OFFICE應(yīng)用操作之七：Excel表內(nèi)引用圖片的技巧及應(yīng)用.doc

Office應(yīng)用操作系列之七：Excel表內(nèi)引用圖片的技巧及應(yīng)用基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)部鐘強作為教師，作為班主任，我們都用過EXCEL來處理數(shù)據(jù)，制作各種表格，其中有些表格是含有圖片的，如個人信息表、學(xué)籍卡、年終考核表等，里面含有個人的頭像圖片，一般情況下的做法是通過復(fù)制為每個人都建一張表或一個工作簿文件，然后分別打開、打印。這樣的做法明顯有缺點的，比如表格格式有改動時，要全部表一張一張的改；圖片要一張張的插入、調(diào)整；不能對全體數(shù)據(jù)進行分析處理，因為每個人的每張表是單獨的等等方面，會給數(shù)據(jù)處理和打印工作帶來很大的時間浪費和精神上的煩惱。如果沒有相片的關(guān)系，只是數(shù)據(jù)處理，現(xiàn)在大家都知道可以通過使用函數(shù)（LOOKUP、VLOOKUP、INDEX、MATCH等）引用的方法來實現(xiàn)一張基本表格打印出不同個人的信息。這樣的表，打印用的基本表格只有一個，數(shù)據(jù)在另一張工作表，通過引用數(shù)據(jù)，實現(xiàn)統(tǒng)一格式打印和查詢。有修改時，只要修改一張打印表格就行了，要數(shù)據(jù)處理，也可在數(shù)據(jù)表里進行統(tǒng)計等處理。打印后再貼上相片。接下來的問題就是本文要談到重點了。如果要把電子相片插到表里一起打印，或者說需要打印含彩色相片的表格時，怎么辦？當然你可以在上面的操作過程中，在打印每一個個人信息表之前，當數(shù)據(jù)引用過來之后，先插入這個人的相片，調(diào)整大小和位置，再打印。然后刪了這張相片，再引用下一個數(shù)據(jù)，再插入下一張相片，再調(diào)整大小和位置，再打印。一樣的麻煩、一樣的浪費時間。能否做到引用圖片呢？EXCEL單元格引用、函數(shù)的應(yīng)用是針對單元格的，而圖片不是單元格里的內(nèi)容，怎么引用？普通的方法是引用不到的。但是還是有辦法的，下面就簡介一種最簡單的方法，筆者就做一個實例，圖文解說一下過程，主要有下面幾步。第1步：建立基本打印表、數(shù)據(jù)表、相片表，并且填好數(shù)據(jù)包括圖片。信息內(nèi)容少的話，數(shù)據(jù)表、相片表其實也可以合在一張表里做，相片只是其中一個數(shù)據(jù)而已。實例效果參看圖1、圖2：圖1最終效果及打印表1圖2最終效果及打印表2圖中可見，為了直觀，把工作表SHEET1、SHEET2、SHEET3分別改成了“打印”“相片”“數(shù)據(jù)表”，圖1圖2就是最終效果和打印表，圖3、圖4分別是“相片”、“數(shù)據(jù)表”：圖3相片工作表圖4數(shù)據(jù)工作表各表之間是利用“學(xué)號”為關(guān)鍵數(shù)據(jù)來引用的，也就是在圖1或圖2中的A3單元格里的學(xué)號：“201103”或“201104”是調(diào)用各表間數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞。只要在“打印”表的A3單元格輸入不同的學(xué)號，就可以顯示不同個人的信息含相片。其中除相片外的各數(shù)據(jù)就是使用前面提到的LOOKUP函數(shù)來實現(xiàn)引用的，這里就不具體談此數(shù)據(jù)的引用操作，只談圖片的引用。第2步：在“打印”表內(nèi)插入名稱定義。任點一單元格，點擊“插入名稱定義”，在彈出的對話框內(nèi)（圖5）上面的名稱一欄輸入名稱為“相片”（可以隨便安個中、英名字），在下面的引用位置中輸入公式：=INDEX(相片!$C$3:$C$8,MATCH(打印!$A$3,相片!$A$3:$A$8)，確定退出。其中，“打印!$A$3”是指“打印”表里輸入學(xué)號的單元格，見圖1或圖2；“相片!$A$3:$A$8”是指“相片”表里對應(yīng)的學(xué)號區(qū)域（見圖3）；“相片!$C$3:$C$8”是指存放相片的具體區(qū)域里的相片（見圖3）。 圖5插入定義名稱第3步：選中“打印”表的C3單元格，就是顯示相片的單元格（圖1或圖2），點擊視圖工具欄控件工具箱，在彈出的對話框中單擊下面倒數(shù)第二個的圖標（圖片），在C3單元格拖出相應(yīng)大小的框。然后把上面編輯欄中的公式:=EMBED(Forms.Image.1,) 改為:=相片?；剀嚭?，就可以看到引用的相片了，實例效果見圖6、以及圖1圖2。圖6插入控件在上面的說明過程中可以看到，在單元格里實現(xiàn)圖片的引用，實際上是利用了插入定義、插入圖片控件，結(jié)合INDEX、MATCH這兩個函數(shù)來實現(xiàn)的。最后談一下實際應(yīng)用問題：我校班主任在學(xué)生畢業(yè)時都要給每個學(xué)生打印學(xué)籍卡，一式兩份，這是一個讓班主任頭痛的時刻，在學(xué)校還沒有相應(yīng)的學(xué)籍管理系統(tǒng)可以統(tǒng)一打印時，現(xiàn)在每位班主任都只能自己花很多時間去完成表格的制作、數(shù)據(jù)的收集填表和整理，而且只能像文章最前面講的那樣，一張張的打出來，再貼上相片，或一個個表分別插入相片，分別打印，現(xiàn)在，如果你學(xué)會了上面的方法，引用相片的問題解決了，就解決了一個大麻煩，讓班主任在學(xué)生畢業(yè)時能輕松打印學(xué)籍卡了。還有一點，我校每個班的學(xué)生都在第一年入學(xué)時統(tǒng)一照有頭像，電子版的圖片文檔是現(xiàn)成的，這也是一個省事的方面。制作好一個完整的表格后，現(xiàn)在可以打印或進行查詢了,只要在“打印”表A3單元格輸入不同的學(xué)號，就會引用出不同的個人信息，包括圖片。為了輸入的快捷，所以選學(xué)號為關(guān)鍵詞，其實你也可以改為輸入姓名或其它項目為關(guān)鍵詞，主要是根據(jù)表格的方便或使用者的習(xí)慣而定。最后，保存好這個文檔，以后根據(jù)實際需要增添“相片”表和“數(shù)據(jù)”表的內(nèi)容，再修改一下“打印”表里引用的范圍就行了，或預(yù)先把引用范圍設(shè)大一點，這就免去以后對這里的改動。在人事管理工作里、學(xué)生檔案管理工作里、班主任管理工作里、成績管理工作里等等方面，如果還沒有專用的管理系統(tǒng)，其實都可以按自已意愿做一個適用本單位、本部門使用EXCEL管理表,通過函數(shù)的引用和圖片的引用，制作出查詢表、打印表、統(tǒng)計表等。比如在班主任管理工作中，可以制作一個含3年6個學(xué)期的學(xué)生情況查詢表，在同一個工作簿里，只要設(shè)計一張查詢表（就是等同于本文的“打印”表），然后輸入某位學(xué)生的姓名，就可以查看到該學(xué)生的個人基本資料、各學(xué)期的成績、操行、評語等信息。這將極大地方便班主任的管理工作，減輕數(shù)據(jù)處理帶來的煩惱。三年時間，只用一個