崗位分析_工作分析的方法及具體實(shí)施概述

第七章工作分析 教學(xué)目的和要求 了解工作分析的含義和工作分析的相關(guān)概念 正確理解工作分析的作用和意義和工作說明書的編寫格式及應(yīng)用 重點(diǎn)掌握工作分析的步驟和工作分析的方法 教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn) 工作分析的步驟和工作分析的方法 教學(xué)方法和手段 課堂講授 案例分析 第一節(jié)工作分析概述第二節(jié)工作分析的具體實(shí)施第三節(jié)工作分析的方法 第一節(jié)工作分析概述 一 工作分析的含義二 與工作分析相關(guān)的概念三 工作分析的作用和意義 第一節(jié)工作分析概述 一 工作分析的含義工作分析 jobanalysis 也可以叫做職位分析 崗位分析 它是指了解組織內(nèi)的一種職位并以一種格式把與這種職位有關(guān)的信息描述出來 從而使其他人能了解這種職位的過程 通過工作分析 我們要回答或者說要解決以下兩個(gè)主要的問題 第一 某一職位是做什么事情的 這一問題與職位上的工作活動(dòng)有關(guān) 包括職位的名稱 工作的職責(zé) 工作的要求 工作的場(chǎng)所 工作的時(shí)間以及工作的條件等一系列內(nèi)容 第二 什么樣的人來做這些事情最適合 這一問題則與從事該職位的人的資格有關(guān) 包括專業(yè) 年齡 必要的知識(shí)和能力 必備的證書 工作的經(jīng)歷以及心理要求等內(nèi)容 為什么進(jìn)行崗位分析 崗位評(píng)估人員各職能經(jīng)理高層管理人員在職人員自己 為什么進(jìn)行崗位分析 招聘人員培訓(xùn)師績效評(píng)估人員個(gè)人發(fā)展計(jì)劃公司規(guī)劃人員 公司 結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略 應(yīng)該設(shè)計(jì)什么樣的組織結(jié)構(gòu) 在組織結(jié)構(gòu)下應(yīng)該設(shè)置多少職位 招收多少人 每個(gè)職位應(yīng)該付多少報(bào)酬 哪些人可以勝任這個(gè)職位 企業(yè)人力資源管理中遇到的問題 部門主管 我的部門應(yīng)該有多少職位 需要多少人 我應(yīng)該選什么樣的人就任該職位 我應(yīng)該從哪些方面輔導(dǎo)員工做好工作 我如何評(píng)價(jià)員工的工作業(yè)績 我應(yīng)該如何指導(dǎo)下屬在企業(yè)內(nèi)的發(fā)展 企業(yè)人力資源管理中遇到的問題 員工 我的責(zé)任范圍是哪些 我將如何開展我的工作 我將如何改進(jìn)我的工作 我的工作標(biāo)準(zhǔn)是什么 我在這個(gè)企業(yè)里將如何發(fā)展 企業(yè)人力資源管理中遇到的問題 企業(yè)人力資源管理中遇到的問題 人力資源部 如何合理配置各部門人力資源 如何選拔合適的人到合適的崗位 調(diào)薪的科學(xué)依據(jù)是什么 如何設(shè)置員工的職業(yè)發(fā)展通道 如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人力資源的合理調(diào)配與流動(dòng) 工作分析不是針對(duì)個(gè)人的分析針對(duì)員工的分析績效評(píng)估 工作分析 崗位與組織戰(zhàn)略 結(jié)構(gòu)和流程 二 與工作分析相關(guān)的概念 1 行動(dòng) action 指工作活動(dòng)中不便再繼續(xù)分解的最小單位 2 任務(wù) task 指工作活動(dòng)中為達(dá)到某一目的而由相關(guān)行動(dòng)直接組成的集合 是對(duì)一個(gè)人從事的事情所做的具體描述 3 職責(zé) responsibility 由某人在某一方面承擔(dān)的一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)組成的相關(guān)任務(wù)集合 4 職位 position 由一個(gè)人完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)相關(guān)職責(zé)組成的集合 又稱崗位 5 職務(wù) headship 是指主要職責(zé)在重要性和數(shù)量上相當(dāng)?shù)囊唤M職位的統(tǒng)稱 6 工作 job 是指一個(gè)或一組職責(zé)類似的職位所形成的組合 7 工作族 occupation 企業(yè)內(nèi)部具有非常廣泛的相似內(nèi)容的相關(guān)工作群 又被稱為職位族 工作群 8 職業(yè) profession 由不同組織中的相似工作組成的跨組織工作集合 9 職業(yè)生涯 career 指一個(gè)人在其工作生活中所經(jīng)歷的一系列職位 工作或職業(yè) 三 職位分析的作用 職位分析 職位評(píng)估 招聘 工作目標(biāo)的設(shè)定 任職資格能力考察 確定職位對(duì)公司的貢獻(xiàn)大小 用于確定薪酬范圍 了解職位的情況 選擇合適的人到合適的工作崗位 工作目標(biāo)的設(shè)定是業(yè)績管理與績效考核的基礎(chǔ) 工作目標(biāo)是該職位的應(yīng)負(fù)責(zé)任的量化 實(shí)化 