辦公文秘_秘書人員人際關(guān)系處理方式和準(zhǔn)則

秘書的人際關(guān)系與協(xié)調(diào) 要求 了解秘書人員特殊的社會(huì)關(guān)系 掌握處理人際關(guān)系的方式與準(zhǔn)則 重點(diǎn)在于秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的處理 并掌握必要的協(xié)調(diào)原則和方法 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 張廠長(zhǎng)三十有五 象茅盾筆下的白楊一般高大挺拔 質(zhì)樸無華 他的胡子又濃又硬 勞累過度的眼里總布滿血絲 下級(jí)有個(gè)病痛 他忙到半夜也要親自看望 誰(shuí)要在工作上打馬虎眼 他粗大的嗓門會(huì)叫人受不了 他的三個(gè)秘書都先后被他氣走 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 第一位女秘書為了給他留下深刻美好的第一印象 著意修飾和包裝了一番 沒想到他見面點(diǎn)個(gè)頭就再不看人家一眼 那漂亮的女秘書無話找話地跟他搭腔 請(qǐng)他多指導(dǎo) 多幫助 多關(guān)照 有什么不對(duì)的地方多提意見 沒想到他一開口就甩出了一顆炸彈 我的第一個(gè)意見是別這樣花里胡哨的 你這樣坐在那里 叫我是看文件還是看你 職工看我這是談工作還是看服裝模特兒 氣得那姑娘扭頭就跑了出去 還帶著哭腔罵他是 二百五 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 第二個(gè)秘書是男大學(xué)生 起草的第一份講話稿就被他扔到一邊 他吼道 你讓我上臺(tái)去是朗誦詩(shī)歌還是去作工作報(bào)告 光大話空話漂亮話能換來效益 沒吃過肉也看過豬走 你讀了幾十年書就沒聽過報(bào)告 你們校長(zhǎng)的工作報(bào)告就象你這玩藝兒 那小伙子要不是看他人高馬大 真要甩了飯碗跟他較量拳頭上的功夫 第三位是個(gè)機(jī)關(guān)干過多年的干部 那人圓滑老練 對(duì)廠長(zhǎng)點(diǎn)頭哈腰 送茶敬煙 無微不至 對(duì)群眾不冷不熱 官味十足 干了三天 張廠長(zhǎng)給他開了一個(gè)月的工資讓他走人 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 這次把我從技術(shù)科調(diào)來給他當(dāng)秘書 有人勸我別去 說張廠長(zhǎng)難侍候 有人說他心眼好就是脾氣不好 你性格清高 肯定與他合不來 還是不去為好 我是學(xué)技術(shù)的 本無意搞行政 但聽了張廠長(zhǎng)的一些傳奇故事后 倒想去見識(shí)見識(shí) 我不相信他是使人望而生畏的活閻王 也不相信他是救苦救難的活觀音 第一天到他那去上班 完全是規(guī)范化的 您好 我叫張惠 由技術(shù)科調(diào)來 我說 您好 歡迎 他禮貌地說 看來不象傳說中那么可怕 你的工作范圍由辦公室主任向你交待 他說 那好 我去請(qǐng)示辦公室主任 我說 好的 再見 再見 他把我送到門口 給我的第一印象還算不錯(cuò) 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 第二天 他通知我隨他去與外商洽談技術(shù)合作項(xiàng)目 早上九點(diǎn)半出發(fā) 同行的有總工和外請(qǐng)的翻譯 這個(gè)項(xiàng)目 我在技術(shù)科早知道 方案也是我在總工指導(dǎo)下制訂的 現(xiàn)在還只八點(diǎn) 我就到技術(shù)科再準(zhǔn)備一下資料 一陣急驟的電話鈴聲 同事說 張惠 廠長(zhǎng)找你 小心點(diǎn) 火氣可大哩 張惠嗎 上班時(shí)間 串什么門 我讓你在辦公室等著 九點(diǎn)半出發(fā) 你到處跑什么 廠長(zhǎng)在電話中吼道 我也火了 不是還沒到九點(diǎn)半嗎 但還是忍住 談判取消 他說 為什么 就為我不在辦公室 我問 我沉默著 那倒不是 廠長(zhǎng)的怒氣小了些 說 總工住院了 翻譯也因事不能來 怎么談呢 您已經(jīng)通知對(duì)方推遲了談判嗎 我問 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 正在為此發(fā)愁哩 若推遲了 對(duì)方可能會(huì)去找新的合作伙伴 競(jìng)爭(zhēng)這個(gè)項(xiàng)目的可不少 從語(yǔ)氣中 他正為此事著急 我原諒了他對(duì)我發(fā)火 請(qǐng)您等著 我馬上過來 看能不能想點(diǎn)辦法 我掛了電話就到他的辦公室 您對(duì)這個(gè)項(xiàng)目熟不熟悉 我問 主要內(nèi)容清楚 有些細(xì)節(jié)不很熟悉 他說 細(xì)節(jié)和全部?jī)?nèi)容我都熟悉 我參加過這個(gè)方案的起草 我很自信地說 張廠長(zhǎng)眼睛一亮 馬上又暗了下來說 可翻譯沒來 外商不是美國(guó)佬嗎 我問 是的 但我的英語(yǔ)看點(diǎn)資料還行 會(huì)話就不行了 他誠(chéng)實(shí)地說 我想 我能行 我覺得沒有必要謙虛 真的 廠長(zhǎng)一下子高興得跳起來 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 是的 我肯定地說 那太好了 太好了 他拍著我的肩膀 看那激動(dòng)的樣子 簡(jiǎn)直想擁抱我哩 我退后兩步 平靜地說 廠長(zhǎng) 全部資料我都拿著了 現(xiàn)在九點(diǎn) 是不是準(zhǔn)備出發(fā)了 對(duì) 對(duì) 準(zhǔn)備出發(fā) 他好象意識(shí)到自己的失態(tài) 自我解嘲地嘿嘿笑了笑 撥電話要車 一路上 他濤濤不絕地談這合作項(xiàng)目的重要性 談企業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)景 一點(diǎn)也不象傳說里的冷面硬漢 他講的內(nèi)容 盡管我都知道 我還是靜靜地當(dāng)他的聽眾 不時(shí)點(diǎn)頭表示贊同和理解 談判成功了 我又當(dāng)翻譯又和老外談技術(shù)合作的細(xì)節(jié) 他把關(guān)決斷 配合得十分默契 由于我對(duì)對(duì)方的情況十分了解 還適當(dāng)?shù)胤Q贊了幾句對(duì)方技術(shù)成就和經(jīng)濟(jì)實(shí)力 對(duì)方代表十分高興 伸著大姆指用簡(jiǎn)單的華語(yǔ)說 張先生 我羨慕您呀 您的秘書才華出眾 年輕漂亮 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 回廠的路上 張廠長(zhǎng)象個(gè)活潑的孩子 學(xué)著老外的腔調(diào) 張先生 我羨慕您呀 您的秘書 廠長(zhǎng) 是不是到醫(yī)院去看看總工 我故意轉(zhuǎn)移話題 我們?nèi)グ颜勁薪Y(jié)果告訴他 讓他也高興高興 對(duì) 對(duì) 得去看總工 到前面商店去買點(diǎn)營(yíng)養(yǎng)品送去 他可是為廠里累病的呀 他臉上流露出對(duì)總工深厚的友誼 從醫(yī)院出來 廠長(zhǎng)對(duì)我說 小張 肯不肯賞光讓我請(qǐng)你吃午飯 是不是下午還請(qǐng)我去跳舞 看電影什么的 我歪著頭問 當(dāng)然可以 你是大功臣嘛 就是總工和翻譯去了 結(jié)果也不會(huì)比這更好 他還不忘夸我 