(2)集團地產系統(tǒng)檔案分類規(guī)則及檔號編制方法 82-86.xls

82 集集團團地地產產系系統(tǒng)統(tǒng)檔檔案案分分類類規(guī)規(guī)則則及及檔檔號號編編制制方方法法 一一級級類類目目二二級級類類目目三三級級類類目目四四級級類類目目名名稱稱基基本本范范圍圍備備注注 A 文書檔案 A1 行政文書 A1 1 行政證照 各公司證照 營業(yè)執(zhí)照 稅務證 組織機構代碼證 資質證 外商批準證 公司章程及修正案 驗資報告 董事會及股東會決議 變更核準證書 安全生產許可證 運輸經營 許可證等 同一家公司的證照不分年 度 放在一起 不同公司 的證照分開裝盒 A1 2 內部發(fā)文 A1 2 1 部門公司及各部門下發(fā)的各類文件 制度 紀要 決議 計劃等 A1 2 2 部門 A1 3 公函 各類往來公函 以公司名義發(fā)給政府部門及外單位的函件 政府部門下發(fā)及外單位發(fā)的與本公司 職能有密切關系或由本公司承擔有關責任并需要執(zhí)行的重要文件 與工程項目建 設無關的文件 A1 4 其他管理 文件 A1 4 1請示 報告 總結 批示包括公司內部的各類請示 報告 批復等 A1 4 2行政類采購 非合同類的行政 經營 營銷等采購資料 競價審批表 詢價表 固定資產審批 表 聯(lián)系函等 A1 4 3各種臺賬 報表董事局領導或地區(qū)公司領導批示的登記本 檔案印章工作原始臺帳記錄等 A1 4 4行政類招投標年度行政招標 辦公用品招標 辦公樓室內裝修招標 辦公綠化招標 A2 監(jiān)察管理 A2 1 報告 調查報告及批示上報領導的有關監(jiān)察調查報告以及相關批示 A2 2 專案 A2 2 1 專案與專案調查有關的全部資料以專案立卷編號 A2 2 2 專案 A3 營銷品牌 A3 1 品牌宣傳 A3 1 1審批文件與品牌宣傳工作有關的請示 報告及批示 A3 1 2媒體投放工作審批表各公司媒體投放工作審批表 A3 1 3新聞 A3 1 4銷售 品牌廣告 硬 軟 A3 1 5招聘廣告 A3 1 6畫冊 書籍 刊物等宣傳資料 A3 1 7其他類品牌文件不屬于以上類型的其他類品牌文件 A3 營銷品牌 A3 2 銷售檔案 A3 2 1 項目 組團銷售檔案 各項目畫冊 樓書 銷售單張 戶型手冊 按揭須知 名片 紙袋 認購須知 認購書 合同等銷售物料 A3 2 銷售檔案 A3 2 2 項目 組團銷售檔案 A3 2 3 項目 組團銷售檔案 83 A 文書檔案 A4 合同 A4 1 公司 A4 1 1 行政經營相關 采購類合同行政類材料和設備購銷 買賣 合同 購 A4 1 2廣告類合同廣告策劃合同 廣 A4 1 3商品房合同商品房買賣合同 契 A4 1 4租賃合同單位場所 設備物資等租賃合同 A4 1 5其它類合同其它類行政合同 A4 2 公司 A5 法律訴訟 A5 1 訴訟 A5 1 1 訴訟案 公司有關法律訴訟類的文件及相關材料 傳票 訴狀 判決書 裁決書 律師函 等 A5 1 2 訴訟案 A5 2 非訴訟 A5 2 1 非訴訟案 有關法律非訴訟類的文件及相關材料 非訴訟法律事務上報表 法律問題咨詢登 記表 公司函審批表 律師函審批表 A5 2 2 非訴訟案 A6 黨政管理 A6 1黨委 A6 2工會 B 項目檔案 B0 項目檔案綜 合類 B0 1 年度招標 年度招標定標檔案有關年度招標工作的相關資料 B0 2 通用資格 審查 通用招投標資格審查文件 若干工程招投標通用的資格審查合格單位 初選單位基本情況表 入圍單位聯(lián)系 情況表 營業(yè)執(zhí)照 副本 快遞投遞申請登記表 招標項目立項書 搜集單位 通知書 委托書 企業(yè)基本情況表 資質證書 安全生產許可證 社保清單 近 兩年業(yè)績清單 典型業(yè)績合同等 B0 3 單項招標 招投標單項文件 不隨具體項目歸檔或多個項目共用 且有地區(qū)公司領導或集團董事局領導批示的 招投標類資料 B0 4 未中標 未中標檔案未中標人投標文件正 副本等資料 B0 5 年度合同 項目年度合同項目年度合同等 不隸屬某個項目的 B0 6 備案合同 項目備案合同報建類合同 84 B 項目檔案 B1 第一個項 目 B1 1 用地 B1 1 1用地類證照國有土地使用證 建設用地規(guī)劃許可證 房屋拆遷許可證等 B1 1 2用地類資料 房屋拆遷公告及附圖 用地紅線圖 房屋建設計劃預備項目表 建設項目選址申 請表 選址意見書 建設用地規(guī)劃許可證報批表 建設用地批準書及附圖 建設 用地通知書及附圖等 與政府的往來有關用地的函件及二手項目有關的往來函件 B1 1 用地 B1 1 3土地合同 1 股權轉讓合同 股權轉讓合同 股權合作合同 補充合同等 2 框架性協(xié) 議 合作協(xié)議 投資協(xié)議 意向協(xié)議 一級整理協(xié)議等 