方式進行 2 2 2 2 2 2 采用問題討論會 2 2 3 3 修改并確定業(yè)務現(xiàn)狀與期望報告 根據(jù)各種調(diào)研表單匯總產(chǎn)生調(diào)研情況匯總報告 以確定項目的實施方案 包括業(yè) 務流程重組方案 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案 軟件實現(xiàn)方案 操作培訓方案 系統(tǒng)安 全與維護管理方案等 3 3 控制表單 控制表單 表單 i6 intfi 02 00001 i6 intfi 02 00002 i6 intfi 02 00003 i6 intfi 02 00004 i6 intfi 02 00005 i6 intfi 02 00006 i6 intfi 02 00007 i6 intfi 02 00008 i6 intfi 02 00009 i6 intfi 02 00010 i6 intfi 02 00011 i6 intfi 02 00012 方法培訓討論引導建議方案確定方案 版本號 V1 0 第三部分第三部分 解決方案設計解決方案設計 1 1 目的 目的 1 1 1 1 研究客戶需求的應用實現(xiàn)可能 1 1 2 2 把系統(tǒng)應用各方面實現(xiàn)的最佳方法集合編制成書面的實現(xiàn)方案 1 1 3 3 最終使項目的應用實現(xiàn)完全可控 2 2 工作程序 工作程序 2 12 1 客戶需求定義與企業(yè)建模要領客戶需求定義與企業(yè)建模要領 2 1 12 1 1 客戶需求定義客戶需求定義的核心內(nèi)容是流程定義 功能定義 數(shù)據(jù)定義流程定義 功能定義 數(shù)據(jù)定義 2 1 12 1 1 1 1 流程定義 流程定義 所謂流程定義就是要確定哪些業(yè)務流程 哪些流程環(huán)節(jié)需要計算 機化 2 1 12 1 1 2 2 功能定義 功能定義 所謂功能定義就是要確定哪些部門 哪些崗位 哪些工作職責 哪些工作步驟需要計算機化 2 1 12 1 1 3 3 數(shù)據(jù)定義 數(shù)據(jù)定義 所謂數(shù)據(jù)定義就是要確定哪些業(yè)務單據(jù)需要計算機輸入 哪些業(yè) 務報表需要計算機輸出 這其中包括了輸入輸出的詳細內(nèi)容 2 1 12 1 1 企業(yè)建模要領企業(yè)建模要領 企業(yè)管理模型體現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu) 業(yè)務流程 業(yè)務數(shù)據(jù) 相應的建模活動稱之為 組織建模 流程建模 數(shù)據(jù)建模 2 2 1 1 1 1 1 1 組織建模 組織建模 組織建模按部門 崗位 職責 工作步驟方式展開 其目的是 描述員工的本職工作 2 2 1 1 1 1 2 2 流程建模 流程建模 業(yè)務流程描述了企業(yè)與客戶和供應商 企業(yè)內(nèi)部部門之間 員 工之間的業(yè)務往來情況以及員工本職工作進行的具體過程 包括了銷售流程 庫存管理流程 采購流程 報銷流程 付款流程 2 2 1 1 1 1 3 3 數(shù)據(jù)建模 數(shù)據(jù)建模 數(shù)據(jù)建模主要描述業(yè)務數(shù)據(jù) 單據(jù)與報表 的內(nèi)容及其間的關(guān) 系 2 2 2 2 根據(jù)客戶管理需求確定業(yè)務流程重組方案業(yè)務流程重組方案 2 2 2 2 1 1 業(yè)務流程重組的依據(jù) 根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量要求 相關(guān)性 可靠 性 實時性 集成性 安全性等 同時依據(jù)價值工程分析法 依據(jù)管理會計與 財務會計全面整合的要求進行設計 2 2 2 2 2 2 業(yè)務流程重組的內(nèi)容 包括進銷存業(yè)務管理作業(yè)流程的重構(gòu) 重新確定進銷存 業(yè)務管理的必要崗位 根據(jù)崗位重新安排角色分工 2 2 3 3 根據(jù)客戶管理需求確定網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案 2 2 3 3 1 1 