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 不過 下午我還得把資料整理一下 您明天早上不是要開廠務(wù)擴(kuò)大會(huì)嗎 會(huì)上要發(fā)的資料也得清理一下 我說 那就以后慰勞你吧 一談工作 他就認(rèn)真了 我的講話我自己準(zhǔn)備 你是不是代替總工就技術(shù)方面的問題發(fā)個(gè)言 我說 總工不是堅(jiān)持明天要趕回廠嗎 還是讓他講適合些 他講的材料我去準(zhǔn)備 那樣也好 他說 張廠長(zhǎng)對(duì)我要親切多了 但我卻不愿和他套近乎 有事多合作 事后各干各 服務(wù)歸服務(wù) 感情不糾葛 沒事成天圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn) 一則費(fèi)時(shí) 二則壞事 三則無聊 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 廠里不少觀察家議論 張惠有何妙法 把廠長(zhǎng)給制服了 張廠長(zhǎng)對(duì)她不敢馬虎 一陣經(jīng)濟(jì)風(fēng)暴刮來 市場(chǎng)疲軟 廠里生產(chǎn)出的產(chǎn)品積壓 張廠長(zhǎng)急得茶不飲 飯不吃 人也瘦了一圈 火氣更大了 人們都知道他是在為全廠千把口職工操心焦慮 被他吼幾句也就算了 都躲得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的 一怕惹他心煩 二怕招來沒趣 他已兩天沒吃飯了 我買了一只燒雞 兩瓶啤酒 一斤肉包子 走進(jìn)他的辦公室 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 廠長(zhǎng) 我請(qǐng)客 請(qǐng)您干一杯 我說 為啥 他瞪著眼問 為我們上次談判成功干杯 他臉上露出了笑容說 對(duì) 對(duì)咬掉蓋 就往嘴里灌 這杯酒我干 他抓起酒瓶 慢慢來 我奪下啤酒瓶說 您是廠長(zhǎng) 要懂點(diǎn)禮儀 今天是我請(qǐng)客 要客隨主便 請(qǐng)先用菜 我撕下一只雞腿 遞給他 他瞪了我一眼說 你的名堂可不少 接過雞腿就咬 請(qǐng)吃肉包子 趁熱吃 我指揮著就餐進(jìn)程 他一手抓兩個(gè) 兩口吃一個(gè) 狼吞虎咽 他太累了 也太餓了 我似乎有點(diǎn)可憐他了 來 廠長(zhǎng) 我敬您一杯 為我們廠順利渡過難關(guān) 干 干 他一飲而盡 這時(shí) 總工提著一只烤鴨進(jìn)來 我也敬你一杯 為我們絕路逢生 總工說 絕路逢生 廠長(zhǎng)吃驚地問 你還不知道 張惠通過上次技術(shù)合作的外商介紹 找到個(gè)外銷門路 總工說 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 張廠長(zhǎng)一下子跳起來 抓著我問 真的 你怎么沒告訴我 放開我 我甩開他的手 事情還沒結(jié)果哩 先報(bào)喜報(bào)功有什么用 約定明天正式簽約 總工和我這不是來向您匯報(bào)嗎 我們怕您餓了幾天明天談判沒精神 特地來給你增加點(diǎn)能量 這還是總工的意見哩 我躲到總工身邊 怕廠長(zhǎng)一激動(dòng)又來抓人 別把功勞往我身上堆 總工說 我老頭子對(duì)老伴都沒有這么細(xì)心 一切都是張惠的安排 張廠長(zhǎng)一聽喜訊 食欲大增 把一只雞 一只鴨 一斤包子吃了個(gè)精光 我想 他遠(yuǎn)方的妻子要是知道他餓成了這個(gè)樣子 一定會(huì)心疼得落淚 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 張廠長(zhǎng)還要把剩下的一瓶啤酒喝光 我一下子把酒瓶拿過來裝進(jìn)了包里 說 留著您晚飯時(shí)喝吧 下午還要研究明天的談判方案哩 那好 他一抹嘴 不等我動(dòng)手就把吃剩的雞鴨骨頭全部打掃干凈 他還親自為我和總工倒了杯茶水 說 看來我這個(gè)人還是脫離了群眾 應(yīng)該早些和大家商量 他十分誠(chéng)懇地自我批評(píng) 廠長(zhǎng) 您的責(zé)任感 事業(yè)心和辦事魄力 我們大家都是很佩服的 但希望您注意 全體職工都是您風(fēng)雨同舟的戰(zhàn)友 您不僅要指揮我們一起工作 還應(yīng)該調(diào)動(dòng)群眾的智慧 讓大家和您一起為企業(yè)操心啊 我坦率地說出了自己的意見 張惠說的有道理啊 總工說 你這個(gè)人什么都好 就是這臭脾氣 脫離群眾 要改改啊 是要改 一定改 他聽話得象個(gè)小學(xué)生 案例1 冷熱之道 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 外銷合同簽訂了 張廠長(zhǎng)拉著我和總工說 我請(qǐng)客 我們?nèi)ズ纫槐?對(duì)不起 我轉(zhuǎn)身溜開 遠(yuǎn)遠(yuǎn)地對(duì)他說 晚上和男朋友有個(gè)約會(huì) 讓總工陪您去喝吧 他笑著搖了搖頭 拉著總工高高興興地喝酒去了 我哪有什么男朋友 我只是覺得 領(lǐng)導(dǎo)也是人 在他為難的時(shí)候 作為秘書應(yīng)該親近一點(diǎn) 熱情一點(diǎn) 盡量地幫他分憂 在他成功的時(shí)候 高興的時(shí)候 應(yīng)該離遠(yuǎn)一點(diǎn) 冷靜一點(diǎn) 盡量使他保持清醒 分析思考 1 細(xì)讀案例 分析幾位秘書與張廠長(zhǎng)的關(guān)系 2 前三位秘書與張廠長(zhǎng)處理不好關(guān)系 從秘書的角度分析 主要原因是什么 秘書張惠與廠長(zhǎng)能保持和諧的關(guān)系 有何成功之處 簡(jiǎn)要分析 1 秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的正確定位秘書是領(lǐng)導(dǎo)的耳目 助手和參謀 又是智囊和管家 領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)圓心 秘書則是環(huán)繞圓心的圓周軌道上運(yùn)行的各個(gè)點(diǎn) 領(lǐng)導(dǎo)工作是一條主線 秘書工作則是圍繞主線上下 左右 前后同步行進(jìn)的一條曲線 沒有領(lǐng)導(dǎo) 秘書也就沒有存在的必要 沒有領(lǐng)導(dǎo)工作 秘書工作也就沒有存在的必要 因此 秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)工作 為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行全方位的服務(wù) 除輔佐決策外 還包括參謀咨詢 溝通信息 加強(qiáng)協(xié)調(diào)和各種秘書實(shí)務(wù)等 在這一切過程中秘書必須服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作的 始終處于中介 輔助的地位 做到參謀而不決策 分憂而不分權(quán) 自尊而不自大 要堅(jiān)持對(duì)事不對(duì)人 一切對(duì)黨和人民負(fù)責(zé) 簡(jiǎn)要分析 2 秘書與領(lǐng)導(dǎo)處理關(guān)系應(yīng)把握的原則人格地位上的平等關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)與秘書都是國(guó)家的公民 都享有憲法規(guī)定的平等權(quán)利和承擔(dān)同等的義務(wù) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 