項目管理中進度管理的重要性

淺論項目管理中進度管理2012年2月25日摘要：本文主要從項目各活動之間的關(guān)系、方式及容易出現(xiàn)的問題中闡述了如何進行項目進度管理，并通過實際案例展現(xiàn)一個普通的信息系統(tǒng)集成項目中的進度管理方法。關(guān)鍵詞：進度管理 系統(tǒng)集成1. 序言在建設(shè)項目管理中，最重要的管理內(nèi)容是項目的施工質(zhì)量、進度與投資控制。對于施工質(zhì)量，我國歷來是十分重視的，尤其在改革開放的今天，國家設(shè)立了注冊監(jiān)理工程師制度，推出了工程的旁站監(jiān)理以及質(zhì)量責(zé)任終身制，重點抓施工質(zhì)量;對于投資控制，在投資管理體制改革以后，業(yè)主由于業(yè)主責(zé)任制對于投資的重視也到達了一個新的高度，國家也設(shè)立了注冊造價工程師制度;但對于三駕馬車的第三方，施工進度的管理似乎有些忽視了。其實，建設(shè)項目的進度管理，是施工管理中不可或缺的重要一環(huán)，有著特殊的重要地位與作用。本文擬從現(xiàn)場施工管理的角度，闡述施工進度管理在項目管理中的作用，以及如何做好施工進度管理的一些具體做法，起到與各位工程界的專家和前輩交流的目的。2. 進度管理過程 簡單說，進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項目向有利的方向發(fā)展。這其實也說明計劃和實際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是 “計劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計劃沒用”。那么，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？有什么用？ 其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準(zhǔn)，它是對未來的“預(yù)測”，或者說計劃好象一個準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計劃執(zhí)行并進行必要的控制，計劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計劃才能發(fā)揮作用。 進度控制可以分成四個步驟：Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（行動），簡稱PDCA。關(guān)于Plan（計劃）的我們在以前的章節(jié)中已經(jīng)討論了很多，這里不做贅述。但不要指望計劃打印出來往墻上一掛大家就會照著執(zhí)行，在開始執(zhí)行前還有重要一環(huán)：任務(wù)的委派。 委派在進度的控制中有非常重要的地位，很多時候計劃失控并非因為某個人不努力，而僅僅是因為沒有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個關(guān)鍵點：時間點、交付物、責(zé)任人。 時間點是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時間，最后同時交代清楚工作上下游關(guān)系；交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；責(zé)任人是指“出了問題你該找的那個人”。如果需要幾個人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰負責(zé)，不能為了搞平衡而讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰都不擔(dān)責(zé)任。 任務(wù)委派最好有文字記錄，如果任務(wù)比較簡單，可以用責(zé)任矩陣描述，而復(fù)雜的任務(wù)可以給每個人任務(wù)書。無論采用那種方式，委派時最好要當(dāng)面溝通和確認，并得到責(zé)任人的承諾。為了確保責(zé)任人真的理解了任務(wù)，可以在說明任務(wù)后讓責(zé)任人復(fù)述一遍，有意思的是一般你都會發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結(jié)構(gòu)不只一層，委派任務(wù)時還要向下“看一級”，即看看你的下級是否正確地將任務(wù)委派給了它的下級，實踐證明“看一級”對提高項目的控制力度非常有效。 