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的依據(jù) 數(shù)據(jù)存量大小 客戶端操作總數(shù)量與并發(fā)數(shù) 量 客戶的網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)安全要求 客戶的投資預期 客戶應用的業(yè)務需求 2 2 3 3 2 2 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的內(nèi)容 數(shù)據(jù)庫服務器設計 客戶端操作系統(tǒng)配置 網(wǎng)絡聯(lián)接方案設計 打印方案設計 網(wǎng)絡安全設計 數(shù)據(jù)安全與備份方案設計 版本號 V1 0 2 2 3 3 3 3 網(wǎng)絡與系統(tǒng)集成方案設計的方法 綜合考慮客戶的各方面需求 提供各種需求 的備選方案 與客戶一起座談與討論 最終確定全面解決方案的幾種備選方案 并由客戶自主選一確定 2 2 4 4 根據(jù)客戶管理需求確定軟件實現(xiàn)方案軟件實現(xiàn)方案 2 2 4 4 1 1 軟件實現(xiàn)方案的內(nèi)容 整理整理 原倉庫物料余額 庫位余額表 月末結(jié)存表 批 號余額表 銷售產(chǎn)品價格列表 供應商報價 銷售計劃 采購計劃 提出提出 軟件應用基礎編碼方案 新舊產(chǎn)品大類對照表 新舊物料對照表 新舊倉庫 對照表 新舊庫位對照表 崗位操作手冊 特殊業(yè)務操作手冊 2 2 4 4 2 2 軟件實現(xiàn)方案的設計 根據(jù)對原有進銷存業(yè)務管理系統(tǒng)和管理層對進銷存業(yè)務 管理信息系統(tǒng)期望的調(diào)研 明確進銷存業(yè)務管理的需求 分析軟件的對照實現(xiàn) 辦法與備選方案 再經(jīng)與項目實施小組 與管理層的討論 由管理層確定最終 的實現(xiàn)方案 確定方案之前要求對所有方案全部在軟件中個別測試 并驗證通 過 2 2 5 5 根據(jù)客戶管理需求確定培訓實施方案培訓實施方案 2 2 5 5 1 1 培訓實施方案的內(nèi)容 計算機操作基礎培訓 軟件操作入門培訓 軟件操作提 高與特殊業(yè)務培訓 進銷存業(yè)務管理領導培訓 系統(tǒng)管理員培訓 2 2 5 5 2 2 培訓實施方案的設計 編制培訓計劃 包括確定培訓內(nèi)容 培訓時間 培訓地 點 培訓資料 培訓設備 培訓對象 參與人員 培訓應該隨著項目進度與時 具進 可以采用甘特圖方式進行培訓項目進程控制 2 2 6 6 根據(jù)客戶管理需求確定系統(tǒng)管理與維護方案系統(tǒng)管理與維護方案 2 2 6 6 1 1 系統(tǒng)管理與維護方案的內(nèi)容 主要是與客戶一起制定各種制度 職責與規(guī)范 按崗位分包括一般操作人員職責規(guī)范 系統(tǒng)管理員操作職責規(guī)范 按軟件操作 級別業(yè)務操作職責規(guī)范 系統(tǒng)與網(wǎng)絡安全防范制度等 2 2 6 6 2 2 系統(tǒng)管理與維護方案的設計 協(xié)助進銷存業(yè)務管理與信息系統(tǒng)管理的主管部門 討論會等方式 新中大提供參考資料 一般由客戶方負責確定起草人 形成討 論稿 最終經(jīng)會議或主要負責人討論確定 3 3 控制表單 控制表單 表單 培訓 i6 intfi 01 00001 i6 intfi 01 00002 i6 intfi 01 00003 i6 intfi 01 00004 版本號 V1 0 第四部分第四部分 運行與維護運行與維護 1 1 目的 目的 1 1 1 1 明確工作目標與階段可控 1 1 2 2 工作內(nèi)容明確與責任落實 1 1 3 3 問題便于追索與可控 2 2 工作程序 工作程序 2 2 1 1 基礎培訓階段基礎培訓階段 2 2 1 1 1 1 基礎培訓的內(nèi)容 主要包括操作系統(tǒng) 字處理操作等的計算機基礎知識培訓 新中大軟件的基本概念 操作風格 軟件基本操作流程等的基礎性培訓 2 2 1 1 2 2 培訓的方式 建議采取集中培訓 找固定的電算化多媒體培訓教室進行 集中 授課 2 2 2 2 基礎數(shù)據(jù)建立階段基礎數(shù)據(jù)建立階段 2 2 2 2 1 1 基礎數(shù)據(jù)建立內(nèi)容 