包括崗位適應(yīng)性考察及用于晉升 人事調(diào)動(dòng) 教育培訓(xùn)等工作的任職資格能力考察 1 使職位的設(shè)立具有科學(xué)性 合理性 2 選擇合適的人到合適的工作崗位 企業(yè)價(jià)值鏈 3 為清晰描述各職位之間的關(guān)聯(lián)和區(qū)別提供依據(jù) 4 為人力資源管理各項(xiàng)工作的有效開展提供支持 三 工作分析的作用和意義 一 工作分析為其他人力資源管理活動(dòng)提供依據(jù)1 為人力資源規(guī)劃提供了必要的信息 2 為人員的招聘錄用提供了明確的標(biāo)準(zhǔn) 3 為人員的培訓(xùn)開發(fā)提供了明確的依據(jù) 4 為制定公平合理的薪酬政策奠定了基礎(chǔ) 5 工作分析還為科學(xué)的績效管理提供了幫助 二 工作分析對(duì)企業(yè)的管理具有一定的溢出效應(yīng) 1 通過工作分析 有助于員工本人反省和審查自己的工作內(nèi)容和工作行為 以幫助員工自覺主動(dòng)地尋找工作中存在的問題并且圓滿地實(shí)現(xiàn)職位對(duì)于企業(yè)的貢獻(xiàn) 2 在工作分析過程中 企業(yè)人力資源管理人員能夠充分地了解企業(yè)經(jīng)營的各個(gè)重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程 從而有助于公司的人力資源管理職能真正上升到戰(zhàn)略地位 3 借助于工作分析 企業(yè)的最高經(jīng)營管理層能夠充分了解每一個(gè)工作崗位上的人目前所做做的工作 可以發(fā)現(xiàn)職位之間的職責(zé)交叉和職責(zé)空缺現(xiàn)象 通過職位的及時(shí)調(diào)整 從而有助于提高企業(yè)的協(xié)同效應(yīng) 第二節(jié)工作分析的具體實(shí)施 一 工作分析的步驟二 工作說明書的編寫三 工作說明書的發(fā)展趨勢(shì) 工作分析系統(tǒng)模型 外部專家員工監(jiān)督者 訪談問卷觀察工作記錄職業(yè)名稱詞典 職位目的任務(wù)職責(zé)業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)使用設(shè)備職位背景必要知識(shí)所需技術(shù)必要經(jīng)驗(yàn) 任務(wù)職責(zé)績效要點(diǎn) 技術(shù)條件身體條件 工作評(píng)價(jià)招聘選拔培訓(xùn)開發(fā)績效考核薪酬管理 收集信息的方法 信息的來源 職位信息 工作描述 J D 工作規(guī)范 J S 人力資源管理職能 搜集 制作 影響 工作分析中需要搜集的信息的類型有哪些 1 工作活動(dòng) 工作活動(dòng)與過程 活動(dòng)記錄 所運(yùn)用的程序 個(gè)人的責(zé)任2 工作中的人的活動(dòng) 人的行為 如身體行動(dòng)以及工作中的溝通 作業(yè)方法分析中使用的基本動(dòng)作 工作對(duì)人的要求 如精力的耗費(fèi) 3 在工作中所使用的機(jī)器 工具 設(shè)備以及工作輔助用品 電話 電腦 傳真機(jī) 汽車 對(duì)講機(jī) 飛機(jī) 車床 4 與工作有關(guān)的有形和無形因素 處理或者運(yùn)用的知識(shí) 比如會(huì)計(jì) 所加工處理的材料 所生產(chǎn)的產(chǎn)品或所提供的服務(wù) 5 工作績效 工作標(biāo)準(zhǔn) 工作的衡量要素 如完成一項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間 6 工作背景 工作時(shí)間表 物理工作條件 7 工作對(duì)人的要求 個(gè)人特征 如個(gè)性和興趣 所需要的教育與培訓(xùn)水平 工作經(jīng)驗(yàn) 是分析而不是羅列 將工作分解為幾個(gè)重要的組成部分 審查后將其重新進(jìn)行組合 決不是任務(wù)的簡單列舉和羅列 針對(duì)的是工作而不是人 工作分析并不關(guān)心任職者的任何情況 它只關(guān)心職位 目前的任職者被涉及到的原因 僅僅是因?yàn)樗ǔＷ盍私馇闆r 以當(dāng)前工作為依據(jù) 工作分析的任務(wù)是為了獲取某一特定時(shí)間內(nèi)的職位的情況 職位說明書不能含糊不清 事實(shí)而不是判斷 工作分析人員的任務(wù)是盡可能地傳遞事實(shí)資料 判斷的工作留給職位說明書的最終用戶去做 工作分析的原則 工作分析的常規(guī)程序 準(zhǔn)備階段 調(diào)查階段 分析階段 完成階段 確定用途 確定工作內(nèi)容及其相關(guān)資料對(duì)于組織的用處 成立工作分析小組 專家 人力資源專業(yè)人士 搜集工作的背景信息 了解組織的結(jié)構(gòu) 經(jīng)營以及工作 選擇需要被分析的典型工作確認(rèn)和選擇搜集工作內(nèi)容及相關(guān)信息的方法為必要的和合乎邏輯的工作分析步驟安排時(shí)間表實(shí)際搜集工作分析信息 職位調(diào)查表 共同審查所獲得的工作信息歸納總結(jié)出工作分析的必需材料和要素 核實(shí)工作描述 編寫工作說明書修訂工作說明書 形成最終的工作說明書 一 工作分析的步驟 一 準(zhǔn)備階段1 確定工作分析的目的和用途 2 成立工作分析小組 3 對(duì)工作分析人員進(jìn)行培訓(xùn) 4 做好其他必要的準(zhǔn)備 