《秘書實(shí)務(wù)-辦公環(huán)境設(shè)計(jì)與美化》樣稿.doc

目錄情境四文書檔案管理2教學(xué)目標(biāo)2任務(wù)（一）擬發(fā)文稿3【學(xué)習(xí)任務(wù)單】3【知識(shí)鏈接】4一、擬發(fā)文稿的基本原則4二、擬發(fā)文稿的步驟及注意事項(xiàng)4三、文稿的審核 5【能力拓展】8項(xiàng)目1：文稿的撰寫8項(xiàng)目2：文稿的審核9【測試與訓(xùn)練】1任務(wù)（二）收文辦理3【學(xué)習(xí)任務(wù)單】3【知識(shí)鏈接】4一、收文處理的概述4二、簽收和拆封4三、擬辦、傳閱和批辦5【能力拓展】8項(xiàng)目1：文件的簽收和拆封8項(xiàng)目2：文件處理的程序9【測試與訓(xùn)練】17任務(wù)（三）文書處理 3【學(xué)習(xí)任務(wù)單】3【知識(shí)鏈接】4一、文書日常管理的內(nèi)容和原則4二、文書日常管理的方法 4三、文書管理的工作流程 5【能力拓展】8項(xiàng)目1：文書立卷程序 8項(xiàng)目2：文書存放 9項(xiàng)目3：文書銷毀的程序 11【測試與訓(xùn)練】17情境四文書檔案管理教學(xué)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)學(xué)習(xí)文書撰寫的基本知識(shí)，了解文書撰寫一般原則和要求，掌握常用文書的撰寫的知識(shí)。了解收文的一般知識(shí)和程序，掌握收文處理的流程。學(xué)習(xí)文書處理的原則和工作內(nèi)容以及管理方法，掌握文書管理的工作流程。能力目標(biāo)提高文書檔案管理基本能力；具備能獨(dú)立擬發(fā)文稿和處理文件和檔案管理的能力；具備熟練使用企業(yè)秘書撰寫常用文體和處理來文來件的能力。素質(zhì)目標(biāo)理解文書和檔案管理對秘書工作的重要性，培育認(rèn)真、謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，養(yǎng)成良好的溝通和人際交流能力。任務(wù)（一）擬發(fā)文稿【學(xué)習(xí)任務(wù)單】學(xué)習(xí)領(lǐng)域企業(yè)秘書實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)情境四文書檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)一擬發(fā)文稿學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：1、了解擬稿的基本步驟和注意事項(xiàng)；2、；掌握文書簽發(fā)的流程；能力目標(biāo)：1、具備常用文書的撰寫能力；2、能夠熟練掌握文書簽發(fā)的流程；素質(zhì)目標(biāo)：1、培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)真、踏實(shí)、高效的工作態(tài)度；2、培養(yǎng)學(xué)生仔細(xì)、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。任務(wù)描述作為一名秘書，應(yīng)掌握文書的撰寫和簽發(fā)，在掌握基本知識(shí)的基礎(chǔ)上，掌握常用文書的撰寫和簽發(fā)基本規(guī)律和方法，能夠熟練的掌握文書的寫作和簽發(fā)的?！局R(shí)鏈接】作為一名企業(yè)秘書掌握文書的寫作是從事文秘工作的重要內(nèi)容之一。文書寫作，是秘書人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。文書寫作的本領(lǐng)是秘書人員當(dāng)好參謀助手不可缺少的條件。一、 文書撰寫的步驟和注意事項(xiàng)(一)擬稿 擬稿是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬意見或批辦意見撰擬文稿的過程，他是發(fā)文的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是發(fā)文處理的中心環(huán)節(jié)。擬稿的步驟如下： 1、交擬。交擬將撰擬任務(wù)文給有關(guān)撰稿人員，即立竟明題。它是公文寫作的起點(diǎn)。交擬并非簡單地交任務(wù)而是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人的深思熱慮、慎重考慮、反復(fù)討論歷才實(shí)施的步驟。交擬還包括文意圖、文思想、交政策等。那些有關(guān)全局性的至要文件，往往需要領(lǐng)導(dǎo)人親白撰擬。 2、擬議。擬議是借撰稿人在下筆之前對撰寫文件的醞釀構(gòu)思過程包括明確發(fā)文的日的、確定文件的主題、抓住文件的小心內(nèi)容、選擇適當(dāng)?shù)奈姆N、確定發(fā)送對象和閱讀范圍等等。