如何有效的主持會(huì)議培訓(xùn)講義(節(jié)選).doc

如何有效的主持會(huì)議培訓(xùn)講義（節(jié)選）【出版單位】 北京大學(xué)出版社 【課程名稱】 如何有效的主持會(huì)議【課程編號(hào)】 LA05 【所屬體系】 情景互動(dòng)課程（個(gè)人發(fā)展類） 【主講專家】 專家團(tuán)【內(nèi)含產(chǎn)品】 課程3講，VCD 3張，文字教材1本（北京大學(xué)出版社）【全套定價(jià)】 400元【咨詢電話13911161267網(wǎng)景商城 聯(lián)系人：陰先生【課程目錄】第一講 會(huì)議的目的 前言 第一節(jié) 避免不必要的會(huì)議 第二節(jié) 會(huì)議的目的 第三節(jié) 會(huì)議的成本 第四節(jié) 避免與會(huì)者的不滿第二講 如何召集并主持兩種不同類型的會(huì)議 第一節(jié) 發(fā)布消息的會(huì)議 第二節(jié) 解決問(wèn)題的會(huì)議第三講 會(huì)議主持技巧 第一節(jié) 議主持技巧的測(cè)試 第二節(jié) 明確會(huì)議主持人的工作 第三節(jié) 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制 第四節(jié) 取得滿意的會(huì)議結(jié)果【內(nèi)容摘要】第1講 會(huì)議的目的避免不必要的會(huì)議明確會(huì)議的目的計(jì)算會(huì)議的成本避免參會(huì)者的不滿作為一名中級(jí)管理者，除了通常的管理工作外，召開(kāi)會(huì)議以卓有成效地傳達(dá)信息，尋找解決問(wèn)題的方法也應(yīng)成為分內(nèi)的職責(zé)。有效會(huì)議的前提是會(huì)議主持者首先要明確會(huì)議的目的，才能更有效地避免無(wú)用的會(huì)議。避免不必要的會(huì)議1.不必要的會(huì)議特征在學(xué)習(xí)主持會(huì)議技巧之前，管理者首先要正確地區(qū)分需要和不需要召開(kāi)的會(huì)議。做到有選擇地開(kāi)會(huì)，這樣才會(huì)贏得下屬的尊重。2.開(kāi)會(huì)之前需考慮的問(wèn)題很多時(shí)候，初級(jí)的中層經(jīng)理常常希望所有的下屬都能有機(jī)會(huì)聽(tīng)自己發(fā)言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達(dá)給下屬。開(kāi)會(huì)是達(dá)到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經(jīng)理經(jīng)常召集員工開(kāi)會(huì)。要竭盡最大可能地減少開(kāi)會(huì)次數(shù)，并使每次會(huì)議都達(dá)到應(yīng)有的目的，在準(zhǔn)備召集開(kāi)會(huì)之前，基層經(jīng)理需要考慮以下問(wèn)題：3.會(huì)議的目標(biāo)是否明確作為基層經(jīng)理，準(zhǔn)備召集會(huì)議時(shí)，首先要考慮會(huì)議的目的是否明確。明確會(huì)議的目的之后，管理者需要提前通知參會(huì)者。如果參會(huì)者在參加會(huì)議之前，并不知道會(huì)議的目的，在會(huì)議上就會(huì)毫無(wú)準(zhǔn)備，或準(zhǔn)備得沒(méi)有針對(duì)性，從而造成了會(huì)議的低效率。4.會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是否合適企業(yè)網(wǎng)景學(xué)習(xí)超市 所有內(nèi)容未經(jīng)許可不得復(fù)制。明確會(huì)議目標(biāo)之后，管理者需要確定合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間。所謂合適的時(shí)間，不僅僅是針對(duì)舉辦者合適，而且對(duì)于每一位參與者來(lái)說(shuō)，時(shí)間也都應(yīng)是合適的?！景咐勘本┠彻居形患以谂_(tái)灣的經(jīng)理，該經(jīng)理一個(gè)人在北京工作，家人全部在臺(tái)灣。有一次該經(jīng)理安排一個(gè)會(huì)議，時(shí)間定在中秋節(jié)的晚上，因?yàn)樗粋€(gè)人在北京，中秋節(jié)的晚上也沒(méi)什么事情。會(huì)議的內(nèi)容是組織員工一起討論銷售業(yè)績(jī)和改進(jìn)的方法，會(huì)后還請(qǐng)參會(huì)者吃飯。