西南大學(xué)育才學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法.doc

西南大學(xué)育才學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理辦法實(shí)驗(yàn)室工作檔案是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)記載，是實(shí)驗(yàn)室工作的重要組成部分。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范實(shí)驗(yàn)室的管理，促進(jìn)我校實(shí)驗(yàn)室工作朝著科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的目標(biāo)發(fā)展，不斷提高實(shí)驗(yàn)室功能和投資效益，更好地為培養(yǎng)人才服務(wù)，特制定本辦法。 一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理體制 1實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理，實(shí)行集中與分散相結(jié)合的管理體制。教務(wù)處為學(xué)校實(shí)驗(yàn)室工作檔案的業(yè)務(wù)主管部門，檔案管理應(yīng)在學(xué)校綜合檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行，在學(xué)校分管副院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由各實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的管理。各實(shí)驗(yàn)室必須委派專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、組卷、著錄、排架及統(tǒng)計(jì)分析工作。實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。 2實(shí)驗(yàn)室工作檔案必須保持真實(shí)性、規(guī)范性、完整性和連續(xù)性，自實(shí)驗(yàn)室建立之日起開(kāi)始建檔，逐年積累，嚴(yán)加管理。 3檔案管理人員要高度負(fù)責(zé)，及時(shí)收集，定期整理，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)。管理人員因工作變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)辦理移交手續(xù)。 4各實(shí)驗(yàn)室原則上要求設(shè)立專門的檔案柜保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件時(shí)，要委托所在學(xué)院檔案人員代為保管。 5實(shí)驗(yàn)室主任及主管部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理及監(jiān)督檢查，各實(shí)驗(yàn)室需要上交的文件材料須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任審核簽字后，按時(shí)上交。 二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案歸檔范圍 1規(guī)章制度材料類 （1）國(guó)家及國(guó)家教育部與各部委、省教育廳、市教委有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的法規(guī)文件； （2）實(shí)驗(yàn)室管理的各項(xiàng)規(guī)章制度； （3）學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與改革方面文件； （4）實(shí)驗(yàn)室建制批文（含實(shí)驗(yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等）； （5）實(shí)驗(yàn)教學(xué)各項(xiàng)規(guī)章制度、文件及通知。 2各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、請(qǐng)示、報(bào)告類 （1）實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員情況學(xué)年度統(tǒng)計(jì)表； （2）實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目明細(xì)表； （3）實(shí)驗(yàn)室人員基本情況明細(xì)表； （4）實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研固定資產(chǎn)明細(xì)表（單價(jià)為800元及其以上設(shè)備）； （5）實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研精密貴重儀器設(shè)備年度效益評(píng)價(jià)表（單臺(tái)（套）價(jià)為10萬(wàn)元及其以上設(shè)備）。 3實(shí)驗(yàn)室管理類 （1）實(shí)驗(yàn)室房屋的位置、平面結(jié)構(gòu)圖、詳細(xì)用途及面積資料； （2）實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃及執(zhí)行情況，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃及執(zhí)行情況等； （3）實(shí)驗(yàn)室工作的評(píng)估資料，獎(jiǎng)懲情況； （4）實(shí)驗(yàn)室年度工作計(jì)劃及總結(jié)等； （5）實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放管理記錄、實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行日志、三廢處理及安全檢查記錄等； （6）實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目及研究成果（包括論文、鑒定、專利及獲獎(jiǎng)情況）； （7）實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)及使用情況； （8）實(shí)驗(yàn)室改建、擴(kuò)建情況等。 4實(shí)驗(yàn)人員管理類 （1）實(shí)驗(yàn)室主任崗位職責(zé)與工作人員崗位責(zé)任制及聘任考核記錄； （2）實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃以及完成情況， （3）實(shí)驗(yàn)室工作人員情況及其變更情況； （4）實(shí)驗(yàn)室人員參加學(xué)術(shù)會(huì)議及培訓(xùn)考核記錄及工作人員年度考核表； （5）實(shí)驗(yàn)室人員參加教研、科研記錄及獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)稱號(hào)等記錄。 