有效的會(huì)議管理.ppt

有效會(huì)議的技巧 課程目的 群策群力事半功倍 空杯理論 只有倒空了才能裝得更滿 你將成為成功學(xué)習(xí)的最大贏家 第一單元會(huì)議概述 定義會(huì)議無效會(huì)議會(huì)議成本有效會(huì)議會(huì)議類型會(huì)議原則 定義會(huì)議 開會(huì)需要花費(fèi)寶貴的時(shí)間大多數(shù)工作會(huì)議比較正式 有預(yù)先約定的時(shí)間 地點(diǎn) 議題等典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo) 并概括于議程 議事日程或清單 上會(huì)議議程首先在與會(huì)者之間傳播 請(qǐng)你談?wù)剬?duì)會(huì)議的認(rèn)識(shí) 你需要開會(huì)嗎 無效的會(huì)議 會(huì)議的目的不清楚會(huì)議無法達(dá)成其目的有些人不必參加會(huì)議并不是所有的人都相互認(rèn)識(shí)會(huì)議缺乏訓(xùn)練有素的主持人沒有人做會(huì)議記錄或注意會(huì)議程序 這些問題帶來的后果是什么 與會(huì)者的錯(cuò)誤 與會(huì)者遲到或早退與會(huì)者進(jìn)進(jìn)出出與會(huì)者離開會(huì)場去拿資料與會(huì)者爭吵與會(huì)者發(fā)言太過冗長與會(huì)者自我膨脹 突出自己 不管真正的問題有些有重要意見要表達(dá)的人并不能給他足夠的發(fā)言機(jī)會(huì) 會(huì)議主持人失誤 自說自畫或說的太多似乎不愿意討論與他相反的論點(diǎn)在開會(huì)前并未事先通知要討論某些重要題目在每個(gè)題目上所花費(fèi)的時(shí)間非常不平均已作出決策后還在該議題上隨意漫談 會(huì)議時(shí)間失控 會(huì)議的時(shí)間不夠開無軌電車 直到超過規(guī)定的時(shí)間甚多好幾個(gè)議題都無法作出決策臨終場在理由證據(jù)不充分的情況下決策 會(huì)議成本 成功的會(huì)議將合適的人聚集在一起共同為了某個(gè)目標(biāo)而貢獻(xiàn)自己的才智能夠節(jié)省大量的時(shí)間和金錢會(huì)議成本 時(shí)間 費(fèi)用與會(huì)者的總年薪 日程開支 年工作小時(shí)數(shù) 8 5 40 主管們的意見 無目的無結(jié)論無組織 失控 獨(dú)斷無主題本位主義 沒有議題的會(huì)議無結(jié)果的會(huì)議有結(jié)果不執(zhí)行走過場的會(huì)議 有效會(huì)議管理的要素 陳述開會(huì)目的準(zhǔn)備議程選擇適當(dāng)?shù)呐c會(huì)者管理會(huì)議時(shí)間引導(dǎo)與控制做總結(jié) 開會(huì)需要花費(fèi)寶貴的時(shí)間與金錢 因此只有在有必要時(shí)才開會(huì) 并確保會(huì)議的簡短與富有成效 有效會(huì)議的要素 目的 人員 組織 領(lǐng)導(dǎo) 信息 時(shí)間 地點(diǎn) 會(huì)議 會(huì)議類型 會(huì)議可被分為以下兩種類型 而每一種類型又可細(xì)分為兩種 工作決策會(huì)議 目標(biāo)設(shè)定 問題解決 信息傳播會(huì)議 意見 更新信息 市場行情 有效會(huì)議的3P原則 會(huì)議準(zhǔn)備確定標(biāo)準(zhǔn)制定議程舉行會(huì)議控制與執(zhí)行 第二單元會(huì)議流程 有效會(huì)議流程1 準(zhǔn)備 首先確定是否需要開會(huì)開會(huì)或其他方式解決問題 郵件 電話 文件若不開會(huì) 會(huì)帶來什么結(jié)果找出一個(gè)說服人的開會(huì)理由提出意見產(chǎn)生創(chuàng)意作出決策 是否開會(huì)的選擇可開可不開 不開可大可小的 小會(huì)可長可短的 短會(huì) 有效會(huì)議流程2 標(biāo)準(zhǔn) 會(huì)前溝通確定與會(huì)者確定開會(huì)時(shí)間確定開會(huì)地點(diǎn)確定會(huì)議主題傳遞有關(guān)文件發(fā)放會(huì)議通知確認(rèn)出席者 花費(fèi)在會(huì)前的準(zhǔn)備時(shí)間非常有意義的 確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間與地點(diǎn)舉行 