擬議主要指撰稿的準(zhǔn)備工作，只有認(rèn)真地做好這一環(huán)節(jié)的上工作，才能保證文稿的質(zhì)量， 3、撰寫。撰寫即寫出文件初構(gòu)。在擬稿過程巾，應(yīng)嚴(yán)格遵守?cái)M寫的原則和要求，高質(zhì)高效地去完成工作任務(wù)。（二）擬稿的注意事項(xiàng) 擬稿應(yīng)注意以下幾方面： 1、符合國家的法榨、法規(guī)，符合黨利政府的方針政策。 2、情況要真實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明。3、使用的文種應(yīng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的關(guān)系來確定。4、加是緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出緊急的原因并根據(jù)實(shí)際需要來確定緊急程度。 5、人名、地名、數(shù)字、引文耍準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，再引發(fā)文號(hào)。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。如引用外文，應(yīng)注明中文含義， 6、注層公文的層次序數(shù)，加前所述，第“(一)”，第：層為“1”，第四層為“(1)”。 7、應(yīng)當(dāng)使用國家注明的計(jì)量單位。 8、甩詞要規(guī)范準(zhǔn)確，行文中加使用規(guī)范化簡稱，應(yīng)先使用全稱并注明簡稱。如使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在其首次出現(xiàn)時(shí)準(zhǔn)確地標(biāo)出中文譯名。 9、公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)相同、詞組、慣用語、縮略語及具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。二、文稿審核 即在公文送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，由機(jī)關(guān)辦公部門對文件的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行全面審核修改的工作。做這項(xiàng)工作的人，在大機(jī)關(guān)一船由文秘處或綜合處的專職核稿人員擔(dān)任，在小機(jī)關(guān)由辦公室主任、秘書科長兼任。他們一般負(fù)責(zé)綜合性、方針政策性強(qiáng)的文件的審核，一些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的文件，則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。 審核的任務(wù)有以下幾項(xiàng)： 1看是否確實(shí)需要發(fā)文 發(fā)文的前提有兩個(gè)：凡是現(xiàn)實(shí)生活中亟待解決的問題，而且是有條件解決的問題；凡是在此之前沒有文件談及的問題，或者雖談及但沒有從根本上解決的問題。在實(shí)際工作中，凡是遇到以上兩方面的問題，才需要發(fā)文。另外，通過其他途徑(開會(huì)、做報(bào)告)可以解決問題，一般就不要發(fā)文。 2看是否符合方針政策 看文件的內(nèi)容是否符合方針政策應(yīng)注意兩方面的問題：注意發(fā)文是否符合黨和國家的總政策和各項(xiàng)具體政策，還要看是否符合國家的有關(guān)法律、法令；注意政策的連續(xù)性，審核文稿的提法是否同以往下發(fā)的有關(guān)文件相銜接，避免出現(xiàn)顧此失彼、朝令夕改的現(xiàn)象。 3看措施和意見是否切實(shí)可行 審核這一問題，應(yīng)從兩方面著眼看文中所提出的意見、措施和辦法是否符合實(shí)際，避免那些脫離實(shí)際的根本無法辦到的條文出現(xiàn)；看文中提出的要求，是否一定能夠辦得到，或者是通過努力可以辦得到的。因?yàn)榘l(fā)文的一個(gè)主要目的就是為了解決問題，如果文中所提出的意見、辦法是脫離實(shí)際的，那只是一紙空文。4、看文件的格式、文種和標(biāo)注是否規(guī)范 看文件格式是否符合要求，即各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容和位置安排的是否正確?？次姆N應(yīng)用的是否準(zhǔn)確，看是否有混用和錯(cuò)用的現(xiàn)象?？疵芗?、時(shí)限、閱讀范圍等內(nèi)容標(biāo)注的是否規(guī)范、合理。