任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行（Do）了。執(zhí)行過程中項目經(jīng)理及時溝通情況和交流進展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。這個過程說起來簡單，但實際做起來就難了，這里不多討論。 檢查（Check）可以在執(zhí)行過程中的檢查點進行，也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。 在正式檢查方法中，例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在周末召開，也可以在周一召開。個人建議周一好些，一是經(jīng)過周末可能事情又發(fā)生了變化，應(yīng)該在一起重新更新一下；二是不必讓大家周末就開始承受下周任務(wù)的壓力。召開例會應(yīng)注意以下幾點：例會以檢查和確認為主。檢查任務(wù)完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長時間才能完成？不要責(zé)備、埋怨或談項目計劃無關(guān)的事。在確認了當(dāng)前狀態(tài)后，再討論該如何調(diào)整工作或計劃，并一定要落實到具體的行動方案上。 對于需要確認的問題，可以安排一系列只由相關(guān)人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。例會的結(jié)果要形成會議紀(jì)要或填寫周報。這些文件應(yīng)該保存，并可能作為下次會議的前提和依據(jù)。 為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務(wù)的顆粒度要適中，即應(yīng)該盡量讓任務(wù)的工期小于檢查周期，這樣例會上可以比較確切地判斷任務(wù)的完成情況。例如，如果例會是每周一次，則任務(wù)工期最好小于1周，這樣可以明確地判定一個任務(wù)是“完成”還是“沒完成”，而不會發(fā)生“哦，大概完成了85%”這種情況。 檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動（Action），如果項目出現(xiàn)延期的情況，常用的調(diào)整措施包括以下幾類：增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗的人，一般這都會帶來成本的上升；減少產(chǎn)出：減少工作范圍或降低要求，當(dāng)然這需要征得客戶的同意；新的方法：采用新的方法和技術(shù)，但這可能會帶來新的風(fēng)險；無論采取什么措施，在調(diào)整的過程中有幾個基本原則一定要注意：要“及時調(diào)整”，即優(yōu)先調(diào)整近期開始的任務(wù)，不要讓風(fēng)險后移；優(yōu)先調(diào)整工期長的任務(wù)，因為壓縮同樣的百分比，工期長的任務(wù)節(jié)省的時間多；要全面評估對時間、質(zhì)量、成本和風(fēng)險等方面的影響，避免“拆東墻、補西墻”；進行調(diào)整后可能產(chǎn)生新的工作計劃，這個計劃應(yīng)該及時通知相關(guān)各方，至此項目又會進入新的一輪PDCA過程。其實，項目的進度控制正是不斷重復(fù)著兩個動作：向后看確定當(dāng)前的狀態(tài)，因為“If you dont know where you are, a map wont help”。向前看調(diào)整和更新計劃，因為“Plan is nothing，Planning is everything”。3. 進度控制方法組織措施建立進度目標(biāo)控制體系，明確工程建設(shè)進度控制人員及其職責(zé)分工；建立進度報告制度及進度信息溝通網(wǎng)絡(luò)；建立進度計劃審核制度和進度計劃實施中的檢查分析制度；建立進度協(xié)調(diào)會制度，包括協(xié)調(diào)會舉行的時間、地點，協(xié)調(diào)會的參加人員等；建立圖紙審查、工程變更和設(shè)計變更管理制度。技術(shù)措施審查承包商提交的進度計劃，使承包商能在合理的狀態(tài)下施工；編制進度控制工作細則，指導(dǎo)監(jiān)理人員實施進度控制；采用網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)及其他科學(xué)適用的計劃方法，并結(jié)合電子計算機的應(yīng)用，對工程進度實施動態(tài)控制。