Outlook_2010_簡(jiǎn)明使用設(shè)置教程.docx

Outlook express 2010 使用技巧1 說(shuō)明本意是想通過(guò)這個(gè)簡(jiǎn)單的介紹，讓讀者了解Outlook 2010的基本用法，熟悉了Outlook的基本功能后，用戶就可以根據(jù)自己的需要并借助幫助文檔，靈活運(yùn)用Outlook。2 配置賬戶首次啟動(dòng)outlook會(huì)出現(xiàn)配置賬戶向?qū)В@里我們可以先不管，直接下一步然后根據(jù)提示選擇沒(méi)有賬戶直接進(jìn)入outlook，界面如下圖1-1：在上方菜單欄我們能看到“文件”、“開(kāi)始”、“發(fā)送/接收”、“文件夾”、“視圖”這幾個(gè)標(biāo)簽，每點(diǎn)擊一個(gè)標(biāo)簽下面功能區(qū)就顯示該標(biāo)簽相關(guān)的詳細(xì)功能（這里不再多做介紹，可以自己下去點(diǎn)開(kāi)看看）。2.1 添加賬戶第一步：選擇“文件”-“信息”下的“添加賬戶”按鈕，如下圖：會(huì)彈出“添加新賬戶”對(duì)話框，如圖第二步：選擇“手動(dòng)配置服務(wù)器設(shè)置或其他服務(wù)類型(M)”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“下一步”按鈕。其中另外兩個(gè)選項(xiàng)： “電子郵件賬戶”選項(xiàng)，需要輸入“您的姓名”、“電子郵件地址”、“密碼”、“重復(fù)鍵入密碼”等選項(xiàng)，此時(shí)Outlook會(huì)自動(dòng)為你選擇相應(yīng)的設(shè)置信息，如郵件發(fā)送和郵件接收服務(wù)器等。但有時(shí)候它找不到對(duì)應(yīng)的服務(wù)器，那就需要手動(dòng)配置了。 “短信(SMS)”選項(xiàng)，需要注冊(cè)一個(gè)短信服務(wù)提供商，然后輸入供應(yīng)商地址，用戶名和密碼（注冊(cè)短信服務(wù)提供商）。第三步：選擇“Internet 電子郵件(T)”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“下一步”按鈕。其中另外兩個(gè)選項(xiàng)： “Microsoft Exchange 或兼容服務(wù)”，需要在“控制面板”里面設(shè)置。 “短信(SMS)”，同上第四步：輸入用戶信息、服務(wù)器信息、登陸信息，然后可以點(diǎn)擊“測(cè)試賬戶設(shè)置”按鈕進(jìn)行測(cè)試，如下圖如果測(cè)試不成功（前提是用戶信息、服務(wù)器信息、登陸信息正確），點(diǎn)擊“其他設(shè)置”按鈕，彈出“Internet 電子郵件設(shè)置”對(duì)話框，在“Internet 電子郵件設(shè)置”對(duì)話框中選擇“發(fā)送服務(wù)器”標(biāo)簽頁(yè)，把“我的發(fā)送服務(wù)器（SMPT）要求驗(yàn)證”選項(xiàng)打上勾，點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“添加賬戶”對(duì)話框。在“添加賬戶”對(duì)話框中再次點(diǎn)擊“測(cè)試賬戶設(shè)置”按鈕，此時(shí)測(cè)試成功，點(diǎn)擊“下一步”會(huì)測(cè)試賬戶設(shè)置，成功后點(diǎn)擊“完成”按鈕，完成賬戶設(shè)置。如下圖：2.2 管理數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件擴(kuò)展名為.pst，里面包含我們發(fā)送和接收的郵件，聯(lián)系人等內(nèi)容。賬戶配置成功后，會(huì)默認(rèn)把數(shù)據(jù)文件放在“C:Documents and SettingsAdministratorMy DocumentsOutlook 文件”目錄下，并以電子郵件名為數(shù)據(jù)文件名，如.pst 。為了我們管理我們的郵件，以及方便在各個(gè)電腦間移動(dòng)我們的郵件，我們可以把數(shù)據(jù)文件從新配置。步驟如下：第一步：點(diǎn)擊“文件”-“信息”下的“賬戶設(shè)置”按鈕，彈出“賬戶設(shè)置”菜單，并選中該菜單如下圖，彈出“賬戶設(shè)置”對(duì)話框，如下圖第二步：在“賬戶設(shè)置”對(duì)話框中，選中“電子郵件”標(biāo)簽，這里有我們配置好的賬戶（我本機(jī)配置了兩個(gè)賬戶）的信息，我們以賬戶為例。這里我們也可以新建賬戶、修復(fù)賬戶、更改賬戶、并設(shè)置默認(rèn)賬戶（發(fā)送郵件時(shí)Outlook會(huì)從默認(rèn)賬戶發(fā)送）、刪除賬戶等操作。首先選中“”賬戶，然后點(diǎn)擊“更改文件夾”按鈕，彈出“新建電子郵件送達(dá)位置”對(duì)話框，如下圖：在“新建電子郵件送達(dá)位置”對(duì)話框中點(diǎn)擊“新建Outlook 數(shù)據(jù)文件”按鈕，然后在彈出的對(duì)話框中指定數(shù)據(jù)文件位置和數(shù)據(jù)文件名稱（如“zhansan郵件數(shù)據(jù)文件.pst”），然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，此時(shí)會(huì)提示輸入密碼對(duì)話框（可選可不選），點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“新建電子郵件送達(dá)位置”對(duì)話框。