合同管理流程.doc

合同管理流程 合同管理流程編制日期審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1、目的：保證公司合同管理科學(xué)有效，防范經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險。2、適用范圍：適用于公司項目開發(fā)涉及的工程類合同和其他類合同（銷售合同、人事合同除外）的管理工作。3、術(shù)語和定義3.1 工程類合同：指項目開發(fā)過程中簽訂的監(jiān)理、勘察、設(shè)計、總分包施工、材料設(shè)備采購等合同或協(xié)議；3.2 其他類合同：指除上述工程類合同外的合同（銷售合同、人事合同除外）4、各部門職責(zé)：4.1 業(yè)務(wù)部門：4.1.1起草標(biāo)準(zhǔn)格式合同4.1.2組織洽談、簽署合同4.1.3提出合同會簽需求，提交給相關(guān)部門辦理會簽手續(xù)4.1.4負(fù)責(zé)本部門合同臺賬登記和管理4.1.5合同執(zhí)行4.1.6收集和提出合同變更解除申請4.2成本部、財務(wù)部4.2.1負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)格式合同的制定和合同簽訂前的相關(guān)條款審核4.3公司管理層4.3.1各分管副總負(fù)責(zé)審核所分管部門標(biāo)準(zhǔn)格式合同，所分管部門簽署的合同和合同的變更與解除申請；4.3.2總辦法務(wù)負(fù)責(zé)審核標(biāo)準(zhǔn)格式合同4.3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核標(biāo)準(zhǔn)格式合同、各個部門簽署的合同及合同變更解除申請。5、工作流程5.1 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的編制5.1.1各業(yè)務(wù)部門組織編寫標(biāo)準(zhǔn)合同文本 ，初步擬定后，填寫合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表報分管副總審核后，提交成本、財務(wù)、法務(wù)審核會簽。5.1.2標(biāo)準(zhǔn)合同審核部門收到標(biāo)準(zhǔn)文本后2個工作日內(nèi)必須提出審核意見，會簽時，各相關(guān)部門對相關(guān)條款與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)無誤后進(jìn)入下一階段審核。5.1.3業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核部門的審核意見對合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂并與相關(guān)部門充分溝通，確認(rèn)無誤后，報分管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.4批準(zhǔn)后的標(biāo)準(zhǔn)合同文本由總辦公布使用并存檔。5.1.5根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)及時修改標(biāo)準(zhǔn)合同文本。5.1.6標(biāo)準(zhǔn)文本僅供參考，隨業(yè)務(wù)情況，應(yīng)進(jìn)行具體修訂和調(diào)整。5.2單項合同簽訂和執(zhí)行5.2.1確認(rèn)合作方5.2.1.1合作方必須按各類相應(yīng)供應(yīng)商選擇管理流程的規(guī)定來選擇；5.2.1.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可直接接洽后，按本程序簽約。5.2.2合同草擬：5.2.2.1合同按如下原則草擬：已制訂并實施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，按標(biāo)準(zhǔn)文本草擬；設(shè)計類合同由設(shè)計部起草，組織洽談、簽約，成本、財務(wù)、總辦等參加。工程、設(shè)備類合同由成本部起草，組織洽談、簽約，總辦法務(wù)、工程部、財務(wù)部參加。營銷類合同由營銷部起草，組織洽談、簽約，總辦法務(wù)、成本、財務(wù)參加。管理類合同由相關(guān)部門起草，組織洽談、簽約，成本、財務(wù)、總辦法務(wù)參加。5.2.2.2采用標(biāo)準(zhǔn)文本，經(jīng)雙方協(xié)商，可修改、增加補充條款。5.2.2.3政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定，可按政府有關(guān)部門要求合同文本簽署。5.2.2.4 公司未制定或不宜采用標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。