應(yīng)當(dāng)建立在公民的人格平等的基礎(chǔ)之上 實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)中的同事關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)與秘書在事業(yè)發(fā)展目標(biāo)上和各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)上是一致的 為了實(shí)現(xiàn)共同的事業(yè)目標(biāo)和任務(wù)目標(biāo) 兩者是相互配合的同事 必須密切配合 簡(jiǎn)要分析 2 秘書與領(lǐng)導(dǎo)處理關(guān)系應(yīng)把握的原則工作職能上的上下級(jí)主輔關(guān)系秘書工作屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸 在工作實(shí)踐中 領(lǐng)導(dǎo)者是上級(jí) 處于主體地位 秘書是下級(jí) 處于輔助地位 主輔配合默契 關(guān)系和諧 工作能有效開展 工作過程上的主從關(guān)系工作過程中 領(lǐng)導(dǎo)處于主動(dòng)地位 發(fā)動(dòng) 推動(dòng)工作 秘書處于被動(dòng)地位 輔助領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行任務(wù)和操辦事務(wù) 為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù) 簡(jiǎn)要分析 2 秘書與領(lǐng)導(dǎo)處理關(guān)系應(yīng)把握的原則工作溝通上的雙向交流關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)與秘書工作溝通 既有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的指示 指導(dǎo) 又有秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的請(qǐng)示 匯報(bào) 既有領(lǐng)導(dǎo)者向秘書了解情況 征求意見和建議 又有秘書向領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)參謀 提供可行方案等 只有建立和保持了這種密切的雙向溝通關(guān)系 領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔配合才能有效 只有加強(qiáng)這種雙向溝通 才能使領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的主輔配合 逐漸達(dá)到配合默契的程度 簡(jiǎn)要分析 2 秘書與領(lǐng)導(dǎo)處理關(guān)系應(yīng)把握的原則工作績(jī)效上的一體關(guān)系秘書工作的績(jī)效 蘊(yùn)含在領(lǐng)導(dǎo)工作的績(jī)效之中 因此 領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書指導(dǎo)有方 促進(jìn)秘書提高工作績(jī)效 實(shí)際上也是在提高領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效 秘書立足本職主動(dòng)提供有效的輔助和服務(wù) 促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效 同樣也是在提高自身的工作績(jī)效 簡(jiǎn)要分析 3 總之 秘書不是一個(gè)干不久的吃青春飯的工作 做好秘書工作 要求秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 具備良好素質(zhì) 做到a 沒有權(quán)力欲 常言 不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵 這句話在秘書這個(gè)行當(dāng)是不適用的 不當(dāng)二首長(zhǎng) b 做事干練 能嚴(yán)守機(jī)密 秘書是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人 領(lǐng)導(dǎo)的一些個(gè)人行為不可能全部避開秘書的眼睛 他們的喜怒哀樂也會(huì)情不自禁地流露 如果秘書不注意守密 會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)的工作被動(dòng) c 具有較強(qiáng)的聽知能力和文字處理能力 要能聽得懂領(lǐng)導(dǎo)的話 領(lǐng)會(huì)得了領(lǐng)導(dǎo)的意圖 并有能力將其組織成文字 d 熟練操作各種辦公自動(dòng)化設(shè)備 主動(dòng)熱情 遵守紀(jì)律 性情隨和 外交型的人才做秘書 將使領(lǐng)導(dǎo)左右逢源 當(dāng)然 秘書要正確接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 并正確地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) 需要做到 要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看問題 就是說要 高站一步 看問題的角度要高 領(lǐng)導(dǎo)看問題主要有三個(gè)突出特點(diǎn) 一是謀全局 想大事 二是抓中心環(huán)節(jié) 尋找突破口 三是關(guān)注熱點(diǎn) 難點(diǎn)和敏感問題 我們站在領(lǐng)導(dǎo)角度看問題 就是要站在全局的高度 站在抓大事的高度 首先想一想 假如我是一個(gè)負(fù)責(zé)同志 對(duì)這個(gè)問題應(yīng)該怎么看 怎么辦 注重什么 贊同什么 反對(duì)什么 從而使我們思考 研究的問題 接近領(lǐng)導(dǎo)的思路 秘書正確接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 基本要領(lǐng)是 從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 當(dāng)然 還要要站在群眾的角度看問題 群眾對(duì)問題的看法 具有三個(gè)特點(diǎn) 一是務(wù)實(shí) 講具體的不講籠統(tǒng)的 講實(shí)在的不講抽象的 也就是講實(shí)招 求實(shí)效 不擺花架子 二是尖銳 一針見血 切中時(shí)弊 三是往往從切身利益出發(fā) 反映的問題多是熱點(diǎn)和敏感問題 站在群眾角度看問題 就是站在客觀實(shí)際的角度 站在基層的角度 觀察分析問題 也就是 從下看上 這樣 才會(huì)使我們看問題更全面 更真實(shí) 提出的辦法和措施更實(shí)際 更有針對(duì)性 才能站得高 看得遠(yuǎn) 站得牢 看得實(shí) 才能眼觀六路 耳聽八方 從而獲得真知灼見 案例2 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 總公司派車到外地拉回一批活魚 分給職工過春節(jié) 各專業(yè)廠 各部門的魚都分下去了 剩下是總公司機(jī)關(guān)的 照例由辦公室負(fù)責(zé)分配 照理說秤桿一提 平均分配這事好辦 