主要把軟件的基礎設置內(nèi)容按管理的規(guī)劃要求實現(xiàn) 同時 按規(guī)劃的要求對基礎編碼數(shù)據(jù)全部輸入軟件系統(tǒng) 并進行全面校驗與核對 2 2 2 2 2 2 基礎數(shù)據(jù)建立的要求 全面嚴格地貫徹系統(tǒng)規(guī)劃的內(nèi)容 并在實踐中對遇到的 問題進行充分的研討與分析后找到合適的方法處理 2 2 3 3 初始化完成確認階段初始化完成確認階段 2 2 3 3 1 1 初始化完成確認的內(nèi)容 包括基礎數(shù)據(jù)的編制規(guī)范 內(nèi)容的全面性與完整性 編碼方案包括地區(qū) 部門 產(chǎn)品大類 客戶類型 供應商類型 編碼規(guī)則包括 部門編碼 人員編碼 往來單位 內(nèi)部組織 供應商編碼 客戶編碼 編碼 產(chǎn)品大類編碼 物料主文件編碼 地區(qū)編碼 倉庫編碼 庫位編碼 國家編碼 省轄市編碼 市編碼等 將確定編碼方案及編碼規(guī)則所有基礎數(shù)據(jù)錄入到 基 礎數(shù)據(jù) 還包括其它的一些基礎數(shù)據(jù)如計量單位 質(zhì)量等級 結(jié)算方式等 庫 存管理初始化的正確性與完整性 具體庫存初始化包括倉庫設置 庫位設置 庫存選項設置 物料初始 倉庫初始 庫位初始 批號初始 跌價準備等 庫 存基礎數(shù)據(jù)還包括銷售管理初始化的正確性與完整性 具體銷售初始化包括 銷售選項設置 產(chǎn)品價格初始 客戶產(chǎn)品折率初始 地區(qū)產(chǎn)品扣率初始等 銷 售的基礎數(shù)據(jù)還包括銷售發(fā)票類型設置 銷售憑證模板設置 客戶類型設置 費用項目設置 退貨原因設置等 采購管理初始化的正確性與完整性 具體采 購初始化包括采購選項設置 供應商 某物料 報價 采購的基礎數(shù)據(jù)還包括 采購退貨原因 供應商類型 采購發(fā)票類型 采購憑證模板設置 2 2 3 3 2 2 初始化完成確認的方法 對所有完成的初始數(shù)據(jù)首先打印成紙質(zhì)材料 采用交 叉檢驗法 進行全面的勾對校驗 對檢驗的內(nèi)容不正確部分進行修正 對疑問 部分再行討論 尋求合理的解決途徑 最終需要客戶方對打印成紙質(zhì)材料進行 簽字確認 2 2 4 4 日常操作培訓日常操作培訓 2 2 1 1 1 1 日常操作培訓的內(nèi)容 按崗位編寫具體業(yè)務的操作手冊 然后對操作人員按崗 位進行培訓組織與實施 版本號 V1 0 2 2 1 1 2 2 培訓的方式 建議采取分崗位集中培訓 找固定的電算化多媒體培訓教室進行 集中授課 根據(jù)公司業(yè)務實踐進行練習 進行集中指導 2 2 5 5 運行過程中問題反饋與處理運行過程中問題反饋與處理 2 2 5 5 1 1 運行過程中的問題 包括原先規(guī)劃沒有預見的管理需求與業(yè)務處理辦法 客戶 對原來確認的管理需求突然要求項目組對實現(xiàn)方法進行重大變更 軟件中存在 的功能不足 不穩(wěn)定或錯誤等等 2 2 5 5 2 2 運行過程中軟件問題的反饋 對于軟件問題 應盡快尋找變通解決辦法 同時 盡快與當?shù)胤种C構(gòu)服務部聯(lián)系 確認是否為軟件問題 確認為軟件問題后 按 ISO9000 體系的要求及時反饋給客戶支持中心 對特別重大問題 可以提交 比較詳細的問題報告直接傳遞到客戶支持中心經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理 以獲得最快的 解決辦法 2 2 5 5 3 3 運行過程中管理需求調(diào)整的處理 包括原有設計中沒有充分的考慮或者客戶需 求突然變化 有充分理由 首先尋找軟件層的解決辦法 進行處理 如果通過 軟件上的操作處理還沒有找到處理辦法 考慮是否可以暫時采取數(shù)據(jù)庫中對數(shù)據(jù) 調(diào)整進行解決 2 2 6 6 上線完成上線完成 2 2 6 6 1 1 上線完成檢驗的標準 對于進銷存業(yè)務管理主要是第一個月的運行結(jié)果主要 是報表能夠順利提供 2 2 6 6 2 2 上線完成檢驗的方法 能夠及時提供各種進銷存業(yè)務報表 并且把進銷存業(yè) 務報表與手工報表進行對比 檢查數(shù)據(jù)的一致性 2 2 6 6 3 3 上線完成總結(jié)報告 對于整個 i6