5，看文字表達(dá)和標(biāo)點(diǎn)使用是否準(zhǔn)確 要檢查文稿中所涉及的概念是否準(zhǔn)確，語句是否簡明扼要、符合語法，條理是否清楚，是否符合事理和邏輯，標(biāo)點(diǎn)使用得是否規(guī)范準(zhǔn)確，有無錯(cuò)別字、落字和不規(guī)范的簡化字，數(shù)字和簡稱的使用是否合適。 6看行文程序和審批手續(xù)是否妥當(dāng) 審核發(fā)文的名義是否合適，是否需要提交會(huì)議討論。聯(lián)合發(fā)文是否經(jīng)過了會(huì)商，意見是否一致，聯(lián)合發(fā)文各方是否簽丁寧，是否符合規(guī)定的審批手續(xù)。 7看行文方式是否妥當(dāng) 審核發(fā)文是否正確運(yùn)用了行文方式，例如該逐級行文的，是否錯(cuò)用了直達(dá)行文或越級行文，如果這樣，就會(huì)影響工作的正常進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)不妥，審核人員應(yīng)及時(shí)糾正，采取正確的行文方式。三、文稿的簽發(fā)即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進(jìn)行最后的審定井簽署意見的工作，實(shí)質(zhì)上就是決定是否發(fā)文的環(huán)節(jié)。文稿一經(jīng)簽署即可生效。 (一)簽發(fā)的權(quán)限 1重要文件應(yīng)由機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，主要領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，可授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)代簽。 2一般事務(wù)性文件和有既定方針政策的文件，可由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 3以部門名義發(fā)出的文件，還應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但如果是重要文件，應(yīng)送主管領(lǐng)導(dǎo)加簽。 4聯(lián)合行文，由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 5一般事務(wù)性函件，可以不簽發(fā)。 (二)簽發(fā)的任務(wù)和要求 1對擬簽文件做全面審定 簽發(fā)之前，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)對文稿的內(nèi)容從政策到文字做全面的審定，確認(rèn)準(zhǔn)確無誤，方可簽發(fā)。如果文稿需要做重大修改，應(yīng)提出指示意見，待修改后再簽發(fā)。 2要按規(guī)定簽發(fā) 簽發(fā)人應(yīng)在“公文擬稿紙”的簽發(fā)欄內(nèi)填寫簽發(fā)意見，諳如“發(fā)”、“照發(fā)”、“同意發(fā)出”或“修改后發(fā)出”、“請同志審閱后發(fā)出”等語句，意見應(yīng)明確、簡練，不可模棱兩可、哆哩哆咳。然后簽上姓名和時(shí)間。【能力拓展】項(xiàng)目1：文書撰寫任務(wù)（二）收文辦理【學(xué)習(xí)任務(wù)單】學(xué)習(xí)領(lǐng)域企業(yè)秘書實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)情境四文書檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)二收文辦理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：1、了解收文處理的概念；2、掌握收文處理原則、規(guī)律和一般要求；能力目標(biāo)：1、具備收文處理能力；2、能夠正確、合理地處理各種來文；3、具有文件處理的常識(shí)和能力；素質(zhì)目標(biāo)：1、培養(yǎng)學(xué)生胸懷全局，團(tuán)隊(duì)合作的精神氣質(zhì)；2、培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)真、踏實(shí)、高效的工作態(tài)度；任務(wù)描述作為一名秘書，對來文的處理是工作的重要內(nèi)容之一，在掌握收文處理基本知識(shí)的基礎(chǔ)上，掌握收文處理基本規(guī)律和程序，能夠熟練的對文件進(jìn)行處理。【知識(shí)鏈接】 收文處理程序是指本機(jī)關(guān)對收到公文的辦理過程，主要包括以下各個(gè)環(huán)節(jié)：一、簽收和登記（一）簽收 簽收是文件處理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是文件進(jìn)入必進(jìn)的“關(guān)口”。 