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企業(yè)如何開展IT監(jiān)理與評估？ 2012年10月24日 10:46 來源：AMT前沿論叢2012年第6期 作者：楊鼎 字號打印 糾錯 分享 推薦 瀏覽量 102內容摘要：關鍵詞：作者簡介：什么是IT監(jiān)理與評估監(jiān)理這個職業(yè)來源于建筑行業(yè)，目的是為了規(guī)范土建工程，因為建筑質量的好壞往往關乎民生。隨著信息化產業(yè)的迅猛發(fā)展，信息化系統(tǒng)的重要性也日趨提升。在企業(yè)信息化建設過程中引進IT監(jiān)理機制，這已逐漸成為了現代企業(yè)，特別是成長型企業(yè)的共識。而開展評估和持續(xù)改進項目是企業(yè)信息化建設的必然選擇。隨著企業(yè)所面臨的內、外部環(huán)境的逐步變化，企業(yè)的信息化建設過程將是一個持續(xù)改進、不斷完善的過程，而絕非一次性的系統(tǒng)實施建設項目。企業(yè)信息化建設是由日常的應用管理和項目建設交替循環(huán)進行的，如果將一個建設周期分為項目準備、項目實施、項目驗收、應用提升四個階段，由于每個階段信息化工作的內容不同，對IT監(jiān)理與評估也有不同的要求。IT監(jiān)理重在過程控制，而IT評估和持續(xù)改進則是應用提升階段的必然選擇。企業(yè)想要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，就要根據企業(yè)所處環(huán)境的變化不斷地修正信息系統(tǒng)的目標和要求，通過持續(xù)不斷的評估和改進，制定相應的推進措施，使信息系統(tǒng)能夠適應企業(yè)面對環(huán)境的變化所做出的改變，實現企業(yè)信息化建設的價值最大化。因此，筆者結合過往IT監(jiān)理與評估項目的經驗認為：IT監(jiān)理與評估工作并非獨立運作，而是相輔相成交替循環(huán)進行的，在項目過程中IT監(jiān)理應該充當好“潤滑劑”、“清障車”、“守門員”三個角色，進而開展以業(yè)務為導向，持續(xù)改進為目標的IT評估。IT監(jiān)理的方法IT監(jiān)理在項目中的三重角色：潤滑劑、清障車、守門員。對項目全過程監(jiān)理所采取的方法可概括為“三控三管一協(xié)調”，具體指：三控，即進度控制、質量控制、變更控制；三管，即合同管理、問題管理、文檔管理；一協(xié)調，即溝通協(xié)調。1.進度控制：為了保障項目進度，要求承建單位在項目實施前通過周密分析，明確合理的工期和目標，并制定完整的項目總體建設計劃；在項目建設過程中及時向甲乙雙方通報可能影響項目進度的因素，制定分階段計劃，并按照分階段計劃使單項分階段目標逐步實現，最終保證項目總體的實現。2.質量控制：質量控制貫穿于信息化建設項目的始末，遍及項目的設計、建設準備、實施、驗收的全過程。包括關鍵里程碑及相關標準規(guī)范等文檔的交付和驗收，是項目成功的基本保障，需要監(jiān)理方進行獨立客觀地的審核，及時發(fā)現并提示潛在風險、提出風險對策。3.變更控制：在信息化建設過程中，對已確定的工作內容、范圍、人員、時間、成本等做調整時會對項目產生大小不同的影響，此時，需要收集變更信息資料，對發(fā)生的所有變更情況按照一定的程序進行處理，并對變更的內容、方式、范圍、影響進行評估和控制。4.合同管理：合同管理對象是項目承建單位與業(yè)主單位之間簽訂的信息化建設項目合同。合同管理是進行質量控制、進度控制和變更控制的重要保障，是監(jiān)理單位站在公正立場采取各種控制、協(xié)調與監(jiān)督措施，履行糾紛調解職責的依據。5.問題管理：問題是指會給項目的進度和質量產生負面影響的事件任務等，監(jiān)理方應該要求承建單位建立一套完整的問題處理和反饋機制，并督促執(zhí)行。這是一個項目實施方案是否成熟和全面的體現。6.文檔管理：為保證項目信息的準確性、完整性和可用性，為了在項目實施過程中信息交流有齊整的資料來源，為了項目管理及決策有判斷依據，良好規(guī)范的項目文檔管理工作非常重要。項目文檔管理主要從項目的文檔命名和文檔歸類來落實。