辦公文秘_秘書的基本職能

秘書學(xué)概論 秘書的職能與能力構(gòu)成 第二章 運(yùn)作題 請(qǐng)各小組收集的秘書職業(yè)需要承擔(dān)的職能做出總結(jié)歸納 并請(qǐng)小組代表用簡(jiǎn)明扼要的語句總結(jié)出幾大職能即可 秘書學(xué)概論 秘書的職能 秘書學(xué)概論 秘書的地位 秘書學(xué)概論 秘書的基本職能 助手職能參謀職能協(xié)商職能樞紐職能公關(guān)職能 秘書學(xué)概論 秘書是上司的助手和參謀 秘書學(xué)概論 秘書的協(xié)調(diào) 樞紐 公關(guān)角色 秘書學(xué)概論 案例一 下星期要開董事會(huì)會(huì)議了 這天上午 總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來的材料 這些材料有書面總結(jié) 也有口頭記錄 有從外面收集來的 也有本公司自己提供的 由于各種材料來路不一 形式不同 真假難辨 因此 將這些材料交給上司之前 秘書要對(duì)這些材料進(jìn)行篩選 甄別 分類和整理 上司做決策需要有真實(shí)可靠的信息 否則就等于盲人摸象 而秘書幫上司匯總材料就是收集信息 就在秘書忙于整理材料時(shí) 總經(jīng)理來電話 讓她幫他去接待客人 他要靜下來想些問題 剛剛把客人送走 總經(jīng)理又來電話 說自己差點(diǎn)忘了 答應(yīng)給自己在外地念書的兒子寄生活費(fèi) 讓秘書幫他寄一下 寄完后打電話告知一聲 秘書學(xué)概論 一天 老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室 因?yàn)槎嗄甑拇砩探o他寄了一封非常無理的來信 他讓秘書記錄自己口述的回信 我沒有想到會(huì)收到你的這樣的來信 盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來 但事到如今 我不得不終止我們之間一切交易 而且我要讓所有的同行知道你的行為 老板命令秘書立即將信打印寄出 對(duì)于老板的命令 秘書這樣做 a 好 我馬上就辦 說完 秘書立即回到辦公室將信打印寄出 b 如果將信寄出 對(duì)公司和老板都非常不利 秘書想到自己是老板的助手 有責(zé)任提醒老板 為了公司的利益 得罪了老板也值得 于是對(duì)老板說 老板 這封信不能發(fā) 別發(fā)算了 c 秘書不僅沒有退下去寫信 反而前進(jìn)一步向老板提出忠告 老板 請(qǐng)您冷靜點(diǎn) 給人家回一封這樣的信 后果會(huì)怎么樣呢 在這件事情上 難道我們就沒有值得反省的地方嗎 d 當(dāng)天快下班的時(shí)候 秘書將打印出來的信送給已經(jīng)心平氣和的老板 老板 可以把信寄出嗎 案例二 秘書學(xué)概論 秘書的能力 秘書學(xué)概論 秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu) 秘書應(yīng)有的知識(shí) 職業(yè)知識(shí) 秘書專業(yè)知識(shí) 行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí) 相關(guān)知識(shí) 經(jīng)濟(jì)法律 管理 公關(guān)及心理等 基礎(chǔ)知識(shí) 文化基礎(chǔ)知識(shí) 基礎(chǔ)理論知識(shí) 秘書應(yīng)既是專才 又是通才 秘書學(xué)概論 秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu) 秘書學(xué)概論 秘書的能力結(jié)構(gòu) 秘書學(xué)概論 能控制自己的情緒和行為 不為成功而沖動(dòng) 也不為挫折而喪氣 利誘不動(dòng)心 秘書學(xué)概論 秘書的智商和情商 一般認(rèn)為 情商主要包含四種可以學(xué)習(xí)的能力 一是認(rèn)知自己及別人情緒的能力 二是控制和管理自己及別人情緒的能力 三是引導(dǎo)和激勵(lì)自己及別人情緒的能力 四是融洽人際關(guān)系 創(chuàng)造良佳情緒氛圍的能力 心理學(xué)家霍華 嘉納說 一個(gè)人最后在社會(huì)上占據(jù)什么位置 絕大部分地取決于非智力因素 