項(xiàng)目管理中進(jìn)度管理的重要性

淺論項(xiàng)目管理中進(jìn)度管理2012年2月25日摘要：本文主要從項(xiàng)目各活動(dòng)之間的關(guān)系、方式及容易出現(xiàn)的問(wèn)題中闡述了如何進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理，并通過(guò)實(shí)際案例展現(xiàn)一個(gè)普通的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的進(jìn)度管理方法。關(guān)鍵詞：進(jìn)度管理 系統(tǒng)集成1. 序言在建設(shè)項(xiàng)目管理中，最重要的管理內(nèi)容是項(xiàng)目的施工質(zhì)量、進(jìn)度與投資控制。對(duì)于施工質(zhì)量，我國(guó)歷來(lái)是十分重視的，尤其在改革開放的今天，國(guó)家設(shè)立了注冊(cè)監(jiān)理工程師制度，推出了工程的旁站監(jiān)理以及質(zhì)量責(zé)任終身制，重點(diǎn)抓施工質(zhì)量;對(duì)于投資控制，在投資管理體制改革以后，業(yè)主由于業(yè)主責(zé)任制對(duì)于投資的重視也到達(dá)了一個(gè)新的高度，國(guó)家也設(shè)立了注冊(cè)造價(jià)工程師制度;但對(duì)于三駕馬車的第三方，施工進(jìn)度的管理似乎有些忽視了。其實(shí)，建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度管理，是施工管理中不可或缺的重要一環(huán)，有著特殊的重要地位與作用。本文擬從現(xiàn)場(chǎng)施工管理的角度，闡述施工進(jìn)度管理在項(xiàng)目管理中的作用，以及如何做好施工進(jìn)度管理的一些具體做法，起到與各位工程界的專家和前輩交流的目的。2. 進(jìn)度管理過(guò)程 簡(jiǎn)單說(shuō)，進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計(jì)劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項(xiàng)目向有利的方向發(fā)展。這其實(shí)也說(shuō)明計(jì)劃和實(shí)際狀態(tài)之間總會(huì)存在一些差異，也就是 “計(jì)劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計(jì)劃沒(méi)用”。那么，面對(duì)不斷變化的實(shí)際情況，計(jì)劃到底有沒(méi)有用？有什么用？ 其實(shí)，沒(méi)有“計(jì)劃”便無(wú)從談“變化”，也就是說(shuō)計(jì)劃只是一個(gè)基準(zhǔn)，它是對(duì)未來(lái)的“預(yù)測(cè)”，或者說(shuō)計(jì)劃好象一個(gè)準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過(guò)程中會(huì)受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒(méi)有準(zhǔn)星命中的可能性會(huì)大大降低，因?yàn)槟銦o(wú)法記錄偏差和修正彈道。工作中計(jì)劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的控制，計(jì)劃沒(méi)有什么意義。也就是說(shuō)控制過(guò)程中計(jì)劃才能發(fā)揮作用。 進(jìn)度控制可以分成四個(gè)步驟：Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（行動(dòng)），簡(jiǎn)稱PDCA。關(guān)于Plan（計(jì)劃）的我們?cè)谝郧暗恼鹿?jié)中已經(jīng)討論了很多，這里不做贅述。但不要指望計(jì)劃打印出來(lái)往墻上一掛大家就會(huì)照著執(zhí)行，在開始執(zhí)行前還有重要一環(huán)：任務(wù)的委派。 委派在進(jìn)度的控制中有非常重要的地位，很多時(shí)候計(jì)劃失控并非因?yàn)槟硞€(gè)人不努力，而僅僅是因?yàn)闆](méi)有弄清要求。正確的委派活動(dòng)要控制好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：時(shí)間點(diǎn)、交付物、責(zé)任人。 時(shí)間點(diǎn)是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時(shí)間，最后同時(shí)交代清楚工作上下游關(guān)系；交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；責(zé)任人是指“出了問(wèn)題你該找的那個(gè)人”。