經(jīng)濟措施監(jiān)理部各監(jiān)理人員、勤檢查、勤檢測及時驗收合格工程量，及時簽認資料和表格，做到工程進度和相應(yīng)資料同步；監(jiān)理部向建設(shè)單位提供資金計劃，以便建設(shè)單位籌措進度款，及時對經(jīng)檢測質(zhì)量合格的工程量和進度款進行簽認；加強索賠管理，公正地處理索賠；建議業(yè)主對應(yīng)急趕工給予優(yōu)厚的趕工費用，對于工期提前或延誤分別給予獎勵和處罰。合同措施加強合同管理，協(xié)調(diào)合同工期與進度計劃之間的關(guān)系，保證合同中進度目標(biāo)的實現(xiàn)。嚴格控制合同變更，對各方面提出的工程變更和設(shè)計變更，監(jiān)理工程師應(yīng)嚴格審查后再補入合同文件中。加強風(fēng)險管理，在合同中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素及其對進度的影響，以及相應(yīng)的處理方法。4.進度控制管理中容易出現(xiàn)的問題1.制約因素多,管理不到位。工程項目在實施過程中,影響進度的因素很多。諸如:自身的管理水平、施工現(xiàn)場環(huán)境、勞動力需求狀況等等。工程承包商對這些問題并沒有什么積極有效的措施,往往是一個因素影響了就會產(chǎn)生一種“共振效應(yīng)”帶動其他因素的影響。在事前沒有很好的進行分析,制定應(yīng)急計劃,等事情發(fā)生了才手忙腳亂不知所蹤。管理組織上不能夠保證進度目標(biāo)的實施,人浮于事,重關(guān)系輕能力現(xiàn)象嚴重,導(dǎo)致執(zhí)行能力很差。項目成員只關(guān)汁自己是否得利,而不管項目目標(biāo)是否順利實現(xiàn)。2.沒有把握好進度、成本、質(zhì)量之間的關(guān)系。工程進度與成本、質(zhì)量之間是相互聯(lián)系的,可以說在理論上大家都知道成本與進度之間的關(guān)系是加快進度就要增加成本。因為要采取趕工措施要花費一定的費用:進度與質(zhì)量的關(guān)系是加快進度會影響到工程質(zhì)量的高低,由于人、機械的高強度作業(yè)改變了施工條件,可能就會影響到質(zhì)量,可是在實際的施工過程中,承包商們并沒有花費心思去思考怎么樣使這三者之間的關(guān)系達到一種均衡。要么重質(zhì)量要么抓成本,要么趕進度,總之是沒有把這三者綜合考慮。3.對于計劃還算重視,但計劃與實際工作脫節(jié):這有多種原因,可能是進度計劃水平低,不能如實反映施工狀況以至失去指導(dǎo)作用;也可能認識上有誤區(qū),因為進度計劃中的施工順序與實際工作的施工順序有一定的差別,在具體的施工組織以及作業(yè)數(shù)據(jù)的反饋上嫌麻煩,不愿意受約束。 5.解決進度拖延的途徑 1.建高效團隊,實施科學(xué)管理。有必要在項目開始時就選擇建立一支高效的項目團隊包括項目經(jīng)理部的領(lǐng)導(dǎo)和主要成員。在進度管理上以項目經(jīng)理為進度目標(biāo)責(zé)任中心,對進度目標(biāo)合理分解,使責(zé)任分配到人。制定嚴格的考核體系,對成員進行有效的激勵。在管理理念和管理手段上下功夫,向管理要進度要工期。營造一個積極的工作氛圍,保證進度目標(biāo)的實現(xiàn)。2.以進度計劃為主,制定其他計劃。進度計劃的制定是進度管理中的重點工作,計劃定得好不好自接關(guān)系到后續(xù)各項工作能否順利開展。很多承包商在開工前并不重視計劃,為了滿足合同工期,草率的編制了一份施工進度計劃。在滿足了業(yè)主的要求以后,計劃就擱在一旁了,更談不上用計劃來指導(dǎo)今后的工作。導(dǎo)致后面的工作雜亂無序,無法有效開展。因此在工程開工前,承包商一定要編制一份詳細的、經(jīng)過論證可行的進度計劃。以施工進度計劃為主,制定其他的勞動力和材料供應(yīng)計劃、機械設(shè)備需求計劃、采購和租賃計劃、質(zhì)量控制計劃、安全環(huán)保計劃、資金供應(yīng)與支付計劃等。3.制定一個切實可行的工程計劃,進行項目進度計劃的檢查與評價。這計劃不僅要包含施工單位的工作,更重要的是要包含業(yè)主的工作、設(shè)計單位的工作、監(jiān)理單位的工作,以及充分考慮與施工密切相關(guān)的政府部門的工作的影響。建設(shè)方根據(jù)各方計劃,合理擬定現(xiàn)場工程項目總計劃,再反饋各方實施,并