二 調(diào)查階段1 制定工作分析的時(shí)間計(jì)劃進(jìn)度表 以保證這項(xiàng)工作能夠按部就班地進(jìn)行 2 根據(jù)工作分析的目的 選擇搜集工作內(nèi)容及相關(guān)信息的方法 3 搜集工作的背景資料4 搜集職位的相關(guān)信息 三 分析階段1 整理資料2 審查資料3 分析資料 四 完成階段1 編寫工作說明書2 對(duì)整個(gè)工作分析過程進(jìn)行總結(jié) 找出其中成功的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題 以利于以后更好地進(jìn)行工作分析 3 將工作分析的結(jié)果運(yùn)用于人力資源管理以及企業(yè)管理的相關(guān)方面 真正發(fā)揮工作分析的作用 二 工作說明書的編寫 什么是職位說明書 職位說明書又稱職位描述 職位界定 崗位說明等 用來定義 辨別和描述一個(gè)職位的最重要特征 它僅描述職位本身 而與從事或即將從事此工作的人員無關(guān) 通俗地講 就是通過對(duì)職位的工作內(nèi)容 責(zé)任范圍等的分析 給工作崗位畫像 照相 為什么要制定職位說明書 編制職位說明書是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ) 也是各級(jí)主管的一項(xiàng)基本職責(zé) 它可以使主管對(duì)下屬的工作要求有清晰的了解 以便提供必要的輔導(dǎo) 作出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估 另外 職位說明書為公司的許多項(xiàng)目 例如招聘 薪酬調(diào)查 技能差距分析 績效考核和級(jí)別確定等 提供必要的信息 便于理解組織機(jī)構(gòu)和工作關(guān)系 是職位評(píng)估進(jìn)而評(píng)定各職位薪酬 級(jí)別 薪酬調(diào)查的基本依據(jù) 使員工充分了解自己在組織中的作用 相應(yīng)的責(zé)任和職權(quán) 同時(shí)便于各級(jí)主管有效地管理下屬的工作 是各部門績效管理的依據(jù)之一 既便于各級(jí)主管進(jìn)行有效的績效考核 又為員工提供自我評(píng)定的參考標(biāo)準(zhǔn) 為招聘選材提供客觀依據(jù) 公司可根據(jù)工作內(nèi)容和技能要素 進(jìn)行招聘工作 便于制定個(gè)人工作計(jì)劃和部門工作計(jì)劃 便于各級(jí)主管為下屬制定培訓(xùn) 晉升 公司內(nèi)崗位調(diào)動(dòng)計(jì)劃 在編寫工作說明書時(shí) 一般都要按照一定的格式來進(jìn)行 這里我們首先來看幾種工作說明書的格式 見表7 1 表7 2和表7 3 一般來說 一個(gè)內(nèi)容比較完整的工作說明書都要包括以下幾個(gè)具體的項(xiàng)目 1 職位標(biāo)識(shí) 2 職位概要 3 履行職責(zé) 4 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn) 5 工作關(guān)系 6 使用設(shè)備 7 工作的環(huán)境和工作條件 8 任職資格 9 其他信息 如何撰寫崗位說明書 HowtoWriteaJobDescription 上級(jí)主管崗位分析員在職人員 誰完成職位說明書 辦法一 被分析崗位的直接主管 辦法二 崗位分析專員 職位說明書的主要內(nèi)容 職位標(biāo)識(shí) 職位編號(hào) 職位名稱 所屬部門 直接上級(jí) 所轄下級(jí) 制作日期 薪點(diǎn)等 職位概要 用一句話說明為什么要設(shè)置這一職位 目的是什么 履行職責(zé) 主要應(yīng)負(fù)責(zé)任 每一項(xiàng)責(zé)任的具體內(nèi)容 要達(dá)到的目的 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn) 業(yè)績衡量標(biāo)準(zhǔn) 如何衡量每一項(xiàng)責(zé)任的完成情況 工作關(guān)系 報(bào)告對(duì)象 監(jiān)督對(duì)象 合作對(duì)象 外部交往 使用設(shè)備 使用的主要設(shè)備 工作的環(huán)境和工作條件 時(shí)間 地點(diǎn) 室內(nèi) 室外 噪音 危險(xiǎn)等等 任職資格 任職資格要求 具備何種條件的人適合承擔(dān)這一職位 其他信息 主要挑戰(zhàn) 決策和規(guī)劃等 職位目的 應(yīng)負(fù)責(zé)任 工作依據(jù) 職位說明書包括的內(nèi)容 職位范圍 任職要求 基礎(chǔ)信息 工作說明書的監(jiān)督與審查 將一個(gè)新員工填補(bǔ)到工作崗位上的時(shí)候 當(dāng)生產(chǎn)的產(chǎn)品或產(chǎn)出發(fā)生重大變化時(shí) 當(dāng)新設(shè)備 新方法或新程序被引入工作場(chǎng)所時(shí) 當(dāng)工作單位出現(xiàn)重組時(shí) 在開始執(zhí)行新的薪資制度的時(shí)候 當(dāng)工作被賦予新的職責(zé)的時(shí)候 至少每年一次由人力資源管理人員負(fù)責(zé)在正式績效評(píng)價(jià)之前的60天 職位說明書模板 職位說明書模板 續(xù) 職位說明書模板 續(xù) 職位基礎(chǔ)信息 