件的簽收必須嚴(yán)格文統(tǒng)一 管理，由部門指定指的收發(fā)工作人員負(fù)責(zé)。 簽收的目的有兩點(diǎn)：一是確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠；二是明確交接雙方的責(zé)任。通過簽收手續(xù)，可以表明文件的去向和下落。如果文件送交單上沒有收件人的簽字，就意味著文件收文機(jī)關(guān)沒有收到，發(fā)文機(jī)關(guān)就要追究送件人的責(zé)任；如果收件人在送文單上簽廠字，以后再發(fā)生丟失文件的現(xiàn)象，便與送件人無關(guān)，就需要追究收件人的責(zé)任。1、簽收的范圍 在一個(gè)單位中，每天都會(huì)收到大量函件，但并不是所有的收件都需要履行簽收手續(xù)。需要履行簽收手續(xù)的，主要有以下收件： （1）機(jī)要文通送來的機(jī)要件 機(jī)要交通就是專門傳送機(jī)要文件的通訊機(jī)構(gòu)，大的黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位都設(shè)這一機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)傳遞一些保密的、重要的、篇幅較短的、不適合通過現(xiàn)代傳楊手段(如傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò))傳遞的黨政文件。凡是機(jī)要交通送來的機(jī)要件，無論是總收發(fā)、部門收發(fā)，還是外收發(fā)、內(nèi)收發(fā)，都必須履行簽收手續(xù)。 （2）、郵局送來的掛號(hào)件、電報(bào) 除了機(jī)要交通之外，由郵局送來的重要文件，例如通過掛號(hào)寄發(fā)的文件、函件和密碼電報(bào)，均屬于簽收范圍。 （3）外機(jī)關(guān)直接送來的文件 由外機(jī)關(guān)和部門派人直接送來的文件，不管是否加密應(yīng)該接收。 由郵局送來的普通的個(gè)人函件，可以不簽收。 3、簽收的任務(wù) （1）清點(diǎn) 即收件人對所收到的文件、信函的件數(shù)進(jìn)行認(rèn)真清理、查點(diǎn)，看收到的件數(shù)與投遞單上記載的件數(shù)是否一致?？偸瞻l(fā)和外收發(fā)清點(diǎn)件數(shù)，部門收發(fā)和內(nèi)收發(fā)對重要文件則要清點(diǎn)頁數(shù)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。 (2)檢查 即收件人查看來件信封或密封套上發(fā)往地址和單位名稱，是否與收件單記載的相符。也就是說，看來件是否應(yīng)該由本機(jī)關(guān)或本單位所收。另外還要檢查包裝和封口是否牢固、嚴(yán)密，特別是對貼有“密件”簽的密件，應(yīng)仔細(xì)檢查密封處是否被拆動(dòng)過。如果發(fā)現(xiàn)鍺投、散包和啟封等現(xiàn)象，應(yīng)拒絕簽收。 (3)簽字 即在清點(diǎn)和檢查無誤之后，收件人在投遞回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名，并注明時(shí)間。簽字時(shí)，應(yīng)簽寫收件人的真實(shí)姓名，不要只寫姓或只寫名，更不能用代號(hào)。收件時(shí)間只寫月、日即可，但急件要具體到時(shí)、分，以備事后查考。 4、簽收的要求 簽收是一件繁瑣的工作。要做好這項(xiàng)工作，須注意以下幾點(diǎn)： (1)態(tài)度要認(rèn)真 收件人在清點(diǎn)來件時(shí)，要集小精力，盡可能不受干擾，也不可走神。要認(rèn)真對待這項(xiàng)看似簡單，但責(zé)任重大的工作。 (2)操作要耐心 面對每天大量的收文，文書人員應(yīng)耐心地對待每一份來文，不能怕麻煩，更不能產(chǎn)生急躁情緒，否則就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。 （二）、拆封 拆封，又稱啟封、打封。它是文書人員把收到的封閉著的文件拆開，并將文件取出的工作。拆封是文書人員特有的職責(zé)，其他人員不可替代。 1、拆封的范圍 拆封應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的職責(zé)范圍進(jìn)行隨意拆封。 在一般情況下，凡是發(fā)至本機(jī)關(guān)、本單位的封閉文件均應(yīng)由機(jī)關(guān)或部門的文書人員拆封。 對于寫明由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人“親收”、“親啟”的函件，應(yīng)交領(lǐng)導(dǎo)人的秘書或本人拆封。 凡標(biāo)有機(jī)密、絕密的機(jī)要件管理機(jī)要文件的人員拆封。 