總經(jīng)理助理崗位簡析

小助手，大管家總經(jīng)理助理崗位簡析 總經(jīng)理助理既是連接公司與外界關(guān)系的橋梁，也是維系總經(jīng)理與員工關(guān)系的紐帶，在我理解，總經(jīng)理助理是總經(jīng)理的萬能小助手，是員工的全能大管家。在一個小而精的專業(yè)型公司里，對總經(jīng)理助理的職責要求主要體現(xiàn)在外聯(lián)和內(nèi)引兩大方面，需要兼具對外聯(lián)絡(luò)以及對內(nèi)引導的雙重職責，具體需要從以下三個方面來開展工作，發(fā)揮作用，體現(xiàn)價值：一、 對外聯(lián)絡(luò)客戶是企業(yè)生存發(fā)展的動力源泉，是企業(yè)的核心資源。對外聯(lián)絡(luò)的主要職責即在于維護好客戶關(guān)系。當然，還包括政府關(guān)系、媒體關(guān)系的維護，以及對行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況的掌握等方面。對外聯(lián)絡(luò)的職能需要總經(jīng)理助理具備客戶拜訪、商務談判、貴賓接待、公關(guān)應酬、信息搜集等方面的能力，具體職責體現(xiàn)在以下方面：1、 維護客戶關(guān)系。包括曾經(jīng)有過業(yè)務往來的老客戶、正在合作中的客戶、潛在客戶以及可能為公司介紹項目的中間方。1）與客戶保持聯(lián)系。定期電話問候，節(jié)假日發(fā)送祝福信息，還可以定期以郵件形式向客戶發(fā)送公司最新動態(tài)，和客戶保持良好的互動和長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2）客戶拜訪。重要客戶需要定期拜訪，互相溝通，了解需求，維護關(guān)系。潛在客戶需要通過拜訪建立聯(lián)系、促成合作。尤其在項目談判階段、合作過程中及結(jié)束后，對于合作方的拜訪更為重要，這樣能夠增進彼此的了解和信任，加快合作進程，及時溝通項目進展，得到合作反饋，及時發(fā)現(xiàn)和改進過程中遇到的問題，確保項目的順利進行。3）開發(fā)新客戶。通過客戶拜訪、老客戶介紹、中間方等各個渠道和方式發(fā)掘潛在客戶，積極維護客戶關(guān)系，并最終使其成為公司的實際客戶，為公司帶來利潤。 2、 維護公共關(guān)系。包括政府關(guān)系、媒體關(guān)系和其他社會關(guān)系。1）政府關(guān)系。政府可能是公司的直接客戶或重要客戶推薦人，與政府相關(guān)部門保持良好的關(guān)系，能夠為公司帶來經(jīng)濟效益；公司的各項資質(zhì)辦理和證照年審等行政手續(xù)離不開政府機關(guān)，與相關(guān)政府職能機構(gòu)及其辦事人員保持良好的關(guān)系，能夠為公司運營和發(fā)展帶來便利。2）媒體關(guān)系。除了媒體的宣傳作用，還不能忽視媒體的監(jiān)督作用。公司新產(chǎn)品發(fā)布、新的項目合作簽約等重大事件需要召開新聞發(fā)布會，公司面臨危機需要危機公關(guān)等情況下，都需要各類媒體的支持，與媒體建立良好的關(guān)系能在關(guān)鍵時候?qū)酒鸬街匾饔谩?）其它社會關(guān)系。企業(yè)理應承擔相應的社會責任，響應環(huán)保、熱心公益等等。公司可以與當?shù)毓娼M織建立聯(lián)系，適當參與公益事業(yè)，提高聲譽，擴大影響力。3、 項目洽談與跟進。作為總經(jīng)理的助手，參與公司重要項目的談判必不可少。談判的經(jīng)驗需要在實踐中積累，談判時要做到有禮有節(jié)、立場鮮明、態(tài)度誠懇，要事先了解對方情況，注意保護公司機密。項目達成合作之后還需要及時跟進項目進展，與對方對接人保持密切聯(lián)系，遇到的問題及時協(xié)助解決，督促項目節(jié)點順利完成。項目完工后還應定期回訪，搜集反饋意見，總結(jié)經(jīng)驗教訓等。4、 關(guān)注行業(yè)動態(tài)。知己知彼，百戰(zhàn)不殆。公司的專業(yè)技術(shù)目前在行業(yè)領(lǐng)先，總經(jīng)理助理在熟知本公司技術(shù)優(yōu)勢的同時也需要關(guān)注行業(yè)動態(tài)，通過各種渠道了解行業(yè)新興技術(shù)、競爭對手狀況以及政府相關(guān)政策，敦促公司技術(shù)創(chuàng)新，自我突破，保持行業(yè)領(lǐng)先地位。5、 定制或采購小禮物。