5實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理類 （1）實(shí)驗(yàn)教學(xué)運(yùn)行資料： 人才培養(yǎng)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教材、講義、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書及參考資料；每學(xué)學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃安排表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)日歷；實(shí)驗(yàn)登記表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容調(diào)整表等。 （2）實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理資料： 實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革方面的資料，包括教研課題、各種改革項(xiàng)目等形成的系列材料； 各年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)資料（門數(shù)、項(xiàng)目、學(xué)時(shí)、人時(shí)、開(kāi)出率及有關(guān)記錄）。（3）實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控資料： 各類實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量檢查、評(píng)估材料如實(shí)驗(yàn)教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、優(yōu)秀教案評(píng)比、新實(shí)驗(yàn)試講試做記錄、學(xué)生實(shí)驗(yàn)抽查等材料。）； 歷年實(shí)驗(yàn)教學(xué)考試、考核題及有關(guān)分析、記錄資料； 近三年部分學(xué)生的實(shí)驗(yàn)報(bào)告及成績(jī)表。 6設(shè)備管理類 （1）儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片（按類別與設(shè)備編號(hào)排序）； （2）儀器設(shè)備的所有隨機(jī)資料（各類說(shuō)明書、圖紙、保修憑證等）； （3）現(xiàn)有設(shè)備數(shù)量及更新變動(dòng)情況； （4）設(shè)備運(yùn)行情況及維護(hù)維修記錄等； （5）低值耐用品帳； （6）大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案，包括每臺(tái)儀器設(shè)備申購(gòu)時(shí)的可行性論證報(bào)告、訂貨合同、裝箱單、使用說(shuō)明書、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、降等降級(jí)報(bào)告和儀器設(shè)備的報(bào)損報(bào)廢等資料； （7）儀器設(shè)備修舊利廢、自制改進(jìn)等情況資料。 7聲像類：包括有關(guān)實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)及儀器設(shè)備的照片、影片、錄音、錄像等聲像資料。 8其它 三、實(shí)驗(yàn)室工作檔案常規(guī)管理 1檔案材料的收集 實(shí)驗(yàn)室應(yīng)及時(shí)把處理完畢的文件材料收回實(shí)驗(yàn)室，對(duì)不完整的材料，應(yīng)采取積極措施收集齊全，每學(xué)年末把待歸檔材料進(jìn)行分類整理并立卷、著錄。 2檔案的保管期限 由實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)鑒定檔案的價(jià)值，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。 3檔案的整理、著錄與排列 實(shí)驗(yàn)室工作檔案按西南大學(xué)育才學(xué)院教學(xué)文檔建檔分類目錄和關(guān)于教學(xué)工作文檔歸檔工作的說(shuō)明進(jìn)行統(tǒng)一分類歸檔。 4檔案的日常管理 實(shí)驗(yàn)室應(yīng)采取積極措施防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；要做好檔案的防盜、防火、防水漬、防潮、防蟲害、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。對(duì)涉密的檔案，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止失密和泄密。 5檔案的銷毀 對(duì)已超過(guò)保管期限、經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)，由實(shí)驗(yàn)室主任、二級(jí)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校綜合檔案室批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。實(shí)驗(yàn)室解散或變更時(shí)，檔案應(yīng)移交學(xué)院或相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室。 6檔案借閱與利用 檔案利用者須填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任簽批后方能調(diào)閱。檔案原則上不予外借。如確需外借的，需經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任簽批外借時(shí)限并辦理外借手續(xù)。 借閱期限不超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。所借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。校外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)二級(jí)學(xué)院主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離實(shí)驗(yàn)室。其抄摘內(nèi)容須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任同意且審核后方能帶出。 7其他 各實(shí)驗(yàn)室應(yīng)主動(dòng)向?qū)W校各部門、師生提供檔案信息服務(wù)，主要包括政策信息、管理信息、設(shè)備信息、專題技術(shù)