如果需要幾個(gè)人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰(shuí)負(fù)責(zé)，不能為了搞平衡而讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰(shuí)都不擔(dān)責(zé)任。 任務(wù)委派最好有文字記錄，如果任務(wù)比較簡(jiǎn)單，可以用責(zé)任矩陣描述，而復(fù)雜的任務(wù)可以給每個(gè)人任務(wù)書。無(wú)論采用那種方式，委派時(shí)最好要當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。為了確保責(zé)任人真的理解了任務(wù)，可以在說(shuō)明任務(wù)后讓責(zé)任人復(fù)述一遍，有意思的是一般你都會(huì)發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結(jié)構(gòu)不只一層，委派任務(wù)時(shí)還要向下“看一級(jí)”，即看看你的下級(jí)是否正確地將任務(wù)委派給了它的下級(jí)，實(shí)踐證明“看一級(jí)”對(duì)提高項(xiàng)目的控制力度非常有效。 任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行（Do）了。執(zhí)行過(guò)程中項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)溝通情況和交流進(jìn)展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。這個(gè)過(guò)程說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，但實(shí)際做起來(lái)就難了，這里不多討論。 檢查（Check）可以在執(zhí)行過(guò)程中的檢查點(diǎn)進(jìn)行，也可以在特地的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行。檢查的目的是比較實(shí)際情況與計(jì)劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會(huì)、周報(bào)、匯報(bào)；非正式的方式包括口頭詢問(wèn)、非工作時(shí)間的交流。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。 在正式檢查方法中，例會(huì)是一種非常簡(jiǎn)單有效的方式。例會(huì)可以在周末召開，也可以在周一召開。個(gè)人建議周一好些，一是經(jīng)過(guò)周末可能事情又發(fā)生了變化，應(yīng)該在一起重新更新一下；二是不必讓大家周末就開始承受下周任務(wù)的壓力。召開例會(huì)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：例會(huì)以檢查和確認(rèn)為主。檢查任務(wù)完成了嗎？沒(méi)完成的原因是什么？需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成？不要責(zé)備、埋怨或談項(xiàng)目計(jì)劃無(wú)關(guān)的事。在確認(rèn)了當(dāng)前狀態(tài)后，再討論該如何調(diào)整工作或計(jì)劃，并一定要落實(shí)到具體的行動(dòng)方案上。 對(duì)于需要確認(rèn)的問(wèn)題，可以安排一系列只由相關(guān)人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。例會(huì)的結(jié)果要形成會(huì)議紀(jì)要或填寫周報(bào)。這些文件應(yīng)該保存，并可能作為下次會(huì)議的前提和依據(jù)。 為了檢查方便，在制定計(jì)劃時(shí)要注意任務(wù)的顆粒度要適中，即應(yīng)該盡量讓任務(wù)的工期小于檢查周期，這樣例會(huì)上可以比較確切地判斷任務(wù)的完成情況。例如，如果例會(huì)是每周一次，則任務(wù)工期最好小于1周，這樣可以明確地判定一個(gè)任務(wù)是“完成”還是“沒(méi)完成”，而不會(huì)發(fā)生“哦，大概完成了85%”這種情況。 檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動(dòng)（Action），如果項(xiàng)目出現(xiàn)延期的情況，常用的調(diào)整措施包括以下幾類：增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗(yàn)的人，一般這都會(huì)帶來(lái)成本的上升；減少產(chǎn)出：減少工作范圍或降低要求，當(dāng)然這需要征得客戶的同意；新的方法：采用新的方法和技術(shù)，但這可能會(huì)帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn)；無(wú)論采取什么措施，在調(diào)整的過(guò)程中有幾個(gè)基本原則一定要注意：要“及時(shí)調(diào)整”，即優(yōu)先調(diào)整近期開始的任務(wù)，不要讓風(fēng)險(xiǎn)后移；優(yōu)先調(diào)整工期長(zhǎng)的任務(wù)，因?yàn)閴嚎s同樣的百分比，工期長(zhǎng)的任務(wù)節(jié)省的時(shí)間多；要全面評(píng)估對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的影響，避免“拆東墻、補(bǔ)西墻”；進(jìn)行調(diào)整后可能產(chǎn)生新的工作計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該及時(shí)通知相關(guān)各方，至此項(xiàng)目又會(huì)進(jìn)入新的一輪PDCA過(guò)程。其實(shí)，項(xiàng)目的進(jìn)度控制正是不斷重復(fù)著兩個(gè)動(dòng)作：向后看確定當(dāng)前的狀態(tài)，因?yàn)椤癐f you dont know where you are, a map wont help”。向前看調(diào)整和更新計(jì)劃，因?yàn)椤癙lan is nothing，Planning is everything”。3. 進(jìn)度控制方法組織措施建立進(jìn)度目標(biāo)控制體系，明確工程建設(shè)進(jìn)度控制人員及其職責(zé)分工；建立進(jìn)度報(bào)告制度及進(jìn)度信息溝通網(wǎng)絡(luò)；建立進(jìn)度計(jì)劃審核制度和進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施中的檢查分析制度；建立進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)制度，包括協(xié)調(diào)會(huì)舉行的時(shí)間、地點(diǎn)，協(xié)調(diào)會(huì)的參加人員等；建立圖紙審查、工程變更和設(shè)計(jì)變更管理制度。技術(shù)措施審查承包商提交的進(jìn)度計(jì)劃，使承包商能在合理的狀態(tài)下施工；編制進(jìn)度控制工作細(xì)則，指導(dǎo)監(jiān)理人員實(shí)施進(jìn)度控制；采用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)及其他科學(xué)適用的計(jì)劃方法，并結(jié)合電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，對(duì)工程進(jìn)度實(shí)施動(dòng)態(tài)控制。經(jīng)濟(jì)措施監(jiān)理部各監(jiān)理人員、勤檢查、勤檢測(cè)及時(shí)驗(yàn)收合格工程量，及時(shí)簽認(rèn)資料和表格，做到工程進(jìn)度和相應(yīng)資料同步；監(jiān)理部向建設(shè)單位提供資金計(jì)劃，以便建設(shè)單位籌措進(jìn)度款，及時(shí)對(duì)經(jīng)檢測(cè)質(zhì)量合格的工程量和進(jìn)度款進(jìn)行簽認(rèn)；加強(qiáng)索賠管理，公正地處理索賠；建議業(yè)主對(duì)應(yīng)急趕工給予優(yōu)厚的趕工費(fèi)用，對(duì)于工期提前或延誤分別給予獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。合同措施加強(qiáng)合同管理，協(xié)調(diào)合同工期與進(jìn)度計(jì)劃之間的關(guān)系，保證合同中進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。嚴(yán)格控制合同變更，對(duì)各方面提出的工程變更和設(shè)計(jì)變更，監(jiān)理工程師應(yīng)嚴(yán)格審查后再補(bǔ)入合同文件中。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，在合同中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素及其對(duì)進(jìn)度的影響，以及相應(yīng)的處理方法。4.進(jìn)度控制管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題1.制約因素多,管理不到位。