與資料管理程序書.doc

國立臺灣大學(xué)文 件 名 稱：文件與資料管理程序書文 件 編 號：AC10000-2-001制 定 部 門：計資中心行政室制 定 日 期：92年1月23日分 發(fā) 單 位：計資中心修 訂 紀(jì) 錄修訂日期單據(jù)編號修訂內(nèi)容摘要頁次版本 國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)1/71.目的:為處理本中心公文，管制公文流程，提高公文之品質(zhì)，特制定本程序書，以有效規(guī)範(fàn)本中心之各項文件及資料之管理。2.範(fàn)圍:凡本中心之公文與文件資料之製作，均適用本程序書。3.定義: 3.1文件管制中心：為確保文件與資料管制系統(tǒng)之有效運作及管理，各單位應(yīng)設(shè)單位收發(fā)，稱文件管制中心。各單位應(yīng)指派適任人員，負(fù)責(zé)該單位文件管制中心之作業(yè)。並於計資中心行政室設(shè)置網(wǎng)頁管理中心。3.2 品質(zhì)系統(tǒng)文件：應(yīng)用於索引、敘述或品質(zhì)業(yè)務(wù)所需之文件，簡稱為文件。本中心品質(zhì)系統(tǒng)文件係指品質(zhì)手冊、程序書、作業(yè)規(guī)範(fàn)及與本校品質(zhì)系統(tǒng)文件有關(guān)之法規(guī)、辦法等。3.3 品質(zhì)資料：凡與品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)之書信、公文、備忘錄、簽呈、合約書、標(biāo)準(zhǔn)表單等， 均屬品質(zhì)資料，簡稱為資料。3.4 文件與資料之管制：文件與資料遇有制定及修訂廢止作業(yè)時，相關(guān)承辦單位應(yīng)隨時提請網(wǎng)頁管理中心刋登於網(wǎng)頁上，以保持最新版之文件與資料。4.作業(yè)內(nèi)容:4.1其流程圖如下述：4.1.1文件制定、修訂作業(yè)流程（如附件一）4.1.2文件廢止作業(yè)流程（如附件二）4.2 品質(zhì)系統(tǒng)文件之制訂、修正、廢止權(quán)責(zé)： 權(quán)責(zé) 文件類別擬 辦審 核核 定品質(zhì)手冊管理代表管理代表主任程 序 書承辦人組長主任作業(yè)規(guī)範(fàn)承辦人組長主任表 單承辦人組長主任 跨組之作業(yè)規(guī)範(fàn)、標(biāo)準(zhǔn)表單等資料，應(yīng)送各相關(guān)組長審核，再請主任核定。4.3品質(zhì)系統(tǒng)文件編碼之共同原則：4 .3.1單位別代碼為7碼，以人事室所提供之國立臺灣大學(xué)各單位代號表（如附件三）所規(guī)定之代碼為原則。4.3.2類別代碼為1碼，其編碼規(guī)定如次：1.品質(zhì)手冊2.程序書；3.作業(yè)規(guī)範(fàn)。4.3.3流水號代碼為3碼。 4.3.4表單別代碼為1碼，依制訂程序之順序依次編定（例：A、B、C、）。4.3.5版次別代碼為2碼。編碼規(guī)定如次：制訂之原稿為01版，修訂時版本依次遞增（如02、03、04、），已使用版次編碼不重複使用。 國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)2/74.4品質(zhì)系統(tǒng)文件編碼範(fàn)例：4.4.1品質(zhì)手冊 品質(zhì)手冊編號： 1 單位別 類別 流水號 4.4.2程序書 程序書編號： 2 單位別 類別 流水號 程序書表單編號： 2 A 單位別 類別 流水號 表單別 版次別4.4.3作業(yè)規(guī)範(fàn) 作業(yè)規(guī)範(fàn)編號： 3 單位別 類別 流水號 作業(yè)規(guī)範(fàn)表單編號： 3 A 單位別 類別 流水號表單別 版次別4.5內(nèi)部公文編號原則： 各單位之內(nèi)部文件均須由文件管制中心依文件編碼原則管理，其編碼原則如下： 內(nèi)部文件： 計中發(fā)字第號 年份別 流水號 年份別之代碼為3碼，依當(dāng)年年份編定。 流水號之代碼為3碼，依文件之先後次序編定。4.6外部公文編碼原則:外部收文及發(fā)文之編碼之原則以行政院頒文書處理檔案管理相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。