2、拆封的任務(wù) 拆封的任務(wù)主要如下： (1)清點(diǎn)和核對 文書人員拆封后，應(yīng)立即清點(diǎn)封內(nèi)文件的份效是否短缺，查看有無缺頁、重頁、倒頁等情況。核對文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件編號(hào)等，是否與文件回執(zhí)單上注明的情況相符。清點(diǎn)核對無誤，方可進(jìn)人登記環(huán)節(jié) (2)檢查和處置 清點(diǎn)核對后，還要對收文進(jìn)行檢查妥善處理。如果發(fā)現(xiàn)有缺頁少份的情況，應(yīng)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，或?qū)⑽募嘶兀蛘埌l(fā)文單位補(bǔ)發(fā)。 如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)轉(zhuǎn)結(jié)其他機(jī)關(guān)處理的文件，可以不進(jìn)行登記，利用原封及時(shí)轉(zhuǎn)出去。 如果收到的是指導(dǎo)性和請求性文件，應(yīng)特別注意有無發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，如發(fā)文手續(xù)不全，應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān)。 如果發(fā)現(xiàn)不符合行文關(guān)系要求的文件，應(yīng)予以退回* 如果發(fā)現(xiàn)一般性文件漏寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期時(shí)，應(yīng)根據(jù)封皮上書寫的發(fā)文機(jī)關(guān)和郵戳上的日期(或收件日期)，加以注明，以備查考。 拆封的要求 拆封的時(shí)候，文書人員要做到以下兩點(diǎn) (1)要保持文件的完好 拆封時(shí)，要先將封件豎起來，在桌上歐兒下，使封內(nèi)的文件竄到一頭，然后用剪刀剪開另一頭，以免剪傷封內(nèi)文件。不可拿過封件隨便亂撕，保持封內(nèi)文件的完整天損。 ( 2)要取凈封內(nèi)的文件 一件封套內(nèi)的文件，有時(shí)不止一份取凈封內(nèi)的文件，不可遺漏。 (3)保留應(yīng)保留的封套 一般情況下，文件的封套可以不保留。如果來文中漏掉發(fā)文單位名稱或發(fā)文時(shí)間時(shí)，另外，群眾的信訪函件，都應(yīng)保留封套，并把它“別”在文件后面，以備查用。 二、登記 登記就是對收文的存在、來源、去向、時(shí)間、編號(hào)、內(nèi)容和處理情況進(jìn)行文字記錄的工作。實(shí)質(zhì)上，就是繪收文建立一個(gè)總賬目。做好收文登記工作，有利于文件的保存、管理和使用。 (1)、登記的作用 對收文進(jìn)行登記，主要是為了使文件的管理有條不紊，防止文件的積壓和丟失，有效地控制文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地發(fā)揮文件的效用。其具體作用我們可以從以下幾點(diǎn)來理解： a管理和保護(hù)作用 對收文進(jìn)行登記，可以使原本雜亂無章、毫無秩序、毫無聯(lián)系的文件，通過分類、編號(hào)、登記，形成一個(gè)有條理、有秩序的文件群體，文書人員可以按照收文登記分發(fā)、催辦、清退文件，科學(xué)有序地處理、管理文件。通過登記，每一份文件在登記簿上都占據(jù)一定的位置，可以有效地保護(hù)文件，從而減少或防止丟失、積壓和失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。 b查找和檢查作用 查找文件是經(jīng)常性的工作。由于登記綽上記錄著文件的文號(hào)、時(shí)間、標(biāo)題、擬辦和批辦意見等重要特征，只要查找人掌握一份文件其中的一個(gè)確切特征，就可以在登記薄上找到它的下落。同時(shí)文書部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)人可以根據(jù)記錄，檢查文件的處理保管情況。 c統(tǒng)計(jì)和催辦作用 根據(jù)收文登記，可以很快統(tǒng)計(jì)出本單位在一定時(shí)期內(nèi)的收文量，也可以計(jì)算出每份文件的運(yùn)轉(zhuǎn)周期。通過這些統(tǒng)計(jì)數(shù)字，可以了解本單位的文書處理的基本情況，便于發(fā)現(xiàn)問題和及時(shí)地解決問題。根據(jù)收文登記，還可以拿捏和監(jiān)督文件的承辦情況，便于及時(shí)催辦、催退，防止拖拉、扯皮、積壓和散失。 d責(zé)任和憑證作用 每份文件一經(jīng)登記，就表明了它的客觀存在，如果丟失了，就要追究問辦人的責(zé)任。