會計檔案制度-日常管理.doc

會計檔案制度第一條為加強和規(guī)范我司會計檔案的整理、保管和查閱，特制定本制度。第二條 會計檔案的內(nèi)容我司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳薄、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務(wù)會計制度等各種會計資料。第三條 會計檔案的整理和存檔會計檔案的保管應(yīng)設(shè)立專人負責(zé)。會計人員以財務(wù)部內(nèi)部崗位分工為基礎(chǔ)，在處理完有關(guān)會計業(yè)務(wù)或收集齊有關(guān)會計資料后，將有關(guān)資料整理清楚，定期或不定期地將會計資料移交檔案保管員，雙方在列明移交內(nèi)容的移交清單上簽字。保管員在將檔案編號存檔后，在存檔清單上及時詳細登記檔案的有關(guān)情況，包括存檔人、存檔時間、存檔內(nèi)容、規(guī)定的檔案保存期限、檔案編號和存放位置等。會計人員在移存檔案前應(yīng)先審后存，不符合存檔條件的不得存檔。第四條 會計檔案的保存。會計檔案的保管應(yīng)有專門的會計檔案保管室，并具備必要的通風(fēng)、防火、防潮和防蛀措施。檔案管理員在收到存檔資料后，除及時登記造冊外，應(yīng)按檔案類別分門別類地歸檔存放。定期或不定期地檢查檔案的存放、完整情況。會計檔案的保管期限依照國家規(guī)定分為永久保存和定期保存兩類。檔案管理員應(yīng)妥善管理會計檔案。因管理措施不力，造成會計檔案丟失、毀損或不符合國家和公司會計檔案管理要求的其他情況的，視情節(jié)輕重給予行政處分并追究相應(yīng)的法律責(zé)任。第五條 會計檔案的調(diào)閱會計檔案只有因公才能調(diào)閱。調(diào)閱前調(diào)閱人員必須在會計檔案調(diào)閱登記簿上詳細登記調(diào)閱的理由、內(nèi)容、所需資料及調(diào)閱信息使用單位等，并履行如下審批手續(xù)：1.出口公司財務(wù)人員調(diào)閱會計檔案，如調(diào)閱的會計信息擬向進出口公司以外人員和單位提供，調(diào)閱前需獲得財務(wù)部負責(zé)人批準。2.出口公司非財務(wù)人員調(diào)閱會計檔案，應(yīng)獲得負責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)的會計人員確認；如調(diào)閱的會計信息擬向進出口公司以外人員和單位提供，調(diào)閱前需獲得所屬業(yè)務(wù)部和財務(wù)部負責(zé)人批準。3.出口公司以外單位需要調(diào)閱會計檔案，應(yīng)由進出口公司相關(guān)業(yè)務(wù)員辦理調(diào)閱手續(xù)，并獲得負責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)的會計人員確認及所屬業(yè)務(wù)部和財務(wù)部負責(zé)人批準。會計檔案的調(diào)閱必須有進出口公司財會人員參與，不得由其他人員單獨調(diào)閱。會計檔案原則上不得帶出檔案室。確有需要時，經(jīng)經(jīng)辦會計人員同意，財務(wù)部負責(zé)人批準，由會計人員陪同方可帶出檔案室。調(diào)閱內(nèi)容較多，所需時間較長的，調(diào)閱地點在公司本部的，必須于每日下班前交還檔案室，次日再借；調(diào)閱地點不在公司本部的，應(yīng)由參與調(diào)閱的會計人員監(jiān)管會計檔案。會計檔案的調(diào)閱應(yīng)講究效率，嚴格按調(diào)閱申請所列明的內(nèi)容進行調(diào)閱。調(diào)閱過程中調(diào)閱人應(yīng)妥善保管會計檔案，不得丟失、涂改、毀損檔案，不得泄露未經(jīng)批準的任何財務(wù)信息。調(diào)閱后及時歸還檔案室。檔案管理員在收到歸還的會計檔案時，應(yīng)詳細檢查檔案是否完整、整潔，有無涂改、毀損。如會計檔案出現(xiàn)丟失、涂改和毀損的，應(yīng)當面告知調(diào)閱人，在調(diào)閱簿上詳細說明情況，并要求調(diào)閱人簽字確認，同時請示財務(wù)部負責(zé)人。對泄露財會信息，或丟失、涂改和毀損會計檔案的，除按公司規(guī)定給予處分外，還將視情節(jié)輕重追究相應(yīng)的法律責(zé)任。 第六條 會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿需要銷毀時，由財務(wù)部提出銷毀意見，經(jīng)財務(wù)主管經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準，報上級有關(guān)部門批準后執(zhí)行。同時編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由財務(wù)部有關(guān)人員兩人以上共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。第七條 由于會計人員的變動或會計機構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。第八條 其他 （一）本辦法由進出口公司財務(wù)部負責(zé)解釋。（二）本辦法自2002年1月1日實行。會計檔案保管期限檔案名稱保管期限1、會計憑證類（1）原始憑證、記帳憑證15年（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年2、會計帳薄類（1）日記帳其中，現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年25年（2）明細帳、總帳、輔助帳15年3、會計報表類（1）主要財務(wù)指標報表3年（2）月、季度會報表15年（3）年度會計報表永久4、其它類（1）會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年（2）財務(wù)成本計劃3年（3）主要財務(wù)會