酒店宴會(huì)流程及相關(guān)細(xì)節(jié)注意事項(xiàng).doc

宴會(huì)接待流程及相關(guān)注意事項(xiàng)婚宴接待流程：宴會(huì)服務(wù)成功與否，取決于宴會(huì)負(fù)責(zé)單位組織能力，任何宴會(huì)若能做好妥善規(guī)劃，一定可以水到渠成，順利完成宴會(huì)活動(dòng)。一、 準(zhǔn)備工作1. 按照酒店的規(guī)定身穿酒店工作制服，穿著裝束得體，儀容端莊，落落大方，佩戴工牌，不卑不亢2. 準(zhǔn)備好酒店宣傳資料供賓客參考，如宴會(huì)廳，會(huì)議室數(shù)據(jù)明細(xì)，婚宴各價(jià)目菜單，婚宴協(xié)議書，租用設(shè)備價(jià)目表，名片等銷售工具，以及筆記本，筆（隨時(shí)記錄客人所敘述的信息及對(duì)酒店改進(jìn)的意見(jiàn)及建議）3. 第一時(shí)間查閱宴會(huì)廳，會(huì)議室預(yù)訂情況二、 婚宴洽談1. 問(wèn)候客人，獲取客人的姓氏，親自將客人帶至相對(duì)應(yīng)的廳參觀場(chǎng)地，此期間向客人介紹各類服務(wù)設(shè)施，營(yíng)業(yè)時(shí)間，產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，銷售政策優(yōu)惠贈(zèng)送項(xiàng)目等做好介紹性推銷。詢問(wèn)客人婚宴舉行時(shí)間，桌數(shù)及大概的價(jià)目需求；并接受客人的咨詢，針對(duì)客人提出的疑問(wèn)積極熱情地進(jìn)行解答；通過(guò)詳細(xì)地解說(shuō)宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置，讓客人切身體會(huì)到場(chǎng)地的完善，增加承辦婚宴的成功幾率。2. 掌握客人的姓名，聯(lián)系電話（至少2個(gè)），宴會(huì)桌數(shù)，宴會(huì)日期，特殊要求等，并詳細(xì)地址記錄在會(huì)議預(yù)訂信息表，以便再次跟客人取得聯(lián)系。三、 預(yù)約1. 宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會(huì)，會(huì)議預(yù)訂信息表上詳細(xì)資料于次日與客人取得聯(lián)系，了解其是否有意于本酒店舉辦宴會(huì)。2. 如果客人表示確定要于本酒店舉辦宴會(huì)，宴銷人員應(yīng)與客人再次確定宴會(huì)人數(shù)，宴會(huì)日期，所選餐標(biāo)及特殊要求，并與客人約定交定金簽協(xié)議日期（盡早為宜）。（告知客人場(chǎng)地確定以交定金為準(zhǔn)，口頭承諾不具備任何責(zé)任效果）3. 如果客人的特殊要求（不含價(jià)格優(yōu)惠方面）在宴銷人員的權(quán)限內(nèi)無(wú)法得到滿足要求時(shí)，宴銷人員應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保及時(shí)將結(jié)果反饋于客人。4. 根據(jù)客人的要求查閱宴會(huì)預(yù)定表，了解婚宴的舉行時(shí)間，人數(shù)。向客人介紹宴會(huì)廳具體的明細(xì)，向客人推薦合適的婚宴菜單；待客人確定菜單后，需客人在菜單上簽字確認(rèn)；后及時(shí)制發(fā)宴會(huì)通知書，以確保廚房及相關(guān)部門得知此預(yù)訂。5. 最后再次確定宴會(huì)場(chǎng)地，時(shí)間，人數(shù)，婚禮形式，停車位數(shù)及有無(wú)大型的客車，重點(diǎn)是準(zhǔn)確的記錄新郎新娘的姓名。（如有外來(lái)城市婚慶公司布展，告知貨車進(jìn)出城時(shí)間）四、 簽訂協(xié)議書1. 客人一旦確定在酒店舉辦宴會(huì)時(shí)，宴銷人員應(yīng)立即邀請(qǐng)客人再次蒞臨酒店，雙方共同就宴會(huì)事宜達(dá)成協(xié)議，簽署婚宴協(xié)議書并簽字確認(rèn)，以保障客人及酒店的自身權(quán)益，并協(xié)同客人至餐廳收銀處繳婚宴定金。