雖然該經(jīng)理最后還請(qǐng)大家吃了飯，但是參會(huì)者仍感到并不舒服。在中秋節(jié)的晚上，員工們都想充分地利用這個(gè)難得的機(jī)會(huì)與家人團(tuán)聚。該經(jīng)理選擇的會(huì)議時(shí)間只是適合自己，而絲毫沒(méi)有考慮到員工們的實(shí)際需求?！咀詸z】某公司經(jīng)理在中午下班前5分鐘，召集部門下屬開(kāi)會(huì)，會(huì)議時(shí)間一直持續(xù)了半個(gè)多小時(shí)。這時(shí)候，大家都早已經(jīng)饑腸轆轆，那么該經(jīng)理會(huì)有效地傳達(dá)理念，會(huì)議能召開(kāi)的高效嗎？請(qǐng)你分析這一會(huì)議的時(shí)間選擇將會(huì)給會(huì)議造成什么影響？_見(jiàn)參考答案115.是否可以通過(guò)其它方式來(lái)達(dá)到會(huì)議的目的采用其它方法，來(lái)替代會(huì)議解決問(wèn)題是中層管理者進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備之前需要考慮的第三個(gè)問(wèn)題。往往很多事情并不一定非得需要通過(guò)會(huì)議來(lái)解決。采用其它方法不僅可以達(dá)到目的，甚至還可以節(jié)省時(shí)間，提高解決問(wèn)題的效率。其它的方法有：可以給每位員工發(fā)放簡(jiǎn)單的通知、專門為某位員工寫便條、或擬出通告貼在公共場(chǎng)所。此外，還可以通過(guò)發(fā)電子郵件、打電話等方式也都能妥善地解決問(wèn)題。6.參會(huì)者的必要性在擬出參會(huì)者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會(huì)議相關(guān)，是否每一位參會(huì)者都是必要的。如果會(huì)議中有很多與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員，這不僅會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)行和有關(guān)人員的心態(tài)，即便是會(huì)議的無(wú)關(guān)人員也會(huì)不舒服。如果無(wú)關(guān)人員提出了與會(huì)無(wú)關(guān)的問(wèn)題，不僅會(huì)毫無(wú)價(jià)值地白白耽誤本次會(huì)議的時(shí)間，還會(huì)影響有關(guān)人員的心態(tài)，耗費(fèi)有關(guān)人員的精力。此外，由于無(wú)關(guān)人員參加與己無(wú)關(guān)的會(huì)議，還有可能引起同事間胡亂的猜測(cè)，容易引起流言，因此，讓與會(huì)無(wú)關(guān)的人員參加沒(méi)有必要的會(huì)議并不是件好事。會(huì)議的目的很多主管或基層經(jīng)理認(rèn)為會(huì)議是其工作的一部分，因此常常容易在行動(dòng)上表現(xiàn)為該開(kāi)會(huì)的要開(kāi)，不該開(kāi)的會(huì)也總想方設(shè)法地開(kāi)。實(shí)際上，這樣會(huì)帶來(lái)一些負(fù)面影響。1.明確會(huì)議目的的重要性在實(shí)際的工作中，明確召開(kāi)會(huì)議的目的對(duì)于中級(jí)管理人員來(lái)說(shuō)，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及給上司留下怎樣的印象，很多時(shí)候都取決于管理者的“曝光”。會(huì)議實(shí)際上恰好是曝光的一個(gè)場(chǎng)景，中層管理者如果在眾人面前表現(xiàn)得管理能力很弱、沒(méi)有頭緒，那么就根本沒(méi)有能力控制會(huì)議，不僅上司，下屬也不會(huì)認(rèn)同管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力；如果管理者的會(huì)議控制能力很強(qiáng)，善于召開(kāi)高效率的會(huì)議時(shí)，下屬尊敬其領(lǐng)導(dǎo)能力的同時(shí)，更高層的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對(duì)他給予提升和重用。因此，主持會(huì)議的技巧將會(huì)影響到中層管理者未來(lái)事業(yè)的發(fā)展?！咀詸z】請(qǐng)你閱讀以下案例，并說(shuō)明為什么開(kāi)會(huì)時(shí)參會(huì)者會(huì)睡覺(jué)。