可是魚有大小 都是活的 難以平分 掌秤的秘書小王提出 將魚分堆編號(hào) 大體上差不多份量 然后按號(hào)做好紙簽 誰(shuí)抓住哪個(gè)號(hào) 就得哪一堆 機(jī)會(huì)面前人人平等 小秘書 小干事 打字員 勤雜工 副科 正科都鼓掌 要是按職務(wù)高低分 吃虧的肯定是他們 副處級(jí)干部無所謂 不在人前也不落人后 怎么分也是差不多 處長(zhǎng)主任們也不好說什么 堂堂七品官兒 為幾條魚兒去爭(zhēng)豈不掉價(jià) 處級(jí)以上的干部忙著大事根本沒注意這些小事 案例2 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 小王的提議本來已通過了 辦公室副主任老楊卻發(fā)話了 我看總經(jīng)理 副總經(jīng)理 書記 副書記以及總工程師 總經(jīng)濟(jì)師 總會(huì)計(jì)師等總公司領(lǐng)導(dǎo)是不是優(yōu)先提幾條大魚 領(lǐng)導(dǎo)工作忙 擔(dān)子重 吃點(diǎn)好點(diǎn)大點(diǎn)的魚 也不算過份 不要搞平均主義嘛 此言一出 熱鬧的分魚場(chǎng)面馬上就靜了下來 誰(shuí)也不好再說什么 誰(shuí)也不愿再說什么 小王把秤桿一放 不聲不響地溜到一邊去了 分魚本來是件小事 企業(yè)效益好 誰(shuí)手里都有的是買魚買肉的錢 可是 聽了辦公室副主任老楊的話 大伙象吞了一顆酸棗兒 心里就是不舒服 公開拍馬屁也不臉紅 拿下級(jí)的利益巴結(jié)上司也不知羞 反正他姓楊的是個(gè)副處 自己不損失一分一毫 不過是借花獻(xiàn)佛 老楊見小王丟了秤桿兒 他當(dāng)仁不讓拿起秤說 大家沒意見 我就開秤噦 慢 辦公室主任老張說 案例2 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 我看還是按大家擁護(hù)的小王提的方案辦好 至于總公司領(lǐng)導(dǎo) 國(guó)家已經(jīng)按職務(wù) 職稱給他們付了勞動(dòng)報(bào)酬 這魚是公司發(fā)的春節(jié)福利 大家一樣 圖個(gè)熱鬧 象過年一樣 一家子不吃兩樣飯 同志們 我們都是機(jī)關(guān)干部 是協(xié)助總公司領(lǐng)導(dǎo)開展工作的 我們愛護(hù)領(lǐng)導(dǎo) 首先應(yīng)該從思想上愛護(hù) 正象他們關(guān)心我們 首先從思想上關(guān)心一樣 領(lǐng)導(dǎo)們也是人 特別是新一代領(lǐng)導(dǎo)人 都是和我們年齡 學(xué)歷 資歷差不多少的普通人 只有職位的差別 沒有尊卑之分 如果我們這些領(lǐng)導(dǎo)身邊的人處處在物質(zhì)上 利益上 榮譽(yù)上讓他們優(yōu)先 他們中就有人自然而然地認(rèn)為對(duì)他們優(yōu)先是應(yīng)該的 就會(huì)感到優(yōu)先索取心安理得 沒得到優(yōu)先就會(huì)不高興 就會(huì)用權(quán)撈利 久而久之 我們這些人就會(huì)用 優(yōu)先 養(yǎng)出騎在群眾頭上的老爺 封建時(shí)代也有 先天下之憂而憂 后天下之樂而樂 的清官 為什么我們共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要在物質(zhì)利益上比群眾處處優(yōu)先呢 魯迅先生說對(duì)文學(xué)青年不要 捧殺 我們事事對(duì)領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先 實(shí)際上是害了領(lǐng)導(dǎo) 分魚場(chǎng)上 暴發(fā)出一陣熱烈的掌聲 案例2 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 說得好 我絕不要優(yōu)先 總經(jīng)理不知什么時(shí)候來到分魚場(chǎng) 病人老人我們已經(jīng)照顧了 我五十不到 正是中年 身體壯實(shí) 要你們優(yōu)先個(gè)啥 張主任說的話 值得同志們深思 也值得當(dāng)頭頭的好好想一想 說句不客氣的話 要是你們把我們 優(yōu)先 成了貪官 你們就成了不折不扣的 狗腿子 爪牙 請(qǐng)諸位注意 狗腿子 爪牙 和貪官的名聲可一樣是千夫所指 臭不可聞的啊 在場(chǎng)的人一陣哄笑 又是一陣熱烈的掌聲 我建議 總公司黨委書紀(jì)也來到分魚場(chǎng) 他說 把今天張主任和總經(jīng)理的講話 寫一份公司簡(jiǎn)報(bào) 題目就叫 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 你們說好不好 好 在場(chǎng)的人一致響應(yīng) 案例2 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 總經(jīng)理對(duì)書記說 老搭檔 今天咱倆在操作上配合一次 我抓魚 你掌秤 平時(shí)大家為我們工作服務(wù) 今天我倆也來為大家服務(wù)服務(wù) 你看如何 好 正合我意 書記說 不過 我聲明 我要是碰運(yùn)氣分了條大活魚 就獎(jiǎng)給這次 分魚場(chǎng)上人人平等 方案的提出者小王秘書 獎(jiǎng)勵(lì)他的這個(gè)發(fā)明 我分的魚無論大小 都獎(jiǎng)給張主任 獎(jiǎng)勵(lì)他提出的 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 秘書小王高興地跳了起來 我得獎(jiǎng)啦 這個(gè)獎(jiǎng)比得了諾貝爾獎(jiǎng)還有意義 下班后 大家提著分得的活魚回家 滿心歡喜 因?yàn)檫@魚特別珍貴 分析思考1 副主任老楊的 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先論 的發(fā)表后 為什么會(huì)出現(xiàn)冷場(chǎng) 若按照老楊的方案 是否僅造成分魚不公 2 辦公室主任老張的 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先的悖論 的講話 為什么會(huì)得到群眾的掌聲和領(lǐng)導(dǎo)的贊賞 3 從總經(jīng)理和黨委書記的講話中 分析領(lǐng)導(dǎo)需要秘書怎樣輔助 簡(jiǎn)要分析 和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人際環(huán)境氛圍 秘書不僅要珍惜和利用和諧的人際環(huán)境 而且應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成和優(yōu)化良好的人際環(huán)境 要站在領(lǐng)導(dǎo)和群眾角度看問題 大事站在領(lǐng)導(dǎo)的角度進(jìn)行謀劃 小事站在群眾角度進(jìn)行處理 加強(qiáng)上情下達(dá) 下情上達(dá) 左右溝通 內(nèi)外溝通 促進(jìn)人與人之間的相互理解與信任 促進(jìn)相互支持與配合 將貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖與真實(shí)反映群眾意愿有機(jī)結(jié)合起來 加強(qiáng)團(tuán)體意識(shí) 把服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作與服務(wù)于全體組織成員相結(jié)合 促進(jìn)共識(shí) 整合整體利益 