由合適的人參加并作出正確的決定 邀請(qǐng)與會(huì)者 選擇恰當(dāng)?shù)呐c會(huì)者是會(huì)議是否達(dá)到目的的關(guān)鍵要素需要考慮與會(huì)者在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中如何工作邀請(qǐng)具有良好溝通能力的成員參加評(píng)估與會(huì)者的貢獻(xiàn) 分享信息 提供建議 專業(yè)身份 授權(quán)行動(dòng)通知與會(huì)者并且確認(rèn) 有效會(huì)議流程3 議程 議事程序確定議事日程中的關(guān)鍵主題先用少量時(shí)間討論緊急問題對(duì)于關(guān)鍵主題留出足夠時(shí)間根據(jù)輕重緩急排出優(yōu)先順序 優(yōu)先排序平衡Important和Urgent IU I IInoU I IVU noI IIInoU noI Important Urgent 案例分析 9月26日上午10 30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會(huì)議 會(huì)議時(shí)間90分鐘議事內(nèi)容 員工餐廳的擴(kuò)建財(cái)務(wù)部的定編問題金龍汽車公司管理人員的參觀事宜明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整采購員工上下班用的大巴 案例分析 某個(gè)公司 員工餐廳的擴(kuò)建明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整財(cái)務(wù)部的定編問題上海金龍汽車公司采購部經(jīng)理的參觀事宜采購員工上下班大巴 準(zhǔn)備會(huì)議議程要點(diǎn) 避免在一天情緒低潮時(shí)開會(huì)保證將議題的變化告知主持人議程盡可能簡潔明了與一目了然議程包括 會(huì)議日期 時(shí)間 地點(diǎn)與目的全體與會(huì)者都要明了自己的職責(zé)議程體現(xiàn)出議題的輕重緩急與優(yōu)先程序 確定會(huì)議地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議成功至關(guān)重要并非僅僅是否舒適 而是使人感覺恰如其分評(píng)估環(huán)境與會(huì)議室的布置各種設(shè)施與設(shè)備的準(zhǔn)備 音響 投影 白板 紙板 燈光與咖啡 茶點(diǎn) 選擇各種會(huì)議的場所 自己辦公室 部下辦公室 公司會(huì)議室 專業(yè)會(huì)議中心 資料齊全 個(gè)人權(quán)威 可能電話 人 干擾 提高部下士氣與地位 若地方小 不舒服 避免等級(jí)困境 可能外人干擾 需要預(yù)約 各方公平 適合保密 預(yù)先準(zhǔn)備 費(fèi)用 有效會(huì)議流程4 舉行 目的 確保每一個(gè)與會(huì)者都明確為什么開會(huì)互動(dòng) 全體與會(huì)者的相互交流 整體互動(dòng)的場所不是會(huì)議主持人的 獨(dú)角戲 也不是夸夸其談?wù)叩膫€(gè)人 講壇 與會(huì)者的座位安排 支持性手把手 合作性肩并肩 針對(duì)性面對(duì)面 主持人 團(tuán)隊(duì)會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 有效會(huì)議流程5 執(zhí)行與控制 告知有關(guān)人員有關(guān)信息簡明扼要針對(duì)性強(qiáng)不要涉及無關(guān)內(nèi)容重要信息以文字形式傳播會(huì)議決定采取行動(dòng)方案既定模式執(zhí)行督導(dǎo) 為何會(huì)后不執(zhí)行 工作忙行動(dòng)計(jì)劃不合理資源不足結(jié)論不民主出現(xiàn)新情況 有不同看法忘掉了 不重視有難度任務(wù)分配不合理缺乏資源監(jiān)督不夠 第三單元有效主持會(huì)議 任務(wù)導(dǎo)向與關(guān)系導(dǎo)向明確會(huì)議主持人的角色會(huì)議主持人必須考慮的問題會(huì)議主持人適時(shí)結(jié)束會(huì)議 主持會(huì)議 任務(wù)導(dǎo)向型的會(huì)議主持人關(guān)系導(dǎo)向型的會(huì)議主持人 明確會(huì)議主持人的角色 