4.7文件制定、修訂、廢止作業(yè):4.7.1文件制定作業(yè)（如附件一）: 依組織任務(wù)與管理運作之需求，由承辦單位依規(guī)定使用文件標(biāo)準(zhǔn)格式封面（如 表一）及內(nèi)頁（如表二），草擬文件內(nèi)容制定文件，並由文件管制中心依文件編 碼原則賦予編號，並登錄於文件管理彙總表（如表四）上，呈權(quán)責(zé)主管審核 及核定。在文件審核及核定階段，若有任何意見得送回原承辦單位修改之，必 要時得召開會議研擬辦法。4.7.2.文件修訂作業(yè)（如附件一）： 文件若須要修改、增訂時，應(yīng)由原承辦單位提出研擬修改要求。文件修訂完成經(jīng)權(quán)責(zé)主管核定後，須於文件管理彙總表之文件發(fā)行日期註記修訂後之發(fā)行日期及更換版本，再由各單位文件管制人員將新文件直接張貼於網(wǎng)頁之舊文件上，以國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)3/7完成換版作業(yè)。 4.7.3.文件廢止作業(yè)（如附件二）： 文件之廢止，得由原承辦單位提出申請，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核定後廢止。經(jīng)廢止之文件 編碼不得使用。 4.7.4 文件生效發(fā)行公告作業(yè)（如附件一）： 經(jīng)核頒（包括制定或修訂等）之文件,以上網(wǎng)日期為生效及發(fā)行日期，各單位文件管制人員應(yīng)填寫文件核定公告表（如表五）經(jīng)相關(guān)單位主管會簽後，原稿交行政室保管，電子檔應(yīng)由各單位人員將會簽核可後之文件上網(wǎng)公告。文件以上網(wǎng)公告之版本為正式文件，各單位若有列印文件之狀況均為參考用。 4.7.5移除作業(yè)（如附件二）： 網(wǎng)頁管理中心對經(jīng)廢止之文件應(yīng)逕行由網(wǎng)頁中移除。 4.7.6經(jīng)管文件應(yīng)列入業(yè)務(wù)移交範(fàn)圍。4.8文件與資料管理注意事項4.8.1文件管制中心對於發(fā)行之文件應(yīng)建立文件管理彙總表（如表四），以管制文件發(fā)行數(shù)量及方便查閱之用。4.8.2文件管制中心之文件管理應(yīng)納入內(nèi)部品質(zhì)稽核項目，以確保文件管制系統(tǒng)之正確運作。 4.8.3程序書或作業(yè)規(guī)範(fàn)內(nèi)所附之表單可直接列印使用，舉凡各式表單（標(biāo)準(zhǔn)表單、 創(chuàng)稿、簽、書函、會議記錄、開會通知、公告等）均應(yīng)在相關(guān)程序書、作業(yè)規(guī)範(fàn) 內(nèi)載明，惟以不重複編號為原則。 4.8.4收受各項傳真公文，一律影印後依收文程序處理。 4.8.5逾保存期限之資料，得由保存單位檢討後自行銷燬。 4.8.6程序書順序別由編訂單位排序，其編碼中之單位別為編訂單位代碼，爾後之維護(hù) 亦由編訂單位自行為之。 4.8.7作業(yè)規(guī)範(fàn)別由各組排序,其編碼中之單位別為各組代碼，爾後之維護(hù)亦由各組自行為之。4.8.8文件與資料之收、發(fā)登錄除可參考本程序書之文件管理彙總表登記外，亦可由各 單位文件管制中心自行訂定收發(fā)方式，惟以能控制為原則。4.8.9其他 4.8.9.1文件收發(fā)編碼一覽表：詳參行政院頒文書處理檔案管理之相關(guān)規(guī)範(fàn)辦理。 4.8.9.2.管制文件：所有有關(guān)人事之陞遷、獎懲、工程預(yù)算、底價等重要文件或註明機(jī)密文件者，均屬管制文件應(yīng)予列管，簽核過程應(yīng)由原承辦人親送，以收管制功效。 4.8.9.3.合約書、工程圖說等資料因性質(zhì)不同且數(shù)量龐大，得由權(quán)責(zé)單位分別建檔 保管。一般收、發(fā)之公文原件送交行政室建檔管理。 4.8.9.4.編寫程序書之系統(tǒng)架構(gòu)規(guī)定如次: 1. 1.1 1.1.1 國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)4/71.1.1.1 4.8.9.5所有作業(yè)流程所附之流程圖應(yīng)當(dāng)作附件一、附件二，等附於內(nèi)文之後。 4.8.9.6所有文件使用之表格應(yīng)於該單（A4直式）左上角加註係表一、表二等4.8.9.7附件表格如非屬本中心制定者可不予編訂表單編號，但可視需要訂定保存年限。如為連續(xù)性電腦報表（非格式化之報表）可不予編訂表單編號及保存年限，但可視需要自行保存或歸檔。4.8.9.8.