職位名稱 職位所屬部門 大部門 小部門 職位類型 職位定級(jí) 擬定人 人力資源專業(yè)人員 該職位的直接主管 審核人信息 該功能 業(yè)務(wù)部門的主管 評(píng)審小組代表簽字 生效日期 批準(zhǔn)日期 職位概括職位名稱指公司內(nèi)部的工作崗位頭銜 它應(yīng)該能反映此職位的主要功能 如會(huì)計(jì) 銷售經(jīng)理 部門名稱指各部門 辦公室 例如 人事部 財(cái)務(wù)部 維修部 如果是分公司 請(qǐng)注明名稱后 再同時(shí)寫明部門名稱 分支部門指各職能 各大部門下屬的分支機(jī)構(gòu)或部門 如果沒有 該欄目可以省略 職位概括直接主管直接上級(jí)主管的工作頭銜 直接主管簽字和任職人簽字在職位說明書編制完成之后 或新的任職者就任之前 直接主管將說明書交給下屬 雙方簽字確認(rèn) 職位說明書撰寫 修改人姓名職位說明書撰寫 修改日期 總體工作目標(biāo)請(qǐng)使用一兩句簡捷概括的話 準(zhǔn)確說明該崗位存在的原因是什么 通常情況下一兩句話就足以說明 除非該崗位是由一個(gè)任職人同時(shí)完成著兩個(gè)或更多的不同的工作 此部分的撰寫目的主要是從公司整體的角度看待該崗位的總體重要性 或者是該崗位對(duì)公司業(yè)務(wù)的獨(dú)特貢獻(xiàn) 通常以一個(gè)動(dòng)詞開始總體工作目標(biāo)的撰寫 如計(jì)劃 指導(dǎo) 監(jiān)督 協(xié)調(diào)等 總體工作目標(biāo)例如 銷售經(jīng)理計(jì)劃 組織并控制銷售的動(dòng)作以完成銷售額 達(dá)成銷售利潤 同時(shí)降低銷售費(fèi)用 干什么 計(jì)劃組織并控制影響什么 銷售的運(yùn)作這樣做的目的 在降低銷售費(fèi)用的同時(shí) 完成銷售額 達(dá)成銷售利潤 匯報(bào)及聯(lián)絡(luò)關(guān)系下屬人數(shù)指可以支配和管理的人數(shù) 是直接管理和間接管理的全部員工數(shù)之和 內(nèi)部關(guān)聯(lián)在完成工作時(shí) 該崗位會(huì)同公司內(nèi)什么樣的主管上級(jí) 同部門同事 其它部門發(fā)生工作關(guān)系 也可以說是對(duì)該職位有或受該職位影響的單位或個(gè)體有哪些 外部關(guān)聯(lián)指因完成該崗位工作而必須發(fā)生聯(lián)系的所有公司以外的機(jī)構(gòu) 包括供應(yīng)商 客戶 上級(jí)單位 關(guān)系單位 政府機(jī)關(guān)等 工作性質(zhì)及范圍用一段或兩段話概括說明該職位的主要工作內(nèi)容 以描繪該職位是如何融匯到企業(yè)當(dāng)中 說明該職位在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨的挑戰(zhàn) 同時(shí)說明該崗位所能夠作出的決定或建議是什么 例如 在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨的挑戰(zhàn)是什么 其自行作出的決定是什么 在工作中要向其上級(jí)主管作出的建議是什么 主要工作職責(zé)這一部分是職位說明書的核心部分 主要工作內(nèi)容 按重要性順序排列 每個(gè)職位都有若干項(xiàng)職責(zé) 最多不超過10項(xiàng) 最少不能少于4項(xiàng) 一般為6至8項(xiàng) 每項(xiàng)職責(zé)都有一個(gè)概括 用幾個(gè)關(guān)鍵字來概括說明該項(xiàng)工作內(nèi)容 然后再具體描述怎么干 有什么限制條件 所要達(dá)成什么結(jié)果 主要工作職責(zé)例如 某行政助理的第4項(xiàng)工作是負(fù)責(zé)公司車輛管理 可以寫成 4 車輛管理按照車輛管理規(guī)定 審批用車申請(qǐng) 監(jiān)督駕駛員按照規(guī)定保養(yǎng)與駕駛車輛 并進(jìn)行日常考核 又例 財(cái)務(wù)部某職位 其第三項(xiàng)職責(zé)是 3 流動(dòng)資金管理 預(yù)測(cè)和估計(jì)債務(wù)人和債權(quán)人的短期和長期的資本需求 保持足夠的流動(dòng)現(xiàn)金和獲得最高的回報(bào) 主要工作職責(zé)再例 人力資源部某經(jīng)理的職責(zé)之一是招聘員工 可以寫成 1 招聘 辨別 選擇 面試 推薦 聘請(qǐng)合格的人選 在時(shí)間 成本和素質(zhì)上滿足用人部門的要求 公式 用動(dòng)詞表示反應(yīng)或行動(dòng) 行為對(duì)象 限制條件 要達(dá)到的結(jié)果 考核標(biāo)準(zhǔn) 注意要點(diǎn) 使用簡短而明確的詞語 如果可能 請(qǐng)使用只有一種含義的詞 要注意語言的簡練和準(zhǔn)確 具有概括性 不要寫成每日的工作流程 切忌寫成流水帳 在描述時(shí) 要將具有相同特征的事項(xiàng)歸類 總結(jié)為一項(xiàng)工作 避免使用不必要的詞語 注意要點(diǎn) 盡量用通用語言以替代獨(dú)特名詞 著重強(qiáng)調(diào)能帶來某一最終結(jié)果的行動(dòng) 最好能便于衡量 建議使用動(dòng)詞詞組 主要活動(dòng)帶來的最終結(jié)果 例如 在計(jì)劃的費(fèi)用內(nèi) 領(lǐng)導(dǎo) 