5.2.2.5業(yè)務(wù)部門在組織擬定合同條款或補充協(xié)議時，應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊全、文字清楚、表述規(guī)范，權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明細(xì)，日期、期限、數(shù)字準(zhǔn)確，應(yīng)包括：(1)合同名稱；(2)甲乙名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話；(3)甲乙方法人代表及合法代理人簽字、公司公章；(4)合同簽約日期；(5)標(biāo)的（內(nèi)容）；(6)數(shù)量、質(zhì)量；(7)價格或酬金（工程計價方式、工程款支付方式）(8)履約方式、地點、費用的承擔(dān)(9)違約責(zé)任（雙方權(quán)利及義務(wù)）(10)生效、失效條件(11)爭議解決方法(12)合同份數(shù)附件(13)保密條款（如需要）5.2.2.6如對方提供格式合同：業(yè)務(wù)部門應(yīng)檢查是否與招標(biāo)文件要求或投標(biāo)文件的承諾一致，再檢查上述條款是否齊全。5.2.3合同洽談：5.2.3.1當(dāng)通過招標(biāo)或其他合法途徑確定合同談判單位后，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及相關(guān)部門按以下規(guī)定進(jìn)行合同洽談；(1)談判前應(yīng)復(fù)核：簽約對方：法人資格，資信情況，經(jīng)營范圍、過往業(yè)績、代理權(quán)限進(jìn)行調(diào)查核實。(2)代理人簽約合同，必須出具書面授權(quán)委托書，對授權(quán)內(nèi)容和期限審核。(3)合同洽談前，需就談判準(zhǔn)備事項進(jìn)行安排 確認(rèn)談判目標(biāo) 確認(rèn)必要時可做出讓步 確認(rèn)我方及對方實際需求（或目標(biāo)）和強制（或約束）條款 確認(rèn)初步談判日程及談判內(nèi)容的先后次序 確認(rèn)談判人選、分工、談判原則等5.2.3.2業(yè)務(wù)部門整理談判資料及結(jié)論，起草合同，填寫合同會簽表報本部門分管副總審核，同意后進(jìn)行會簽和審核階段。5.2.4合同會簽和審核5.2.4.1各相關(guān)部門、成本部、財務(wù)部、總辦法務(wù)對合同進(jìn)行審核、會簽；5.2.4.2各核人在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本，各審核部門根據(jù)最終合同文本在審批表上簽署意見。5.2.4.3如審核部門對合同提出修改意見，業(yè)務(wù)部門必須重新組織與供應(yīng)商洽談，必要時各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后進(jìn)行修改。5.2.5合同審批和簽署5.2.5.1總辦將會簽后合同提交總經(jīng)理審批5.2.5.2總辦負(fù)責(zé)跟蹤相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)在審批時提出相關(guān)調(diào)整意見的落實情況，并在合同蓋章前做條款終審。5.2.5.3合同內(nèi)容在一頁以上，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。5.2.5.4合同雙方一般應(yīng)同時簽字蓋章，如不能同時簽字蓋章，應(yīng)避免在我方先行簽字蓋章，對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。5.2.5.5法律法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理登記、備案的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時辦理有關(guān)手續(xù)。5.2.5.6合同簽字蓋章后，總辦文員存檔，成本部對合同進(jìn)行拆分后下發(fā)相關(guān)部門。5.2.5.7合同按公司規(guī)定統(tǒng)一編號后，總辦建立合同臺賬，并對該合同進(jìn)行分發(fā)，合同一式四份，甲乙雙方各兩份，分別為合同原件和副本，總辦保持合同原件，財務(wù)保持副本一份，各相應(yīng)部門下發(fā)合同復(fù)印件，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時在本部門合同管理臺賬內(nèi)登記。5.2.6合同履行和檢查5.2.6.1合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤5.2.6.2合同簽訂后，總辦負(fù)責(zé)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督。