事業(yè)單位檔案管理的問題及對策論文.doc

事業(yè)單位檔案管理的問題及對策論文 摘要：信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，信息化的社會對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，社會的快速發(fā)展和信息需要量的增加都使得檔案管理工作必須進行改革，才能夠適應當前社會發(fā)展的需求。本文對事業(yè)單位當前管理檔案的工作中的問題進行了相應的分析，并提出解決問題的對策。 關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；對策分析 檔案價值是對檔案作用的具體表現(xiàn)，文件資料收集的越是完整和齊全，越能夠保證檔案價值的實際作用。根據(jù)我國檔案行業(yè)的執(zhí)行標準對檔案的具體概述為：“國家部門、社會機構(gòu)以及個人的行為活動在社會發(fā)展過程中形成的具有記錄價值的歷史事件?！睂τ跉v史事件的記錄具有廣泛的意義：其中包括文件資料、影像錄音以及圖紙等。也可以說，檔案是社會活動或者個人活動在社會環(huán)境中直接形成的具體信息。 一、存在的問題分析 非專業(yè)性：事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中，相關(guān)的管理人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識和管理技能，甚至有一部分事業(yè)單位聘請非專業(yè)的人員對檔案進行管理，其不專業(yè)性會給檔案管理工作帶來巨大的影響。工作態(tài)度不端正：在一定程度上，事業(yè)單位的總體發(fā)展水平取決于單位中工作人員的工作狀態(tài)和工作態(tài)度，積極的工作態(tài)度能夠?qū)κ聵I(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極的促進作用。因此，參與檔案管理的人員也應當以此標準進行衡量，需要具有良好的工作狀態(tài)和態(tài)度，然而在實際的管理工作當中，多數(shù)的檔案管理人員都沒有對檔案實行及時的更新和，甚至抱著敷衍了事的消極工作態(tài)度，也并不具備相應的事業(yè)責任心，對于管理過程遇到的問題也沒有通過良好的耐心去進行解決，這樣的工作狀態(tài)和態(tài)度給檔案管理工作帶來了較大的負面影響，甚至影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展情況。離職影響：隨著社會的不斷發(fā)展，一部分人會在社會職場中對自己的工作進行變換，也是俗稱的跳槽，鮮有人能夠始終都在同一家單位進行任職，除了個人原因而選擇離職，一些事業(yè)單位中由于借調(diào)和掛職培訓等，也會產(chǎn)生人員的流動，除此之外，就是內(nèi)退、退休和一些突發(fā)情況，如重大疾病等，導致人員離開其原本的崗位。這些情況都會導致事業(yè)單位中人員產(chǎn)生較大的流動性，進而影響檔案管理工作的正常開展。有的管理人員在離職時并沒有進行相應的交接工作，導致一部分人員的檔案成為了死檔和棄檔，在一定程度，這種檔案的出現(xiàn)會給事業(yè)單位帶來損失，并且所失去的寶貴檔案資料也無法通過金錢來進行彌補。 二、對策分析 一部分事業(yè)單位對當前所擁有的檔案并不能進行有效的利用，導致檔案在檔案室內(nèi)長期的擺放和閑置，檔案留存所具有的價值并沒有被發(fā)揮出來。同理，一些事業(yè)單位利用檔案只是停留在表面，而并沒有深層次地進行拓展，檔案管理所具有的價值被埋沒，最后檔案仍舊是被閑置于存放室內(nèi)，失去了檔案管理的意義。因此必須對檔案管理工作常見的一些問題進行良好的解決，措施如下。（一）加大培訓力度。事業(yè)單位應當對相關(guān)的工作人員進行管理工作的定期培訓，讓管理人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性和現(xiàn)實意義，檔案是對人類真實活動的記錄，是人們認識客觀規(guī)律的主要依據(jù)。根據(jù)檔案資料能夠很好地了解歷史事實，把握現(xiàn)在的社會生活。檔案是人們從事社會活動的真實記錄和文化保存，具有特定的文化價值以及利用價值，是人類對歷史強而有力的考察證據(jù)，檔案文化不僅有利于當代子孫的發(fā)展，其所蘊含的價值財富遠遠超越了其它文獻資料。因此，管理人員必須具有積極的工作態(tài)度，針對存在的問題進行分析和解答，幫助管理人員具有一定程度的管理專業(yè)性。（二）明確工作交接。事業(yè)單位要對管理檔案的工作進行改進，制定相應的工作制度，并進行明確的規(guī)定，將工作內(nèi)容落實到細節(jié)之中，對管理工作中可能出現(xiàn)的紕漏和問題進行有效地避免和控制。當管理檔案的人員由于內(nèi)部或外部的原因需要離職時，在其離職前應當根據(jù)人員的個人意愿和其他人員的意愿，競聘出新一任的管理工作人員，兩者之間要做好相應的交接工作，包括檔案的數(shù)量、存放位置、查閱制度、更新周期等工作內(nèi)容，并且離職的管理人員要留下真實有效的聯(lián)系方式，便于在日后的管理工作中出現(xiàn)問題或疑問，能夠及時地與其進行聯(lián)系，對相關(guān)的問題進行有效的解決。（三）充分利用檔案。為了對檔案的管理工作進行改善，要對相關(guān)檔案進行良好的保存，對管理人員的工作態(tài)度和狀態(tài)進行積極的提升，定期對檔案和存放檔案的儲存室進行查看，如果發(fā)現(xiàn)存在破損或污損等現(xiàn)象，要對其進行及時的解決和補救，并找到問題的根源進行有效地處理。檔案管理工作并不像所表現(xiàn)的那樣簡單，事實上其包含較多的工作內(nèi)容，為了對檔案進行良好的管理，相關(guān)的管理工作人員必須具備充足的耐心對檔案進行保管和管理。事業(yè)單位在對檔案進行利用的過程中，存在一定程度的欠缺，其并沒有較高的利用效率，因此相關(guān)的事業(yè)單位必須對現(xiàn)有的檔案實行良好的利用，對利用效率進行提高，使檔案能夠在日常工作中提供幫助，充分發(fā)揮其具有的作用。事業(yè)單位要對當前擁有的檔案進行良好的利用，提升對管理工作的重視程度，對檔案進行定期的查看和翻閱，對相關(guān)的信息在檔案中進行查找，為事業(yè)單位的發(fā)展提供相應的幫助。