公司會議管理制度(3).docVIP

公司會議管理制度1 目的建立、完善內(nèi)部溝通渠道，合理安排會議時間、場地，規(guī)范會議程序。2 范圍適用于公司組織及參加的各類會議，各經(jīng)營單元參照本制度可自行制定經(jīng)營單元會議管理制度。3 會議分類與職責(zé)分工3.1 內(nèi)部會議3.1.1 股東大會：由董事長召集，登記股東、全體董事、監(jiān)事參加，由董事會秘書負(fù)責(zé)組織。3.1.2 董事會：由董事長召集，全體董事、監(jiān)事參加，由董事會辦公室負(fù)責(zé)組織。3.1.3 董事會各專業(yè)委員會會議：根據(jù)各專業(yè)委員會工作細(xì)則的具體規(guī)定執(zhí)行。3.1.4 CEO專題會：由CEO召集，與議題相關(guān)的人員參加，由董事會辦公室負(fù)責(zé)組織。3.1.5 CEO辦公會下屬專業(yè)委員會會議由委員會主任召集，委員及與議題相關(guān)的人員參加，委員會日常管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織。 3.1.6 納入基本會議制度的例會按公司基本會議制度的規(guī)定執(zhí)行（見附件一）。 3.1.7 黨務(wù)會議：由黨委書記（或副書記）召集有關(guān)人員參加，由黨群工作部負(fù)責(zé)組織。3.1.8公司全體員工（代表）會議：由董事長或受托人召集，公司全體員工或員工代表參加，由黨群工作部負(fù)責(zé)組織。3.2外部會議3.2.1 公司上級主管部門或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報告會、主題會、辦公會等），屬于行政工作的由董事會辦公室受理并負(fù)責(zé)組織，屬于黨務(wù)工作的由黨群工作部受理并負(fù)責(zé)組織。3.2.2 由上級主管部門或外單位組織召開，需要公司派員參加的會議，根據(jù)外部收文及辦文程序報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后派員參加。3.2.3 外部會議的審批（1）上級主管部門或外單位在公司召開的會議需報公司董事長（CEO）審批。（2）由省、市黨政主要領(lǐng)導(dǎo)主持召集的會議，有關(guān)部門接到會議通知后，應(yīng)將會議通知呈報董事長（CEO）批復(fù)并確定派出參會人員，由董事會辦公室通知參會人員。（3）省、市有關(guān)廳局經(jīng)營、業(yè)務(wù)類會議由對口聯(lián)系部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審批并指定人員參加。（4）黨務(wù)會議由黨委書記（或副書記）指定人員參加。（5）其他會議（如：工會、社區(qū)、協(xié)會團(tuán)體等召開的會議）由分管領(lǐng)導(dǎo)審批、安排人員參加。4 會議安排與規(guī)范4.1 公司年度總結(jié)、表彰大會或公司宣布重大決定的會議等，由董事長(CEO)指定相關(guān)人員和部門組織 。4.2 納入基本會議制度的例會，原則上按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織形式召開。4.3 會議召集部門負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知并根據(jù)通知閱讀情況以電話或短信形式及時提醒。4.4 電話會議由會議召集部門向行政管理部提出申請，行政管理部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)設(shè)備，董事會辦公室負(fù)責(zé)設(shè)置會議密碼，并根據(jù)會議召集部門提供的電話參會人員名單在會前30分鐘以手機(jī)短信方式將接入操作方式及會議密碼發(fā)送需參會人。4.5 視頻會議按視頻會議管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。4.5 需支出費用的會議，會議組織部門應(yīng)事先編制會務(wù)方案，經(jīng)CEO審批同意后方可籌辦；大型業(yè)務(wù)會議還必須同時提交詳細(xì)的策劃方案。會務(wù)方案主要內(nèi)容包括：（1） 會議基本情況：會議名稱、會議目的、會議內(nèi)容、會議地點、參會人數(shù)及人員組成、會議主要日程安排等。（2） 會議費用概算：會議單項費用概算、概算說明及其他有關(guān)財務(wù)說明等。4.6 如果會議在時間、地點、參會人員等方面發(fā)生沖突，應(yīng)遵循小會服從大會、局部服從整體、下級服從上級的原則進(jìn)行變更。4.7 重要會議須簽到，由會議召集部門負(fù)責(zé)，簽到表和會議紀(jì)要一起歸檔保存。