在外聯(lián)工作中，無論是對客戶還是對媒體和政府，一些精巧的小禮物必不可少，它們既能代表公司的心意，宣傳公司的形象，更能迅速拉近雙方的距離，加深彼此的情誼?？傊《Y物是花費不大、作用卻很大的公司社交必備神器。如果條件允許，可以批量定制印有公司標識的小物件，或者直接采購成品，禮物可以有幾個檔次用以贈送不同的客人，比如便簽、臺歷、U盤等等。二、 內(nèi)部協(xié)作總經(jīng)理助理除了做好公司的對外聯(lián)絡(luò)工作，協(xié)助總經(jīng)理管理好公司內(nèi)部事務也是其主要職責。這需要總經(jīng)理助理具備駕馭全局的能力和魄力，能夠在員工中樹立起威信，成為員工的榜樣。小助手、大管家的角色便是從處理公司內(nèi)部事務的工作中體現(xiàn)出來：1、 當好總經(jīng)理的助手。協(xié)助總經(jīng)理開展公司日常工作。這部分的工作內(nèi)容繁雜、包羅萬象，需要做事認真細致、有責任心以及靈活應變的能力。1） 總經(jīng)理的日程安排，賓客約見，貴賓接待，出差安排等；2） 文案的編輯協(xié)作，文件的上傳下達等；3） 協(xié)助總經(jīng)理制定公司經(jīng)營方針及發(fā)展規(guī)劃，并監(jiān)督執(zhí)行；4） 善于發(fā)現(xiàn)公司運營中的不足，及時完善與糾正；5） 即時全方位掌握公司情況、員工動態(tài)，及時向總經(jīng)理反映匯報；6） 高效優(yōu)質(zhì)的完成總經(jīng)理交代的其他各種工作。2、當好員工的管家。 與行政人事部密切協(xié)作，做好公司與員工的后勤保障工作。這部分工作內(nèi)容能集中體現(xiàn)個人的溝通協(xié)調(diào)及統(tǒng)籌安排能力。1） 公司活動的統(tǒng)籌安排，包括場地預訂、會場布置、流程安排等；2） 重要會議的組織安排與記錄；3） 文檔資料的管理，公司印章、資質(zhì)材料的保管、相關(guān)證照的辦理與年審等；4） 公司車輛管理、資產(chǎn)管理、辦公用品管理、辦公室清潔衛(wèi)生管理等；5） 公司規(guī)章制度的制定修改與監(jiān)督執(zhí)行；6） 協(xié)助行政人事部門做好其他各項公司行政事務與員工后勤保障工作。三、 員工關(guān)系引導員工是企業(yè)發(fā)展的基石，是企業(yè)的血脈。企業(yè)的發(fā)展壯大離不開員工的努力，員工個人價值的實現(xiàn)需要企業(yè)提供舞臺。企業(yè)與員工的關(guān)系以及員工之間的關(guān)系都直接影響了企業(yè)的發(fā)展，因而適時適當?shù)匾龑T工關(guān)系良性發(fā)展也是總經(jīng)理助理的一大工作職責。這項工作同樣需要與行政人事部進行密切配合，工作內(nèi)容能夠體現(xiàn)個人感召力、親和力、團隊精神以及組織能力。1、 提高團隊凝聚力。結(jié)合公司員工少、女員工多于男員工、技術(shù)人員經(jīng)常跑項目等實際情況，采用多種方式、開展各種活動提高團隊凝聚力。1）舉辦員工生日會，為生日員工送上禮物與祝福；2）不定期開展團隊建設(shè)活動，利用周末組織員工郊游、燒烤、放風箏、聚餐、KTV、密室逃脫等；3）以公司名義參加公益活動，與相關(guān)組織聯(lián)系，參與植樹、垃圾回收、敬老院關(guān)愛活動等公益活動，既能豐富員工生活、提高團隊凝聚力，又能宣傳公司形象；4）建立員工內(nèi)部線上社交圈，在工作之余即時互動，增進溝通。2、愉悅工作氛圍。輕松愉悅的工作氛圍更有利于提高工作效率，增進員工情感，使工作事半功倍。1）布置辦公室。辦公室是員工的第二個家，要將辦公室布置的溫馨有趣又不失嚴肅，調(diào)劑枯燥的工作，讓員工更有歸屬感。比如在工位擺放可愛的小盆栽、時下流行的多肉植物，在適當?shù)牡胤接眠m當?shù)馁N紙進行裝飾，節(jié)日時進行簡單應景的布置，圣誕節(jié)擺圣誕樹、新年貼福等等。2）組織開展辦公室趣味小活動。例如節(jié)日時員工各自準備禮物、之后進行隨機交換，定期親自動手大掃除等。3）在休息室準備咖啡、茶包、糖果等，給員工休息充電的時間。3、激發(fā)團隊活力。 對于員工采取寬嚴結(jié)合的管理方式，給員工發(fā)揮個人才能的空間，尊重員工，關(guān)愛員工，傳遞正能量，在團隊取得業(yè)績時給予激勵，使員工保持工作熱情與斗志。 1）鼓勵創(chuàng)新。公司發(fā)展需要突破與創(chuàng)新，可以設(shè)立一定的獎金用以獎勵員工的技術(shù)創(chuàng)新。2）業(yè)績激勵。在每季度、每年，團隊如果完成業(yè)務指標，可以給予相應的激勵，比如組織泡溫泉、爬山等短途旅游，長途