控制銷售活動(dòng)以取得預(yù)期的銷售額 要包括應(yīng)做的和希望它做的工作 不要遷就現(xiàn)在的任職者 影響范圍財(cái)務(wù)數(shù)字 預(yù)算 計(jì)劃 實(shí)際發(fā)生 未來預(yù)測(cè) 項(xiàng)目費(fèi)用 銷售目標(biāo) 營業(yè)額 工資總額 費(fèi)用支出 客戶數(shù)目 定單數(shù)目 供貨商數(shù)目等 財(cái)務(wù)權(quán)限 指根據(jù)公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度而賦予該崗位的最高財(cái)務(wù)批準(zhǔn)權(quán)限 人員數(shù)量 包括直接主管和間接主管的人數(shù) 影響范圍描述該職位說明書范圍的有關(guān)數(shù)字 以相關(guān)數(shù)字和 或事實(shí)說明該崗位會(huì)影響到的工作活動(dòng)的范圍和程度 該崗位直接或間接影響到的重要的數(shù)字 該數(shù)字可以年度 年度 月份 不固定期限為單位 視具體工作崗位及具體工作職責(zé)而定 衡量標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)量 費(fèi)用 時(shí)限和質(zhì)量四個(gè)方面的要求 如果能全部涵蓋最好 至少也要包括其中的一項(xiàng) 數(shù)量 利潤率 產(chǎn)量 收入增長 增長率 市場(chǎng)占有率 顧客保有率 新顧客數(shù) 新產(chǎn)品比例 投資回報(bào)率 每股收益等等 費(fèi)用 單位成本 預(yù)算與實(shí)際之比 人工成本與銷售額之比等 時(shí)限 按時(shí)交貨 投放市場(chǎng)時(shí)間 單位生產(chǎn)時(shí)間 客戶響應(yīng)時(shí)間等 質(zhì)量 準(zhǔn)確率 錯(cuò)誤率 次品率 可靠性等 任職條件此部分羅列了任何任職人必須帶到崗位上的 必須符合的 基本的 最低的 必需的知識(shí) 能力等的要求 知能本崗位所必需的受教育程度 專業(yè)知識(shí)水平及工作經(jīng)驗(yàn)等 例如 注冊(cè)會(huì)計(jì)師 質(zhì)量審核員證書 高壓電工本 鍋爐工上崗證等 任職條件專業(yè)技能為完成崗位工作 任職人所必備的技能 包括實(shí)用性的 功能性的和技術(shù)性的 例如 存檔 文字處理軟件應(yīng)用 大客戶管理等 行為素質(zhì)能力即任職人所必需的個(gè)人的 人際關(guān)系類的和 或管理素質(zhì)及能力 例如 靈活性 承受壓力能力 說服力 團(tuán)隊(duì)合作能力 計(jì)劃能力 激勵(lì) 三 工作說明書的發(fā)展趨勢(shì) 結(jié)合工作流程編寫 履行職責(zé) 已成為一個(gè)趨勢(shì) 結(jié)合工作流程編寫 履行職責(zé) 就是在搞清楚工作鏈相互關(guān)系的基礎(chǔ)上 在描述職責(zé)的任務(wù)時(shí)加入對(duì)象狀語 也就說加人工作輸入和工作輸出即可 結(jié)合工作流程的描述可以提煉成下面的格式 輸入的對(duì)象和內(nèi)容 動(dòng)詞 賓語 輸出的對(duì)象和內(nèi)容 目的狀語 第二個(gè)趨勢(shì)就是企業(yè)越來越重視工作規(guī)范 尤其是其中的能力和素質(zhì)要求 以 素質(zhì)模型 為主要標(biāo)志的新的招聘標(biāo)準(zhǔn)正在逐步形成 這是因?yàn)樵谛陆?jīng)濟(jì)條件下 人的因素已經(jīng)變得越來越重要 擁有優(yōu)秀的員工已成為企業(yè)成功的關(guān)鍵 為了招聘到合格的人員 必須對(duì)任職資格條件做出詳細(xì)的規(guī)定 因此工作規(guī)范就焚得越來越重要 第三節(jié)工作分析的方法 一 定性的方法二 量化的方法 工作分析的常用方法 工作實(shí)踐法直接觀察法訪談法問卷調(diào)查法典型事例法 需要多種方法的結(jié)合 工作實(shí)踐法 工作分析人員親自從事所需研究的工作 優(yōu)點(diǎn) 可以準(zhǔn)確地了解工作的實(shí)際任務(wù) 在體力 知識(shí) 經(jīng)驗(yàn)等方面對(duì)任職者的要求 適用 適用于短期內(nèi)可以掌握的工作 缺點(diǎn) 不適用于需要進(jìn)行大量訓(xùn)練和危險(xiǎn)的工作 打字員 直接觀察法 工作分析人員觀察所需分析的工作的過程 優(yōu)點(diǎn) 工作分析人員能夠比較全面 深入地了解工作的要求 適用 適用于工作內(nèi)容主要是由身體活動(dòng)來完成的工作 如 裝配線工人 保安人員等 缺點(diǎn) 不適用于腦力勞動(dòng)成分較高的工作 處理緊急情況的間歇性工作 如 律師 教師 急救站的護(hù)士等等 訪談法及其類型 與工作的承擔(dān)者面談是收集信息的一種有效方法 最有發(fā)言權(quán) 主要類型 個(gè)別訪談法工作之間有明顯差別時(shí)使用 時(shí)間比較充分的情況下采用 群體訪談法多名員工從事同樣的工作時(shí)使用 訪談時(shí)提出的典型問題 你平時(shí)需要做哪些工作 主要的職責(zé)有哪些 如何去完成它們 在哪些地點(diǎn)工作 工作需要怎樣的學(xué)歷 經(jīng)驗(yàn) 技能或?qū)I(yè)執(zhí)照 