5.2.6.3在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約，或合同可能發(fā)生有關(guān)爭議時，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人員須及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并請示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。5.2.6.4合同履行過程中，需對來往函件或單據(jù)進(jìn)行簽字的，按合同規(guī)定辦理。如合同未規(guī)定，按合同審批流程辦理。5.2.6.5合同履行過程中，對包括工程類各項付款按相關(guān)流程執(zhí)行。5.3合同變更和解除5.3.1合同訂立后，因主觀條件發(fā)生，我方或?qū)Ψ教岢鲎兏蚪獬贤瑧?yīng)先進(jìn)行初步溝通接觸5.3.2合同執(zhí)行經(jīng)辦人員向部門經(jīng)理請示，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核.5.3.2.1如分管領(lǐng)導(dǎo)不同意，則按原合同執(zhí)行5.3.2.2如分管領(lǐng)導(dǎo)同意，則由業(yè)務(wù)部門填寫合同變更提交審核。相關(guān)部門（成本、財務(wù)）對變更或解除、影響進(jìn)行論證，簽署相關(guān)意見提交總經(jīng)辦審核后交總經(jīng)理審批，如總經(jīng)理不同意變更，則按原合同執(zhí)行。如總經(jīng)理同意，則由業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門根據(jù)申請需求提出方的不同負(fù)責(zé)后續(xù)事務(wù)辦理。5.3.3對于對方提出變更或解除合同需求的，直接與對方重新簽署合同或補充協(xié)議或解除原合同。5.3.4對于我方提出變更或解除合同需求的，還需與對方商洽，如多次商洽無法達(dá)成一致，則停止變更或解除，仍按原合同執(zhí)行，如對方同意則與其重新簽署合同或解除原合同。5.3.5法律、法規(guī)規(guī)定變更或解除合同應(yīng)辦理批準(zhǔn)、登記手續(xù)的，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人應(yīng)該及時辦理有關(guān)手續(xù)。5.3.5.1合同簽字蓋章后，總辦文員存檔，成本部對合同進(jìn)行拆分后下發(fā)相關(guān)部門。5.3.5.2合同按公司規(guī)定統(tǒng)一編號后，總辦建立合同臺賬，并對該合同進(jìn)行分發(fā)，合同一式四份，甲乙雙方各兩份，分別為合同原件和副本，總辦保持合同原件，財務(wù)保持副本一份，各相應(yīng)部門下發(fā)合同復(fù)印件，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時在本部門合同管理臺賬內(nèi)登記。54合同歸檔：最終執(zhí)行完畢的合同及合同審批過程中的合同擬稿、修改審核意見、合同會簽表及合同原件統(tǒng)一歸檔。5.5合同會簽過程中各部門的審核審批職責(zé)和權(quán)限：5.5.1工程類合同（開發(fā)、設(shè)計、工程、項目）經(jīng)辦人，部門經(jīng)理、分管副總在評審合同過程中，應(yīng)首先對合同可行性負(fù)責(zé)，再針對不同的合同，對施工過程中的技術(shù)指標(biāo)，技術(shù)施工風(fēng)險控制點，施工日期、工藝、工序、質(zhì)量要求，驗收標(biāo)準(zhǔn)、對施工單位的特殊要求、采購設(shè)備的規(guī)格、型號、材質(zhì)、質(zhì)量和驗收標(biāo)準(zhǔn)等負(fù)責(zé)。5.5.2其他類合同（營銷、成本、財務(wù)、物業(yè)、行政）應(yīng)首先對可行性負(fù)責(zé)，再對合同涉及的技術(shù)指標(biāo)、工藝、對供方特殊要求負(fù)責(zé)。5.5.3成本部：負(fù)責(zé)對所有涉及工程、裝修、物資采購、市場營銷等相關(guān)業(yè)務(wù)的工程價款進(jìn)行預(yù)算審核，即對合同中單價、總金額及付款方式進(jìn)行審核并承擔(dān)責(zé)任，同時對成本部作為發(fā)起部門，簽訂的合同的可行性負(fù)責(zé)。5.5.4財務(wù)部：審核合同時應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)管理制度和資金預(yù)決算狀況對合同草稿中涉及資金支付和稅費問題進(jìn)行審核，簽署書面意見，同時對財務(wù)部作為發(fā)起部門簽訂的經(jīng)濟(jì)合同的可行性負(fù)責(zé)，財務(wù)工作人員應(yīng)嚴(yán)格按合同中約定的條款支付款項，不得