4.8 會議必須指定專人擔(dān)任記錄員，記錄人員根據(jù)主持人要求起草會議紀(jì)要。4.9 會議紀(jì)要的基本表達(dá)格式為：紀(jì)要標(biāo)題、會議時間、地點、主題、主持人、參會人員、出席情況、記錄人、研究討論的決議等內(nèi)容。4.10 涉密工作會議須做好會議保密工作，視會議應(yīng)關(guān)閉通訊工具，涉密資料非會議組織者不得帶離會場，無線話筒在不使用時要做到隨時關(guān)閉，4.11 會議紀(jì)要須按規(guī)定范圍發(fā)放，未經(jīng)批準(zhǔn)，收閱人不得自行轉(zhuǎn)發(fā)或傳達(dá)。4.12 會議廳使用與管理按會議廳管理辦法執(zhí)行。（見附件二）。5 會議紀(jì)律 不準(zhǔn)無故缺席、遲到、早退； 不準(zhǔn)不帶記錄本； 不準(zhǔn)吸煙、嚼檳榔、口香糖等； 不準(zhǔn)在會場接電話，手機(jī)必須按規(guī)定設(shè)置為靜音、振動或關(guān)閉； 不準(zhǔn)打瞌睡； 不準(zhǔn)坐姿東倒西歪； 不準(zhǔn)交頭接耳； 不準(zhǔn)做與會議無關(guān)的事情。6 附件附件一：公司基本會議制度附件二：會議廳管理辦法 附件一公司基本會議制度1 季度經(jīng)營工作例會 1.1 時間：每季結(jié)束后第五個工作日1.2 召集人：董事長（CEO）1.3 參加人 高級總裁；副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人； 其他高管人員、董事長秘書、項目管理研究員列席會議。1.4 基本議程 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人依序報告季度生產(chǎn)經(jīng)營情況； 就重大共性問題開展討論、進(jìn)行決策； 公司重大管理議題研討； 董事長（CEO）作會議總結(jié)。1.5 會議相關(guān)問題 經(jīng)營單元季度生產(chǎn)經(jīng)營報告及重大共性問題需在會議前3個工作日以電子文檔形式提交董事會辦公室； 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況、負(fù)責(zé)會議記錄并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)形成紀(jì)要，負(fù)責(zé)會后將會議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本。2 CEO辦公會專業(yè)委員會工作會議2.1 時間：根據(jù)工作的進(jìn)展需要，不定期召開。2.2 召集人：CEO辦公會專業(yè)委員會主任。2.3 參加人 相關(guān)“輔線”領(lǐng)導(dǎo)； 相關(guān)直屬部門負(fù)責(zé)人； 事業(yè)部和分、子公司相關(guān)人員（重要議題可明確第一負(fù)責(zé)人不得缺席）； 董事會辦公室項目管理研究員。2.4 會議組織 會議召集人每周五向行政管理部提交下周專項會議計劃，行政管理部負(fù)責(zé)會議室的安排與協(xié)調(diào)； 行政管理部將所確定的會議場地和時間通知各召集人，由各專業(yè)委員會日常機(jī)構(gòu)的歸口部門或召集人直管部門負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知，并落實參會情況。 緊急情況需要的會議，可由董事會辦公室協(xié)調(diào)及時召開。2.5 議程 針對高級總裁、副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理的專項工作進(jìn)行研討； 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案，提出解決專門問題的方案； 召集人在授權(quán)范圍內(nèi)解決專項問題。2.6 會議相關(guān)問題 召集人直管部門負(fù)責(zé)會議記錄，在會議后2個工作日內(nèi)形成會議紀(jì)要，抄送董事會辦公室，并將會議情況整理，按公司檔案管理制度存檔； 召集人在會議結(jié)束后就會議中重要問題專題向董事長（CEO）匯報。3 董事長（CEO）專題辦公會3.1 時間：根據(jù)工作的進(jìn)展需要，不定期召開。3.2 召集人：董事長（CEO）；3.3 參加人：事件相關(guān)人員、董事會辦公室項目管理研究員和董事長（CEO）指定的其他人員。3.4 議程 董事長（CEO）提出認(rèn)為需要了解和討論解決的專項問題； 就所討論的專題形成相關(guān)制度或工作程序草案，提出解決專門問題的方案； 董事長（CEO）現(xiàn)場解決提出的問題。