情商是一個(gè)人命運(yùn)中的決定性因素 成功者和卓越者并不是那些滿腹經(jīng)綸卻不通世故的人 而是那些能調(diào)動(dòng)自己情緒的高情商者 情商是影響秘書個(gè)人健康 情感 人生成功和人際關(guān)系的重要因素 戈?duì)柭驼J(rèn)為 一個(gè)人的成功80 有賴于其情商水平 只有20 是依賴于智商 美國著名的心理學(xué)家和人際關(guān)系學(xué)家卡內(nèi)基也認(rèn)為 一個(gè)人的成功85 是依靠其溝通能力 而只有15 取決于其專業(yè)水平 而溝通能力高低也是情商水平的重要表現(xiàn)之一 秘書學(xué)概論 秘書的智商和情商 秘書學(xué)概論 陸純初高智商低情商敗走秘書門 女秘書公然和老板炸刺兒的職場(chǎng)新鮮事 近來在互聯(lián)網(wǎng)上炒得沸沸揚(yáng)揚(yáng) 挑起此事的兩位主角 史上最牛女秘書 瑞貝卡和她的頂頭上司陸純初 最終鬧了個(gè)兩敗俱傷 倆人如今都已離開了原單位EMC公司 這起事件的起因很簡(jiǎn)單 就是陸老板晚上到辦公室取東西沒帶鑰匙 他給已經(jīng)下班的私人秘書瑞貝卡打電話也沒聯(lián)系上 大老板自然不高興了 當(dāng)天夜里發(fā)郵件狠狠剋了瑞貝卡 假如換個(gè)秘書遇到這類事 上班后跟老板解釋一下 再道個(gè)歉 也就過去了 可偏偏這個(gè)叫瑞貝卡的是個(gè)敢跟老板 頂牛 的高級(jí) 大秘 她給EMC多位大中華區(qū)總裁當(dāng)過秘書 屬高級(jí)白領(lǐng)一族 瑞貝卡給陸純初回復(fù)的郵件不但不認(rèn)錯(cuò) 還 教育 老板應(yīng)該怎樣 不應(yīng)該怎樣 瑞貝卡更 牛 的舉動(dòng)是 她竟然將回信群發(fā)到EMC中國各大分公司 結(jié)果 這封郵件在網(wǎng)絡(luò)上競(jìng)相傳遞 直到演繹成 地球人都知道 的 秘書門 事件 陸純初肯定沒想到這一次會(huì) 栽 在一個(gè)秘書之手 也許他在工作中數(shù)落手下人已習(xí)慣成自然 而以往挨過他剋的下屬們都是忍氣吞聲 陸純初作風(fēng)強(qiáng)硬 干事強(qiáng)勢(shì) 頗似 鐵腕 人物 不過 他在處理人際關(guān)系上比較失敗 屬于智商高而情商低的一類人 秘書學(xué)概論 陸純初絕對(duì)稱得上是高智商人才 他是新加坡人 在新加坡大學(xué)學(xué)習(xí)工商管理 陸純初以銷售老虎啤酒起家 上世紀(jì)80年代初 他進(jìn)入IT行業(yè) 先后供職于IBM 西門子等著名跨國公司 具有豐富的市場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn) 作為資深管理人士 他加入甲骨文公司后職位一路上升 2001年年底已坐上甲骨文大中華區(qū)區(qū)域董事總經(jīng)理之位 主管甲骨文在中國大陸 香港和臺(tái)灣的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù) 去年 他又被正式任命為EMC大中華區(qū)總裁 統(tǒng)管這家全球最大的企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)公司設(shè)在中國大陸 香港和臺(tái)灣三地的業(yè)務(wù) 被多家世界頂極大公司聘為高管的職業(yè)生涯 令陸純初養(yǎng)成了自命不凡的性格 他高調(diào)進(jìn)入甲骨文大中華區(qū)之初 相當(dāng)自信 曾大刀闊斧地采用了 猛藥下沉疴 快刀斬亂麻 的改革措施 他的行為引起了其他高管的不滿 中高層經(jīng)理一度紛紛離職 面對(duì)這種情況 陸純初沒有反省自身 還公開表態(tài) 留任的員工都是出色的 離開的員工都是不合格的 并我行我素地組建起新團(tuán)隊(duì) 可讓他想不到的是 開會(huì)只講英語和粵語的國際化新團(tuán)隊(duì) 嚴(yán)重水土不服 這不僅令員工失望 甲骨文的銷售狀況也越發(fā)不樂觀 此后 陸純初終因扛不住業(yè)績(jī)不斷下滑而宣布離職 離開的員工都是不合格的 的話也在他自己身上應(yīng)驗(yàn)了 秘書學(xué)概論 如果陸純初能夠做到與下屬充分溝通在前 實(shí)施改革在后 