ecel圖表培訓(xùn)教案.ppt

Excel圖表應(yīng)用內(nèi)部培訓(xùn)使用 2010 2 CompanyLogo 目錄 CompanyLogo 為什么我們要來學(xué)習(xí)Excel Excel是個(gè)人電腦普及以來用途最廣泛的辦公軟件之一 在電子表格軟件領(lǐng)域Excel軟件的唯一競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手就是自己 已經(jīng)成為事實(shí)上的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 還有哪些表格處理軟件 WPSFormulaone水晶報(bào)表 CrystalReport 華表 cell 易表 他們都在應(yīng)用Excel標(biāo)準(zhǔn) excel名稱的由來Excellent Cell Cell 是 單元格 是Excel表格處理的最基本組成部分 Microsoft取了 Ex cel 這個(gè)名字 一語雙關(guān) 充分表達(dá)了Excel是一個(gè)優(yōu)秀表格處理文件 CompanyLogo Excel的5個(gè)主要應(yīng)用方面 VBA VisualBasicforApplication 是微軟公司為加強(qiáng)Office軟件的二次開發(fā)能力而附加的編程語言 什么是圖形 CompanyLogo Excel用戶的層次 4 剛剛開始接觸 1 2 3 5 基本掌握常用功能 熟練使用常用功能 數(shù)據(jù)透視表 公式 數(shù)組公式 VBA簡(jiǎn)單編程 Excel技能 專業(yè)知識(shí) 行業(yè)經(jīng)驗(yàn) 新手 初級(jí)用戶 中級(jí)用戶 高級(jí)用戶 專家 CompanyLogo Excel用戶的層次 初級(jí)用戶通過一定的學(xué)習(xí) 比如說購買入門教程 參加正規(guī)電腦學(xué)校的初級(jí)班 了解Excel基本操作方法和常用功能 通過學(xué)習(xí) 可以建立簡(jiǎn)單的表格或者畫一張簡(jiǎn)單的圖表 中級(jí)用戶中級(jí)用戶有三個(gè)標(biāo)志 一是理解并熟練使用各個(gè)Excel菜單命令 而是熟練使用數(shù)據(jù)透視表 三是至少掌握20個(gè)常用函數(shù)以及函數(shù)的嵌套運(yùn)用 并且能夠使用簡(jiǎn)單的宏 CompanyLogo Excel用戶的層次 高級(jí)用戶高級(jí)用戶需要完成兩項(xiàng)知識(shí)的升級(jí) 一是熟練運(yùn)用數(shù)組公式 也就是那種用花括號(hào)圍起來的 必須用組合鍵才能完成錄入的公式 二是能夠利用VBA編寫不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)或過程 專家能夠在某個(gè)領(lǐng)域不斷開發(fā)出新的Excel的用法 這種人 被稱作是專家 CompanyLogo 善用資源 學(xué)以致用 1 使用Excel聯(lián)機(jī)幫助系統(tǒng)2 善用搜索引擎通過互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)關(guān)鍵詞拼寫一定要正確多關(guān)鍵詞搜索3 在新聞組或BBS中學(xué)習(xí)很好的學(xué)習(xí)網(wǎng)站如何提問 在詢問之前 應(yīng)確認(rèn)已經(jīng)查看了聯(lián)機(jī)幫助文件 已經(jīng)翻閱了精華引導(dǎo)貼 并確保沒有搜索到想了解的知識(shí) CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 1圖表區(qū)2繪圖區(qū)3圖表標(biāo)題4數(shù)據(jù)系列5坐標(biāo)軸6圖例7數(shù)據(jù)表8三維背景 Excel圖表基本構(gòu)造 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 一 圖表區(qū)圖表區(qū)是指圖表的全部范圍 Excel默認(rèn)的圖表區(qū)是由白色填充區(qū)域和黑色細(xì)實(shí)線邊框組成的 可以通過設(shè)置以下項(xiàng)目改變圖表區(qū)的格式 圖案 