五、 下發(fā)通知單宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會(huì)協(xié)議書上的詳細(xì)資料提前于前7日下發(fā)宴會(huì)通知單至相關(guān)工作聯(lián)系部門，確定信息準(zhǔn)確無(wú)誤的下發(fā)至酒店各部門，并由部門接收人簽字確定；（餐飲部和廚房為服務(wù)及出品部門，需要在通知單后附客人簽字菜單一份）。六、 再次確認(rèn)在宴會(huì)前三天，以電話形式與客人取得聯(lián)系，就婚宴有關(guān)事宜（如宴會(huì)日期，桌數(shù)，特殊要求等）進(jìn)行再次確認(rèn)，如果無(wú)更改事項(xiàng)，一切準(zhǔn)備工作依照宴會(huì)通知單所述進(jìn)行，若客人宴會(huì)提出變更要求，宴銷人員立即以通知單的形式通知各相關(guān)部門，并請(qǐng)各部接收人員簽收。七、 跟蹤落實(shí)1. 于宴會(huì)前三天致電各部門，或到各部門了解其工作準(zhǔn)備情況，若客人特意交代的細(xì)節(jié)事項(xiàng)應(yīng)親自到現(xiàn)場(chǎng)查看部門落實(shí)情況2. 宴會(huì)當(dāng)天，應(yīng)再次與客人取得聯(lián)系，了解婚宴有關(guān)事宜是否有變更，并了解其是否有專門的宴會(huì)負(fù)責(zé)人，并取得賓客方宴會(huì)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話，以便保證婚宴的順利接待。3. 宴會(huì)當(dāng)天，宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會(huì)訂單上的工作項(xiàng)目對(duì)各部門的工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作均已到位。（1） 宴會(huì)場(chǎng)地布置：按標(biāo)準(zhǔn)宴會(huì)形式擺臺(tái)，臺(tái)布，椅套，在主桌放置區(qū)分于別桌的臺(tái)布和桌牌；主桌按賓客要求座位數(shù)擺臺(tái)，擺于正前方的主席臺(tái)上，擺全套餐具；宴會(huì)廳入口處或大堂門口設(shè)簽到臺(tái)，一樓大堂和電梯口擺放婚宴場(chǎng)地指示牌，門口LED屏播放祝賀詞。（2） 賓客要求需要其它方面的設(shè)備（如LED屏、多媒體投影儀等），需按會(huì)議設(shè)備出租標(biāo)準(zhǔn)另收費(fèi)。（3） 婚房布置：由客房部負(fù)責(zé)，根據(jù)客人的要求及婚宴的桌數(shù)可考慮房型的變化，婚房以本酒店的指定房提供。（4） 婚宴酒水，應(yīng)提前聯(lián)系客人，提前送至酒店，聯(lián)系宴會(huì)廳負(fù)責(zé)人，寄存并請(qǐng)宴會(huì)負(fù)責(zé)人簽收，給客人收條。（可根據(jù)實(shí)際情況酌情處理）八、 宴會(huì)服務(wù)1. 與賓客方宴會(huì)負(fù)責(zé)人確定宴會(huì)開(kāi)始時(shí)間，同時(shí)請(qǐng)工程部音響調(diào)控人員再次調(diào)試音響設(shè)備投影儀等2. 協(xié)助工程人員確?，F(xiàn)場(chǎng)音響效果。3. 與賓客方宴會(huì)負(fù)責(zé)人確定具體用餐桌數(shù)，以便廚房提前準(zhǔn)備烹制菜肴。4. 查看新人敬酒用的杯具是否準(zhǔn)備好及存放位置并告知客人，方便客人敬酒。5. 宴會(huì)間與廚房保持聯(lián)系，避免上菜速度或快或慢。6. 巡視廳面，碰到突發(fā)事件及時(shí)解決。（例如客人反映不新鮮及時(shí)確認(rèn)菜品質(zhì)量做好解釋工作）7. 及時(shí)關(guān)注賓客方負(fù)責(zé)人提出的意見(jiàn)和自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)不足之處。（及時(shí)收集賓客意見(jiàn)）8. 如遇到桌數(shù)未坐滿及時(shí)聯(lián)系賓客方宴會(huì)負(fù)責(zé)人接洽剩桌處理方式。（建議客人晚上用剩余正餐或打包帶走）。9. 所有菜上完以后再