召集員工開會(huì)點(diǎn)名讓員工提出意見或亮出觀點(diǎn)先讓低職位的員工在無干撓的情況下發(fā)言使這些員工不受到持反對(duì)意見的高職位員工的威脅 明確會(huì)議主持人的角色 了解自己的觀點(diǎn)主席是會(huì)議的 仆人 并非 主人 支持會(huì)議群體就主題展開討論最終帶領(lǐng)大家無異議的決定或較好的結(jié)論 仆人 并非 主人 會(huì)議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)高談闊論 強(qiáng)加于人童子游戲 尚未達(dá)標(biāo)懶惰無能 優(yōu)柔寡斷自我陶醉 沉迷其中 明確會(huì)議主持人的角色 支持與控制與會(huì)者打破沉默 敵對(duì)與不自信不被干撓 確保每人有發(fā)言權(quán)緊扣主題 按既定的主題展開討論腦力激蕩 鼓勵(lì)與會(huì)者的積極參與和創(chuàng)意 明確會(huì)議主持人的角色 保持正軌情緒控制時(shí)間管理主題把握及時(shí)反饋突出重點(diǎn)善于總結(jié) 會(huì)議主持人必須考慮 在會(huì)議之前你需要知道會(huì)議的重要目的閱讀所有相關(guān)的背景文件考慮參加會(huì)議的人可能會(huì)有什么樣的反應(yīng)決定你要用什么方法去處理從這個(gè)會(huì)議中得到最適當(dāng)?shù)慕Y(jié)果 會(huì)議主持人必須考慮 準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 1 對(duì)遲到的人不要勉強(qiáng)堆起笑容要友善 保持愉快 要讓大家自在一點(diǎn)有魄力 要就事論事 讓大家清楚你在當(dāng)家提醒與會(huì)者前一次會(huì)議的結(jié)果 會(huì)議主持人必須考慮 準(zhǔn)時(shí)開會(huì) 2 解釋這一次會(huì)議的目的提一提議程中的主要事項(xiàng)告訴與會(huì)者會(huì)議應(yīng)在何時(shí)結(jié)束 并指出每一個(gè)議題應(yīng)討論多久 會(huì)議主持人必須考慮 控制討論請(qǐng)那些最能加速議題討論的人發(fā)表意見邀請(qǐng)其他人發(fā)表意見 不要讓少數(shù)幾個(gè)人霸占不要讓你自己霸占會(huì)議 但在必要的時(shí)候要評(píng)論一下并問些問題極為專心地聽人發(fā)言 但也要注意其他成員的反應(yīng) 會(huì)議主持人必須考慮 要堅(jiān)定友善地將討論拉回確保所有的歧見都能得到公開而徹底的討論有人要開始吵架的話 要堅(jiān)決地制止提醒與會(huì)者會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間并催促他們做結(jié)論在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候總結(jié)到目前為止達(dá)成的決策 結(jié)論要求大家確認(rèn)已作成的結(jié)論或補(bǔ)充意見督促進(jìn)入下一個(gè)議程 主持人適時(shí)結(jié)束會(huì)議 決定一下是要延長會(huì)議還是要將某些議程留待下一次討論總結(jié)一下這次會(huì)議成就了什么 并謝謝參加會(huì)議的人提醒與會(huì)者誰同意了何時(shí)要做什么事提醒與會(huì)者下一次日期 時(shí)間 地點(diǎn)及目的準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議將會(huì)議記錄中及有關(guān)的事項(xiàng)盡快整理出來 發(fā)給參加會(huì)議的人考慮一下是否將會(huì)議所做的決定事項(xiàng)公布 讓沒參加的人也知道按照會(huì)議所作出的決定采取行動(dòng) 第四單元積極參與會(huì)議 積極參與角色確認(rèn)傾聽 表達(dá)與反饋秘書與助理的職責(zé) 積極參與 預(yù)先閱讀會(huì)議議程與以前的備忘錄思考如何發(fā)揮自己的作用與擬定發(fā)言了解與調(diào)查與會(huì)者 收集各種信息會(huì)前與其他與會(huì)者私下溝通消除隔閡對(duì)于重大議題 事先游說 以獲支持 會(huì)議角色測試 主席沖鋒隊(duì)員智多星評(píng)論家工兵保姆八爪魚雕刻家 會(huì)議角色 主席要學(xué)會(huì) 