設(shè)置圖表邊框的樣式和內(nèi)部區(qū)域的填充顏色及效果字體 設(shè)置圖表中字體的大小和顏色屬性 設(shè)置圖表的大小和位置是否隨單元格變化 選擇是否打印或鎖定鎖定圖表 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 二 繪圖區(qū)繪圖區(qū)是指圖表區(qū)內(nèi)的圖形表示的范圍 即以坐標(biāo)軸為邊的長(zhǎng)方形區(qū)域 對(duì)于繪圖區(qū)的格式 可以改變繪圖區(qū)邊框的樣式和內(nèi)部區(qū)域的填充顏色及效果 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 三 標(biāo)題標(biāo)題包括圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題 圖表標(biāo)題是顯示在繪圖區(qū)上方的文本框 坐標(biāo)軸標(biāo)題是顯示在坐標(biāo)軸邊上的文本框 圖表標(biāo)題只有一個(gè) 坐標(biāo)軸標(biāo)題最多允許有4個(gè)圖案 設(shè)置標(biāo)題邊框的樣式和內(nèi)部區(qū)域的填充顏色及效果字體 設(shè)置標(biāo)題中字體的大小和顏色對(duì)齊 設(shè)置文本的對(duì)齊方式和文本的方向 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 四 數(shù)據(jù)系列數(shù)據(jù)系列是由數(shù)據(jù)點(diǎn)構(gòu)成的 每個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)對(duì)應(yīng)工作表中一個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)系列在繪圖區(qū)中表現(xiàn)為點(diǎn)線面等圖形 可以設(shè)置以下數(shù)據(jù)系列格式 圖案 設(shè)置數(shù)據(jù)系列邊框的樣式和內(nèi)部區(qū)域的填充顏色及效果坐標(biāo)軸 選擇數(shù)據(jù)系列繪制在主坐標(biāo)軸或者次坐標(biāo)軸誤差線 設(shè)置誤差線的顯示方式和誤差量數(shù)據(jù)標(biāo)簽 設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽顯示的內(nèi)容系列次序 調(diào)整不同數(shù)據(jù)系列的排列次序選項(xiàng) 設(shè)置數(shù)據(jù)點(diǎn)圖形的數(shù)據(jù)點(diǎn)分色顯示 重疊比例等 不同的圖表具有不同的選項(xiàng) CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 五 坐標(biāo)軸坐標(biāo)軸分主坐標(biāo)軸和次坐標(biāo)軸 Excel默認(rèn)顯示的是繪圖區(qū)左邊主Y軸和下邊主X軸 圖案 設(shè)置坐標(biāo)軸的樣式和刻度線 刻度線標(biāo)簽的顯示位置字體 設(shè)置刻度線標(biāo)簽的字體樣式數(shù)字 設(shè)置刻度線標(biāo)簽的數(shù)字格式對(duì)齊 設(shè)置刻度線標(biāo)簽的文字方向刻度 坐標(biāo)軸按引用的不同可分為數(shù)值軸 分類軸 時(shí)間軸 系列軸4種 其刻度選項(xiàng)各不相同 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 六 圖例圖例由圖例項(xiàng)和圖例項(xiàng)標(biāo)示組成 默認(rèn)顯示在繪圖區(qū)的右側(cè) 圖案 設(shè)置圖例邊框的樣式和內(nèi)部填充色字體 設(shè)置圖例項(xiàng)文字的樣式位置 設(shè)置圖例顯示在圖表區(qū)中的位置 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 七 數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)表用于顯示圖表中所有數(shù)據(jù)系列的數(shù)據(jù) 對(duì)于設(shè)置了顯示數(shù)據(jù)表的圖表 