在“新建電子郵件送達(dá)位置”對(duì)話框中看到剛才新建的數(shù)據(jù)文件“zhansan郵件數(shù)據(jù)文件.pst”，展開(kāi)“xxxx的郵件”選中“收件箱”，如下圖：然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“賬戶設(shè)置”對(duì)話框，這時(shí)選中“”賬戶，會(huì)看到數(shù)據(jù)文件修改成了我們剛才新建的“zhansan郵件數(shù)據(jù)文件.pst”數(shù)據(jù)文件，如下圖：最后點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕，完成數(shù)據(jù)文件的新建。3 導(dǎo)出和導(dǎo)入聯(lián)系人3.1 管理聯(lián)系人管理聯(lián)系人功能在outlook左下方的位置，如下圖藍(lán)色字體處所示：我們簡(jiǎn)單介紹下添加聯(lián)系人，首先點(diǎn)擊“新建聯(lián)系人”按鈕，或者在中間的空白處右鍵點(diǎn)擊彈出快捷菜單選擇“新建聯(lián)系人”，或者直接雙擊空白處新建聯(lián)系人，如下圖紅色字體處：點(diǎn)擊“新建聯(lián)系人”按鈕后，彈出新建聯(lián)系人對(duì)話框，輸入聯(lián)系人信息，如下圖：輸入聯(lián)系人信息后，點(diǎn)擊“保存并關(guān)閉”按鈕，返回聯(lián)系人主界面，這時(shí)候就顯示出了剛才添加的聯(lián)系人的名片，如下圖：通過(guò)在名片上右鍵點(diǎn)擊，可以進(jìn)行相應(yīng)的刪除，修改操作。3.2 導(dǎo)出聯(lián)系人第一步：選擇“文件”-“打開(kāi)”下的“導(dǎo)入”選項(xiàng)（雖然是導(dǎo)出聯(lián)系人，但微軟把導(dǎo)入導(dǎo)出功能都放在了這里），如下圖。第二步 ：在打開(kāi)的“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂?duì)話框中選擇“導(dǎo)出到文件”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖：第三步：這時(shí)打開(kāi)了“導(dǎo)出到文件”對(duì)話框。為了我們修改聯(lián)系人信息，我們選擇“Microsoft Excel 97-2003”選項(xiàng)，點(diǎn)擊下一步，如下圖：第四步：接下來(lái)選擇我們要到出的賬戶的聯(lián)系人，如選擇“”賬戶下的“建議的聯(lián)系人”，點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖所示：通過(guò)這個(gè)界面我們知道可以導(dǎo)出的不僅僅是聯(lián)系人，很多東西都可以導(dǎo)出，自己可以下去試試。第五步：選擇導(dǎo)出的聯(lián)系人文件存放的位置，并輸入文件名，如“張三的聯(lián)系人.xls”，點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖：第六步：選擇要導(dǎo)出的聯(lián)系人的信息，默認(rèn)所有基本信息，直接點(diǎn)擊“完成”按鈕，完成導(dǎo)出。這時(shí)候就把我們的聯(lián)系人導(dǎo)出到了剛才保存的“張三的聯(lián)系人.xls”文件中了，可以直接用excel打開(kāi)，查看或修改。3.3 導(dǎo)入聯(lián)系人在我們的生活和工作中，如果同事或其他人也想用這些聯(lián)系人，或者你換電腦了重新安裝系統(tǒng)了，并且重新安裝了Outlook那么就可以把導(dǎo)出的這個(gè)聯(lián)系人文件再次導(dǎo)進(jìn)來(lái)，不再需要手動(dòng)一個(gè)一個(gè)的添加聯(lián)系人了。下面我們說(shuō)說(shuō)具體的導(dǎo)入方法。由于導(dǎo)入和導(dǎo)出功能在一起，而且步驟都差不多，這里簡(jiǎn)要說(shuō)明下：第一步：同樣選擇“文件”-“打開(kāi)”下的“導(dǎo)入”選項(xiàng)，打開(kāi)“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂?duì)話框，這時(shí)我們選中“從另一程序或文件導(dǎo)入”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖：第二步：選擇要導(dǎo)入的文件類型，要選擇與我們導(dǎo)出的文件類型一致，這里我們選擇“Microsoft Excel 97-2003”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“下一步”按鈕第三步：選擇要導(dǎo)入的文件，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，選擇剛才我們導(dǎo)出的“張三的聯(lián)系人.xls”文件，然后點(diǎn)擊“下一步”按鈕。（這里有三個(gè)選項(xiàng)，我們可以根據(jù)需要選擇。）第四步：選擇目標(biāo)文件夾。