更好的組織聽取各方面意見并進(jìn)行總結(jié)發(fā)掘與會(huì)者潛力并加以利用能作出正確 敏銳的決策達(dá)成一致與和諧 會(huì)議角色 沖鋒隊(duì)員要學(xué)會(huì) 給會(huì)議以正確的引導(dǎo)綜合調(diào)整與會(huì)者的貢獻(xiàn)建立適當(dāng)?shù)目刂茩C(jī)制充分利用與會(huì)者的特長與能力能更有效控制討論的進(jìn)行確定會(huì)議目標(biāo)傾聽他人意見并給予支持 會(huì)議角色 智多星要學(xué)會(huì) 將思維聚焦于相關(guān)事件上集中精力解決難題能夠承受批評(píng)與壓力傾聽他人意見 會(huì)議角色 評(píng)論家要學(xué)會(huì) 感知復(fù)雜事物與情境言簡意賅表達(dá)思想以助人理解審視計(jì)劃中的缺陷并評(píng)估其現(xiàn)實(shí)性將解決問題的方法分成等級(jí)傾聽各方意見并作出建設(shè)性結(jié)論討論時(shí)要開放思維以集思廣益用提問的技巧使人自然而然地認(rèn)識(shí)不足所在 會(huì)議角色 工兵要學(xué)會(huì) 靈活機(jī)動(dòng) 適應(yīng)各種工作及其氛圍傾聽新意見 接受新思維用實(shí)際行動(dòng)幫助他人準(zhǔn)備一個(gè)好的目標(biāo)陳述明白何時(shí)該做什么 完成什么 會(huì)議角色 保姆要學(xué)會(huì) 公正的待人處事友好 在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給人以友誼不做一些傷害他人自信心或傷人之事促進(jìn)人際關(guān)系 調(diào)整不和諧氣氛發(fā)現(xiàn)他人的興趣與能力考慮個(gè)體發(fā)展需要幫助他人渡過難關(guān) 會(huì)議角色 八爪魚要學(xué)會(huì) 建立強(qiáng)大的人際網(wǎng)絡(luò)洞察其他團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)與方向關(guān)注于會(huì)議的決策與執(zhí)行使會(huì)議保持信息暢通給與會(huì)者支持與鼓勵(lì)重視會(huì)議目標(biāo)與目的 會(huì)議角色 雕刻家要學(xué)會(huì) 注意任務(wù)完成的進(jìn)程與水平認(rèn)識(shí)品質(zhì)要求及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并化解給人以贊賞與激勵(lì)從喋喋不休中解脫出來合理分配議題與時(shí)間同與會(huì)者共同分享你的成功 高效會(huì)議的角色整合 八爪魚 工兵 保姆 雕刻家 主席 沖鋒隊(duì)員 智多星 評(píng)論家 高效會(huì)議角色整合 積極參與會(huì)議的技巧 五位一體的傾聽技巧言簡意賅的表達(dá)技巧審時(shí)度勢的反饋技巧 傾聽的五步驟 5位一體 全神貫注 有效傾聽 深思熟慮 感同身受 言簡意賅 善解人意 言簡意賅的表達(dá)技巧 精心準(zhǔn)備避免干撓尋求共同點(diǎn)凸現(xiàn)專業(yè)化充滿熱忱自信實(shí)足 表達(dá)技巧 KISS KEEPITSIMPLE SWEET 審時(shí)度勢的反饋技巧 明白自己的目標(biāo)作好準(zhǔn)備及時(shí)反饋準(zhǔn)確 及時(shí) 具有針對(duì)性恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間與地點(diǎn)對(duì)事不對(duì)人避免下定義或作評(píng)價(jià)重視有意義的交流 秘書與助理的職責(zé) 協(xié)助上司制定會(huì)議議程選擇會(huì)議地點(diǎn) 安排座位通知并確認(rèn)與會(huì)者并傳遞文件現(xiàn)場服務(wù) 調(diào)整與控制突發(fā)事件做好會(huì)議記錄并整理好備忘錄 天地大沖撞 彗星999即將沖撞地球 在一個(gè)掩體中擠著11個(gè)人 但是掩體中的食品與水只能供5人維持2周 怎么辦 李博士 35歲 白人 歷史學(xué)博士 身體健康 有一子 熱愛政治李太太 31歲 白人 心理學(xué)碩士 開朗大方 擅長鋼琴演奏李大衛(wèi) 6歲 IQ68 健康 喜歡繪畫 熱愛動(dòng)物王小姐 28歲 南非裔混血兒 文學(xué)學(xué)士 高級(jí)交際花 有一子王小毛 3歲 健康 識(shí)