數(shù)據(jù)表固定顯示在繪圖區(qū)的下方 如果圖表中使用了數(shù)據(jù)表 一般不再使用圖例 圖案 設(shè)置數(shù)據(jù)表格線的樣式字體 設(shè)置數(shù)據(jù)表種字體的樣式 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項(xiàng)要素 八 三維背景三維背景由基底和背景墻組成 并通過設(shè)置三維視圖格式調(diào)整三位圖表的透視效果 CompanyLogo 如何創(chuàng)建圖表 快捷鍵方式 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域后按 1 2 3 5 單擊鼠標(biāo)創(chuàng)建 單擊工具欄中 圖表類型 使用圖表向?qū)?CompanyLogo 使用圖表向?qū)?Step2單擊菜單欄 插入 圖表 命令 或者單擊工具欄 圖表向?qū)?按鈕 打開圖表向?qū)У谝徊綄?duì)話框 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表 需要經(jīng)歷6個(gè)步驟 Step1選擇數(shù)據(jù) 比如A1 C6單元格區(qū)域 CompanyLogo 使用圖表向?qū)?Step3 Step4圖表選項(xiàng)包括標(biāo)題 坐標(biāo)軸 網(wǎng)格線 圖例 數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表6個(gè)選項(xiàng)卡 CompanyLogo 使用圖表向?qū)?Step5一般來說 選擇 作為其中的對(duì)象插入 即嵌入圖表 Step6完成后仍可利用 圖表 工具欄再次改變這些設(shè)置 CompanyLogo 使用圖表向?qū)?練習(xí)時(shí)間目的 利用圖表向?qū)?創(chuàng)建一個(gè)圖表 20頁了 材料過半 不過困難的都在后面呢 CompanyLogo 進(jìn)一步理解圖表 知道 透視圖表的類型理解 數(shù)據(jù)系列認(rèn)清 坐標(biāo)軸的四種類型關(guān)注 系列產(chǎn)生在 行 或 列 的不同 CompanyLogo 透視圖表類型 Excel提供14種標(biāo)準(zhǔn)圖表類型 73種子圖表類型 及20種自定義圖表類型 用戶可以方便地改變整幅圖表的圖表類型 或者改變圖表中一個(gè)數(shù)據(jù)系列的圖表類型形成組合圖表 CompanyLogo 透視圖表類型 柱形圖 反映一段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化 或者不同項(xiàng)目數(shù)據(jù)之間的對(duì)比 是常用圖表之一 條形圖 顯示各個(gè)項(xiàng)目之間的對(duì)比 與柱形圖不同的是其分類軸設(shè)置在縱軸上 而柱形圖設(shè)置在橫軸上 折線圖 具有按照相同的間隔顯示數(shù)據(jù)的趨勢(shì) 餅圖 餅圖顯示組成數(shù)據(jù)系列的項(xiàng)目在項(xiàng)目總和中所占的比例 餅圖通常只顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列 XY散點(diǎn)圖 顯示若干個(gè)數(shù)據(jù)系列中各個(gè)數(shù)值之間的關(guān)系 或者將兩組數(shù)繪制為XY坐標(biāo)的一個(gè)系列 通常用于科學(xué)數(shù)據(jù) 面積圖 顯示數(shù)值隨時(shí)間或類別的變化趨勢(shì) 圓環(huán)圖 與餅圖一樣 也顯示部分和整體之間的關(guān)系 但是圓環(huán)圖可以包含多個(gè)數(shù)據(jù)系列 雷達(dá)圖 顯示數(shù)值相對(duì)于中心點(diǎn)的變化情況 曲面圖 在連續(xù)曲面上跨兩維顯示數(shù)值的變化趨勢(shì) 氣泡圖 是一種XY散點(diǎn)圖 以3個(gè)數(shù)值為一組對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較 氣泡的大小表示第3個(gè)變量的值 股價(jià)圖 通常用于顯示股票價(jià)格及其變化情況 但也可以用于科學(xué)數(shù)據(jù)如氣溫變化 