基本的績效標(biāo)準(zhǔn)是什么 工作有哪些環(huán)境和條件 工作有哪些生理要求和情緒及感情上的要求 工作的安全和衛(wèi)生狀況如何 訪談法優(yōu)缺點(diǎn) 優(yōu)點(diǎn) 能夠簡單 迅速地收集工作分析資料 適用性強(qiáng) 由任職者親口講出工作內(nèi)容 具體而準(zhǔn)確 缺點(diǎn) 被訪談?wù)咄浯笃涑袚?dān)的責(zé)任和工作的難度 容易引起工作分析資料的失真和扭曲 訪談時(shí)需要注意的幾個(gè)問題 選擇最了解工作內(nèi)容 最能客觀描述職責(zé)的員工 盡快建立融洽的感情 說明訪談的目的及選擇對(duì)方進(jìn)行訪談的原因 目的是不要讓對(duì)方有正在進(jìn)行績效考核的感覺 事先準(zhǔn)備一份完整的訪談問題表 重要的問題先問 次要的問題后問 如果工作不是每天都相同 就請(qǐng)對(duì)方將各種工作責(zé)任一一列出 然后根據(jù)重要性排出次序 以避免忽略那些雖不常見但卻是很重要的問題 在訪談過程中 工作分析人員只是被動(dòng)地接受信息 如果出現(xiàn)不同的看法 不要與員工爭論 如果出現(xiàn)對(duì)主管人員進(jìn)行抱怨 工作分析人員不要介入 不要流露出對(duì)工資待遇方面有任何興趣 否則員工會(huì)夸大自己的職責(zé) 訪談結(jié)束后 將收集到的材料請(qǐng)任職者和他的直屬上司仔細(xì)閱讀一遍 以便做修改和補(bǔ)充 問卷調(diào)查法的優(yōu)缺點(diǎn) 優(yōu)點(diǎn) 能夠迅速得到進(jìn)行工作分析所需的資料 速度快 節(jié)省時(shí)間和人力 實(shí)施費(fèi)用一般比其他方法低 調(diào)查表可以在工作之余填寫 不會(huì)影響工作時(shí)間 可以使調(diào)查的樣本量很大 適用于需要對(duì)很多工作者進(jìn)行調(diào)查的情況 調(diào)查的資料可以數(shù)量化 由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理 缺點(diǎn) 設(shè)計(jì)理想的調(diào)查表要花費(fèi)很多時(shí)間 人力和物力 設(shè)計(jì)費(fèi)用比較高 填寫調(diào)查表是由工作者單獨(dú)進(jìn)行 缺少交流 被調(diào)查者可能不積極配合與認(rèn)真填寫 從而影響調(diào)查的質(zhì)量 崗位分析的方法 工作日志法觀察法問卷調(diào)查法面談法 各種方法的優(yōu) 缺點(diǎn) 設(shè)計(jì) 崗位分析問卷 應(yīng)包括的主要內(nèi)容 一 定性的方法 觀察法 經(jīng)理人員 工作分析人員或工程技術(shù)人員須對(duì)一個(gè)正在工作的員工進(jìn)行觀察 并將該員工正在從事的任務(wù)和職責(zé)一一記錄下來 對(duì)一項(xiàng)職務(wù)之工作的觀察 可以采取較長時(shí)間內(nèi)連續(xù)不斷的方式 也可采用斷續(xù)的間或訪察的方式 具體采取哪種方式 應(yīng)根據(jù)該職務(wù)工作的特點(diǎn)而定 觀察法一般只適用于重復(fù)性較強(qiáng)的工作 或者與其他方法結(jié)合使用 工作實(shí)踐法顧名思義 這種方法就是指由工作分析人員親自從事所需研究的工作 以搜集相關(guān)信息的方法 這種方法的優(yōu)點(diǎn)在于能夠獲得第一手資料 可以準(zhǔn)確地了解工作的實(shí)際過程 以及在體力 知識(shí) 經(jīng)驗(yàn)等方面對(duì)任職者的要求 但是這種方法只適用于短期內(nèi)可以掌握的工作或者工作內(nèi)容比較簡單的工作 如餐廳服務(wù)員 不適用于需要進(jìn)行大量訓(xùn)練和危險(xiǎn)的工作 現(xiàn)場(chǎng)訪談法搜集信息的現(xiàn)場(chǎng)訪談方法 要求經(jīng)理或人力資源專家訪問各個(gè)工作場(chǎng)所 并與承擔(dān)各項(xiàng)工作的員工交談 在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪談時(shí) 通常采用一種標(biāo)準(zhǔn)化的訪談表來記錄有關(guān)信息 在大多數(shù)情況下 員工和其直線經(jīng)理都被列入訪談對(duì)象 以便比較全面徹底地了解一項(xiàng)工作的任務(wù)和職責(zé) 現(xiàn)場(chǎng)訪談方法一般非常耗費(fèi)時(shí)間 尤其是當(dāng)訪談?wù)吲c兩三個(gè)從事不同工作的員工交談時(shí) 就更是如此 專業(yè)性和管理性的工作一般更為復(fù)雜和較難分析 從而往往需要更長的時(shí)間 因此 現(xiàn)場(chǎng)訪談主要是用作問卷調(diào)查的后續(xù)措施 作為后續(xù)措施 現(xiàn)場(chǎng)訪談的主要目的是要求員工和有關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)助澄清問卷調(diào)查中的某些信息問題 同時(shí) 分析人員也可借機(jī)澄清問卷中的某些術(shù)語方面的問題 問卷調(diào)查法一個(gè)典型的工作分析調(diào)查問卷 通常包括以下11個(gè)方面的問題 1 該工作的各種職責(zé)以及花費(fèi)在每種職責(zé)上的時(shí)間比例 