在文件的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，岡辦人都要簽字，如果在某個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)梗阻、積壓、誤辦的問題，憑登記和運(yùn)轉(zhuǎn)記強(qiáng)，便可追究其責(zé)任。由此可見，登記又是一種憑證，如果出現(xiàn)問題，就可以根據(jù)這種憑證追查有關(guān)人員的責(zé)任。 (2)登記的范圍 凡是重要文件均應(yīng)登記。例如：上級發(fā)來的帶有政策性、指令性和指導(dǎo)性文件，下級發(fā)來的帶有請求性、報(bào)告性、批評建議性的文件，平級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的帶有商洽性或需要答復(fù)的文件，所有的加密文件均應(yīng)登記。 但是，一般事務(wù)性的、公開性、無關(guān)緊要的文件則可以不登記。如公開發(fā)表的決議、決定、公報(bào)、通告、公開信等，日常事務(wù)性的便條、請柬、介紹信、事務(wù)性通知等，內(nèi)部刊物，如一般性簡報(bào)、業(yè)務(wù)通訊等。 (3)登記的形式 目前，我國各個(gè)機(jī)關(guān)單位使用的收文登記形式，主要是簿冊式登記，即采用收文登記簿的形式進(jìn)行登記，登記的具體方法，因機(jī)關(guān)的大小和收文多寡而不同。 1總流水登記法 即按照收文的先后順序集中進(jìn)行登記。它不分文件種類，也不管來文的走向，先來的先登，后來的后登，所以叫流水登記。它只有一個(gè)總的登記冊，故稱“總流水登記法”。這種登記法適合于一些較小的、文件收發(fā)不多的機(jī)關(guān)和單位。 2分類流水登記法 即按照收文的性質(zhì)、特征，通過分類分別登記在幾個(gè)登記海上。如按文件的性質(zhì)，可把收文分為機(jī)密性和普發(fā)性文件，分別登記；按照文件涉及的工作性質(zhì)，可把收文分為黨群、政工、工交、農(nóng)業(yè)、財(cái)貿(mào)、文教、衛(wèi)生、體育等類，分別登記；按照來文的走向，可把收文分為上級來文、下級來文和平級來文等類，分別登記。如果上級來文較多，還可以進(jìn)一步分類，可以按照來文機(jī)關(guān)的級別分類，如中央、國務(wù)院、省、市等；可以按照文件的文種分類如指示、批復(fù)、通知等；可以按照處理要求分類，如需要承辦的文件和不需要承辦的文件，分別進(jìn)行登記。但不論采取哪種方法分類，每一類文件的登記也都要按照來文的先后順序登記，所以稱之為分類流水登記法。這種方法適合于一些較大的、文件收發(fā)量較多的機(jī)關(guān)和單位。 3口取紙分類登記法 即把收到的文件都登記在一個(gè)登記溶上，在同一個(gè)登記簿上進(jìn)行分類，每一類的首頁貼上口取紙，在口取紙上標(biāo)明文類。目前，有個(gè)別小機(jī)關(guān)采取這種方法。需要承辦的文件，除登記之外，還需要填寫“收文批辦單”，然后貼在文件上，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)并存檔。 (4)登記的項(xiàng)目 登記的項(xiàng)目，各單位可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置，但最基本的項(xiàng)目有這么幾項(xiàng)： 1收文導(dǎo) 即登記人按照收到文件的先后順序編寫的號(hào)碼。每一份文件占一個(gè)號(hào)碼。它是某份文件在該機(jī)關(guān)收文中所占位置的一個(gè)標(biāo)志。 如果采用總流水登記法進(jìn)行登記，編導(dǎo)方法較簡單，即按收文的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字排列即可。如果采用分類登記法，就要把收文按照種類分別編導(dǎo)。把上級的來文按1001、1002、1003流水導(dǎo)排列；下級的來文則技200I、2002、2003流水號(hào)排列；其他機(jī)關(guān)來文分別按300l、4001、5001排列。每個(gè)號(hào)的第一個(gè)數(shù)字表示類別，后面號(hào)表示某個(gè)文件在此類文件中的順序。 在編收文導(dǎo)時(shí)，要同時(shí)在收到的文件右上角加蓋機(jī)關(guān)的“收文章”，并在“收文章”處境寫收文導(dǎo)和收文日期等。注意“收文章”上收文號(hào)，一定要與收文登記簿上的收文號(hào)相一致。加蓋此章的目的；一是便于分發(fā)，二是便于清退毀。 2收文時(shí)間 即收到來文的具體時(shí)間。一般來文只寫年、或者只寫月、日。如果是急件，還要注明時(shí)、分， 登記收文時(shí)間的目的，是便于考核文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程中的責(zé)任。