工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中,影響進(jìn)度的因素很多。諸如:自身的管理水平、施工現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、勞動(dòng)力需求狀況等等。工程承包商對(duì)這些問(wèn)題并沒(méi)有什么積極有效的措施,往往是一個(gè)因素影響了就會(huì)產(chǎn)生一種“共振效應(yīng)”帶動(dòng)其他因素的影響。在事前沒(méi)有很好的進(jìn)行分析,制定應(yīng)急計(jì)劃,等事情發(fā)生了才手忙腳亂不知所蹤。管理組織上不能夠保證進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)施,人浮于事,重關(guān)系輕能力現(xiàn)象嚴(yán)重,導(dǎo)致執(zhí)行能力很差。項(xiàng)目成員只關(guān)汁自己是否得利,而不管項(xiàng)目目標(biāo)是否順利實(shí)現(xiàn)。2.沒(méi)有把握好進(jìn)度、成本、質(zhì)量之間的關(guān)系。工程進(jìn)度與成本、質(zhì)量之間是相互聯(lián)系的,可以說(shuō)在理論上大家都知道成本與進(jìn)度之間的關(guān)系是加快進(jìn)度就要增加成本。因?yàn)橐扇≮s工措施要花費(fèi)一定的費(fèi)用:進(jìn)度與質(zhì)量的關(guān)系是加快進(jìn)度會(huì)影響到工程質(zhì)量的高低,由于人、機(jī)械的高強(qiáng)度作業(yè)改變了施工條件,可能就會(huì)影響到質(zhì)量,可是在實(shí)際的施工過(guò)程中,承包商們并沒(méi)有花費(fèi)心思去思考怎么樣使這三者之間的關(guān)系達(dá)到一種均衡。要么重質(zhì)量要么抓成本,要么趕進(jìn)度,總之是沒(méi)有把這三者綜合考慮。3.對(duì)于計(jì)劃還算重視,但計(jì)劃與實(shí)際工作脫節(jié):這有多種原因,可能是進(jìn)度計(jì)劃水平低,不能如實(shí)反映施工狀況以至失去指導(dǎo)作用;也可能認(rèn)識(shí)上有誤區(qū),因?yàn)檫M(jìn)度計(jì)劃中的施工順序與實(shí)際工作的施工順序有一定的差別,在具體的施工組織以及作業(yè)數(shù)據(jù)的反饋上嫌麻煩,不愿意受約束。 5.解決進(jìn)度拖延的途徑 1.建高效團(tuán)隊(duì),實(shí)施科學(xué)管理。有必要在項(xiàng)目開始時(shí)就選擇建立一支高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)包括項(xiàng)目經(jīng)理部的領(lǐng)導(dǎo)和主要成員。在進(jìn)度管理上以項(xiàng)目經(jīng)理為進(jìn)度目標(biāo)責(zé)任中心,對(duì)進(jìn)度目標(biāo)合理分解,使責(zé)任分配到人。制定嚴(yán)格的考核體系,對(duì)成員進(jìn)行有效的激勵(lì)。在管理理念和管理手段上下功夫,向管理要進(jìn)度要工期。營(yíng)造一個(gè)積極的工作氛圍,保證進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.以進(jìn)度計(jì)劃為主,制定其他計(jì)劃。進(jìn)度計(jì)劃的制定是進(jìn)度管理中的重點(diǎn)工作,計(jì)劃定得好不好自接關(guān)系到后續(xù)各項(xiàng)工作能否順利開展。很多承包商在開工前并不重視計(jì)劃,為了滿足合同工期,草率的編制了一份施工進(jìn)度計(jì)劃。在滿足了業(yè)主的要求以后,計(jì)劃就擱在一旁了,更談不上用計(jì)劃來(lái)指導(dǎo)今后的工作。導(dǎo)致后面的工作雜亂無(wú)序,無(wú)法有效開展。因此在工程開工前,承包商一定要編制一份詳細(xì)的、經(jīng)過(guò)論證可行的進(jìn)度計(jì)劃。以施工進(jìn)度計(jì)劃為主,制定其他的勞動(dòng)力和材料供應(yīng)計(jì)劃、機(jī)械設(shè)備需求計(jì)劃、采購(gòu)和租賃計(jì)劃、質(zhì)量控制計(jì)劃、安全環(huán)保計(jì)劃、資金供應(yīng)與支付計(jì)劃等。3.制定一個(gè)切實(shí)可行的工程計(jì)劃,進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的檢查與評(píng)價(jià)。這計(jì)劃不僅要包含施工單位的工作,更重要的是要包含業(yè)主的工作、設(shè)計(jì)單位的工作、監(jiān)理單位的工作,以及充分考慮與施工密切相關(guān)的政府部門的工作的影響。建設(shè)方根據(jù)各方計(jì)劃,合理擬定現(xiàn)場(chǎng)工程項(xiàng)目總計(jì)劃,再反饋各方實(shí)施,并