2 非經(jīng)常性的特殊職責(zé) 3 外部和內(nèi)部交往 4 工作協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任 5 所用物質(zhì)資料和儀器設(shè)備 6 所做出的各種決定和所擁有的斟酌決定權(quán) 7 所準(zhǔn)備的記錄和報(bào)告 8 所運(yùn)用的知識(shí) 技能和各種能力 9 所需培訓(xùn) 10 體力活動(dòng)及特點(diǎn) 11 工作條件問卷調(diào)查方法的主要優(yōu)點(diǎn)是可以在較短的時(shí)間內(nèi) 以較低的費(fèi)用獲得大量與工作有關(guān)的信息 不過 其后續(xù)的觀察和訪談往往還是必要的 工作日志法工作日志法就是按照時(shí)間的順序記錄工作過程 然后經(jīng)過歸納 整理 提煉 取出所需工作信息的一種工作信息提取方法 這種方法的優(yōu)點(diǎn)在于信息的可靠性很高 適合于確定有關(guān)工作職責(zé) 工作內(nèi)容 工作關(guān)系 勞動(dòng)強(qiáng)度等方面的信息 所需要投入的費(fèi)用也比較低 但是 工作日志法可以使用的范圍較為狹窄 只是適合工作循環(huán)周期較短 工作狀態(tài)穩(wěn)定無較大起伏的職位 而且信息整理工作量很大 費(fèi)時(shí)費(fèi)力 同時(shí)也應(yīng)看到 工作人員在填寫工作日志時(shí) 會(huì)影響其正常的工作 往往還會(huì)遺漏很多工作內(nèi)容 如果由工作分析者來填寫工作日志 因工作量大又不適合處理大量的工作 這些都限制了工作日志法的應(yīng)用范圍 二 量化的方法 一 職位分析問卷法 positiOnanalysisquestionnaire PAQ PAQ是由心理學(xué)家麥考密克耗費(fèi)10年時(shí)間所設(shè)計(jì)的一種利用清單的方式來確定工作要素的方法 PAQ的優(yōu)點(diǎn) 它可以將工作按照上述維度的得分提供一個(gè)量化的分?jǐn)?shù)順序 這樣就可以對(duì)不同的工作進(jìn)行比較 有點(diǎn)類似于工作評(píng)價(jià) PAQ的缺點(diǎn) 只對(duì)體力勞動(dòng)性質(zhì)的職業(yè)適用性好 對(duì)管理性質(zhì) 技術(shù)性質(zhì)的職業(yè)適用性較差 PAQ由于沒有對(duì)職位的特殊工作活動(dòng)進(jìn)行描述 所以無法體現(xiàn)工作性質(zhì)的差異 如警察和家庭主婦 此外就是PAO的可讀性差 沒有受過10 12年的教育無法理解其全部的內(nèi)容 二 職能工作分析法 unctionaljobanalysis FJA 該方法有兩種 一種是美國勞工部 DOL 的HA系統(tǒng) 另一種是范納 Fine 的FJA系統(tǒng) DOL的FJA系統(tǒng)主要目的在于找到一種能夠?qū)Σ煌ぷ鬟M(jìn)行量化的等級(jí)劃分以及分類比較的標(biāo)準(zhǔn)化方法 這種方法假設(shè)每種工作都包括三種最基本的工作職能 數(shù)據(jù) data 人員 person 事務(wù) task 每種職能都劃分出了若干難度等級(jí) 見表7 9 三 弗萊希曼工作分析系統(tǒng)法該系統(tǒng)認(rèn)為能力是引起個(gè)體績效差異的原因 因此在分析時(shí)主要是對(duì)與工作有關(guān)的52個(gè)能力維度進(jìn)行評(píng)價(jià) 這些能力維度見表7一11 企業(yè)在運(yùn)用這種方法時(shí) 需要將這52個(gè)維度都展示給專家 由專家指出每一個(gè)尺度圖中的哪一個(gè)點(diǎn)數(shù)能夠最恰當(dāng)?shù)卮砟骋惶囟üぷ魉蟮哪芰λ?最后根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果繪制出某種工作所要求的能力的全圖 四 關(guān)鍵事件法 CIT 關(guān)鍵事件法是通過一定的表格 專門記錄工作者工作過程中那些特別有效或特別無效的行為 依此作為將來確定任職資格的一種依據(jù) 記錄的內(nèi)容大致如下 導(dǎo)致事件發(fā)生的原因有效和無效行為的特征現(xiàn)象行為的后果工作者可以控制的范圍及努力程度的評(píng)估 實(shí)際操作的步驟如下 1 把每一關(guān)鍵事件打印在卡片上 2 讓多位有經(jīng)驗(yàn)的工作分析者對(duì)所有卡片進(jìn)行分類 分類的標(biāo)準(zhǔn)可以統(tǒng)一 也可以不統(tǒng)一 對(duì)那些分類有爭議的事件要討論 直到取得一致意見 3 對(duì)類別予以明確的概括和定義 如表7 13 將所有放在一起的8個(gè)關(guān)鍵事件概括為 準(zhǔn)確 整潔的質(zhì)量控制能力 4 資格條件比較 從關(guān)鍵事件分類與概括中 可能得出數(shù)個(gè)任職資格條件 其中一些可能比另一些重要 重要程度可按下面的標(biāo)度評(píng)分 1 很不重要 2 比較重要 3 重要 4 非常重要 5 極其重要然后以大家的平均分?jǐn)?shù)值作為各個(gè)任職資格條件的權(quán)重值 五 工作分析計(jì)劃表法 jobanalysisschedule JAS 這是美國勞工部創(chuàng)立的一種工作分析法 