例如，一份特急件，可以根據(jù)來文時(shí)間看是否按照規(guī)定的時(shí)間送達(dá)收文機(jī)關(guān)。又如：一份文件收到后，文書人員用了多少時(shí)間分發(fā)出去。事后如追查責(zé)任，均可以收文時(shí)間作為憑證。 3來文機(jī)關(guān) 即收文的發(fā)布機(jī)關(guān)和單位的名稱。登記時(shí)，應(yīng)填寫機(jī)關(guān)或單位的全稱或規(guī)范化簡稱。簡稱一定要規(guī)范化，不要與類似的機(jī)關(guān)和單位名稱混淆。如果收文上遺漏了發(fā)文機(jī)關(guān)，應(yīng)按照封套上的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱登記。 4文件標(biāo)題 即來文的原標(biāo)題。在登記時(shí)，應(yīng)把收文的標(biāo)題原原本本地寫下來。如原標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，亦不得省略，有幾個(gè)，填寫幾個(gè)。否則，會(huì)給今后的文件處理和管理帶來不必要的麻煩。 5來文字號(hào) 即來文的發(fā)文字號(hào)。在登記時(shí)，要填寫全稱，即發(fā)文字號(hào)三個(gè)組成部分要寫全。因?yàn)榘l(fā)文字號(hào)是一份文件的特殊標(biāo)志，如果不寫全，就無法與其他文件區(qū)別開來。 6密級 填寫文件的密級時(shí)，要按收文的原密級填寫，不得隨意更改，否則不利于文件的安全。如果收文是不加密的，可以在該欄目中劃一斜線。 7份數(shù) 即指同一個(gè)文件收到了幾份。為了傳達(dá)貫徹的需要，發(fā)文機(jī)關(guān)往往給一個(gè)收文機(jī)關(guān)送幾份相同的文件，登記時(shí)，在“份數(shù)”欄內(nèi)填寫收到的數(shù)量。之所以設(shè)這一個(gè)欄目，是因?yàn)樵诘怯洉r(shí)，同樣文件只能編一個(gè)收文號(hào)，并不能顯示出此文件收到的份數(shù)。有了這一欄目，就可以掌握該文件收到的數(shù)量。 與此同時(shí)，還要在“收文章”處加以標(biāo)注。例如：一件收文共3份，它的收文號(hào)是“6”，那么，可以在“收文章”中“收文號(hào)”欄月中，將第一份文件寫作“6一”，將第二份文件寫作“6一”，將第三份文件寫作“6一”。這樣，在事后處理文件時(shí)，就可以確切地掌握每份文件的下落了。 8辦理情況 這一欄目包括三個(gè)部分：領(lǐng)導(dǎo)批示；承辦部門；處理結(jié)果。這一欄目的內(nèi)容是在文件的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中陸續(xù)增進(jìn)去的。 領(lǐng)導(dǎo)批示即領(lǐng)導(dǎo)閱文后所提出的批辦意見或指示，承辦部門即該文件應(yīng)交哪個(gè)部門辦理，處理結(jié)果包括復(fù)文、傳達(dá)、起草新文件、存檔等情況。 (5)登記的要求 登記工作是一項(xiàng)十分繁瑣而細(xì)致的工作，在登記中人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： 1登記時(shí)不能漏項(xiàng)，能在登記時(shí)完成項(xiàng)目需要后補(bǔ)的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)上； 2在填寫收文號(hào)時(shí)不要空號(hào)、重號(hào)； 3登記項(xiàng)目不可任意刪減； 4書寫時(shí)，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹。用鋼筆和圓珠筆，不可用鉛筆。 5分清輕重緩急。如果收文較多，那么先登記急件和重要件，一般件稍后處理。任務(wù)（三）文書處理【學(xué)習(xí)任務(wù)單】學(xué)習(xí)領(lǐng)域企業(yè)秘書實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)情境四文書檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)三文書處理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：1、了解文書處理的內(nèi)容和原則；2、掌握文件日常管理的方法；3、掌握文書管理的工作流程能力目標(biāo)：1、具備文書處理的能力；2、能夠正確、合理地對文書進(jìn)行立卷、歸檔、銷毀。