或許他可以組建起一個(gè)強(qiáng)有力的團(tuán)隊(duì) 有它保駕護(hù)航 相信陸純初開展工作將會(huì)非常順利 然而 他在甲骨文一意孤行的做法 暴露了他的性格缺陷 即不擅長(zhǎng)處理人際關(guān)系 這也是他情商不高的一個(gè)解讀 而陸純初在EMC公司鬧出的 故事 讓自己成為眾矢之的不說 受這事兒牽連還弄個(gè)加快去職的結(jié)局則更加不值得 此前曾有傳聞?wù)fEMC總部對(duì)中國區(qū)業(yè)績(jī)不滿意 想換掉最高層 秘書門 一事也許促使陸純初現(xiàn)在就得交出 帥印 陸純初其實(shí)也希望同事和睦相處 我鼓勵(lì)同事在非工作場(chǎng)合聚會(huì) 盡管大家開始會(huì)開玩笑 侃大山 但最后肯定會(huì)談到工作 陸純初在平時(shí)聊天時(shí)曾說過 在非正式場(chǎng)合大家達(dá)成諒解 并且在多次溝通以后 再開會(huì)時(shí)情況就會(huì)不一樣 遺憾的是 陸純初此次對(duì)待瑞貝卡似乎忘了要 在非正式場(chǎng)合多溝通 而是擺足了大老板的譜 盛氣凌人地教訓(xùn)人 這才惹翻了女秘書 以雙雙離職收?qǐng)?秘書學(xué)概論 秘書不是小蜜職場(chǎng)貼身管家哪有那么容易 秘書的工作內(nèi)容很繁雜 而且不固定 在公事方面 通常會(huì)負(fù)責(zé)接待 公關(guān) 行程安排 會(huì)議安排及記錄 剪報(bào)等內(nèi)容 并且 秘書工作不可避免地或多或少會(huì)幫助老板或上司處理一些私人事情 比如要替老板安排約會(huì) 預(yù)約醫(yī)生 買禮物 甚至將電話號(hào)碼輸入手機(jī)等 所以秘書需要非常細(xì)心 到底要怎么做才稱得上是一個(gè)稱職的好秘書呢 首先 身為秘書要懂得察言觀色 也就是 會(huì)看老板的臉色 而且要能控制自己的情緒 也就是EQ要很高 有時(shí)候老板心情不好 很可能會(huì)讓秘書也莫名其妙地受牽連 你要是也硬碰硬地發(fā)脾氣 那所有人都會(huì)處在暴風(fēng)雨中 秘書的個(gè)性要有彈性 要能了解什么時(shí)候跟老板報(bào)告什么樣的事情比較合適 秘書學(xué)概論 秘書通常是與老板或上司在工作上最親近的人 對(duì)于公司或部門人事 薪資等狀況都比較了解 最差勁的秘書 會(huì)借自己的職務(wù)之便 打擊或陷害自己 不喜歡 的員工 這是最壞的表現(xiàn)之一 專業(yè)的秘書在表達(dá)自己意見時(shí) 因?yàn)楹屠习宓奶厥饴殬I(yè)關(guān)系 也應(yīng)該盡量避免指向某個(gè)具體的同事 如果和上司相處得很融洽 也要注意不能因?yàn)橛H近就忘了自己的本分 也因?yàn)槊貢軌蛘莆盏皆S多機(jī)密性的資料 所以秘書在和同事的私人交往中 要掌握交談的分寸 更不應(yīng)該和普通員工談?wù)撋纤镜乃绞?避免介入同事之間的人事紛爭(zhēng) 最后秘書一定要有操守 越是 大老板 的秘書 越有機(jī)會(huì)利用職權(quán)獲得不當(dāng)利益 如果你不是一開始就以此為目的 就要能禁得起誘惑 秘書不是小蜜職場(chǎng)貼身管家哪有那么容易 秘書學(xué)概論 秘書的職業(yè)道德 秘書學(xué)概論 職業(yè)道德的內(nèi)容 忠于職守 任勞任怨謙虛謹(jǐn)慎 辦事公道廉潔奉公 正直無私恪守信用 嚴(yán)守機(jī)密實(shí)事求是 勇于創(chuàng)新 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 2010年12月數(shù)據(jù) 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 秘書專業(yè)的過去和你們的未來 秘書學(xué)概論 公司秘書的標(biāo)準(zhǔn) 能夠從整個(gè)商業(yè)運(yùn)作的角度來看待自己的工作 并且知道自己的界限 能夠理解公司整個(gè)工作體系及工作流程 并且知道如何優(yōu)化與精簡(jiǎn) 能夠合理分配資源 并且通過細(xì)分與整合發(fā)揮超值作用 能夠磨合公司內(nèi)部的價(jià)值觀差異 并且保持信息通暢 能夠從全局出發(fā)思考問題和解決方法 并且提出最合適的建議 能夠配合上司的要求與變化