結(jié)合了定性和定量兩種方法 實(shí)施時(shí)要由訓(xùn)練有素的工作分析人員負(fù)責(zé)收集信息 表7 14是工作分析計(jì)劃表的樣表 職位分析方法的比較 觀察法 能較多 較深刻地了解工作要求 不適用于管理類職位 研究工作 耗時(shí)長或技術(shù)復(fù)雜的工作 不確定性工作 面談法 效率較高 面談對(duì)象可能持懷疑 保留態(tài)度 對(duì)提問要求高 易失真 問卷調(diào)查法 費(fèi)用低 速度快 調(diào)查面廣 可在業(yè)余進(jìn)行 易于量化 可對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多方式 多用途的分析 對(duì)問卷設(shè)計(jì)要求高 可能產(chǎn)生理解上的不一致 實(shí)踐法 短期內(nèi)可掌握的工作 不適用于需進(jìn)行大量訓(xùn)練或危險(xiǎn)的工作 典型事例法 可揭示工作的動(dòng)態(tài)性 生動(dòng)具體 費(fèi)時(shí) 難以形成對(duì)一般性工作行為的總的概念 崗位評(píng)估JobEvaluation 崗位評(píng)估 崗位評(píng)估確立了企業(yè)內(nèi)各職位相互之間的重要性 它不直接決定薪酬水平 但它明確了公司內(nèi)所有工作崗位之間邏輯性的排列關(guān)系 并由此而構(gòu)成了工資架構(gòu)的基礎(chǔ) 崗位評(píng)估的定義 崗位評(píng)估不是一門深?yuàn)W的科學(xué) 而是對(duì)一個(gè)組織內(nèi)部所有崗位的大小以公正 理性的態(tài)度進(jìn)行分析 深思熟慮后所作出的判斷 比較的過程分析的過程判斷的過程有章可循的過程以崗位為中心的過程 為什么要進(jìn)行崗位評(píng)估 為將來的崗位定級(jí)及工資級(jí)別設(shè)定奠定良好公正的基礎(chǔ)保持評(píng)估公司內(nèi)部崗位相對(duì)大小關(guān)系的一致性同工同酬只有通過正式的崗位分析評(píng)估而得到體現(xiàn)正式的崗位評(píng)估為企業(yè)對(duì)未來組織結(jié)構(gòu)和勞動(dòng)力市場(chǎng)變化作出反應(yīng)提供了策略性框架 成員約為5 12人 由各部門派員參與 通常都為主管級(jí)以上人員 因?yàn)橹鞴茌^能了解全盤作業(yè) 各部門所派成員人數(shù)必須相當(dāng) 參與成員必須具備廣泛商務(wù)知識(shí) 明了各工作之間的關(guān)系 以及對(duì)組織的貢獻(xiàn) 熟悉有關(guān)薪資管理的理論及技術(shù) 工作評(píng)價(jià)工作評(píng)價(jià)委員會(huì)的組織及其作用 對(duì)崗位評(píng)估小組的要求 崗位評(píng)估小組成員應(yīng)做到 客觀 公正顧全公司整體具有良好的分析能力將崗位需要與具體任職人員條件區(qū)別開來要高度參與 以小組討論的形式最終達(dá)成共識(shí) 工作評(píng)價(jià)工作評(píng)價(jià)委員會(huì)的組織及其作用選擇評(píng)價(jià)辦法區(qū)別及篩選指標(biāo)工作由薪資部門提供有關(guān)指標(biāo)工作的工作內(nèi)容 資歷要求的職位說明書 以供發(fā)展 篩選及劃定可酬因素之條件定義 相互比重 以及等級(jí)尺表 評(píng)估指標(biāo)工作 決定各工作之間的相對(duì)價(jià)值 并進(jìn)行其余工作之歸等 建立薪資架構(gòu) 發(fā)展合理化薪資制度 崗位評(píng)估的原則 崗位評(píng)估針對(duì)的是工作職位 而不是在職人 它不考慮在職人的優(yōu)勢(shì)和弱點(diǎn) Theconcerniswithjobsnotpeople thestrengthsorweaknessesoftheindividualcurrentlydoingthejobaredisregarded 評(píng)估各個(gè)職位時(shí) 只是以能夠完全的發(fā)揮該崗位的職能來測(cè)評(píng)其對(duì)公司的價(jià)值 而不是過高地要求 或從寬就低 Thevalueofthejobtotheorganizationisassessedasifitwerebeingcarriedoutinafullyacceptablemanner nomore andnoless 評(píng)估的程序基于以下三點(diǎn) Theprocessofevaluationisbasedon INFORMATIONJUDGEMENTMETHOD 工作評(píng)價(jià) 簡介HAYHAY方法要求使用者對(duì)所有崗位進(jìn)行描述 評(píng)估 歸類 然后劃分級(jí)別 隨著公司的成長 會(huì)出現(xiàn)許多新的工作崗位 各個(gè)崗位之間互有差別 這樣就很難明確他們相互之間的重要性 進(jìn)而很難決定薪酬水平 EdwardHay研究并開發(fā)了點(diǎn)數(shù)評(píng)估系統(tǒng) 以確保各職位有序地排列 目前全球大約有9000家公司使用HAY方法 如 花旗銀行 HP SIA 職位三因素 知能 為達(dá)到該職位所要求的績效標(biāo)準(zhǔn)而應(yīng)具備的知識(shí) 技能和經(jīng)驗(yàn) 解決問題能力 當(dāng)在職人應(yīng)用知能去完成工作