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與群眾的聯(lián)系 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善處理各種矛盾和問題 化解各種隔閡 謀求協(xié)調(diào)與和諧 逐漸形成和諧的人際關(guān)系 從而開發(fā)群體潛能 激發(fā)群眾開拓事業(yè)的熱情和干勁 推動(dòng)事業(yè)快速健康和諧發(fā)展 總之 秘書要感覺敏銳 善于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征 對(duì)周圍發(fā)生的事 能夠見微知著 一葉知秋 這樣才能爭(zhēng)取主動(dòng) 提高效率 要做到這一點(diǎn) 必須下功夫做有心人 要經(jīng)常看書學(xué)習(xí) 思考問題 要多接觸各方面的情況 及時(shí)了解基層員工在想什么 部門領(lǐng)導(dǎo)在想什么 老總在想什么 做到胸中有數(shù) 超前思維 本章的主要討論內(nèi)容 一 秘書人員的社會(huì)活動(dòng) 社會(huì)地位與角色意識(shí)二 秘書人員人際關(guān)系的內(nèi)容 種類三 秘書人員人際關(guān)系處理方式和準(zhǔn)則四 秘書人員人際關(guān)系處理要求 1 秘書與主管上司的關(guān)系 2 秘書與一般同事的關(guān)系 3 秘書的其他業(yè)緣關(guān)系五 秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 原則 步驟和方法 一 秘書人員的社會(huì)活動(dòng)與社會(huì)地位 秘書人員 泛指為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人提供一系列綜合輔助性服務(wù)的各類人員 包括名義上和實(shí)質(zhì)上從事秘書工作或秘書性工作的各類人員 1 秘書人員社會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn) 復(fù)雜化 辦公室事務(wù) 室外聯(lián)系工作 訪問調(diào)研多樣化 傳達(dá)指示 督促檢查工作 獲取信息重要性 出入各種場(chǎng)合 接觸各行各業(yè)的人這是由于秘書多重社會(huì)角色決定的 2 秘書人員社會(huì)活動(dòng)的角色 廣泛性 1 領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀 秘書是領(lǐng)導(dǎo)的幕僚 咨詢?nèi)藛T和參謀 秘書思維是領(lǐng)導(dǎo)思維的補(bǔ)充和延伸 輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù) 或直接在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理機(jī)關(guān)發(fā)生的行政公務(wù)是秘書人員的首要職責(zé) 2 日常事務(wù)的助手 秘書直接承擔(dān)和處理機(jī)關(guān)中與領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有關(guān)的各種事務(wù)活動(dòng) 為領(lǐng)導(dǎo)分身 擋小事 使領(lǐng)導(dǎo)擺脫行政事務(wù)的糾纏 能夠集中精力抓大事 進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策活動(dòng) 2 秘書人員社會(huì)活動(dòng)的角色 廣泛性 3 信息溝通的樞紐 在上級(jí) 平級(jí)與下級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)與群眾的多維關(guān)系中 秘書是傳遞文件 溝通信息情況的載體 負(fù)責(zé)疏通政務(wù)溝通渠道 使上情下達(dá) 下情上達(dá) 密切領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與部門單位 與社會(huì)組織 與其他社會(huì)成員之間的關(guān)系 同時(shí) 秘書人員也是領(lǐng)導(dǎo)的信息資料庫(kù) 負(fù)有搜集 掌握 儲(chǔ)存大量經(jīng)濟(jì) 行政 社會(huì)信息 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供必要情況的責(zé)任 并掌管機(jī)關(guān)文書 檔案等與信息資料有關(guān)的工作 2 秘書人員社會(huì)活動(dòng)的角色 廣泛性 4 決策 決定 的督辦員 在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出的決策 決定頒布實(shí)施以后 秘書直接負(fù)有檢查 督辦 催辦 落實(shí)的義務(wù)和權(quán)利 5 領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動(dòng)的組織者和隨員 在以集會(huì) 慶典 宴請(qǐng) 接待 應(yīng)酬等公共關(guān)系活動(dòng)為表現(xiàn)形態(tài)的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)中 秘書是秉承領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體組織者 在正式活動(dòng)場(chǎng)合則要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的隨員 總之 秘書既有共性角色 配角 助手 參謀 耳目 喉舌 樞紐 幕后英雄 又有個(gè)性角色 有條件的主角 不同組織 職位 類別的秘書 有不同的行為要求和主動(dòng)意識(shí) 同時(shí) 秘書活動(dòng)過程 方式和結(jié)果 取決于秘書的主觀能動(dòng)性 經(jīng)驗(yàn)和能力 才華和魅力 不是由領(lǐng)導(dǎo)上司能一一規(guī)定的 3 秘書人員特殊的社會(huì)地位 先賦地位 依附性 從產(chǎn)生角度而言 秘書是配角地位 社會(huì)規(guī)范賦予了其應(yīng)有地位 后成地位 贏得性 依靠個(gè)人的聰明才智和努力 贏得社會(huì)的認(rèn)可 因此 秘書個(gè)體素質(zhì)和修養(yǎng)很重要 二 秘書人員人際關(guān)系的內(nèi)容和種類 人際關(guān)系 也稱人群關(guān)系 是指人們?cè)谶M(jìn)行物質(zhì)交往和精神交往過程中發(fā)生 發(fā)展和建立起來的人與人之間的關(guān)系 秘書人際關(guān)系 是指秘書在開展工作過程中所發(fā)生的交往關(guān)系 它是具有社會(huì)性和職業(yè)性的業(yè)緣關(guān)系 內(nèi)容 包括與上級(jí) 平級(jí)和下級(jí)以及外界之間的關(guān)系 種類 有和諧型 淡漠型和緊張型 理想的人際關(guān)系 應(yīng)是一種充滿親密 和諧 團(tuán)結(jié) 協(xié)作的氛圍 具有凝聚力 向心力和感召力的人際環(huán)境 因此 秘書人員要努力創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系 三 秘書人員處理人際關(guān)系的基本準(zhǔn)則與方式 1 基本準(zhǔn)則 尊重 