；素質(zhì)目標(biāo)：1、培養(yǎng)學(xué)生胸懷全局，團(tuán)隊(duì)合作的精神氣質(zhì)；2、培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)真、踏實(shí)、高效的工作態(tài)度；任務(wù)描述作為一名秘書，對日常的文書進(jìn)行處理是工作的重要內(nèi)容之一，在掌握文書處理基本知識(shí)的基礎(chǔ)上，掌握文書立卷、歸檔、銷毀基本規(guī)律和程序，并且能夠熟練的對文件進(jìn)行處理。知識(shí)鏈接一、歸檔（一）、概念 平時(shí)歸檔，即文書人員依據(jù)分類方案，在日常文件收發(fā)辦理過程中，將已經(jīng)辦理完畢的文件，按有關(guān)條目隨時(shí)歸入事先準(zhǔn)備好的歸檔文件盒內(nèi)的工作，目的是為年終整理文件打基礎(chǔ)。 （二）、方法 平時(shí)歸檔采用的是“文件盒”歸檔法，即文書人員按照分類方案所設(shè)定的條目，設(shè)置相應(yīng)的歸檔單位一文件盒，然后把辦理完畢的文件隨時(shí)故人文件盒中。文件盒要根據(jù)條目編號(hào)，并貼上標(biāo)簽，按條目的順序，擺放在卷柜中。 標(biāo)簽樣式類 屬類條目名稱條目號(hào)碼 （三）要求 (1)做好日常的文件收集工作 文書人員在日常文件的收發(fā)辦理過程中，時(shí)刻不要忘記收集、積累和保存需要整理的文件材料。要做到這一點(diǎn)必須認(rèn)真把好六個(gè)關(guān)口 把好發(fā)文關(guān)。文書人員在發(fā)文時(shí)要將發(fā)文的定稿、存本和附件等收集齊全歸入文件盒。 把好收文關(guān)。文書人員在收文時(shí)，要將承辦完畢的文件及時(shí)收集起來歸人文件盒。 把好重要會(huì)議關(guān)。本機(jī)關(guān)召開的各種重要會(huì)議形成的文件，如關(guān)于召開會(huì)議的請批件、會(huì)議預(yù)決算件、會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議記要、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)、典型發(fā)言材料、開幕詞、閉幕詞等，均應(yīng)將其定稿、正本、存本、附件收集齊全，放入文件盒內(nèi)。 把好外出開會(huì)帶岡文件關(guān)。凡外出開與本機(jī)關(guān)職能有關(guān)的會(huì)議帶回來的文件材料，文書人員均應(yīng)向與會(huì)人員及時(shí)催收、登記、并歸人文件盒內(nèi)。 把好機(jī)關(guān)內(nèi)部文件材料的保管關(guān)。機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的重要文件，加工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、領(lǐng)導(dǎo)人重要講話稿等，文書人員應(yīng)及時(shí)收集，隨時(shí)歸入文件盒內(nèi)。 把好報(bào)刊登載的文件樹料關(guān)。凡是報(bào)刊公開發(fā)表的公文和內(nèi)部刊物登載的文件材料，文書人員亦應(yīng)及時(shí)收集，歸人文件盒內(nèi)。 (2)堅(jiān)持歸檔制度 清退制度。對本機(jī)關(guān)形成的文件，應(yīng)定期(每周、每旬或每月)從各承辦人員手中清退一次文件；對各種會(huì)議形成的文件，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束之后，及時(shí)向與會(huì)人員催退應(yīng)清退的文件，上級的來文，可按期(一季度，半年或一年)清退一次，該上級的上繳，該歸檔的歸檔，該銷毀的銷毀。 檢查制度。平時(shí)在文件歸檔之前，文書人員應(yīng)對文件的傳閱、擬批、承辦注辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，對漏閱者應(yīng)補(bǔ)閱，漏批者補(bǔ)批，漏注者補(bǔ)注；另外要檢查文件是否缺頁、破損，用紙是否合乎規(guī)格，如果有問題應(yīng)及時(shí)解決。 （四）、排列 一年的文書工作結(jié)束后，正式進(jìn)入文件整理程序時(shí)，首先要進(jìn)行的環(huán)節(jié)就是排列，即將本機(jī)關(guān)在過去一年形成的文件，在分類方案的最低一級類目內(nèi)，技一定的標(biāo)準(zhǔn)從頭到尾排好順序。 1準(zhǔn)備工作 在進(jìn)行排列之前，還要對所要整理的文件進(jìn)行檢查： (1)檢查材料是否齊全合適 根據(jù)實(shí)際情況，提出需要?dú)w人下年度的文件；剔除重份文件、不需要?dú)w檔的和沒有價(jià)值的文件；增補(bǔ)需要?dú)w入本年的文件；調(diào)出應(yīng)歸人其他類別的文件。 (2)檢查材料是否體現(xiàn)了整理原則和要求 檢查一組文件是否保持了相互的有機(jī)聯(lián)