7.協(xié)調：作為協(xié)調的具體表現，交流與溝通是信息化項目建設必不可少的潤滑劑，監(jiān)理方在工作開展過程中應當做好“翻譯”角色，確保甲乙雙方的溝通交流沒有歧義、障礙或者誤解，交流與溝通貫穿于整個信息化建設全過程，目的是為了把握項目進度，就項目情況進行有效交流，及時處理項目中遇到的問題，達成各項共識。IT評估的方法通過IT評估與持續(xù)改進方法論來回答企業(yè)所做事情：是否正確，程度如何，怎樣改進？企業(yè)信息化評估與持續(xù)改進的重點包括評估信息化應用階段、評估與改進現有系統(tǒng)、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實施范圍三個方面。1、評估企業(yè)信息化應用階段：可以從系統(tǒng)應用、投資回報率分析、管理提升等三個方面對管理信息系統(tǒng)的實施效果進行評估，并以此作為下一階段工作開展的基礎。2、評估與改進現有系統(tǒng)：在明確了企業(yè)自身信息化建設所處階段的基礎上，企業(yè)可以根據不同階段，企業(yè)所定義的管理信息系統(tǒng)的建設目標不同進行進一步的評估，如根據項目建設前期所建立的可量化的項目建設的目標和成功標準，與項目建設后所取得的成效進行對比，通過量化指標的考核，可以準確地知道企業(yè)信息化系統(tǒng)的實際應用成效，并將這些成效和企業(yè)面臨新環(huán)境下業(yè)務發(fā)展的需要進行對比，找出業(yè)務發(fā)展所需的最為迫切的系統(tǒng)改進點，從而為企業(yè)進一步的系統(tǒng)功能增加和完善提供指導意見。3、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實施范圍：根據企業(yè)目前信息化系統(tǒng)的使用能力，規(guī)劃出未來企業(yè)可以承受的新系統(tǒng)實施范圍。在不同的階段，對于企業(yè)整體信息能力有不同的要求，很多企業(yè)信息化實施的失敗經驗表明，脫離企業(yè)實際信息能力的信息系統(tǒng)實施成功率極低，或者中途而廢，或者僅僅應用了整個系統(tǒng)的某個功能。企業(yè)的信息系統(tǒng)建設是一項系統(tǒng)工程，絕非一蹴而就，因此越來越多的企業(yè)在信息化建設過程中引進IT監(jiān)理與評估機制來規(guī)避風險，這已逐漸成為了現代企業(yè)，特別是成長型企業(yè)的共識。IT監(jiān)理與評估案例：企業(yè)引進IT監(jiān)理和評估，很大程度是為了讓項目建設規(guī)范、合理，保障進度與質量。作為第三方，要以客戶的利益為出發(fā)點來開展工作，當好潤滑劑、清障車、守門員。在xx集團進行IT監(jiān)理和評估項目時，遇到過這樣兩件事，分別代表了承建單位和業(yè)主單位的利益。事件一：項目分兩部分，硬件設備到貨與軟件系統(tǒng)實施。當所有硬件設備到貨后，承建單位提請業(yè)主支付硬件設備款，遇到了業(yè)主的分歧意見。AMT監(jiān)理項目組采取了以下兩個措施來解決：1.先看合同，確認現階段情況符合支付條件，并就此與業(yè)主溝通，達成共識。2.請承建單位提交付款申請，作為監(jiān)理，我根據合同規(guī)定簽署付款意見，請業(yè)主付款。這個事情在2天內解決，承建單位順利收到硬件款。因為給予了承建單位一個及時的幫助，承建單位在此后的項目中都非常配合和支持監(jiān)理工作。事件二：承建單位在投標書中承諾的一項關鍵技術沒有實現，是關鍵技術。對此，作為監(jiān)理馬上召集承建單位和業(yè)主一起開了個臨時項目會議，明確此問題的處理方式。會后，以會議決議為根據，AMT監(jiān)理組出具了監(jiān)理意見。如下：致：XX公司2、在投標書中承諾實現的單點登錄集成技術，未能實現，請于2011年9月25日前書面明確能否解決，如果不能解決，請說明原因；如果能解決，請?zhí)峤唤鉀Q方案，明確時間截止點，制定后續(xù)實施計劃，交xx集團信息中心與AMT監(jiān)理與評估項目組確認同意后執(zhí)行。3、針對單點登錄集成技術問題，9月25日不能提交書面說明，視為不能解決。根據合同，承諾技術不能解