因?yàn)槲覀儗?dǎo)出的是“建議的聯(lián)系人”，所以我們還是導(dǎo)入到“建議的聯(lián)系人”文件夾下，并點(diǎn)擊“下一步”按鈕，如下圖：第五步：選擇要到的聯(lián)系人的基本信息有哪些，因?yàn)槲覀儗?dǎo)出時(shí)選擇的是默認(rèn)的全部信息，這里我們也選擇默認(rèn)全部信息，直接點(diǎn)擊“完成”按鈕，如下圖：這時(shí)我們就會(huì)在我們的“建議的聯(lián)系人”下看到我們剛才導(dǎo)入的聯(lián)系人信息，導(dǎo)入完成。4 創(chuàng)建規(guī)則和來(lái)信提示工作中或生活中，我們有時(shí)候每天收到很多人郵件，如果不分文件夾分別管理會(huì)很麻煩，因此我們可以通過(guò)創(chuàng)建規(guī)則，來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件自動(dòng)歸類功能。前奏：在創(chuàng)建規(guī)則前，我們先做一下準(zhǔn)備工作。在我們的收件箱中為我們每個(gè)聯(lián)系人創(chuàng)建一個(gè)文件夾，存放該聯(lián)系人發(fā)送的郵件，創(chuàng)建方法是在“收件箱”文件夾上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“新建文件夾”選項(xiàng)，彈出“新建文件夾”對(duì)話框，輸入文件名（為了方便查看通常為聯(lián)系人名如：李四、王五），然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，如下圖。4.1 創(chuàng)建規(guī)則規(guī)則和通知設(shè)置的窗口在同一地方，“文件”-“信息”下的“管理規(guī)則和通知”按鈕，點(diǎn)擊此按鈕彈出“規(guī)則和通知”對(duì)話框，如下圖：第二步：在“規(guī)則和通知”對(duì)話框中，點(diǎn)擊“新建規(guī)則”按鈕，彈出“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話框，如下圖所示：第三步：在“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話框中的“步驟1：選擇模板”下選擇“將某人發(fā)來(lái)的郵件移植文件夾”選項(xiàng)，然后在“步驟2：編輯規(guī)則說(shuō)明（單擊帶下劃線的值）”下先點(diǎn)擊“個(gè)人或公用組”項(xiàng)，彈出“規(guī)則地址”對(duì)話框，如下圖第四步：在“規(guī)則地址”對(duì)話框的“通訊簿”下選擇“建議的聯(lián)系人”，然后就能看到我們之前創(chuàng)建的聯(lián)系人，然后雙擊聯(lián)系人，在圖的下方“收件人-”旁邊會(huì)顯示出來(lái)，點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話框，如下圖：第五步：在“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話框中選擇“指定”藍(lán)色字體，彈出“規(guī)則和通知”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇我們建立的“李四”問(wèn)價(jià)夾，如下圖： 第六步：點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回在“規(guī)則向?qū)А睂?duì)話框。然后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，彈出對(duì)話框，如下圖：第七步：點(diǎn)擊“完成”按鈕。創(chuàng)建規(guī)則完成。備注：細(xì)心的認(rèn)識(shí)通過(guò)這個(gè)流程中的一些截圖能夠看到每一步都有很多可以設(shè)置的選項(xiàng)，我們可以根據(jù)情況，創(chuàng)建我們需要的規(guī)則。這里不再多說(shuō)。4.2 來(lái)信提示我們工作中有時(shí)候需要及時(shí)的接收郵件，那么我們就可以對(duì)Outlook進(jìn)行設(shè)置，在新郵件到達(dá)后自動(dòng)通過(guò)聲音或小窗口的方式提示給我們。在“文件”標(biāo)簽下選擇“選項(xiàng)”按鈕，彈出“Outlook 選項(xiàng)”對(duì)話框，在對(duì)話框左側(cè)選擇“郵件”選項(xiàng)，右側(cè)彈出具體的設(shè)置，如下圖：在“Outlook 選項(xiàng)”對(duì)話框中有很多選項(xiàng)可以供我們進(jìn)行設(shè)置，而且這些設(shè)置淺顯易懂，讀者可以自己試試。5 創(chuàng)建快速步驟快速步驟是Outlook2010的一個(gè)新功能，可以創(chuàng)建很多快速步驟，如創(chuàng)建新郵件為指定人發(fā)送相關(guān)內(nèi)容，答復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)等快捷步驟。這里我們以創(chuàng)建新郵件為例說(shuō)明。第一步：在“開(kāi)始”標(biāo)簽的“快速步驟”功能區(qū)，點(diǎn)擊“新建”按鈕，彈出“編輯快速步驟”對(duì)話框，輸入“名稱”，選擇“操作”（這里選擇新郵件操作），