時(shí)間管理法則四象限PPT課件.pptx

時(shí)間管理之四象限原理 你是否有時(shí)間管理不良的征兆 看看一下這些問(wèn)題 你是否同時(shí)在進(jìn)行幾個(gè)方案 但似乎無(wú)法全部完成 你是否因?yàn)轭檻]其它的事情 而無(wú)法集中精力來(lái)做目前的事 如果工作被中斷 你是否特別生氣 你是否每天回家的時(shí)候都是筋疲力盡 有覺(jué)得好像沒(méi)做什么事情 你是否覺(jué)得老是沒(méi)有什么時(shí)間做運(yùn)動(dòng)或者是休閑 甚至是只是隨便玩玩都沒(méi)有時(shí)間 對(duì)于以上的這些問(wèn)題 只要有兩個(gè)回答是 是 的話那你的時(shí)間管理就有問(wèn)題了 我們經(jīng)常遇到這樣的問(wèn)題 1 電話又響了 有急事的 請(qǐng)示的 投訴的 朋友聊天的等等都是不得不接的電話 可是 手頭上正在寫(xiě)一個(gè)計(jì)劃 一個(gè)上午了 還沒(méi)寫(xiě)幾個(gè)字 2 最近領(lǐng)導(dǎo)分配了好多事情需要做 一起堆進(jìn)來(lái) 我都不知道怎么辦 這個(gè)也說(shuō)馬上要交 那個(gè)也說(shuō)馬上要交 我有不是三頭六臂 3 整天就像救火車(chē) 哪里有火情就往哪里趕 可是天天忙救火 就沒(méi)有時(shí)間靜下來(lái)想想 火災(zāi) 從哪里來(lái) 四象限 法是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論 把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分 分為四個(gè) 象限 一 既緊急又重要 如客戶投訴 即將到期的任務(wù) 財(cái)務(wù)危機(jī)等 二 重要但不緊急 如建立人際關(guān)系 人員培訓(xùn) 制訂防范措施等 三 緊急但不重要 如電話鈴聲 不速之客 部門(mén)會(huì)議等 四 既不緊急也不重要 如上網(wǎng) 閑談 郵件 寫(xiě)博客等 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急 一 重要而且緊急 四 不重要且不緊急 三 不重要但緊急 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急1 準(zhǔn)備工作 編制計(jì)劃 維持關(guān)系 2 去拜訪VIP客戶 3 計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn) 4 回訪客戶 一 重要而且緊急1 緊急狀況 迫切問(wèn)題 限期完成 2 一會(huì)兒要參加重要會(huì)議 3 與客戶溝通要做合同 4 準(zhǔn)備事項(xiàng) 四 不重要且不緊急1 處理一般性文件 2 看電視消磨時(shí)光 3 歸檔本周所有文件 三 不重要但緊急1 造成干擾的緊急事件 2 打若干個(gè)溝通的電話 3 幫助客戶解決一個(gè)難題 第一象限 沒(méi)什么好說(shuō)的 立即去做 我們工作中的主要壓力來(lái)自于第一象限 其實(shí)第一象限80 的事務(wù)來(lái)自于第二象限 重要但不緊急 沒(méi)有被處理好的事情 也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī)是自己給自己的 所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來(lái)自第二象限的事情才能是的壓力減緩 很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足 而變成迫在眉睫 該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于 重要但不緊急 第二象限的事情轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的 這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況 就是 忙 第二象限 有計(jì)劃去做 不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它 我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分解 然后一個(gè)一個(gè)解決 并制定時(shí)間表 在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去 荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大 使我們陷入更大的壓力 在危機(jī)中疲于應(yīng)付 反之 多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力 縮小第一象限的范圍 做好事先的規(guī)劃 準(zhǔn)備與預(yù)防措施 很多急事將無(wú)從產(chǎn)生 這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?所以必須主動(dòng)去做 這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志 建議管理者要把80 的精力投入到該象限的工作 以使第一象限的 急 事無(wú)限變少 不再瞎 忙 第三象限 盡量別做 當(dāng)你疲憊的時(shí)候 可以通過(guò)一些不重要的而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整戲臺(tái)和身體 但是不要在這個(gè)象限中投入過(guò)多的盡力 否則就是浪費(fèi)生命了 但我們往往在忙得焦頭爛額 不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā) 這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng) 因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的 然而像閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō) 毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目 辦公室聊天等 這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路 反而是對(duì)身心的毀損 剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味 到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的 2020 2 4 10 第四象限 交給他人去做 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭 最好的方法是放權(quán)交給別人去做 或者通過(guò)委婉的拒絕以減少此類(lèi)事務(wù)的發(fā)生 表面看似第一象限 因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生 這件事很重要 的錯(cuò)覺(jué) 實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言 我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn) 自以為是在第一象限 其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn) 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急65 80 一 重要而且緊急20 25 四 不重要且不緊急 1 三 不重要而且緊急15 成功的時(shí)間分配管理 案例 某人一周的事務(wù)清單 臨時(shí)參加各部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì) 不重要但緊急 解決客人投訴 重要而且緊急 編寫(xiě)下個(gè)月部門(mén)員工排班 重要但不緊急 歸檔大堂副理本周所有文件 不重要也緊急 去拜訪VIP客人 重要但不緊急 計(jì)劃給前廳員工及其領(lǐng)班進(jìn)行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn) 重要但不緊急 陪朋友買(mǎi)手機(jī) 不重要也不緊急 向上次聯(lián)系的客戶詢問(wèn)產(chǎn)品使用情況 搜集反饋資料 重要但不緊急 核查下午客人信用額度報(bào)表 重要而且緊急 發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán) 重要而且緊急 打若干個(gè)溝通的電話 不重要但緊急 核查當(dāng)日所有掛賬賬單及其消費(fèi)小單是否準(zhǔn)備齊全 重要而且緊急 保安員報(bào)告有兩客人在停車(chē)場(chǎng)打架斗毆 重要而且緊急 去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)買(mǎi)最近很火的一本書(shū) 杜拉拉升職記 不重要也不緊急 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個(gè)遇到的難題 不重要但是緊急 效果 達(dá)到預(yù)期目標(biāo)效率 產(chǎn)出 投入的比值 有效果有效率 沒(méi)效果有效率 有效果沒(méi)效率 沒(méi)效果沒(méi)效率 有效率 有效果 一 二 三 四 擴(kuò)展應(yīng)用 意愿 愿意投入工作的態(tài)度 能力 完成任務(wù)的條件 1有意愿有能力 3無(wú)意愿有能力 2有意愿無(wú)能力 4無(wú)意愿無(wú)能力 擴(kuò)展應(yīng)用 處理沖突的取向 有原則 無(wú)原則 不協(xié)作 肯協(xié)作 抗?fàn)?自我犧