3.5 會議相關(guān)問題董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知并落實參會情況、負(fù)責(zé)會議記錄并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)形成紀(jì)要，負(fù)責(zé)會后將會議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本）。4 半年度經(jīng)營工作會議4.1 時間：每年7月下旬； 4.2 召集人：董事長(CEO) 4.3 參加人 ： 高級總裁；副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人； 其他高管人員、董事長秘書、項目管理研究員列席會議。4.4 議程 經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人報告半年度生產(chǎn)經(jīng)營情況；各線、相關(guān)部門進(jìn)行本系統(tǒng)半年運行 工作總結(jié)匯報； 就報告所涉及問題與經(jīng)營單元進(jìn)行溝通、分析、研討，并進(jìn)行報告效果評價。 董事長（CEO）作會議總結(jié)。4.5 會議相關(guān)問題 各匯報單位應(yīng)于會議召開7個工作日前（或根據(jù)通知要求）將匯報材料的電子文檔， 提交至董事會辦公室； 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況、負(fù)責(zé)會議記錄并在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)形成紀(jì)要，負(fù)責(zé)會后將會議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本）。5 公司年度經(jīng)營工作會議5.1 時間：當(dāng)年12月下旬或來年1月上旬；5.2 召集人：董事長（CEO ）5.3 參加人： 高級總裁；副總裁、總監(jiān)、總工程師、總裁助理； 董事長助理、直屬部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)營單元負(fù)責(zé)人； 其他高管人員、董事長秘書、持續(xù)改進(jìn)項目管理研究員列席會議。5.4 議程 事業(yè)部和分、子公司負(fù)責(zé)人作本經(jīng)營單元的年度總結(jié)報告； 董事長（CEO）作年度經(jīng)營工作報告，總結(jié)全年經(jīng)營運行情況，確定下一年度公司經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，部署下年度各項工作計劃； 討論本年度經(jīng)營、管理等重大、共性問題；董事長（CEO）作會議總結(jié)。5.5 會議相關(guān)問題 各經(jīng)營單元年度需在會議前10個工作日將書面報告送交董事會辦公室； 董事會辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知及落實參會情況、負(fù)責(zé)會議記錄并在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)形成紀(jì)要，負(fù)責(zé)會后將會議用各類資料整理存檔（含電子文檔和文本。 附件二:會議廳使用管理辦法1 目的規(guī)范會議廳的使用和管理，提高會議廳使用效率，維護(hù)和保持會議廳的環(huán)境。2 范圍適用于公司所有會議廳、接待室管理。3 職責(zé)行政管理部負(fù)責(zé)本辦法的制定與實施，部門所屬會議廳、接待室應(yīng)按照此辦法執(zhí)行。4 會議廳使用程序4.1 各部門需使用會議廳，應(yīng)提前半個工作日通過OA填寫會議廳使用申請單，申請中上應(yīng)詳細(xì)說明到會人數(shù)、需準(zhǔn)備的接待物品、需要行政管理部協(xié)助工作及其他有關(guān)項目，并電話告知行政管理部。4.2 行政管理部按接待要求安排好會議廳并通知申請部門。4.3 緊急會議應(yīng)至少提前三十分鐘將通知接待部門，以便及時調(diào)整安排會議廳，并于會議后及時通過OA補(bǔ)辦申請手續(xù)。4.4 各部門應(yīng)按預(yù)定時間準(zhǔn)時使用會議廳，如需提前或延長使用時間，應(yīng)及時通知行政管理部。4.5 會議廳使用完畢，使用部門應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)電器電源開關(guān)，及時通知行政管理部整理會場，關(guān)閉會議廳。5 會議廳管理5.1 行政管理部根據(jù)需要合