3 出讓合同 成交確 認書 出讓合同 出讓合同補充協(xié)議等 4 解約合同 5 征地補償合同 6 拆遷合同 不含與個體簽訂的拆遷或補償協(xié)議 7 借款合同 因征地 拆遷 土地整理等原因簽訂的借款合同 8 土地流轉合同 土地流轉合同 土地租賃 合同等 9 涉及土地的相關函件 承諾書 函 會議紀要 備忘錄等 10 其它與土地相關的合同及資料 主要是協(xié)議書 B1 2 報建 B1 2 1 期報建證照 建筑工程規(guī)劃許可證 建筑工程施工許可證 商品房預售證 房屋產權證 工程 規(guī)劃驗收合格證 消防驗收合格證 環(huán)保驗收合格證 人防驗收合格證 監(jiān)理許 可證等 B1 2 2 期報建類資料 建筑工程消防設計審核書 建設工程報建審核書 建設工程施工圖審查合格書 修建性詳細規(guī)劃批復 防空地下室建設意見書 違法建設行政處罰決定書 建設 項目環(huán)境影響申請書及報告表 環(huán)境影響報告書 送審建筑設計方案復函等 與政府的往來有關報建方面的函件 B1 2 3 期報建證照 B1 2 4 期報建資料 B1 3 工程管理 B1 3 1 項目 期工程管理檔案 項 目 棟樓工程管理檔案 監(jiān)理日志 監(jiān)理日報 月報 總結等 監(jiān)理規(guī)劃 細則 監(jiān)理工程師聯(lián)系單及批 復 監(jiān)理工作聯(lián)系單 旁站記錄 材料進場報驗 分包資質進場報驗等 檢驗批 驗收記錄 工程總結 施工過程形成的聲像資料 施工過程中產生的相關記錄資 料及質保資料 工程開工令 延期批復 施工組織設計 各分部工程施工方案 與相關單位的往來函件 尤其是施工單位向我司發(fā)出的索賠相關函件 竣工驗 收資料及竣工圖 B1 3 2 項目 期工程管理檔案 項 目 棟樓工程管理檔案 B1 3 3 項目 期工程管理檔案 項 目 棟樓工程管理檔案 85 B 項目檔案 B1 第一個項 目 B1 4 招投標 B1 4 1 工程定標檔案 定標審批表 招標立項意見書 資格審查合格單位表 開標情況統(tǒng)計表 招標文 件 議標呈批報告 預決算審計部出具的定標價格審核報告 預決算審計部蓋章 確認的最終報價清單 招標文件和招標答疑收發(fā)記錄 對招標文件澄清 答疑 修改的文件 技術標評標報告 中標通知書 落標通知書 中標人投標文件正 副 本 包括投標報價的投標函 報價匯總表等 B1 4 2 工程定標檔案 B1 5 預決算 B1 5 1 工程預決算檔案工程結算審核表 預決算部結算書 施工單位結算書等 B1 5 2 工程預決算檔案 B1 5 3 B1 6 項目合同 B1 6 1工合字合同 工 建設工程施工合同 工 以其他公司名義簽訂的但 涉及本項目內容的合同也 要歸入到該項目合同中 如三線項目前期以地區(qū)公 司名義簽訂的合同 B1 6 2設合字合同 設 建設工程設計合同 設 B1 6 3 項目工程相關 購合字類合同 購 與工程項目有關的材料和設備購銷 買賣 合同 B1 6 4其他合同 它 測繪 代付代扣等其他與工程有關的合同 B1 7 設計文件 B1 7 1函件 關于項目設計事宜的往來函件 圖紙校審會簽表 設計變更通知 會議紀要 關 于項目設計事項的請示報告 B1 7 2圖紙 方案圖 附帶方案確認書 方案調整申報表 圖紙 總工室下發(fā)的各類施工圖 建筑 結構 水電 空調 配套圖等 個別零星工程圖紙較少的 如圍墻 泳池結構 電梯 道路 管線圖等 歸為綜合配套總類 再按專業(yè)分類整理編 目存檔 B1 8 項目采購 B1 8 1 非合同類 項目采購檔案 與項目采購工作有關的重要領導批示 涉及項目采購工作的詢價 報價單 定價 表 聯(lián)系函 認購單等相關資料 非合同類采購 E 聲像檔案 E1 照片 E1 1第1個10年的照片 1 各個時期領導班子及有關重要活動 及反映公司各個歷史時期建設面貌的聲像 資料 2 本公司內外部組織或參加的重要會議及活動聲像資料 3 反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像資料 4 級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料 5 上級領導來本單位視察 檢查工作形成的聲像材料 6 公司項目重要工程建設中形成的主要聲像材料 包括現場原貌 開工儀式 重 要施工階段 竣工儀式 售樓開盤儀式 樓盤重要促銷活動或項目全貌等 7 榮獲各種榮譽證書 獎狀 獎旗 獎杯等的聲像材料 8 其它具有新聞價值和保存價值的聲像材料等 E1 2第2個10年的照片 E2 錄音帶 E2 1第1個10年的錄音帶 E3 錄像帶 E3 1第1個10年的錄像帶 E4 磁盤 E4 1第1個10年的磁盤 E5 光盤 E5 1第1個10年的光盤 86 F 實物檔案 F1 錦旗 F1 1第1個10年的錦