禮貌和禮儀樂于助人贊美他人寬容與體諒公允 2 方式 1 恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言 善于表達(dá)和溝通 贊美 批評(píng)藝術(shù) 2 得體的舉止 語(yǔ)氣 體態(tài)和手勢(shì) 3 平等尊重 4 樂于助人 精神或物質(zhì)幫助 5 寬容大度 6 自主性 適應(yīng)性 3 了解影響關(guān)系的因素 距離遠(yuǎn)近 交往頻率 態(tài)度相似性 需要的互補(bǔ)性 情景因素 中介 4 努力克服障礙因素 自卑羞怯心理 語(yǔ)言障礙 地位障礙 四 秘書人員人際關(guān)系處理要求 1 秘書與主管上司的關(guān)系特點(diǎn) 工作上主從性 知識(shí)能力互補(bǔ)性 人際關(guān)系上的首屬性 人格上的平等性原則 主動(dòng)適應(yīng)和配合 服從但不盲從 委婉提醒適當(dāng)規(guī)勸 維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)2 秘書與職能部門同事的關(guān)系特點(diǎn) 工作上的平等的合作關(guān)系原則 真誠(chéng)關(guān)心別人 同等友好 維護(hù)團(tuán)結(jié)3 秘書的其他業(yè)緣關(guān)系特點(diǎn) 廣泛性 復(fù)雜性 靈活性 變動(dòng)性原則 廣結(jié)良緣 區(qū)分主次 一視同仁 以禮相待 發(fā)揮微笑的魅力 記住別人的姓名 2 秘書與職能部門的關(guān)系 特點(diǎn) 工作上的平等的合作關(guān)系原則 真誠(chéng)關(guān)心別人 同等友好 維護(hù)團(tuán)結(jié) 即以綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作為中心任務(wù) 同職能部門所發(fā)生的業(yè)緣人際關(guān)系 秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)工作 就須針對(duì)輔助任務(wù)的需要 同各職能部門進(jìn)行交往 在領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門之間架起一座橋梁 縱向地往返輸送 反饋各種信息 秘書的作用是通過一條與領(lǐng)導(dǎo)直接指揮的主線相平行的輔線 而介于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間 輔助形態(tài) 管理事務(wù)中有綜合性或交叉性的事項(xiàng) 關(guān)涉幾個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)范圍 這就需要秘書和秘書部門從中進(jìn)行協(xié)調(diào) 按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖 確定出某一職能部門主要負(fù)責(zé) 其他職能部門協(xié)助辦理 同心協(xié)力完成這一綜合性或交叉性的事項(xiàng) 協(xié)調(diào)形態(tài) 秘書與職能部門建立良好的業(yè)緣關(guān)系應(yīng)做到 第一 樹立 一盤棋 的整體觀念 即秘書和各職能部門的人員必須樹立整體觀念 以全局利益為重 小局服從大局 棋子 服從整盤棋的調(diào)度 第二 強(qiáng)化職能部門觀念 秘書應(yīng)正視其地位與作用的輔助性質(zhì) 恪守謙虛謹(jǐn)慎的職業(yè)道德 體諒其難處并為之服務(wù) 不得居高臨下 頤指氣使 第三 體諒職能部門的難處 秘書和秘書部門應(yīng)正確轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖 協(xié)助職能部門完成任務(wù) 要尊重和體諒職能部門的實(shí)情 少給職能部門施加壓力 要廣泛搜集各方面的信息 樂于為職能部門服務(wù) 要發(fā)揮秘書的特有職能優(yōu)勢(shì) 多為職能部門排憂解難 要注意同等對(duì)待各職能部門的人員 切不可厚此薄彼 第四 講究協(xié)調(diào)策略 宜采用思想溝通 感情交流 信息傳輸和正面疏導(dǎo)的方法 形成共識(shí) 完成任務(wù) 3 秘書與群眾的關(guān)系 群眾是秘書職能活動(dòng)的重要對(duì)象 是有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的重要依靠 是秘書工作的 三大服務(wù) 內(nèi)容之一 秘書同群眾的職能關(guān)系 通常表現(xiàn)為兩種形態(tài) 即秘書為領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派或作為受權(quán)代表而受制領(lǐng)導(dǎo)而與群眾所發(fā)生的一種職能關(guān)系 如領(lǐng)導(dǎo)因決策需要讓秘書深入群眾了解和掌握第一手情況和意愿 領(lǐng)導(dǎo)為處理信訪或其他有關(guān)事項(xiàng)而授權(quán)秘書對(duì)群眾進(jìn)行調(diào)查或作復(fù) 群眾把秘書視作領(lǐng)導(dǎo)的代表向秘書來信來訪 而秘書代領(lǐng)導(dǎo)接受并遵照領(lǐng)導(dǎo)具體意向進(jìn)行處理等等 均屬秘書要受領(lǐng)導(dǎo)明確制約 帶有明顯被動(dòng)色彩的同群眾的一種職能關(guān)系 被動(dòng)形態(tài) 即秘書在自己的職能權(quán)限內(nèi)自行同群眾所發(fā)生的職能關(guān)系 如秘書為履行其職能 作為有心人 隨時(shí)隨地在群眾中了解各種情況 聽取各種反映 或秘書為積累有關(guān)資料 自行定向地向群眾調(diào)查研究 或?yàn)閰f(xié)調(diào)某一工作 處理某一事項(xiàng) 主動(dòng)同群眾交往 了解和掌握有關(guān)情況等 均屬秘書不明顯受制于領(lǐng)導(dǎo) 而帶有主動(dòng)色彩的一種同群眾的職能關(guān)系 加強(qiáng)同群眾的這種職能聯(lián)系 優(yōu)化與群眾的業(yè)緣人際關(guān)系 是秘書在職能活動(dòng)中發(fā)揮主動(dòng)性 積極性 創(chuàng)造性的集中體現(xiàn) 主動(dòng)形態(tài) 秘書同群眾建立良好的關(guān)系應(yīng)做到 第一 全面了解群眾的基本情況 了解和掌握群眾的各方面要求 有的放矢地開展工作 密切與他們的關(guān)系 取得他們對(duì)機(jī)關(guān) 單位各項(xiàng)工作的支持 盡職盡責(zé)地完成自己的本職工作 為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān) 單位的總體目標(biāo)努力奮斗 第二 強(qiáng)化為群眾服務(wù)的觀念 第三 營(yíng)造親密 融洽的 家庭式氣氛 第四 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的信息溝通 要站在領(lǐng)導(dǎo)和群眾的不同角度看待問題和解決問題 把領(lǐng)導(dǎo)的意圖及有關(guān)政策原原本本傳達(dá)給群眾 把群眾的意見和要求不折不扣轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo) 要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看問題 就是說看問題的角度要高 