內(nèi)部公文由各單位文件管制中心視管制需要予以編碼控管。4.9收發(fā)文處理作業(yè) 4.9.1收文部分： 4.9.1.1總收文人員收文應(yīng)檢查信件是否完整有無被拆閱，及應(yīng)確認(rèn)是否為本中心公文，非本中心公文應(yīng)予退文。 4.9.1.2總收文人員應(yīng)檢查有無附件或附件是否齊全，附件不齊全，於附件齊全時再予收文。 4.9.1.3確認(rèn)屬本中心公文時，有學(xué)校電腦收文系統(tǒng)列印條碼之公文應(yīng)予編號，無學(xué)校電腦收文系統(tǒng)列印條碼之公文則蓋收文日期章。4.9.1.4總收文人員應(yīng)視公文之時效性呈請主任批示後依指示分送各單位，速件應(yīng)儘速交承辦人員處理。 4.9.2發(fā)文部分： 4.9.2.1校內(nèi)發(fā)文於登錄送文簿後，由專人分送各相關(guān)單位。 4.9.2.2校外發(fā)文郵寄送達(dá)部分，依本校郵寄函件作業(yè)規(guī)範(fàn)辦理。5.相關(guān)文件 5.1品質(zhì)手冊 5.2其他有關(guān)公文處理、文件保存、稽催等作業(yè)應(yīng)參照行政院頒文書處理手冊之相關(guān)規(guī)範(fàn)辦理。 5.3國立臺灣大學(xué)計資中心各單位代號表（如附件三）6.使用表單：6.1文件制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)表封面（如表一） 6.2文件制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)表內(nèi)頁（如表二） 6.3文件流程圖（如表三） 6.4文件管理彙總表（如表四） 6.5文件核定公告表（如表五） 國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)5/7附件一 文件制定、修訂作業(yè)流程權(quán) 責(zé)作 業(yè) 流 程產(chǎn) 出 表 單各業(yè)務(wù)單位依4.2之權(quán)責(zé)各業(yè)務(wù)單位網(wǎng)頁管理中心各業(yè)務(wù)單位文件制定、修訂編號呈核NO公告結(jié)束登錄YES申請表標(biāo)準(zhǔn)表封面及內(nèi)頁各單位編號一覽表文件管理彙總表國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)6/7附件二 文件廢止作業(yè)流程權(quán) 責(zé)作 業(yè) 流 程產(chǎn) 出 表 單依4.2之權(quán)責(zé)各業(yè)務(wù)單位網(wǎng)頁管理中心各業(yè)務(wù)單位文件廢止申請NO 呈核結(jié)束YES移除作業(yè)登錄廢止申請表文件管理彙總表國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)7/7附件三 國立臺灣大學(xué)計資中心各單位代號表編號單位名稱代碼1計資中心AC100002程式設(shè)計組AC200003教學(xué)研究組AC300004作業(yè)管理組AC400005資訊網(wǎng)路組AC50000表一國立臺灣大學(xué)文 件 名 稱： 文 件 編 號：制 定 單 位：制 定 日 期：分 發(fā) 單 位：修 訂 紀(jì) 錄修訂日期單據(jù)編號修訂內(nèi)容摘要頁次版本表單編號：AC10000-2-001A-01表二國立臺灣大學(xué)文件編號文 件 名 稱版 本制定單位 頁 數(shù)1.目的: 2.範(fàn)圍:3.定義:4.作業(yè)內(nèi)容: 4.1 流程圖5 相關(guān)文件:6.使用表單:表單編號：AC10000-2-001B-01表三國立臺灣大學(xué)文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數(shù)1/7附件一 文件制定、修訂作業(yè)流程各業(yè)務(wù)單位依4.2之權(quán)責(zé)各業(yè)務(wù)單位 網(wǎng)頁管理中心各業(yè)務(wù)單位文件制定、修訂編號呈核NO結(jié)束YES登錄公告申請表標(biāo)準(zhǔn)表封面及內(nèi)頁各單位編號一覽表文件管理彙總表表單編號：AC10000-2-001C-01表四國立臺灣大學(xué)計資中心(單位名稱)文件管理彙總表品質(zhì)手冊及程序外部文件 作業(yè)規(guī)範(fàn) 表單 年 月 日項次文件名稱文