主管：有關(guān)送貨的問(wèn)題呢，我們說(shuō)到這兒。還有就是上次會(huì)議中我們談到但沒(méi)有解決的問(wèn)題，那就是和財(cái)務(wù)部的溝通問(wèn)題，我建議每周我們開(kāi)例會(huì)時(shí)，請(qǐng)財(cái)務(wù)部門的一位同事也來(lái)參加，這樣就可以讓財(cái)務(wù)部也能了解我們的苦衷了，其實(shí)要了解我們苦衷的不只是財(cái)務(wù)部，還有后勤部。如果后勤部的同事也能來(lái)參加我們的例會(huì)，送貨的問(wèn)題也許就能順利地解決了（s主管還在不停地說(shuō)，員工們?cè)缫崖?tīng)得毫無(wú)興趣，已在打瞌睡，或者私下聊天。）_見(jiàn)參考答案122.幾種應(yīng)避免的會(huì)議各級(jí)管理人員在主持會(huì)議之前，要明確目標(biāo)。在判斷會(huì)議是否必要召開(kāi)時(shí)，管理者尤其要特別注意判斷以下幾種會(huì)議是否有召開(kāi)的必要。例行公事的會(huì)議針對(duì)例行公事的會(huì)議，管理人員應(yīng)最大限度地盡量減短會(huì)議時(shí)間，而且不必等每位參會(huì)者都到達(dá)之后才開(kāi)，因?yàn)楣局袉T工的工作時(shí)間并不一定相同，而且所處地點(diǎn)不一定都完全方便開(kāi)會(huì)。因此，管理者應(yīng)盡量地避免例行公事的會(huì)議。表現(xiàn)民主的會(huì)議針對(duì)一些需要解決問(wèn)題的會(huì)議，當(dāng)管理者已經(jīng)想出了很好的解決方法，基本上也沒(méi)有人能影響決定時(shí)，若管理者還要走過(guò)場(chǎng)地召集員工開(kāi)會(huì)，提出問(wèn)題后又千方百計(jì)地引導(dǎo)員工們都同意自己的答案，最后讓大家來(lái)執(zhí)行，這就屬于表現(xiàn)民主的會(huì)議。這種表現(xiàn)民主的會(huì)議對(duì)于解決問(wèn)題而言，效率特別低。管理者在他人無(wú)法改變自己決定的條件下，應(yīng)直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄖ问剑苯痈嬷獑T工。不搞形式上的假裝召開(kāi)民主會(huì)來(lái)走過(guò)場(chǎng)，只有采用后一種直接通知員工的形式，才能有效地使事情的處理效率大為提高。展示個(gè)人威嚴(yán)的會(huì)議很多主管往往認(rèn)為讓所有的下屬都準(zhǔn)時(shí)來(lái)參加自己主持的會(huì)議是充分表現(xiàn)主管身份和威嚴(yán)的一種最得意的方式。這種會(huì)議純粹屬于展示個(gè)人威嚴(yán)的性質(zhì)?！景咐磕彻镜囊幻鞴軐?duì)每一個(gè)開(kāi)會(huì)遲到的人都懲罰特別重：不僅從經(jīng)濟(jì)上懲罰，還在心理上折磨員工。最終，只要該主管開(kāi)會(huì)，每位員工都特別準(zhǔn)時(shí)地參加，而無(wú)論該主管選擇的時(shí)間是否合適，因?yàn)檎l(shuí)也不愿意遭受這種比較尷尬的場(chǎng)面。但是，員工們隨即發(fā)現(xiàn)即使他們準(zhǔn)時(shí)地參加會(huì)議，主管也沒(méi)有什么真正必要的事情必須傳達(dá)。這一情況發(fā)生幾次后，該主管的下屬甚至都寫信告到主管的上級(jí)，反映這種情況。上例就是一個(gè)典型的、展示個(gè)人威嚴(yán)的會(huì)議。實(shí)際上，如果主管的會(huì)議內(nèi)容并不十分重要，那么主管不要對(duì)下屬故意苛求，這不是絕對(duì)的紀(jì)律性問(wèn)題。確認(rèn)消息是否屬實(shí)的會(huì)議某些基層的經(jīng)理和管理者，經(jīng)常會(huì)道聽(tīng)途說(shuō)地得到一些信息，卻又不知這些信息是否屬實(shí)，因此，管理者就會(huì)希望通過(guò)召開(kāi)會(huì)議的方法向員工澄清一下。管理者希望通過(guò)綜合各個(gè)員工的信息來(lái)確認(rèn)自己得到的信息是否屬實(shí)。管理者應(yīng)盡量避免召開(kāi)確認(rèn)消息是否屬實(shí)的會(huì)議，否則可能會(huì)誤導(dǎo)員工，而且由于會(huì)議目標(biāo)也不明確，會(huì)議往往收效甚微。統(tǒng)一意見(jiàn)的會(huì)議管理者要避免表現(xiàn)民主的會(huì)議的另一原因在于，統(tǒng)一意見(jiàn)是一件很困難的事情。