必須按正確的順序組織數(shù)據(jù)才能創(chuàng)建股價(jià)圖 圓柱圖 圓錐圖 棱錐圖 柱形圖的增強(qiáng)方式 CompanyLogo 理解數(shù)據(jù)系列 數(shù)據(jù)系列在工作表中是一行或者一列數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)行或者數(shù)據(jù)列中的每一個(gè)數(shù)據(jù)以圖形的形式顯示在圖表中 選取圖表中的一個(gè)數(shù)據(jù)系列 在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域會(huì)顯示3個(gè)不同顏色的矩形選取框藍(lán)色 表示數(shù)據(jù)所在單元格區(qū)域綠色 表示數(shù)據(jù)系列名稱紫色 表示數(shù)據(jù)系列對(duì)應(yīng)的X軸數(shù)值或文本所在單元格區(qū)域 CompanyLogo 認(rèn)清坐標(biāo)軸的4種類型 一般情況下圖表有兩個(gè)坐標(biāo)軸 X軸 刻度類型為時(shí)間軸 分類軸或數(shù)值軸 和Y軸 刻度類型為數(shù)值軸 三維圖表有第3個(gè)軸 Z軸 刻度類型為系列軸 餅圖或圓環(huán)圖沒有坐標(biāo)軸 雷達(dá)圖只有數(shù)值軸 沒有分類軸 CompanyLogo 認(rèn)清坐標(biāo)軸的4種類型 1 時(shí)間軸時(shí)間具有連續(xù)性的特點(diǎn) 在圖表中應(yīng)用時(shí)間軸時(shí) 若數(shù)據(jù)系列的數(shù)據(jù)點(diǎn)在時(shí)間上為不連續(xù)的 則會(huì)在圖表中形成空白的數(shù)據(jù)點(diǎn) 必須將時(shí)間軸改為分類軸 如分類軸源數(shù)據(jù)單元格區(qū)域?yàn)槿掌诟袷?分類軸自動(dòng)為時(shí)間軸 方法 單擊圖表 右鍵選擇 圖表選項(xiàng) 進(jìn)行設(shè)置 CompanyLogo 認(rèn)清坐標(biāo)軸的4種類型 2 分類軸分類軸顯示數(shù)據(jù)系列中每個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的分類標(biāo)簽 若分類軸引用的單元格區(qū)域包含多行或多列文本 則可能顯示多級(jí)分類標(biāo)簽 3 數(shù)值軸除了餅圖和圓環(huán)圖外 每幅圖表至少有一個(gè)數(shù)值軸 CompanyLogo 關(guān)注 系列產(chǎn)生在 行 或 列 的不同 使用圖表向?qū)ё鲌D時(shí) 可通過選擇系列產(chǎn)生在 行 或 列 選項(xiàng)按鈕 決定數(shù)據(jù)系列引用工作表中的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù) 行 方式是以行方向數(shù)據(jù)為系列 列方向?yàn)榉诸?列 方式相反 CompanyLogo 練習(xí)時(shí)間目的 更改圖表類型 行列數(shù)據(jù)對(duì)比 坐標(biāo)軸的調(diào)整點(diǎn)我試試 后面該進(jìn)入高級(jí)圖表階段了 接下來更精彩 CompanyLogo 幾種常用的高級(jí)圖表 4 次坐標(biāo)軸處理差異數(shù)據(jù) 1 2 3 5 瀑布圖展示財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) 階梯圖展示銷售變化情況 甘特圖表現(xiàn)工程進(jìn)度狀況 CompanyLogo 次坐標(biāo)軸法處理差異懸殊數(shù)據(jù) 一個(gè)動(dòng)畫小教程 利用次坐標(biāo)軸法 解決當(dāng)圖表中數(shù)據(jù)系列不止一個(gè) 并且數(shù)值相差懸殊時(shí) 數(shù)值較小的數(shù)據(jù)系列不能清楚地顯示在圖表中的困惑 用折線圖表示較小的數(shù)據(jù)列 并作為次坐標(biāo)軸 示例sam3 CompanyLogo 瀑布圖展示財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) 瀑布圖是通過巧妙的設(shè)置 使圖表中的數(shù)據(jù)點(diǎn)看似懸空 這種效果即可以說明數(shù)據(jù)的大小 