要 高站一步 領(lǐng)導(dǎo)看問題主要有三個(gè)突出特點(diǎn) 一是謀全局 想大事 二是抓中心環(huán)節(jié) 尋找突破口 三是關(guān)注熱點(diǎn) 難點(diǎn)和敏感問題 因此站在領(lǐng)導(dǎo)角度看問題 就是要站在全局的高度 站在抓大事的高度 首先想一想 假如我是一個(gè)負(fù)責(zé)同志 對(duì)這個(gè)問題應(yīng)該怎么看 怎么辦 注重什么 贊同什么 反對(duì)什么 從而使我們思考 研究的問題 接近領(lǐng)導(dǎo)的思路 要站在群眾的角度看問題 群眾對(duì)問題的看法 具有三個(gè)特點(diǎn) 一是務(wù)實(shí) 講具體的不講籠統(tǒng)的 講實(shí)在的不講抽象的 也就是講實(shí)招 求實(shí)效 不擺花架子 二是尖銳 一針見血 切中時(shí)弊 三是往往從切身利益出發(fā) 反映的問題多是熱點(diǎn)和敏感問題 站在群眾角度看問題 就是站在客觀實(shí)際的角度 站在基層的角度 觀察分析問題 也就是 從下看上 這樣 才會(huì)使我們看問題更全面 更真實(shí) 提出的辦法和措施更實(shí)際 更有針對(duì)性 才能站得高 看得遠(yuǎn) 站得牢 看得實(shí) 才能眼觀六路 耳聽八方 從而獲得真知灼見 總之 和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人際環(huán)境氛圍 秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成和優(yōu)化良好的人際環(huán)境 具體要注重以下三方面 1 要加強(qiáng)上情下達(dá) 下情上達(dá) 左右溝通 內(nèi)外溝通 促進(jìn)人與人之間的相互理解與信任 促進(jìn)相互支持與配合 2 要將貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖與真實(shí)反映群眾意愿有機(jī)結(jié)合起來 加強(qiáng)團(tuán)體意識(shí) 3 要把服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作與服務(wù)于全體組織成員相結(jié)合 促進(jìn)共識(shí) 整合整體利益 五 秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 原則 步驟和方法 協(xié)調(diào)的含義 是指一種動(dòng)態(tài)的工作過程 通過協(xié)商 調(diào)解 達(dá)到目標(biāo)統(tǒng)一 步調(diào)一致 配合默契 和諧統(tǒng)一的狀態(tài) 協(xié)調(diào)的內(nèi)容 政策文件協(xié)調(diào) 會(huì)議計(jì)劃協(xié)調(diào) 地區(qū)關(guān)系協(xié)調(diào) 部門關(guān)系協(xié)調(diào) 工作關(guān)系協(xié)調(diào) 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào) 職工關(guān)系協(xié)調(diào) 人際關(guān)系協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)的特點(diǎn) 廣泛性 目的性 層次性 靈活性 相對(duì)性協(xié)調(diào)的作用 緩解矛盾 消除誤會(huì) 融洽關(guān)系 謀求和諧 平衡和發(fā)展 協(xié)調(diào)的原則 政策指導(dǎo) 公正無私 平等尊重 統(tǒng)籌兼顧 隨機(jī)應(yīng)變協(xié)調(diào)的步驟 摸清情況 找出癥結(jié) 擬定方案 溝通協(xié)商 督促落實(shí) 檢查反饋 五 秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 原則 步驟和方法 協(xié)調(diào)的方法信息溝通法 個(gè)別訪談 會(huì)議協(xié)調(diào) 文件協(xié)調(diào)宣傳教育法冷處理法避實(shí)就虛法先易后難法步步為營(yíng)法場(chǎng)景變換法中介法 第三方 協(xié)調(diào)對(duì)秘書的素質(zhì)要求 1 準(zhǔn)確理解和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖 2 確立全局的觀念 3 具備較豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn) 4 掌握協(xié)調(diào)的藝術(shù)技巧協(xié)調(diào)的藝術(shù) 原則性與靈活性相結(jié)合 隨機(jī)應(yīng)變 講究說話的藝術(shù) 有時(shí)需要過濾術(shù) 案例3 不該受此批評(píng) 小王是某機(jī)關(guān)一位非常出色的秘書 自1990年受 重任 以來 一向以謙遜 謹(jǐn)慎 勤奮 好學(xué) 踏實(shí) 能干而贏得好評(píng) 正當(dāng)小王以更加忘我的精神全身心地投入秘書事業(yè)時(shí) 一件事的發(fā)生一度曾使這位精明之人陷入迷惑之中 然而 小王經(jīng)過一番巧妙處理之后 問題迎刃而解 干戈終成玉帛 就讓我們來看看小王是如何處理問題的 和往常一樣 7時(shí)剛過 小王就來到辦公室 開始了一天的緊張工作 落座不久 一位打字社的同志來找他 要求結(jié)清去年機(jī)關(guān)的打字費(fèi)用 小王非常熱情地接待了這位同志 在認(rèn)真核對(duì)記賬單證后 填寫了一份財(cái)務(wù)報(bào)銷單 并告之其下午來取 下午上班時(shí)間到了 主任喚小王過去議事 細(xì)心的小王就把報(bào)銷單一同帶上 順便請(qǐng)主任簽批核銷 正當(dāng)主任閱讀時(shí) 分管財(cái)務(wù)工作的副主任也來到主任室 看到桌上的報(bào)銷單 劈頭就問 我在家 你 指小王 為什么找主任批 問得小王啞口無言 案例3 不該受此批評(píng) 是小王不懂規(guī)矩 無意所為 只為圖個(gè) 順便 嗎 不像 小王向來都是個(gè)非常謹(jǐn)慎小心的人 是明知應(yīng)由副主任簽字而有意找主任簽字 無視副主任的存在嗎 也不像 小王不是個(gè)不按程序辦事的人 是與副主任有過節(jié)而有意回避嗎 更不箱 他們之間的關(guān)系歷來很好 那么究竟是什么原因造成這種情況呢 其中必有蹊蹺 原來 在此之前 主任曾告訴辦公室負(fù)責(zé)文秘工作的同志 副主任是協(xié)助主任工作的 我分管秘書工作 今后你們需要添置設(shè)備 購(gòu)買物品等 可向我請(qǐng)示并簽批 這就難怪了 小王是遵照主任的指示行事 在此有難言之隱 作為秘書 小王應(yīng)當(dāng)怎樣對(duì)待和處理這一突如起來的責(zé)問和批評(píng)呢 思考題 小王應(yīng)該如何處理好與各位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 簡(jiǎn)要分析 該案例秘書處于不和諧的人際關(guān)系中 造成這種氛圍的原因是多樣的 或由于職責(zé)分工不明確 或由于機(jī)構(gòu)臃腫而 人閑出是非 或由于價(jià)值觀念的不同而造成認(rèn)識(shí)上的分歧 或由于個(gè)人恩怨和利益沖突而怒目 或是同一職能部門的成員之間人際關(guān)系緊張 