管理者已經(jīng)有了決策，希望說(shuō)服全部下屬都認(rèn)可自己的決策，這種情況很難通過(guò)一次會(huì)議就能徹底地統(tǒng)一所有員工的意見(jiàn)。介紹個(gè)別小組業(yè)務(wù)流程的會(huì)議基層經(jīng)理通常會(huì)同時(shí)管理幾個(gè)項(xiàng)目小組，當(dāng)管理者發(fā)現(xiàn)某個(gè)項(xiàng)目小組業(yè)績(jī)很好時(shí)，管理者往往并不考慮個(gè)別小組業(yè)務(wù)流程是否真能對(duì)下屬全體員工都有實(shí)效，就滿懷希望的通過(guò)會(huì)議的形式來(lái)推廣該小組的流程。盡管管理者的出發(fā)點(diǎn)是好的，但是不一定就能起到好的效果。因?yàn)槊恳粋€(gè)項(xiàng)目在具體的執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)有項(xiàng)目自己的個(gè)性，每一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也會(huì)有自己的風(fēng)格。如果管理者希望通過(guò)一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作流程就能有效地影響其他項(xiàng)目的運(yùn)作，就會(huì)牽扯到很多相關(guān)的改變，其中包括：項(xiàng)目背景和管理風(fēng)格的改變。這種情況下，管理者可以集中項(xiàng)目的各個(gè)負(fù)責(zé)人，讓其分享經(jīng)驗(yàn)，以此形式來(lái)共享好的資源，而完全沒(méi)有必要把所有的員工集中起來(lái)改變整個(gè)的流程。個(gè)性問(wèn)題要找答案的會(huì)議所謂的個(gè)性問(wèn)題要找答案的會(huì)議，一般可能與人事關(guān)系有關(guān)。如果因?yàn)閭€(gè)人問(wèn)題而召集所有人都來(lái)開(kāi)會(huì)，往往會(huì)浪費(fèi)其他人的寶貴時(shí)間，從而大大降低了整體的工作效率。【案例】某銷售主管管理著六名業(yè)務(wù)代表，其中一個(gè)業(yè)務(wù)代表在與一個(gè)客戶聯(lián)系時(shí)，出現(xiàn)了問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題不具備普遍的代表性。而銷售主管卻集中所有六名業(yè)務(wù)員，一起針對(duì)出問(wèn)題業(yè)務(wù)代表的問(wèn)題進(jìn)行討論。從積極的角度看，或許該業(yè)務(wù)代表的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軐?duì)其他人也有借鑒作用。但是若在沒(méi)有找到答案之前，主管集中所有代表來(lái)解決問(wèn)題，就會(huì)耽誤所有人的寶貴時(shí)間。因此，除非是共性的問(wèn)題，管理者盡量不要召開(kāi)會(huì)議討論個(gè)性的問(wèn)題。會(huì)議的成本會(huì)議的成本包括看得見(jiàn)的和看不見(jiàn)的兩種成本。1.看得見(jiàn)的會(huì)議成本看得見(jiàn)的會(huì)議成本一般指召開(kāi)某次會(huì)議所實(shí)際花費(fèi)的直接的費(fèi)用，如會(huì)議室租金、交通、餐、住、茶水、資料等各種費(fèi)用。2.看不見(jiàn)的會(huì)議成本除去看得見(jiàn)的會(huì)議成本之外，還有一些不能直接看到的會(huì)議成本。占用員工的工作時(shí)間會(huì)造成浪費(fèi)，這是一種看不見(jiàn)的會(huì)議成本；管理者要準(zhǔn)備一個(gè)會(huì)議需要做大量的準(zhǔn)備工作，如占用很多時(shí)間準(zhǔn)備資料等。因此，看不見(jiàn)的成本不僅占用員工的時(shí)間，還會(huì)占用主持會(huì)議者的時(shí)間。此外，會(huì)議還有很多不可預(yù)知的成本，例如有時(shí)會(huì)議會(huì)帶來(lái)負(fù)面影響，這些負(fù)面的影響實(shí)際上也是非常高的會(huì)議成本?！咀詸z】填寫適合你的情況，判斷自己是否需要改進(jìn)。會(huì)議因素實(shí)際情況會(huì)議離題經(jīng)常 很少 從不會(huì)議準(zhǔn)備不足經(jīng)常 很少 從不會(huì)議效率低經(jīng)常 很少 從不與會(huì)者的羅索經(jīng)常 很少 從不會(huì)議時(shí)間