同時(shí)又能直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的增減變化 可用于反映數(shù)據(jù)在不同時(shí)期或受不同因素影響的程度及結(jié)果 CompanyLogo 階梯圖展示銷售變化情況 步進(jìn)圖形似階梯 所以又稱階梯圖 通過對(duì)相鄰數(shù)據(jù)落差程度的表達(dá) 反映出連續(xù)數(shù)據(jù)的變化情況 利用工作表數(shù)據(jù)繪制步進(jìn)圖 可以反映月份之間銷量變化 CompanyLogo 甘特圖表現(xiàn)工程進(jìn)度 甘特圖 GanttChart 由亨利 甘特于1910年開發(fā)的 通過條狀圖來顯示項(xiàng)目 進(jìn)度和其他時(shí)間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時(shí)間進(jìn)展的情況 甘特圖的橫軸表示項(xiàng)目的時(shí)間跨度 多以月 周或日為時(shí)間單位 縱軸表示項(xiàng)目涉及的各項(xiàng)任務(wù) 長(zhǎng)短不一的條狀圖形則表示在項(xiàng)目周期內(nèi)單項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間跨度及進(jìn)度 可以直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行 及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比 管理者由此可以非常便利地弄清每一項(xiàng)任務(wù) 項(xiàng)目 還剩下哪些工作要做 并可評(píng)估工作是提前還是滯后 亦或正常進(jìn)行 除此以外 甘特圖還有簡(jiǎn)單 醒目和便于編制等特點(diǎn) 在項(xiàng)目管理中有著廣泛的應(yīng)用 CompanyLogo 甘特圖表現(xiàn)工程進(jìn)度 制作甘特圖的方法 除了在Excel中手動(dòng)繪制 還有專門的軟件如Ganttproject GanttDesigner和MicrosoftProject等等 別人做的模版 瀑布模型軟件開發(fā)流程 CompanyLogo 繞開圖表制作的誤區(qū) 掌握繪圖區(qū)的長(zhǎng)寬比例不同坐標(biāo)軸刻度的強(qiáng)調(diào)效果慎重選擇圖表類型恰當(dāng)使用次坐標(biāo)軸讓圖表提供完整信息 CompanyLogo 一 掌握繪圖區(qū)的長(zhǎng)寬比例 不同的繪圖區(qū)比例會(huì)表達(dá)出不同幅度的變化趨勢(shì) 繪圖區(qū)高度和長(zhǎng)度的比例減小 在圖表種數(shù)據(jù)變化的幅度就越小 反之則越大 應(yīng)保證前后制作的圖像使用一致的大小和比例 以免造成對(duì)數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)的誤讀 CompanyLogo 二 不同坐標(biāo)軸刻度的強(qiáng)調(diào)效果 使用相同的數(shù)據(jù)系列和不同的坐標(biāo)軸刻度繪制的圖表 能傳遞給人截然不同的圖表信息 Excel圖表自動(dòng)設(shè)置的刻度值 可以體現(xiàn)逐月變化的趨勢(shì) 也能大致看出不同月份數(shù)據(jù)的差異 減少了刻度區(qū)間 一部分主體被截掉了 強(qiáng)調(diào)了不同月份之間的差異 因?yàn)榉糯罅丝潭葏^(qū)間 因此柱體高度變小了 雖然能體現(xiàn)逐月變化的趨勢(shì) 但弱化了不同月份之間的對(duì)比差異效果 因?yàn)閄軸上移了 部分柱體不顯示 與3類似 但此方式不夸大差異的幅度 CompanyLogo 三 慎重選擇圖表類型 只有選用正確的圖表類型 才能清楚地表達(dá)圖表的主題 簇狀柱形圖 主要表現(xiàn)2組數(shù)據(jù)之間的差異圓環(huán)圖 主要表現(xiàn)兩組數(shù)據(jù)之間的百分比差異堆積柱形圖 主要表現(xiàn)兩組數(shù)據(jù)相加后總和的差異堆積面積圖 主要表現(xiàn)兩組數(shù)據(jù)變化的趨勢(shì) 因示例X軸不是時(shí)間單位 所以變化趨勢(shì)沒有意義 CompanyLogo 四