導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)班子不團(tuán)結(jié) 配合失調(diào) 互不買帳 各吹各的號(hào) 各唱各的調(diào) 這種環(huán)境氛圍使得秘書干什么工作都難 極費(fèi)周折 而且往往是費(fèi)力不討好 簡(jiǎn)要分析 該案例秘書處于不和諧的人際關(guān)系中 在這種不和諧的人際關(guān)系環(huán)境里 秘書應(yīng)該意 1 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)間的團(tuán)結(jié) 不分親疏 一視同仁 誠(chéng)懇相待 不搞人身依附 2 不介入領(lǐng)導(dǎo)人之間的無原則糾紛 不傳是非 不傳小道消息 3 按職責(zé)分工對(duì)口請(qǐng)示匯報(bào)工作 避免多頭請(qǐng)示 交叉請(qǐng)示 4 多做協(xié)調(diào) 溝通工作 增進(jìn)矛盾各方相互理解 促進(jìn)關(guān)系協(xié)調(diào) 5 一切從組織公利出發(fā) 不為小團(tuán)體利益損害組織公利 6 對(duì)關(guān)涉幾個(gè)職能部門的綜合性或交叉性的事項(xiàng) 按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖 確定出某一職能部門主要負(fù)責(zé) 其他職能部門協(xié)助辦理 同心協(xié)力完成綜合性或交叉性的事項(xiàng) 案例4 該聽誰(shuí)的 某公司趙副總經(jīng)理因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作與焦總經(jīng)理爭(zhēng)執(zhí)起來 后來 趙副總與王秘書外出乘車中埋怨焦總主觀武斷 導(dǎo)致決策失誤 給公司造成了損失 王秘書知道焦總與趙副總平時(shí)意見就不一致 總經(jīng)理是一位有能力 辦事雷厲風(fēng)行的人 但不太注意工作方法 得罪了不少人 職工對(duì)他這一方面也有看法 副總考慮問題周到 群眾關(guān)系好 但決斷能力差 從心里講 今天這場(chǎng)爭(zhēng)執(zhí) 他傾向趙副總 現(xiàn)在 副總當(dāng)他的面講起與總經(jīng)理的分歧 明顯是想爭(zhēng)得王秘書的同情與支持 王秘書應(yīng)當(dāng)怎么辦 有以下選擇 1 投其所好 同情并支持副總 對(duì)總經(jīng)理頗有微詞 2 維護(hù)一把手的權(quán)威 不理睬副總的話 而大講總經(jīng)理對(duì)公司的種種努力 累累碩果 3 直言相諫 指出領(lǐng)導(dǎo)班子不團(tuán)結(jié) 讓下屬不好辦 4 保持沉默 或轉(zhuǎn)移話題 講別的事情 5 耐心解釋 說好話不說閑話 彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕 同學(xué)們 你們替王秘書想個(gè)辦法 做出選擇吧 簡(jiǎn)要分析 該案例秘書處于緊張型的人際關(guān)系中 造成這種氛圍的原因是多樣的 或由于價(jià)值觀念的不同而造成認(rèn)識(shí)上的分歧 或由于個(gè)人恩怨和利益沖突而怒目 或由于領(lǐng)導(dǎo)偏聽偏信 處事不公而產(chǎn)生埋怨心理 或是職能部門從各自的小集團(tuán)利益出發(fā) 相互掣肘 推諉扯皮 或由于機(jī)構(gòu)臃腫而 人閑出是非 或是同一職能部門的成員之間人際關(guān)系緊張 各人自掃門前雪 不管他人瓦上霜 導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)班子不團(tuán)結(jié) 配合失調(diào) 互不買帳 各吹各的號(hào) 各唱各的調(diào) 這種環(huán)境氛圍 秘書應(yīng)該做到 簡(jiǎn)要分析 該案例秘書處于不和諧的人際關(guān)系中 1 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)間的團(tuán)結(jié) 不分親疏 一視同仁 誠(chéng)懇相待 不搞人身依附 2 不介入領(lǐng)導(dǎo)人之間的無原則糾紛 不傳是非 不傳小道消息 3 堅(jiān)持正常的組織生活原則 按職責(zé)分工對(duì)口請(qǐng)示匯報(bào)工作 避免多頭交叉請(qǐng)示 交叉多頭請(qǐng)示和指示容易引發(fā)矛盾 4 多做協(xié)調(diào) 溝通工作 委婉提醒適當(dāng)規(guī)勸 增進(jìn)矛盾各方相互理解 促進(jìn)關(guān)系協(xié)調(diào) 5 一切從組織公利出發(fā) 堅(jiān)持對(duì)事不對(duì)人 一切對(duì)黨和人民負(fù)責(zé) 不為小團(tuán)體利益損害組織公利 6 對(duì)關(guān)涉幾個(gè)職能部門的綜合性或交叉性的事項(xiàng) 按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖 確定出某一職能部門主要負(fù)責(zé) 其他職能部門協(xié)助辦理 同心協(xié)力完成綜合性或交叉性的事項(xiàng) 總之 秘書要善于處理各種人際關(guān)系中 使努力創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系氛圍 其各項(xiàng)秘書活動(dòng)得到必要的理解 支持和協(xié)作 為此 要注重以下四個(gè)方面 1 要注重信息溝通和協(xié)調(diào)工作 加強(qiáng)溝通橋梁和聯(lián)系紐帶作用 2 要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié) 多做溝通協(xié)調(diào)和規(guī)勸提醒工作 3 要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與職能部門的溝通 妥善處理各種工作問題 化解各種隔閡和矛盾 創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境 4 要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與群眾的聯(lián)系 將領(lǐng)導(dǎo)的正確意圖及時(shí)向群眾傳達(dá)和宣傳 強(qiáng)化群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的理解和認(rèn)同 把群眾的意見和要求及時(shí)集中起來向領(lǐng)導(dǎo)反映 使領(lǐng)導(dǎo)和管理舉措符合民意 增強(qiáng)團(tuán)體凝聚力 開發(fā)群體潛能 激發(fā)群眾開拓事業(yè)的熱情 案例5 秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù) 公司張總與王副總因?yàn)楣ぷ饕庖姷姆制?隔閡越來越大 辦公室閻秘書想方設(shè)法在其中協(xié)調(diào) 但收效不大 張總生病住院 閻秘書來醫(yī)院看望 他把禮物放到床頭 說 我是代表王副總來看您的 他聽說您病了 十分著急 叫我陪他來看您 半路上卻被銷售部劉經(jīng)理喊去了 說有急事 他讓我來向您問個(gè)好 讓您安心養(yǎng)病 張總聽后很感動(dòng) 案例5 秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù) 過了一些日子 王副總病了 也住進(jìn)了這